Организация и использование архивных документов

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Сеть государственных архивов
1.1.1. Федеральное архивное агентство
1.2. Сеть муниципальных архивов
ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Пользователи архивных документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Организация и использование архивных документов

9. Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ);
10. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
11. Российский государственный архив научно-технической документации с филиалом в г.Самаре (РГАНТД);
12. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
13. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
14. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).
1.1.1. Федеральное архивное агентство
Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.
Основными задачами Федерального архивного агентства являются:
оказание государственных услуг в области архивного дела;
государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.
Стремясь обеспечить на практике единые принципы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, Росархив постоянно изучает, анализирует и пропагандирует опыт взаимодействия и сотрудничества отдельных субъектов РФ в лице их архивных органов и учреждений с соответствующими муниципальными архивными органами и учреждениями: на заседаниях коллегии, зональных научно-методических советах, научно-практических конференциях. Например, еще в 1996–1997 гг., ФАС поддержала инициативу Комитета по делам архивов Пермской области о преобразовании двух филиалов Государственного архива (в Соликамске и Кунгуре) в органы управления архивным делом данных муниципальных образований. В итоге, уже в 1999г. в Пермской области повсеместно были созданы только архивные отделы органов местного самоуправления, выполняющие функции органа управления архивным делом и муниципального архива.
1.2. Сеть муниципальных архивов
На 01.01.2001г. в РФ создано около 2,5 тыс. муниципальных архивных учреждений, среди которых наблюдается большое разнообразие статуса и названий. В них хранится 36,1 млн. дел. Архивы имеют почти 100 тыс. источников комплектования в лице органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также организаций, расположенных на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности в рамках требований федерального и регионального архивных законодательств. При этом существенным моментом комплектования муниципальных архивов, как и государственных, является включение в список источников комплектования организаций частной и иных форм собственности только на основе договора (соглашения).
Характеризуя муниципальные архивы как самое многочисленное звено архивных учреждений страны, наиболее близких к населению в городах и районах, отмечая нахождение у них огромного объема ранее принятых архивных фондов и документов государственной собственности, а ныне и вновь принятых документов негосударственных организаций, тем самым подчеркивается их роль и значение в современной жизни России и, конкретно, в архивном деле.
Глава 2. Использование архивных документов
В использовании архивных документов — несмотря на общие успехи в целом по направлению, особенно, по формам публикации, все еще сохраняются невысокие темпы рассекречивания документов, в частности созданных КПСС; вызывает тревогу ситуация с исполнением социально-правовых запросов граждан (в основном, всплеск в муниципальных и государственных архивах субъектов РФ) из общего числа 1,6 млн., запросов, соответственно, в первые поступило 1,145 млн., во вторые — 411 тыс., а в федеральные — около 50 тыс. Главная причина — принятие нового пенсионного законо­дательства.
Меры по совершенствованию деятельности госархивов федерального и регионального уровня, предпринимаемые органами власти, архивными органами управления в использовании документов:
1. В 2001 г. при Росархиве создан Центр по разработке и реализации программ документальных публикаций федеральных архивов – крупнейшее археографическое подразделение страны.
2. Росархив подготовил проекты двух информационно-методических документов по архивному обеспечению пенсионных запросов граждан и вновь предложил Правительству РФ создать вместо Центра – Федеральный архив документов по социально-правовой защите граждан. Им также внесены предложения в План рассекречивания документов, созданных КПСС и Правительством СССР на 2002 г.» в соответствии с Положением, утвержденным Указом Президента РФ в 2001 г.
Возросший интерес к истории, проявившийся в последние годы в нашем обществе, отразился и на работе архивных учреждений. Если ранее основными были партийно-исторические исследования, то сегодня направленность поисковой работы отличается большим разнообразием. Кроме вопросов организации системы государственного управления в целом, деятельности политических партий, межэтнических взаимоотношений, отношений государства и церкви, важное место среди поступающих в архивные учреждения запросов занимают история сел и деревень, порой уже не существующих, снятых с административно-территориального учета, история семьи, отдельной личности...
В последнее время увеличилось число генеалогических запросов в архивные учреждения. Чаще всего такие обращения неконкретны, содержат мало первичной информации, что затрудняет поисковую работу и приводит к отрицательным ответам. Другая особенность таких запросов - огромный временной период запрашиваемых сведений и ограниченность сроков подготовки ответов. Заявители часто хотят получить информацию за несколько веков. Невзирая на сложность подобных запросов и то, что они по сути своей близки к научной, исследовательской работе, специалисты стремятся исполнить их в положенные сроки.
Одной из сложностей архивной работы является ксерокопирование документов. Чаще всего сведения для составления родословных периода ХVIII - первой четверти XX вв. берутся из ревизских сказок, метрических книг и исповедных росписей, материалов присутствий по воинской повинности. Как правило, документы эти написаны на серой, коричневой или даже темно-синей бумаге, выцветающими чернилами. Учитывая это, архивные учреждения края стараются оформить выявленные сведения в архивную справку, а не проводить сканирование и ксерокопирование материалов. Для разъяснения проблем генеалогического поиска специалисты архивного агентства ведут достаточно активную разъяснительную работу.
За последние 15 лет осуществлен значительный прорыв в вопросах создания новых по идеологии и качеству архивных справочников. Так, в ГАРФ опубликованы 6 томов Путеводителя по архиву, Межархивный путеводитель "Фонды Русского заграничного исторического архива в Праге." (М., 1999), каталоги документов НКВД-МВД СССР. РГАЛИ первый из федеральных архивов издал Путеводитель по архиву (на базе 7 предшествующих выпусков) на СД. Примером применения новых информационных технологий в создании справочных средств и оцифровки документов служит работа РГАСПИ по реализации проекта компьютеризации Архива Коминтерна в рамках соглашения Росархива и МСА под эгидой Совета Европы. Обеспечен беспрепятственный доступ к НСА и оцифрованным копиям (более 1 млн.200 тыс. листов) в читальном зале архива, а также платный доступ к этому комплексу в сети "Интернет". В целом, этот проект определил вектор движения архивов в направлении оцифровки наиболее востребованных документов российских архивов. В рамках ФЦП "Культура России" (2001-2005 гг.) удалось оцифровать описи документов в ряде архивов. Начато осуществление проекта перевода в электронный формат описей архивных фондов органов государственной власти СССР, хранящихся в ГАРФ и РГАЭ. В ИПС "Электронные описи ГАРФ" внесено более 810 тыс. заголовков, в аналогичную систему в РГАЭ - 68, 5 тыс. В РГАДА проведена работа по оцифровке 77,5 листов описей и алфавитов ХVIII-ХIХ вв., представляющих историческую и мемориальную ценность. В РГАЛИ осуществлялся проект создания электронного каталога "Русская литература ХХ в. Серебряный век". Осуществлена оцифровка около 6 тыс. описей РГИА, многие из которых имелись в единственном экземпляре. В перспективе можно надеяться на реализацию идеи, выдвинутой Президентом РФ В.В. Путиным, об оцифровке документов одного из самых ценных в историческом отношении архива - РГИА.
Примером удачного творческого симбиоза ученых и архивистов можно назвать публикацию сборника документов "Кронштадтская трагедия. 1921г. Документы: В 2т.", серийных изданий "Политические партии России. Конец ХIХ - первая треть ХХ века Документальное наследие" (30 томов), "Трагедия советской деревни. Коллективизация и раскулачивание. 1927-1939 гг. Документы и материалы", "История сталинского Гулага".
Острый интерес к истории страны, региона, возвращение к историческому опыту, в том числе и опыту государственного устройства, способствуют росту значимости архивной службы. Архивоведение стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в общественной жизни. Архивы открывают свои двери всем, кто интересуется историей государства, края, семьи: ученым и краеведам, родословам и студентам. В последние годы усилено внимание архивов к сотрудничеству с научными учреждениями, кафедрами общественно-гуманитарных наук вузов.
2.1. Пользователи архивных документов
С древнейших времен архивист - это посредник между документами, которые он хранит, и их пользователями (исследователями). Но роль посредника значительно изменилась за последнее время, когда поток пользователей увеличился и стал более разнообразным. Кроме ученых, которые традиционно занимали важное место среди посетителей читальных залов, к архивам обратились историки-любители, занимающиеся поиском документов по генеалогии, местной, семейной истории и другим вопросам. Основная их часть оказалась не готова к тому, что поиск иногда необходимо вести месяцами, а то и годами; к тому, что некоторые сведения требуют подтверждения другими источниками. Результат работы таких исследователей часто зависит не от недостатка документов по их теме, а от нежелания "копаться в пыли".
Существенные изменения в подходах к обеспечению доступа пользователей к архивным документам произошли в середине 80- годов и были связаны с эпохой" гласности". Именно в этот период были сняты ограничения на доступ к так называемым неоправданно засекреченным документам. С 1992г. и по настоящее время рассекречено около 10 млн. дел. Все это вызвало значительный прирост числа пользователей в читальные залы федеральных архивов. В архивах РФ в 1995г. работало - 45 тыс. исследователей, в 1996-53 тыс. В СССР - пик интереса был в 1987 г. - 55 тыс. Читальные залы федеральных архивов в 1998-2004 гг. посетило более 72 тыс. российских и зарубежных пользователей. Наибольшее количество пользователей в этот период работало в читальных залах ГАРФ - 14783, РГИА - 14 343, РГАДА - 8206. В начале 90-х годов значительно увеличился приток иностранных исследователей из США, европейских стран, Японии и, в целом, они составляют 12-14% от общего числа пользователей.
С 1991г. значительно изменилась тематика работ пользователей в читальных залах федеральных архивов. Это объясняется рядом причин и прежде всего, происшедшими общественно-политическими и экономическими изменениями в стране. Значительное влияние на изменение тематики исследований оказали масштабное рассекречивание архивных документов, а также передача в ведение Роскомархива бывших партийных архивов и частично архивно-следственных и фильтрационно-проверочных дел из территориальных органов ФСБ России, а также последующий прием на постоянное хранение в государственные архивы документов, созданных в деятельности органов власти бывшего СССР.
Демократические перемены в российском обществе начала 90-х годов в полной мере проявились в разработанном Росархивом Временном положении "О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования"9. В этом нормативном акте, наряду с другими, было зафиксировано два принципиальных положения, касающихся организации работы пользователей в читальных залах. Первое из них, состояло в следующем - "пользователь заявляет цель и тему своей работы, которые могут интересовать государственные архивы только с точки зрения регистрации и организации исполнения запросов на архивную информацию" (п.1.1.). Второе - об обязанности архива предоставить пользователю свободный доступ к документам и НСА по заявленной теме.
Ранее условия доступа в читальные залы государственных архивов были обременены массой ограничений как явных, так и скрытых для постороннего взгляда. Запретительные тенденции как рудимент тоталитарного общества были живы в государственных архивах до конца 80-х годов, а в ряде ведомственных архивов значительно позже, и частично - до настоящего времени (архивы МИД России, ЦАМО, ЦА ФСБ России). Экскурс в недалекое прошлое, позволяет вспомнить как советским исследователям отказывали в выдаче дел со стандартными объяснениями "Не выдаются". "Не по теме" и т.д. Пользователи, даже сотрудники академических институтов, были лишены возможности изучать и использовать в своих трудах и публикациях документы партийных архивов, без которых их исследования, прежде всего советского периода, были ущербны. Иностранные пользователи, находившиеся под бдительным контролем соответствующих служб, могли ознакомиться с небольшой подборкой дел по заявленной теме, подготовленной сотрудниками архива не всегда профессионально, и прошедшей через несколько фильтров, прежде чем попасть на стол исследователя. В тайном "Особом архиве" лежали без движения массивы трофейных документов, так необходимые для комплексного исследования предвоенной истории Европы и периода Второй мировой войны. Российская эмиграция, ее вклад в мировую историю оставались за пределами научного интереса отечественных историков из-за закрытости эмигрантских архивов. Отсутствие возможности установить судьбы многих лиц, сыгравших важную роль в истории нашей страны в 20 веке, приводило к обеднению исторической науки. В научных исследованиях отсутствовал человеческий фактор, вследствие чего историческое полотно превращалась в некоторое безжизненное пространство.
Можно признать, что десятилетиями формировавшийся у архивистов охранительный синдром в силу установленных многочисленных запретов и ограничений за прошедшие годы преодолевался с большими трудностями. Вместе с тем, нельзя не отметить, и это признают как российские, так и иностранные пользователи, что доступ к документам федеральных архивов с начала 90-х годов значительно упростился, существенно расширилась и пополнилась документальная база исследований, созданы и постоянно пополняются разнообразные по составу справочно-информационные средства. Осуществлена интеграция бывших партийных архивов в сферу государственных архивов. Однако, пользователи, и, прежде всего, сотрудники гуманитарных институтов РАН, не в полной мере удовлетворены ситуацией в российских архивах, болезненно реагируют на отказы в выдаче определенных категорий дел. Во многом это можно объяснить и тем, что до настоящего времени не приняты нормативно- правовые документы, устанавливающие порядок доступа пользователей к архивным документам и правила их использования с учетом современного российского законодательства. «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации»10 - новаторский для своего времени документ в соответствии со своим жанром не содержит важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" позволило в значительно степени по сравнению с "Основами законодательства об архивном фонде и архивах" расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам (Гл. 6 статьи 24-26).
Заключение
В самом общем виде, говоря о сети государственных архивов в советский период, а именно с 1 июня 1918 г. (принятие Декрета СНК «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР») и до конца 1992г., (распад СССР), необходимо подчеркнуть следующее. Происходило постепенное образование и увеличение числа государственных архивов на основе признаков классификации Архивного фонда, в первую очередь, по принадлежности документов. Совершенствовалась структура управления ими, причем был период, когда государственные архивы полностью перешли под контроль НКВД (1938 – 39 гг. – 1955г. – начало 60г.) или когда фактически отсутствовала государственная архивная служба в РСФСР, восстановленная полностью лишь в 1991г. О том, что представляла собой сеть государственных архивов в 80-е годы в СССР (частично сохранившаяся и после его распада и образования Российской Федерации) можно судить по такому важному нормативному документу как «Основные правила работы государственных архивов СССР»11, и по справочнику «Государственные архивы СССР»12, вышедших после опубликования «Положения о Государственном архивном фонде СССР»13 и соответствующих постановлений Совета Министров СССР.
Крах Советского Союза, повлекший за собой ликвидацию союзных государственных структур, подъем общественного интереса к архивам, выдвинувший отечественное архивное дело в центр современной общественно-политической жизни, не только России и стран СНГ, но и всего мира, неожиданно резко повысили роль и место довольно скромно до того существовавшего в РСФСР архивного ведомства. Указом Президента Российской Федерации от 28.11.1991 № 242 на базе упраздненных Комитета по делам архивов при СМ РСФСР и Главного архивного управления при СМ СССР создается Комитет по делам архивов при Правительстве РСФСР, в дальнейшем - Российской Федерации с широким кругом функций и полномочий, закрепленных за ним соответствующим правительственным постановлением в июне 1992 г. Случившееся вскоре после этого, в сентябре того же 1992г., преобразование Роскомархива в Государственную архивную службу России существенных корректив в его прерогативы не внесло, хотя и означало некоторое понижение статуса в сравнении с некоторыми другими федеральными ведомствами. В административном плане главным было подтверждение самостоятельности архивной отрасли и сохранение в положении о службе, а равно и в последующих положениях о Росархиве 1994г. и 1998г. такого понятия, как "система Росархива", включавшую федеральные архивные учреждения, научные учреждения и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подведомственные им архивы. Первоначально входившие сюда же архивные органы и архивы городов и районов, подчиненные органам местного самоуправления и ставшие муниципальными архивными учреждениями, после того, как принятая в декабре 1993г. Конституция Российской Федерации установила, что органы местного самоуправления не входят в систему государственной власти, из системы учреждений Росархива были выведены.