Контрольная работа по делопроизводству

Контрольная работа по делопроизводству ...

1. История управления и делопроизводства.
Термины и определения ……………………………………….…….2
2. Акт …………………………………………………………………….14

1. История управления и делопроизводства.
Термины и определения ……………………………………….…….2
2. Акт …………………………………………………………………….14

от Комитета министров министр получал выписки из журналов заседаний, а направлял записки и представления.
Между собой министерства общались с помощью отношений, сообщений, официальных писем. Подчиненным направлялись предписания, а те в ответ посылали рапорты, донесения, представления.
Ход заседаний совещательных органов - Совета министра, Общего присутствия департамента - фиксировался в специальных журналах.
В XIX в. в системе управления и делопроизводстве произошли существенные изменения, что привело и к изменениям формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка входили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.
Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы и фамилию.
На протяжении XIX в. - начала XX в. создается законодательная платформа делопроизводства. В этот период регулярно издавались сборники образцов документов, называемые письмовниками. До 1917 года их было выпущено более 100.
В 1910 г., был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. В это же время была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.
Революционным шагом в делопроизводстве было изобретение пишущих машинок (последняя треть XIX в.). Текст документа стал более компактным, появилась возможность изготавливать одновременно несколько копий документа, что позволило экономить время на документирование. Несмотря на произошедшие изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась довольно громоздкой, несмотря на использование пишущих машинок.
Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы.
Неоднократно делались попытки рационализировать делопроизводство. Правила применения пишущих машинок, гектографов для копирования документов были приведены в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.7
Октябрьская социалистическая революция прервала процесс совершенствования буржуазного делопроизводства. Существующий государственный аппарат был разрушен до основания.
Высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).
Декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов» были отстранены от власти и работы в госучреждениях бывшие помещики, дворяне, представители купечества. А на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования. Следствием этого стало снижение уровня документационного обеспечения управления.
Новая власть быстро поняла необходимость законодательного оформления деятельности властных структур, упорядочения процессов документационного обеспечения. Одновременно было взято направление на упрощение и рационализацию делопроизводства. Правила оформления официальных документов были утверждены постановлением Совета народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений». 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны выпустил в свет постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», в соответствии с которым переписка по возможности заменялась переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами, был установлен строгий контроль за всеми распорядительными документами.
Советское делопроизводство не осталось в стороне от широко развернувшегося в 20-е годы движения за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ).
В 1923 г. при коллегии Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был создан Совет научной организации труда, производства и управления ( СовНОТ ), призванный координировать работы по НОТ в масштабах всей страны. СовНОТ вырабатывал основные принципы администрирования и научной организации управления, в том числе и документационного обеспечения.
В 1925-1926 гг. для дальнейшего развития советского делопроизводства при НК РКИ были образованы две крупные организации: Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой) и Институт техники управления (ИТУ). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники.
При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).
В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», определявших порядок текущего хранения документов и их утилизации.
В 1932 г. ИТУ был ликвидирован, специалисты подверглись репрессиям. В СССР прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.
Конституция СССР 1936 г. законодательно закрепила иерархию управленческих документов, определив виды распорядительных документов для каждого органа власти:
Верховный Совет СССР издавал законы;
Президиум Верховного Совета СССР - указы и постановления;
народные комиссары (Наркомы) - приказы и инструкции.
В стране не было единого организационного центра работы с документами, ведомственное «творчество» в области документирования отрицательно сказывалось на состоянии делопроизводства. В 1941 г. было проведено Первое Межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, обсуждаемой на совещании, были затронуты вопросы документационного обеспечения управления. Таким образом, была совершена попытка восполнить пробелы в области унификации и организации делопроизводства в СССР, но реализовать данную программу было не суждено. Началась Вторая мировая война.
Научная жизнь в области документоведения в годы войны не остановилась. В 1943 г. Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР» с указанием сроков хранения для каждой категории документов. Этот нормативный документ действовал до 1957 г.
В послевоенные годы главной задачей стало восстановление народного хозяйства. Вопросы совершенствования делопроизводства отошли на второй план. Первые значимые события в области развития советского делопроизводства произошли в 1958 г. Постановлением Совета Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР».
В 1960 г. в Москве созывается Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На этом совещании были озвучены предложения по совершенствованию работы с документами, созданию единой системы делопроизводства в стране, внедрению средств механизации в сферу управления.
Большое значение для введения единообразия в делопроизводство и архивацию в различных учреждениях страны имели «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые были утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г.
Ключевую роль в развитии советского делопроизводства сыграло постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в ССС», где было поручено разработать Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД). В 1966 г. при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого и стала разработка ЕГСД.
В 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», на основе которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), который готовил специалистов по документационному обеспечению управления. Создание этих учреждений позволило совершить качественный скачок и получить положительные результаты в развитии отечественного делопроизводства.
Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.
Развитие советского делопроизводства в 70-80-е гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.8
2. Акт
Актом называетя документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, передаче товарно-материальных ценностей, инвентаризации, передаче дел при смене должностных лиц, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов, проведении испытаний новых изделий, оборудования и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на определенный период времени.9
Содержание акта
В заголовочной части акта размещаются реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является исходящим документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Основное содержание акта включает заголовок и текст.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.