Учет и анализ операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках

Введение
Глава 1. Методологические основы учёта операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках
1.1. Значение и задачи бухгалтерского учета операций с денежными средствами
1.2. Особенности и нормативно-правовое обеспечение операций с денежными средствами
Глава 2. Учёт денежных средств в ООО «Ясень»
2.1. Характеристика организации
2.2. Учёт кассовых операций в ООО «Ясень»
2.3. Учет операций по счетам в банках ООО «Ясень»
Глава 3. Анализ операций с денежными средствами в ООО «Ясень»
3.1. Ревизия и контроль учета денежных средств на предприятии
3.2.Анализ движения денежных средств на предприятии
3.3. Рекомендации по совершенствованию учета операций с денежными средствами в ООО «Ясень»
Заключение
Список литературы
Приложения

Учет и анализ операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках

Бухгалтер ООО «Ясень» ежедневно или в другие установленные банком сроки получает от банка выписку из своих счетов с приложением копий документов, на основании которых зачислены или списаны средства.
Выписка из расчетного счета — второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об одной особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания — по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятиями.
На полях проверенной выписки против суммы операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок производится бухгалтером ООО «Ясень» в день их поступления.
Учет движения средств на банковских счетах ООО «Ясень» ведется на активных счетах 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55-2 «Чековые книжки». Порядок осуществления расчетов по чековым книжкам регулируется правилами банков.
Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках» и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Краткосрочные кредиты банков» и других подобных счетов. Суммы по полученным в банке чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных предприятием чеков, т.е. в суммах погашения банком предъявленных ему чеков (согласно выпискам банка), с кредита счета 55 «Специальные счета в банках» в дебет счетов учета расчетов (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).
Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55 «Специальные счета в банках»; сальдо по субсчету 55-2 «Чековые книжки» должно соответствовать сальдо по выписке банка. Суммы по возвращенным в банк чекам (оставшимся неиспользованными) отражаются по кредиту счета 55 «Специальные счета в банках» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».
В бухгалтерском учете движение денежных средств на счетах учета отражаются по следующей схеме:
Например, в течение одного банковского дня ООО «Ясень» предприятие получило 12 тыс. рублей от заказчиков за выполненные работы и в тот же день оплатило поставщику за отгруженные материалы 5 тыс. рублей (остаток на начало дня составлял 10 тыс. рублей). Тогда запись на счете 51 выглядит так:
В таблице 4 представлены основные проводки, отражающие состояние банковских счетов ООО «Ясень».
Таблица 4. Типовые бухгалтерские проводки по учету денежных средств на счетах в банке в ООО «Ясень»
Учет операций по расчетному счету
№
Содержание хозяйственных операций
Дебет
Кредит
1
Сняты с расчетного счета наличные в кассу организации
50
51
2
Получено на расчетный счет от покупателей и заказчиков
51
62
3
Перечислено поставщикам, подрядчикам
60
51
№
Содержание хозяйственных операций
Дебет
Кредит
4
Перечислены платежи в бюджет, во внебюджетные фонды
68, 69
51
5
Перечислена заработная плата на лицевые счета в банках
70
51
6
Выявлена ошибочно списанная с расчетного счета сумма
76-2
51
7
Возвращены кредиты, займы
66, 67
51
8
Получены кредиты, займы
51
66, 67
Учет других видов денежных средств
9
Операции с аккредитивами
- открытие аккредитива
- списание аккредитива
- зачисление неиспользованных средств с аккредитива на расчетный счет
55-1
60
51, 52
51, 52
55-1
55-1
10
Операции с чеками
- депонирование средств при выдаче чековых книжек
- оплата выданных чеков
- возврат неиспользованных чеков
55-2
60, 76
51, 52
51, 52
55-2
55-2
11
Осуществление денежных вкладов
55-3
51, 52
12
Наличные денежные средства сданы инкассаторам или на почту
57
50-1,2
13
Зачисление на расчетный счет средств, сданных инкассаторам или отправленных по почте
51
57
В 2004 г. банком была проведена проверка соблюдения пла­тежно-расчетной документации в ООО «Ясень» по следующей программе.
- Установление количества и номеров счетов, открытых в банках; наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету.
- Определение юридических основ взаимоотношений организации и банка, проверка соответствия договора банковского счета (договора на банковское обслуживание) нормам ГК РФ.
- Сверка остатков на счетах по выпискам банка и по учетным регистрам, а также оборотов и остатков по счетам в учетных регистрах и Главной книге. При наличии расхождений выясняются их причины.
- Анализ выписок с приложением к ним платежных документов. Такая проверка позволяет выявить списание средств без документов или операции отражающие перечисление средств на одни цели, в то время как приложенные к ним документы свидетельствуют об использовании их на другие цели.
- Необходимо выяснить: допускаются ли незаконные банковские операции; достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов; правильность и законность операций с аккредитивами, векселями и др.
- Проверка поступивших на счета денежных средств - установление правильности их учета и полноту зачисления.
- Проверка правильности указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС по поступившим суммам выручки, авансов и др.
- Контроль операций по списанию денежных средств с расчетного счета и других банковских счетов, правильность корреспонденции счетов.
- Проверка своевременности и полноты оприходования в кассу полученных из банка наличных денег, законность перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов. Такие операции должны быть подтверждены документально (договорами, актами сдачи-приемки выполненных работ, накладными на материальные ценности и др.).
- Проверка правильности оформления документов, арифметическая проверка документов и проверка на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.
- Подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности путем проверки соответствия ее показателей данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка.
Проведенная проверка правильности ведения операций на расчетном счете выявила:
- расхождения данных выписок банка с данными приложенных до­кументов;
- ошибки в бухгалтерских записях корреспонденции счетов по движению денежных средств на расчетном счете.
Глава 3. Анализ операций с денежными средствами в ООО «Ясень»
3.1. Ревизия и контроль учета денежных средств на предприятии
Ревизионная проверка кассовых операций организовывалась в такой последовательности:
- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
- проверка правильности документального оформления операций;
- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- проверка правильности списания денег в расход;
- проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
- оформление результатов проверки.
Как уже упоминалось, информация о наличии и движении денежных средств в кассах ООО «Ясень» отражается на счете 50 «Касса». К счету 50 на предприятии открыты следующие субсчета:
- 50.1 «Касса организации»,
- 50.2 «Касса организации в валюте»,
- 50.3 «Денежные документы».
Таким образом, на счете 50 «Касса» в ООО «Ясень» учитываются три вида ценностей:
- отечественная валюта;
- иностранная валюта;
- денежные документы.
В силу того, что кассовые операции на ООО «Ясень» носят массовый характер, этот этап проверки является достаточно трудоемким. При этом кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты. Именно поэтому, так как при проверке этого участка не было возможности привлекать ассистентов, ревизия несла частичный, выборочный характер.
В целом, путем проведения выборочной проверки ставилась задача убедиться, соответствует ли принятый на ООО «Ясень» порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами.
Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен письмом Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Положением Центробанка РФ от 5 января 1998 г. № 14п «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».
Источниками информации для внутреннего аудита кассовых операций являлись:
- кассовая книга (ф. № КО-4);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3);
- журнал регистрации депонентов, отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1);
- расходными кассовыми ордерами (ф. № КО-2);
- расчетно-платежными ведомостями (ф. № 49);
- платежными ведомостями (ф. № 53);
- квитанциями и др.;
- чековые денежные книжки;
- акты инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15);
- инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16) и др.;
- учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и др.;
- Главная книга;
- Положение об учетной политике ООО «Ясень»;
- баланс предприятия (форма № 1);
- отчет о прибылях и убытках (форма № 2);
- отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.
Прежде всего, была проведена инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Инвентаризация денежных средств в кассе проводилась в присутствии кассира и главного бухгалтера ООО «Ясень».
Кассир предоставил для проверки последний кассовый отчет, документы по операциям последнего дня, расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или неописанных в расход денег. Ошибок обнаружено не было.
Было установлено, что для оформления кассовых операций применяются унифицированные формы первичной учетной документации и они имеют заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Однако по проверенным приходным и расходным кассовым ордерам было выявлено, что наличествуют незначительные одиночные ошибки по правильности заполнения и отражения хозяйственных операций.
Так, привлекло внимание на нечеткое оформление нескольких документов (ошибки заключались в следующем: отсутствие расписок получателей, непогашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, подчистки и исправления).
Случаев повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году, не было выявлено. Проверено было наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств.
Одновременно с инвентаризацией проводилась проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой было выяснено:
- обеспечена сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
- имеется для хранения денег и других ценностей в кассе сейф и несгораемый шкаф;
- касса организации не застрахована;
- правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) соблюдаются;
- установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам соблюдается.
При этом регистрация в журнале приходных и расходных ордеров проводится не всегда своевременно, что является серьезным недочетом и для отражения данных в бухгалтерском учете, и для нужд управленческого учета.
Тем не менее, журнал прошнурован, пронумерован и указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в момент выписки ордера.
Также прошнурована, пронумерована, опечатана сургучной печатью, наличествуют подписи и печать в кассовой книге. Исправлений записей в кассовой книге за 2005 год не обнаружено.
Итоги операций за день, подсчитанные кассиром в конце рабочего дня и вывод остатков денег в кассе на следующий день соответствуют данным регистров бухгалтерского учета.
Также по расходным кассовым ордерам было проверено целевое использование наличных денег ООО «Ясень», есть ли две подписи – руководителя и главного бухгалтера, фактическое получения денег – соответствует ли дата получения, отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя. При этом во многих ордерах не был указан паспорт или военный билет получателя.
Была проверена правильность отражения хозяйственных операций в журнале-ордере №1 и ведомости №1. Ошибок отражения обнаружено не было.
Рассмотрим другие наиболее типичные вопросы по учету наличных денежных средств в практической деятельности предприятия: может ли быть на предприятии несколько касс, сколько кассовых книг в этом случае должно быть и соблюдается ли установленный лимит наличных денежных средств.
На ООО «Ясень» открыто несколько касс. Это разрешено законодательством и следует из порядка определения лимита наличных денежных средств в кассе предприятия.
Согласно п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 05.01.1998 № 14-П, если структурные подразделения предприятия не имеют самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, то для этих структурных подразделений и для предприятия устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.
Следовательно, предполагается, что структурные подразделения имеют самостоятельные кассы. И при этом в каждой организованной кассе структурных подразделений ООО «Ясень» ведется кассовая книга (п.3 письма ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18).
Одной из задач проведенной ревизии являлось установление того, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь определенные денежные суммы для оплаты хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других подобных небольших платежей.
Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.
Согласно «Справкам о результатах проверки соблюдением предприятия порядка работы с денежной наличностью» за 2005 год, ООО «Ясень» соблюдает установленные ООО «ПСБ» лимиты хранения наличных денег.
Поэтому нет необходимости предупреждать руководство о возможных штрафных санкциях, установлен­ных Указом Президента РФ от 23.05.94 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевре­менному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».
Также ООО «Ясень» соблюдает установленные с 21 ноября 2001 года Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001г № 1050-У предельные суммы расчетов наличными деньгами между юридическими лицами - 60 тысяч рублей по одной сделке.
Штрафная санкция за невыполнение Указания рассчитывается так – если выплачена наличными деньгами юридическому лицу сумма, превышающая предельный размер расчета наличными деньгами, то штраф составит двойной размер суммы сделки.
Проверены также правильность хранения денег в кассе и безопасность рабочего места кассира. Серьезные недостатки были обнаружены в правильности хранения денег в кассе и безопасности рабочего места кассира, зачастую не соответствующим текущим законодательным нормам.
Так, помещение кассы ООО «Ясень» не соответствует всем рекомендациям по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.
Также при инвентаризации кассы было проверено наличие приказа о назначении кассира и заключении с кассиром договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о материальной ответственности соответствует установленной форме.
Мы выяснили, что в ООО «Ясень» своевременно закрывают подотчетные суммы. Если бы данное требование не выполнялось, нужно было бы получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.
Мы проверили и соблюдение порядка применения контрольно-кассовых машин. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр ККМ. Все ККМ подлежат регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации.
ООО «Ясень», используя ККМ для учета выручки, ведет книгу кассира-операциониста, в которой фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, сумму поступившей за день выручки. А так как в организации используют несколько ККМ, на каждую из них заведена книга кассира-операциониста.
Установлена полнота оприходования выручки через ККМ путем сверки на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно было проверено, что на полученные суммы сделаны записи по счетам учета реализации. В целом, контроль за соблюдением правил использования ККМ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы.
Своевременность оприходования сумм и суммы, снятые с расчетного счета по чековым книжкам на получение наличных денег соответствуют данных бухгалтерского учета и сроков выплат, выдачи командировочных расходов и другим расходам по ним.
В заключение, делая вывод по поводу общей организации учета денежных средств на ООО «Ясень», можно утверждать, что построение синтетического и аналитического учета по денежным счетам обеспечивает возможность получения данных о наличии и движении денежных средств.
3.2.Анализ движения денежных средств на предприятии
Цель анализа денежных потоков - это анализ финансовой устойчивости и доходности предприятия. Составными частями отчета о движении денежных средств является поступление и выбытие денежных средств в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации. Инвестиционной (приобретение и реализация основных средств, ценных бумаг, выдача кредитов) и финансовой деятельностью (получение от собственников и возврат собственникам средств для деятельности компании, операции по выкупленным акциям) в рассматриваемом периоде предприятие не занималось.
Соответственно, объектом анализа станет текущая (основная) деятельность предприятия (операции по реализации товаров (работ, услуг), приобретению товаров (работ, услуг), необходимых в производственной деятельности организации, выплата процентов за кредит, выплаты по заработной плате, перечисления налогов) за 2003, 2004, 2005 годы. Источниками для анализа станут Баланс предприятия, Отчет о прибылях и убытках, оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета за указанные периоды. Поскольку при косвенном методе анализа денежных потоков не предполагается трансформация каждой статьи отчета о прибылях и убытках, а отправной точкой расчета является величина годовой прибыли (убытка) за анализируемый отчетный период, которую корректируют, прибавляя все расходы, не связанные с движением денежных средств (например, амортизационные отчисления), и вычитая все доходы, не связанные с денежными потоками, для анализа денежных потоков ООО «Ясень» воспользуемся прямым методом анализа, который предполагает трансформирование каждой статьи отчета о прибылях и убытках, в процессе чего определяется фактическое поступление денежных средств и фактический расход.
Таблица 5. Движение денежных средств на предприятии (прямой метод)
№
Показатели
2003
2004
2005
1.1
1.2
Приток денежных средств (поступления):
выручка от реализации продукции, работ, услуг
авансы, полученные от покупателей и прочих контрагентов
прочие поступления (возврат средств от по­ставщиков; сумм, выдан­ных ранее подотчетным лицам; средства по це­левому финансирова­нию и др.)
Отток денежных средств:
платежи по счетам по­ставщиков и подрядчиков
выплата заработной платы (основной и до­полнительной)
отчисления в фонды со­циального страхования и обеспечения, внебюд­жетные фонды
расчеты с бюджетом
авансы выданные
уплата процентов по кредиту
выплаты по фонду потребления
прочие платежи