Автоматизация учета в розничной торговле на примере организации «Супермаркет Барс»

Автоматизация технологических процессов в рамках одного производственного процесса позволяет организовать основу для внедрения систем управления производством и систем управления предприятием. В процессе автоматизации труд людей замещается работой оборудования, действующего по принципу саморегуляции.
На сегодняшний день, как во всем мире, так и в России существуют разнообразные решения на различных платформах, призванные в максимально короткие сроки автоматизировать деятельность предприятий. Это различные MRP, ERP, а также довольно распространенные в странах СНГ системы на базе «1С:Предприятие». Но в любом случае, абсолютно готовых к употреблению решений не бывает - каждое предприятие имеет свои особенности, которые нельзя первоначально учесть в универсальном пакете. Более того, при внедре ...

1 Основные технологии автоматизации
2 Торговое оборудование для автоматизации Супермаркета Барс………………………….8
2.1 Сканер для автоматизации розничной торговли…………………………………………………..8
2.2 Торговые весы. …………….12
2.3 Терминал сбора данных………17
2.4 Принтер этикеток со штрихкодом 20
3 Обследование бизнес-процессов и участков учета предприятия в рамках единой информационной системы. 23
3.1 Глоссарий 23
3.2 Формат описания:23
3.3. Используемые графические обозначения: .24
3.4 Границы этапа предпроектное обследование…………………………………………………………………….26
3.5 Основные виды деятельности организации Супермаркета Барс……………………………………….26
3.6 Основные БП компании…27
3.7 Описание БП – Управление ассортиментом (модель TO-BE)…………………………………………….40
3.8 ВЫВОД ТОВАРА ИЗ АССОРТИМЕНТА…55
4 Автоматизация служебных записок(Itilium) Супермаркета Барс. ……………………………68
4.1 Создание служебной служебной запиской…………………………69
4.2 Заполнение служебной записки. ……………………………………………………………………………70
4.3 Действия с полученной записки…………………………….74
4.4 Возможности просмотра ………………………………………………………..77
4.5 Дополнительные возможности. ………………………………………….81
Заключение………………………………………8

Бурный рост современного предпринимательства вызвал появление большого количества магазинов, торговых сетей и оптовых баз, где прежние рутинные методы учета товаров и ведения торговли уже изжили себя. Поэтому рано или поздно у любого розничного магазина или оптовой базы появляется острая необходимость в автоматизации торговли.
Что это такое, и каким образом этот процесс осуществляется.
Управление товародвижением - это непрерывный процесс. Поступление товара на склад, сортировка товара, продажа и еще множество операций должны быть учтены для эффективного ведения бизнеса и получения прибыли. Ни одного дня не должно быть потеряно "на учет товара", как было нередко принято в советской системе торговли.
Но каким же образом тогда вести учет товаров, как ускорить весь процесс торговли, как исполь зовать современные технологии для привлечения покупателей и как удержать покупателей в Вашем магазине или торговой сети? Очень просто - установив систему автоматизации торговли.
Процесс автоматизации торговли начинается еще до непосредственных продаж товара через кассовый терминал. Основа этого процесса - это программа для торговли, в которую вводятся все данные о товарах, которая ведет их учет, отслеживает совершаемые торговые операции, сообщает о наличии товаров на складе, сортирует товары по определенным признакам и т.д. Использование таких программ для розничной торговли позволяет предпринимателям с успехом реализовывать дополнительные маркетинговые ходы: скидки разовые и сложные накопительные дисконтные системы, учет карточек постоянных клиентов, эффективное правление товарным ассортиментом, расчет по пластиковым банковским картам и т.д.
Автоматизация розничной торговли с помощью программных продуктов ставит бизнес на качественно новый уровень развития, позволяя расширять розничную сеть, открывать новые магазины, в том числе в других городах и странах. При этом можно объединить эти магазины в единую программную автоматизированную сеть и управлять ею из одного центра.
Однако автоматизация розничной торговли - это не только одна программа. Чтобы максимально эффективно использовать ее возможности, требуется приобретение дополнительного оборудования - принтеров этикеток и сканеров штрих-кодов, считывателей магнитных карт и электронных терминалов, то есть всего того, что позволяет минимизировать ручной труд и увеличить скорость обслуживания покупателей.
Сегодня в России можно встретить сотни предложений по автоматизации торговли, начиная от небольших программных продуктов учета товаров и заканчивая сложными многоуровневыми системами управления, позволяющими автоматизировать все аспекты хозяйственной деятельности торгового предприятия.
Однако действительно универсальных доступных и удобных программных продуктов, способных эффективно справиться с автоматизацией супермаркета или даже сети супермаркетов и в то же время обеспечить наглядный контроль за движением товаров в небольшом бутике, еще не так много.
Я работаю в организации которая обслуживает крупную сеть Супермаркетов Барс
В данной дипломной работе мы рассмотрим Автоматизацию розничной торговли супермаркета Барс

Сегодня пакетные (batch) терминалы начинают уступать радиотерминалам. Все большее распространение получают RFID-технологии, в том числе терминалы с ридерами радиочастотных меток. Применение оборудования RFID на небольших предприятиях торговли еще не получило повсеместного распространения, но в складских комплексах RFID-технология уже доказывает свою эффективность. На радиометку с чипом может быть записана вся информация о паллете или контейнере с товаром, что упрощает и ускоряет процесс обработки грузов.Развитие новых технологий делает современные средства учета данных более доступными для небольших торговых предприятий с ограниченным бюджетом. В случае использования радиотерминалов (например, Cipher Lab 8370, PSC Falcon 4220, PSC Falcon 4420/4410) данные передаются в компьютер сразу после их получения. Между терминалом и ПК устанавливается постоянная двусторонняя связь, позволяющая, в частности, использовать терминал для работы с базой данных, хранящейся на сервере.Для установления радиосвязи используется точка доступа, которая может подключаться как непосредственно к ПК, так и к компьютерной сети. Как правило, в случае эксплуатации радиотерминала внутри помещения, оснащенного точками доступа, применяют интерфейсы Bluetooth или Wi-Fi. В случае использования терминала вне помещения обмен данными ведется по интерфейсу GSM/GPRS.Терминал сбора данных может работать под управлением DOS (например, терминалы Cipher Lab) или Windows-подобной (терминалы PSC) операционной системы. DOS-терминалы, как правило, дешевле, но позволяют решать лишь ограниченный круг задач. На Windows-терминалах может быть реализован развитый пользовательский интерфейс, аналогичный интерфейсу ПК, работающего под управлением операционной системы Windows. По большей части Windows-терминалы имеют больший объем памяти и более мощный процессор, чем DOS-версии.Затраты на приобретение радиооборудования могут быть выше, чем инвестиции в batch-терминалы, так как в этом случае потребуется покупка и монтаж специальных коммуникационных устройств – точек доступа, через которые осуществляется прием-передача данных в радиотерминалы. Необходимое число точек доступа зависит от технологии беспроводной связи. Так, согласно данным экспертов, в системах, поддерживающих стандарт IEEE 802.11b, одна точка доступа обеспечивает хорошее качество связи в радиусе до 250 м, а системы Bluetooth используются в основном в офисных помещениях.Многие заказчики, несмотря на повышенные затраты, делают выбор в пользу радиотерминалов. Причина заключается в многократном повышении эффективности труда сотрудников и актуальности информации баз данных, что существенно снижает срок окупаемости системы. Радиотерминалы работают с базой данных, расположенной на сервере, и изменения, которые должны быть сделаны в результате произведенных операций, мгновенно становятся доступными всем пользователям информационной системы. При использовании batch-терминалов вносимые изменения будут актуализованы только после обмена данными со стационарными компьютерами.Такой обмен редко проводится чаще одного-двух раз в день, поскольку процедура загрузки-выгрузки данных занимает определенное время. Предприятие, увеличивая эффективность системы автоматизации, получает преимущества в конкурентной борьбе, подтверждая основное правило эволюции – побеждает сильнейший!2.4 Принтер этикетокПринтер этикеток становится все более необходимым средством для автоматизации различных областей деятельности: это оптовая и розничная торговля, автоматизация складского хозяйства и многое другое. Всё больше современных руководителей понимают необходимость внедрения средств автоматизации работы на своих предприятиях, осознавая все положительные эффекты: это и снижение времени обслуживания клиента, и снижение количества ошибок в работе персонала, и точный учёт складского хозяйства и многое другое. В основе такой автоматизации лежит простая по сути, но очень гибкая технология штрихового кодирования. На первом шаге введения автоматизированной системы на продукцию необходимо нанести штрих-код. Обычно, для этих целей используются самоклеющиеся этикетки, на которых специальный принтер этикеток печатает штрих-код и другую информацию (текст, несложная чёрно-белая графика). После этого товар попадает на полки магазинов/склад и т.п., где этот штрих-код считывается в нужный момент времени.Первое затруднение появляется, когда нужно приобрести принтер этикеток, но покупатель не знает, какой модели отдать предпочтение. Ведь для того, чтобы принтер этикеток проработал долгое время, необходимо учёсть ряд факторов: количество печатаемых этикеток (в день, месяц), размер этикетки, способ печати, размер используемых шрифтов, а также, при необходимости, совместимость со стандартным офисным или складским программным обеспечением (например, 1С).На сегодняшний день, на рынке представлено огромное количество самых разнообразных моделей принтеров этикеток различных производителей, существенно отличающихся как техническими характеристиками, так и ценой.В супермаркете Барс используется принтер этикеток Datamax I-4208.Принтеры этикеток I-класса — это серия классических "железных" промышленных этикеточных принтеров корпорации Datamax.Все принтеры I-класса имеют сходную конструкцию, управление и обслуживание. Поэтому подробно рассмотрим только принтер I-4208. Это самый недорогой принтер I-класса, однако он обладает параметрами, ранее присущими только принтерам верхнего ценового диапазона. Литая алюминиевая станина, 8 Мб ОЗУ, ЖК-дисплей с системой меню, простота заправки расходных материалов, удобный доступ к термоголовке для чистки — вот далеко не полный список достоинств этого принтера. Причем всё это есть в стандартной комплектации! Поистине уникальным является широкий набор опций:Блок термотрансферной печати. Блок внутреннего смотчика. Устройство «peel&present».Мощный резак (для этикетки с подложкой). Обычный резак. Адаптер локальной сети Ethernet. Модуль расширения Flash-памяти.Все эти узлы могут устанавливаться самим пользователем принтера, так как для этого не требуются специальные навыки и инструмент. Поэтому при покупке принтера вовсе не обязательно платить за функции, которые понадобятся только в дальнейшем. Их можно докупать потом, по мере появления необходимости. За счет этого существенно экономятся средства. Кроме того, простота замены модулей (вплоть до системной платы) существенно удешевляет и ускоряет ремонт. В совокупности все эти факторы значительно снижают эксплуатационные затраты.Принтер этикеток I-4208 спроектирован таким образом, чтобы сделать работу с ним максимально простой. Жидкокристаллический дисплей и 5-кнопочная клавиатура позволили отказаться от настройки параметров с помощью перемычек и переключателей. Всё делается программно, с помощью системы меню! Все пользовательские органы управления и регулировки выделены ярким цветом. Благодаря этому даже неопытный оператор в состоянии очень быстро освоить работу с I-4208 и тратить на замену расходников минимальное время. В этом — источник повышения производительности труда.3 Обследование бизнес-процессов и участков учета предприятия в рамках единой информационной системы. 3.1 ГлоссарийСАУ – Система Автоматизированного Учета.ТКПТ – Сокращенное обозначение системы управления 1С-РАРУС: Торговый комплекс. Продовольственные товары. Редакция 8.. АРМ – автоматизированное рабочее место.БД – База ДанныхШК – Штрих Код идентификации товара (barcode)Бизнес-процесс (БП) - набор производимых операций (и связанных с ними событий), направленный для достижения определенной цели.ЛВС – локальная вычислительная сеть.КМ – Категорийный менеджер.ПО - Программное обеспечение.AS-IS – модель, описывающая систему в режиме «как есть»TO-BE – модель, описывающая систему в режиме «как будет»3.2Формат описания:Каждый бизнес-процесс разбивается на перечень Вариантов использования, которые выполняет конкретный пользователь системы. Для каждого процесса могут быть рассмотрены следующие параметры:Объект описанияКомментарийТип операцииВ зависимости от рассматриваемой группы процессов содержит уточнение к области действия Варианта. Например: на поставку/на товар.ПользователиИсполнитель (Исполнители) варианта.СхемаСхема варианта использования. Указаны шаги основного сценария и расширения.Общее описаниеКраткое описание Варианта использования. Задание общего контекста. ПредусловияТребования к входным данным или начальные условия, при которых должен начинаться Вариант. Основной сценарийОсновная последовательность шагов взаимодействия Пользователя с Системой, которая должна выполняться в штатном режиме.Шаги основного сценарияКаждый шаг Основного сценария содержит описание действий пользователя и Системы.Шаги выполняются строго последовательно. Каждый шаг имеет свой номер (1,2,3)РасширенияПеречень действий по устранению возможных проблемных ситуаций. Для каждой проблемной ситуации задается ее краткое описание и номер шага, на котором она может возникнуть (1а, 2б). Сценарий расширения обычно завершается или возвратом к шагу Основного сценария или переходом к выполнению других Вариантов.Шаги расширенияШаги взаимодействия пользователя с Системой или с другими пользователями для устранения проблемной ситуацииКритерии завершенияРезультат выполнения Основного сценария. В случае если, какой-либо критерий не выполняется Основной сценарий считается незавершенным.Функциональные требованияТребования к Системе для обеспечения взаимодействия пользователя с Системой, описанного в Варианте использования.ОграниченияОграничения и условия, накладываемые при разработке Системы.Специальные требованияПрочие требования и дополнительные описания требований.3.3Используемые графические обозначения:Начальное состояние;Конечное состояниеПроцесс основного сценарияПредопределенный процесс основного сценарияРучная операция основного сценарияРасширение основного сценарияДокумент, используемый в сценарииПереход к шагу основного сценария3.4 Границы этапа предпроектное обследованиеВ рамках проведенного анкетирования и интервью (график планировавшихся и состоявшихся интервью и встреч приведен в приложении) были обсуждены следующие аспекты деятельности предприятия:Основные виды деятельностиОрганизационная структура предприятияТерриториальная структура предприятияЮридическая структура предприятияФункциональная структура предприятияОбщая информация об IT инфраструктуре предприятия ЗАКАЗЧИКАБП – Управление АссортиментомБП – Управление Взаимоотношениями с поставщикамиБП – Управление Ценообразованием. СкидкиБП – Управление Поставками. Заказ товара.БП – Управление Производством собственной продукцииБП – Управление ПродажамиБП – Управление Товарным учетомБП – Управление полочным пространством. МерчендайзингБП – Управление бонусами поставщиковБП – Складское управлениеБП – Оптовая и мелкооптовая торговляБП – Взаимодействие с системой Бухгалтерского учета БП – Взаимодействие с системой учета общепитаЦель автоматизацииОсновными целями проекта по внедрении САУ является автоматизация видов деятельности предприятия Заказчика:Розничная торговля товарами сторонних поставщиковРозничная торговля продукцией собственного производстваУправление складским комплексомОптовая и мелкооптовая торговляПеренос рабочих процессов из Excel в 1СФормирование предложения по оптовой реализации алкогольной продукции3.5 Основные виды деятельности организации Супермаркета БарсВ рамках данного проекта рассматриваются следующие виды деятельности:Розничная торговля товарами сторонних поставщиковРозничная торговля продукцией собственного производстваУправление складским комплексом3.6 Основные БП компании.БП - Управление ассортиментомНазначение бизнес-процессаПроцесс предназначен для управления ассортиментной матрицей торгового предприятия.Описание БП – Управление ассортиментом (модель AS-IS) Ассортиментная политика предприятияДокумента, утверждающего ассортиментную политику предприятия нет.В сети представлены товары продовольственной и не продовольственной групп. Соотношение примерно – 50/50.Справочник товарных позиций построен по традиционному принципу. Примеры наименования групп – молочная продукция, колбасы и т.д. Это группы верхнего уровня.Промышленная группа ведется без учета по серийным номерам.На предприятии на некоторых объектах сети присутствует товары собственного производства следующих видов:Разделка (разделка туш)Приготовление (выпечка пиццы) Перевод охлажденной продукции в замороженнуюСостав групп определен, но возможно добавление товарной группы. Операция выполняется через соответствующее распоряжение.За товарными группами нет четко определенных квот. За группу отвечает менеджер. Один менеджер ведет несколько направлений.Введены ценовые товарные сегменты:ЭкономСреднийСредний плюсПремиумЧеткого алгоритма отнесения к тому или иному сегменту нет. Определяется менеджером направления. Признак фиксируется в товарно-учетной системе предприятия.Справочник наименований ведется централизованно на предприятии. В настоящий момент:~30 000 – действующая номенклатура (есть товарный остаток)~78 000 – общее число элементов справочника номенклатураПредприятие реализовывает товары, как местных производителей (поставщиков) так и федеральных. Четкого процентного отношения местных и федеральных производителей (поставщиков) – нет.Как таковое планирование ассортимента в разрезе количества SKU на предприятии не ведется. Ассортиментная матрица в торгово-учетной системе не ведется.Описание процессаОтобразим на блок-схеме процесс ввода номенклатурной позиции в учетную систему предприятия.Схема процесса:Предусловия:Поставщик внесен в БД.Определена товарная иерархия номенклатурного справочника в БД.Шаги основного сценария:№ПользовательШаг1МенеджерОсуществляет самостоятельный поиск предложений поставщиков2ПоставщикПредлагает товары к поставке3МенеджерАнализирует предложения поставщиков4МенеджерПредложение не удовлетворяет условиям – возврат к поиску5Менеджер Предложение удовлетворяет условиям – формирование предложения на ассортиментный комитет6КомитетРассмотрение предложения7КомитетПредложение не удовлетворяет условиям – конец процесса8КомитетПредложение удовлетворяет условиям – мероприятия по вводу товара в ассортимент9МенеджерФормирование распоряжения на ввод новой номенклатурной позиции10МенеджерОтправка ценового распоряжения в магазин11МенеджерФормирование первоначального заказа товара на магазинОбщее описание:Поиск ассортиментных позицийПроцесс по поиску новых ассортиментных позиций в большинстве случаев инициируется категорийным менеджером, либо аналитическим отделом, либо поставщиком товарных позиций. В случае инициации поставщиком первоначально информация поступает в любой форме – устно, факсимильно, e-mail и т.д. Процесс сбора информации о поставщике и его товарном предложении стандартизован на предприятии Заказчика. Поставщик подготавливает анкету и товарное предложение в следующих документах:Комментарий1: к схеме процесса (AS -IS) см. стр. 11. В описании процесса не определена роль осуществляющего непосредственный ввод новой номенклатурной позиции. Комментарий2: к схеме процесса (AS -IS) см. стр. 11. Не отражен вариант попадания КП в аналитический отдел. Комментарий3: нумеровать все схемы с целью их однозначной идентификации. Анкета поставщика (обязательный документ для нового поставщика):В данном документе указывается вся контактная информация по поставщику, а также информация по выкладке, занимаемой площади по магазинам и возможным бонусным начислениям.Прайс-лист поставщика:В данном документе поставщик указывает данные в разрезе ассортиментных позиций:Штрих-кодТорговая маркаНаименование товара – в базе данных поставщикаФасовка – грамм в упаковкеБазовая цена с НДС – действующая цена на товар по прайс-листу поставщикаОтпускная цена с НДС для «БАРС» - цена, по которой поставщик готов поставить товар на предприятия ООО «Торговый дом БАРС»Ед. измеренияКоличество в упаковкеСрок годностиПроизводитель – полная информацияПоле «Ценовая категория» заполняется менеджером. Может принимать значения – эконом, средний и т.д.Анализ предложений поставщиковПредложения поставщиков первоначально анализируются менеджером. Процесс не автоматизирован. Ценовые предложения в основном анализируются по конкурентам. Процесс выполняется следующим образом:По ряду товаров собирается информация о розничных ценах основных конкурентовПо региону есть примерные данные о наценках конкурентов по товарам той или иной группыЗакупочная цена для конкурента рассчитывается путем вычета наценки из розничной ценыКроме ценового анализа применяется также анализ группы на предмет необходимости в товарной позиции, анализ товаров на выбытие из ассортимента, возможность бонусов, сроки поставок и т.д.Работа ассортиментного комитетаВ результате менеджер подготавливает свод предложений для представления их на ассортиментном комитете. Форма предложения также стандартизирована на предприятии Заказчика. Ее внешний вид представлен ниже.Предложение для ассортиментного комитета:Рассмотрим подробно поля данного документа:В документе присутствует информация из прайс-листа поставщика – Поставщик, торговая марка, оборудование, продукция и т.д.Фактическая площадь Барс, м2 Фактический профит Барс, руб. – за вычетом НДСАнализ доходности – сравнение показателей «профит + аренда» и «средняя по группе» с 1 м2 Данные по аренде площади выкладки – резерв площади под продукциюДанные по компенсациямДоговорным условиямОбсуждение данных, предоставленных менеджером, на ассортиментном комитете позволяют принять решения о вводе той или иной продукции в ассортимент торговых объектов.Результатом данной работы является документ - протокол заседания комиссии по рассмотрению коммерческих предложений и распоряжение, составляемое аналитическим отделом. На основании распоряжения АО (регламентирующего площадь выкладки продукции от поставщика) в торговом отделе составляется распоряжение о вводе новых позиций в ассортиментную матрицу. Заключение договора с поставщикомСледующим этапом является заключение договора с поставщиком. Договор содержит информацию об условиях поставки, оплаты, транспортировки, бонусах и т.д.Ввод информации в учетную систему предприятияНоменклатурный справочник ведется централизованно. Структура товарных групп не зафиксирована ассортиментной политикой, но новые товарные группы вносятся достаточно редко.Новый элемент в справочник номенклатуры вводится старшим оператором. Для этого оформляется соответствующее распоряжение на ввод позиции.В настоящее время на некоторые товарные группы разрешен ввод новых позиций на местах. Например, группа – Игрушки (из-за широты и часто обновляющегося ассортимента). В данном случае в код товара добавляется префикс магазина, в котором была внесена новая товарная карточка.Такая ситуация приводит к задвоенным товарным карточкам, о чем и сообщил Заказчик во время интервью.Основные реквизиты карточки товара:Код товара (уникальное значение)Наименование товараПолное наименование товараТорговая маркаСтранаЕдиница измеренияШтрихкодРазрешить продажу (Определяет возможность товара продажи через кассы магазинов. Выгружается в кассы и привязан к конкретному складу).Наценка на группуВнешний вид номенклатурной карточки:Рис.1Рис. 2Рис. 3Ассортиментная матрицаПонятие ассортиментной матрицы присутствует на предприятиях Заказчика, однако на программно-аппаратном комплексе нет возможности реализовать ее контроль.Все распоряжения на ввод и вывод товара из ассортимента рассылаются по магазинам посредством факсимильного сообщения. В сообщении указаны номенклатурные позиции к вводу и выводу, а также информация по ценам закупки, наценке (или фикс. розничной цене), категории в которую осуществляется ввод новых позиций, дате ввода новых позиций, дате осуществления заказа, контактная информация о поставщике. Текущая система учета в настоящее время позволит заказать и принять любой товар по любой цене, находящийся в базе данных предприятия. Контроль в магазинах осуществляется путем просмотра распоряжений, полученных из центрального офиса.