Коммуникационно-информационное пространство организации

Введение
Глава 1. Характеристика и структура организации
1.1. Характеристика организации
1.2. Структура организации
Глава 2. Информационно-коммуникационное пространство организации
2.1. Официальные каналы распространения информации
2.2. Неофициальные каналы распространения информации
2.3. Вертикальные коммуникации
2.3.1. Коммуникации по нисходящей
2.3.2. Коммуникации по восходящей
2.4. Горизонтальные коммуникации
Глава 3. Основные проблемы коммуникации и методы их решения
3.1. Формулирование основных коммуникативных проблем организации
3.2. Предложения по усовершенствованию коммуникаций в организации
Заключение
Список использованных источников

Коммуникационно-информационное пространство организации

2.1. Официальные каналы распространения информации
Среди официальных каналов распространения информации в компании можно выделить:
1) Приказы – оформляются секретарем организации по указанию генерального или коммерческого директора в двух экземплярах. Далее копия приказа передается сотруднику для ознакомления. Исключение составляют приказы по кадрам – они хранятся у секретаря.
2) Официальные распоряжения – исходят от руководства, оформляются секретарем. С распоряжением должны ознакомится все сотрудники организации и расписаться в ознакомлении в соответствующем журнале.
3) Директивы, служебные инструкции – оформляются секретарем организации или руководителем отдела по собственной инициативе (согласованной с руководством) или по указанию руководства. Как правило, составляются для работников какого-либо конкретного отдела. Работники должны ознакомится с инструкцией и расписаться на втором экземпляре, который будет храниться у секретаря.
2.2. Неофициальные каналы распространения информации
К неофициальным каналам распространения информации в данной организации относятся сплетни, слухи, разговоры. Методика оценки данного канала распространения информации представляется достаточно сложной. Безусловно, стоит выделить в первую очередь слухи, т.к. они по сути задают темы для разговоров и сплетен.
«Слухи представляют собой недостоверные или частично достоверные сообщения, исходящие от сотрудника, устно передающиеся от одного сотрудника к другому, ничем другим не подтвержденные»2. Слухи в данной организации как социальное явление выполняют двоякую функцию: объясняют определенным образом ситуацию и снимают эмоциональное напряжение, испытываемое человеком из-за неудовлетворенных интересов и потребностей.
Для возникновения слухов в ЗАО «Техноцентр» необходимо соблюдение следующих трех условий: а) в группе сотрудников или у отдельного сотрудника должен иметься интерес к определенному явлению, событию, процессу; б) недостаток достоверной информации, которой бы доверяли сотрудник или группа и которая была бы способна полностью удовлетворить имеющийся интерес; в) специфический канал распространения - устная передача от сотрудника к сотруднику.
В соответствии с информационной компонентой, содержащейся в слухах, их можно условно разделить на три типа:
недостоверные слухи с элементами правдоподобия - информация, содержащаяся в слухах основана на реально происходивших событиях в прошлом, хотя предпосылок для их повторения в настоящем нет (например, периодически циркулирующие слухи переезде офиса);
правдоподобные слухи основаны на нереальной в данное время информации, но содержащиеся в слухах представления о событиях приводят к их реальному осуществлению;
достоверные слухи с элементами неправдоподобия - это субъективная интерпретация реально произошедшего события, зачастую не сам факт привлекает внимание, а его интерпретация (например, слухи о причинах увольнения руководителя проектного отдела).
С учетом экспрессивной характеристики, типа вызываемой эмоциональной реакции можно выделить слухи-желания (о повышении зарплаты, например), тревожащие и агрессивные слухи. По происхождению слухи бывают стихийными или умышленно сфабрикованными. «С точки зрения силы оказываемого влияния слухи могут будоражить или привлекать внимание к определенному событию, вызывать одиночное или групповое антиобщественное поведение»3.
В ЗАО «Техноцентр» слухи используются в управлении социальными отношениями и явлениями. Во-первых, они представляют собой неофициальный канал распространения информации, что позволяет с экономией времени и с большим количественным охватом передавать необходимую для управленца информацию. Во-вторых, слухи используются для пилотажного исследования перед принятием непопулярного или важного для фирмы решения, для формирования социально-психологической готовности к определенным решениям, для создания общественного мнения (например, ужесточение пропускного режима).
2.3. Вертикальные коммуникации
2.3.1. Коммуникации по нисходящей
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, коммерческий директор может сообщать начальнику проектного отдела (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в оформлении проектов. В свою очередь, руководитель отдела должен проинформировать подчиненных об особенностях готовящихся изменений.
2.3.2. Коммуникации по восходящей
Помимо обмена по нисходящей, в организации присутствуют коммуникации по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из сотрудников, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей в данной организации обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между генеральным директором и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. «Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми»4.
Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют генеральному директору повысить эффективность действий группы.
Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен.
2.4. Горизонтальные коммуникации
Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. ЗАО «Техноцентр» состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. «Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении»5.
К примеру, представители разных отделов в ЗАО «Техноцентр» периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление графиков работ и проектирования, уровень требований заказчиков к проектам и качеству исполнения работы, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и сроки обслуживания клиентов.
В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Глава 3. Основные проблемы коммуникации и методы их решения
3.1. Формулирование основных коммуникативных проблем организации
Исходя из вышеизложенного, можно сформулировать следующие коммуникативные проблемы, имеющиеся в организации на сегодняшний день:
Отсутствие четко функционирующей системы оповещения сотрудников о готовящихся изменениях в организации работы или в управлении. Это является причиной возникновения большого количества слухов;
Отсутствие внутрикорпоративного сайта, на котором можно было бы также (параллельно с устным оповещением) вывешивать внутрифирменную информацию;
Значительная отдаленность сотрудников и высшего руководства – значительная дистанция создает неудобство в донесении информации до работников среднего и низшего звена.
3.2. Предложения по усовершенствованию коммуникаций в организации
     «Эффективные информационные связи с сотрудниками ведут к более высокой производительности труда и удовлетворенности работой, лучшему достижению целей организации, более совершенным отношениям с потребителями и др. В свою очередь, эффективность информационных связей определяется хорошим организационным климатом»6.
Как уже говорилось, удачным решением для достижения этих целей сможет стать внутрифирменная газета или внутрифирменный сайт ЗАО «Техноцентр»
Цели создания внутрифирменной газеты:
оперативное информирование о наиболее важных делах и решениях.
привлечение  внимания сотрудников и повышение их заинтересованности  деятельностью компании через информирование о проблемах, действиях руководства и их результатах;
позиционирование компании как заботящейся  о своих сотрудниках и поддерживающей с ними постоянную связь.
снижение сопротивления при проведении организационных изменений, которые компания запланировала провести, путем информирования о деятельности и целях руководства. Как известно, реакция на перемены (сопротивление или поддержка) базируется на понимании ситуации в организации, а также прогнозировании последствий вынужденных перемен.
Список тем, необходимых для освещения в внутрифирменной газете:
Миссия, корпоративные ценности и история компании.
Уровень организационной культуры фирмы: уровень организации труда, оперативность, порядок, оригинальные методы работы; высокий уровень и культура обслуживания клиентов.
Финансовые успехи.
Организация внутрифирменных мероприятий.
Участие компании в благотворительности и спонсорстве.
Корпоративный престиж. Психологический климат на фирме.
Уровень текучести кадров.
Личность лидера, его имидж.
Стиль работы руководителя, его авторитет; публичные выступления.
Результативность работы; качество продукции или услуг; тенденции роста и развития; стабильный доход.
Высокий уровень качества управления (менеджмента) и технологий.
Профессионализм сотрудников. Переподготовка кадров.
Наличие традиций и духа соревнований.
Уважение правовых норм, законность операций.
Льготы сотрудникам.