Разработка Web-приложения для автоматизации работы с электронным архивом

произведен анализ трех ведомств. возможен торг ...

На сегодняшний день, на рынке программных продуктов существует ряд решений, для ведения архивов и контроля над документооборотом. Далее рассмотрены наиболее распространенные из них:
– «СкайДокАрхив»;
– «ЭОС Архивное дело»;
– «1С: Документооборот 8».
Первым был рассмотрен «СкайДокАрхив» – настраиваемая система для автоматического ведения базы документов с возможностью присоединения к ним дополнительных атрибутов и управлением доступом к отдельным разделам базы [2].Система обеспечивает:
– создание структурированных хранилищ документов;
– возможность регистрации и учёта документов;
– уменьшение влияния человеческого фактора в технических процедурах делопроизводства и документооборота;
– возможность обработки электронного потока информации;
– защищённость конфиденциальных данных;
– снижение риска потери информации;
– распределение доступа к хранимой информации.
Основным недостатком системы «СкайДокАрхив» является нацеленность на электронный документооборот и базирование на морально устаревшей платформе (MS Windows XP и Internet Explorer 5) [2]. По этой причине СкайДокАрхив не подходит для решения поставленной задачи и не может быть использован для работы в «ГУДХОО».
Второй была рассмотрена система «ЭОС Архивное Дело». Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) предлагает комплексное решение, призванное обеспечить безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. «ЭОС Архивное Дело» – это тиражируемый, продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел [3].
Ранее система не являлась тиражируемым продуктом. На его базе были выполнены крупнейшие заказные проекты по автоматизации архивов в Совете Федерации Федерального собрания РФ, в Счетной палате РФ, в ОАО «Мосэнерго».

В настоящее время значительно возрос объем и оборот данных во всех сферах жизнедеятельности человека. Процесс накопления, обработки и использования данных постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования программных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
Несмотря на набирающий обороты электронный документооборот, многие учреждения до сих пор не имеют возможности отказаться от бумажного обмена документами. С этим связаны проблемы хранения, поиска и обработки документов. Объём документооборота с каждым годом неуклонно растёт, и стандартные методы обработки, без использования возможностей современной компьютерной техники, не позволяют решить поставленные задачи.
Для решения задачи ведения электронного архива использу ются различные технологии, включая приложения с Web-интерфейсом. Такие приложения выгодно отличаются от конкурентов простотой установки и настройки, возможностью легко расширения набора функций и низкими требованиями к ресурсам. Кроме того, Web-интерфейс даёт возможность легко переносить приложение с компьютера на компьютер, или запускать с удалённой машины по сети.
Проблема ведения архива документов актуальна для ГУ «Главное управление дорожного хозяйства Оренбургской области» (ГУДХОО). Управление занимается контролем состояния дорог и управлением дорожными организациями всей Оренбургской области. При работе предприятия скапливается большое количество различных документов, которые помещаются в архив. Необходимо следить за состоянием архива, и своевременно списывать документы, согласно статье, по которой они хранятся. Кроме того, необходимо выдавать документы сотрудникам для изучения и вести учет выдач.

3):Т`ОБЩ = tТЗ + tЭП+ t`ТП+ t`РП+ t`В,(4.3)где t`ТП–затратытруда на стадии технического проекта с учётом поправки; t`РП– затраты труда на стадии рабочего проекта с учётом поправки;t`В–затраты труда на стадии внедрения с учётом поправки.Для расчета затрат труда на стадии технического проекта с учетом поправки по формуле (4.1) и на основе справочной таблицы (4.7) рассчитаем поправочный коэффициент на использование разных видов информации:Теперь с учетом поправки на использование разных видов информации и на основе справочной таблицы(4.10) вычислим затраты труда на стадии технического проекта с учетом поправки:t´ТП=30·1·1 =30дней.Для расчета затрат труда на стадии рабочего проекта с учетом поправки по формуле (4.1) и на основе справочной таблицы (4.8) рассчитаем поправочный коэффициент на использование разных видов информации:С учетом поправки на использование разных видов информации и на основе справочных таблиц (4.9) и (4.10) вычислим затраты труда на стадии рабочего проекта с учетом поправки: дней.Для расчета затрат труда на стадии внедрения используются поправочные коэффициенты из справочных таблиц (4.9) и (4.10). дней.Таким образом, общие затраты труда на разработку программного продукта с учётом поправочных коэффициентов составят:Тобщ= 31+30+30+46+10 = 147 дней.Чтобы определить количество человек U, необходимое для выполнения работы следует воспользоваться формулой (4.4).U = ,(4.4)где –общие затраты труда без поправочных коэффициентов; –общие затраты труда с поправочными коэффициентами.Подставив в формулу (4.4) числовые значения трудозатрат получим:U = .В данном случае не требуется привлечения дополнительных людей для разработки программного продукта. То есть с поставленной задачей в установленные сроки способен справиться один квалифицированный программист.Расчёт себестоимости программного продуктаСебестоимость программного продукта вычисляется по формуле (4.5):C = Мвс +Э + + ++Н,(4.5)где Мвс– затраты на вспомогательные материалы, руб.; Э –затраты на электроэнергию на технологические цели,руб.; – основная зарплата разработчика, руб.,– дополнительная зарплата разработчика, руб.; –выплаты на социальное страхование и обеспечение, руб.; Н – накладные расходы, руб.Затраты на вспомогательные материалыприведены в таблице (4.11).Таблица 4.11 – Затраты на вспомогательные материалыНаименование затратКоличество, шт.Сумма, р.1. Тонер для принтераHpLaserJet 101812002. Упаковка бумаги для принтера (500 лист.)11303. DVD-R+ Verbatim10127Итого:457Затраты на электроэнергию рассчитываются по формуле (4.6):,(4.6)гдеР–мощность потребляемой электроэнергии, Кватт;– стоимость одного киловатт–часа электроэнергии, руб.,– общие затраты труда на разработку программного продукта, час; – коэффициент загрузки компьютера.Подставив в формулу (4.6) числовые значения вычислим затраты на электроэнергию:Э = 0,37·2,07·(147·6)·0,5= 337,76 р.Основная заработная плата разработчика рассчитывается по формуле (4.7):,(4.7)гдеСчтс–часовая тарифная ставка разработчика, руб.;Т`общ–общие затраты труда на разработку программного продукта, час.Подставив в формулу (4.7) числовые значения вычислим основную заработную плату разработчика:3°зп= 50·(147·6) = 44100 руб.Дополнительная заработная плата разработчика составляет 10% от основной зарплаты, то есть = 4410 руб.Выплата на социальное страхование и обеспечение определяются по формуле (4.8).,(4.8)гдеRсм– коэффициент выплаты на социальное страхование и обеспечение,Rсм=0,26.Подставив в формулу (4.8) числовые значения вычислим выплаты на социальное страхование и обеспечение:Зсн = (44100 + 4410)·0.26 = 12612.6 руб.Накладные расходы рассчитываются по формуле (4.9):Н = 0.1·(),(4.9)Подставив числовые значения в формулу (4.9) получим: Н = 0.1 · (44100 + 4410) = 4851 руб.Теперь, зная все числовые значения можно рассчитать полную себестоимость разработанного программного продукта:С = 457 + 337.76+ 44100 + 4410 + 12612.6 + 4851= 66767.97 руб.В таблице (4.12) сведены результаты расчётов себестоимости программного продукта.Таблица 4.12 – Калькуляция себестоимости программного продуктаНаименование статей расходовЗатраты, рубВспомогательные материалы457Основная зарплата44100Дополнительная зарплата4410Выплата на социальное страхование и обеспечение12612.6Затраты на электроэнергию337.76Накладные расходы4851Полная себестоимость66767.97Расчёт экономического эффекта от внедрения программного продуктаЭкономическийэффектотвнедренияпрограммногопродукта рассчитывается по формуле (4.10):, (4.10)гдеN– количество обрабатываемых документов;t1,t2– трудоёмкость обработки документов до и после внедрения программы;Cчтс–часовая тарифная ставка пользователя, Cчтс = 25 руб.;Kдоп–коэффициент отчислений на дополнительную зарплату, Kдоп = 0.1;Kсн–выплаты на социальное страхование и обеспечение,Kсн= 0.26;Eн–нормативный коэффициент окупаемости кап. вложений, Eн= 0.39;К– дополнительные капитальные вложения, связанные с разработкой программного продукта.Используя ранее рассчитанные значения и подставив их в формулу (4.10), получим значение экономического эффекта:Эуг = 8000·(16-7)·25·0.1·0,26-0,39·66767,97= 20760,5 руб.Срок окупаемости программного продукта рассчитывается по формуле (4.11):,(4.11)гдеСпр– себестоимость программного продукта, руб.;С1– стоимостные затраты при использовании ручного труда, руб.; С2– стоимостные затраты при использовании программы, руб. Для расчёта стоимостных затрат воспользуемся формулой (4.10):С1 =8000·16·25·0,1· 0.26 - 0.39·66767,97= 57160,5 руб.С2 =8000·7·25·0,1· 0.26 - 0.39·66767,97= 10360,5 руб.Подставив в формулу (4.11) посчитанные числовые значения, получим: года или 18 мес.Полученные экономические показатели проекта сведены в таблице 4.13.Таблица 4.13 – Экономические показатели проектаНаименование показателяЕд. изм.Затраты, р.Основная заработная плата разработчикар.44100Дополнительная заработная плата разработчикар.4410Выплатая на социальное страхование и обеспечениер.12612.6Накладные расходыр.4851Затраты на электроэнергиюр.337.76Вспомогательные материалыр.457Полная себестоимость программного продуктар.66767.97Экономический эффект р.20760,5Срок окупаемости программного продукталет1,43Вывод по четвертой главеТаким образом, в четвертой главе было проведено технико-экономическое обоснование разрабатываемого программного средства,была рассчитана трудоемкость разработки, себестоимость программного средства, экономическая эффективность от внедрения, а так же срок окупаемости. Полная себистоимость составила 66768 рублей, срок окупаемости – 1,43 года.Мероприятия по обеспечению безопасности трудаАнализ и обеспечение безопасных условий трудаПерсональная электронно-вычислительная машина (компьютер) является источником вредного воздействия на человека. С целью наименьшего влияния вредных факторов на пользователя ПЭВМ, необходима организация рабочего места в соответствии с нормами, установленными СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 [17] «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы», для чего в свою очередь производится анализ рабочего места относительно данных норм.Визуальные эргономические параметры ВДТ являются параметрами безопасности, и их неправильный выбор приводит к ухудшению здоровья пользователей. Все ВДТ должны иметь гигиенический сертификат, включающий, в том числе оценку визуальных параметров.При оснащении рабочего места разработчика были учтены показатели и оптимальные значения критерий, по которым проводился анализ рабочего места. В первую очередь проводились сравнения допустимых визуальных параметров устройств отображения информации, результаты которых представлены в таблице 5.1.Таблица 5.1 –Результатысравнений допустимых визуальных параметров устройств отображения информацииПараметрыДопустимые значенияРеальные значенияЯркость белого поляНе менее 35 кд/м250 кд/м2Неравномерность яркости рабочего поляНе более ± 20 %16 %Контрастность (для монохромного режима)Не менее 3:11000:1Временная нестабильность изображения (непреднамеренное изменение во времени яркости изображения на экране дисплея)Не должна фиксироватьсяНетПространственная нестабильность изображения (непреднамеренные изменения положения фрагментов изображения на экране)Не более 2 x 1E(-4L), где L - проектное расстояние нблюдения, мм-5LДля дисплеев на ЭЛТ частота обновления изображения должна быть не менее 75 Гц при всех режимах разрешения экрана, гарантируемых нормативной документацией на конкретный тип дисплея. И не менее 60 Гц для дисплеев на плоских дискретных экранах (жидкокристаллических, плазменных), чему соответствует значение для дисплея компьютера разработчика (100 Гц) [18].Следующим этапом анализа безопасных условий труда, было определение микроклимата в помещении, где установлена ПЭВМ и сравнение его с оптимальными значениями, которые представлены в таблице 5.2.Таблица 5.2– Оптимальные параметры микроклимата во всех помещений с использованием ПЭВМТемпература, ºСОтносительная влажность, %Абсолютная влажность, г/м3Скорость движения воздуха, м/с196210< 0,1205810< 0,1215510< 0,1Температура в холодный период времени в помещений с компьютерами составляет 20 °С, относительная влажность воздуха составляет от 51 до 57 %, скорость движения воздуха приблизительно 0,05 м/с. В теплый период времени температура воздуха в помещение с компьютером составляет также 20 °С, относительная влажность воздуха составляет от 55 до 60 %, скорость перемещения воздуха приблизительно 0,1 м/с. Содержание вредных химических веществ в воздухе не превышает среднесуточной концентрации для атмосферного воздуха. Микроклимат помещения удовлетворяет оптимальным нормам микроклимата в холодный период года, при применении только стационарного отопления, без применения дополнительных отопительных систем.Микроклимат помещения удовлетворяет оптимальным нормам микроклимата в теплое время года, что соответствует требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» [17]. Для нормализации ионного состава воздушной среды после каждых 2- 3 часов работы, в помещении проводится проветривание, путем открытия оконных рам и предусмотренных для этих целей оконных форточек. Время проветривания составляет от 5 до 10 минут. В целях предотвращения вредного влияния на организм работающих пылинок с аэроионами ежедневно проводится влажная уборка помещения и удаляется пыль с экрана монитора при выключенном дисплее. Для исключения влияния статического электричества на работающего человека не рекомендуется при включенном дисплее дотрагиваться до экрана руками.Далее рассматриваются требования, и соответствия им, к освещению помещений и рабочих мест с ВДТ и ПЭВМ.Искусственное освещение помещения представляет собой комбинированную систему: общее и местное освещение. Источником общего освещения являются светильник серии ПВЛ-1, а местного освещения – люминесцентные лампы типа ЛБ40. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа составляет 200 лк, что соответствует нормам [19]. Помещения для работы на компьютерах должны иметь естественное и искусственное освещение.Естественное освещение осуществляется через два оконных проема, ориентированных на северо-восток, и обеспечивает коэффициент естественной освещенности (КЕО) 1,5 %.Площадь оконных проемов 3 м. Светопроемы обеспечивают коэффициент естественной освещенности е = 1,5 %, что соответствует нормированному значению для зданий расположенных в световом климатическом поясе. Естественное освещение осуществляется через светопроемы, ориентированные на северо-восток, что соответствует с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» [17].Освещение, организованное на рабочем месте проектировщика, полностью соответствует нормам, указанным в СанПиН 2.2.2/2.4.1340 – 03 [17].Оборудование рабочего места имеет следующие параметры: высота рабочего стола составляет 750 мм, ширина 1400 мм и глубина 725 мм; рабочий стол имеет пространство для ног высотой 660 мм, шириной 550 мм, глубиной 650 мм; рабочий стул (кресло) оборудован подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки устройством, а также возможностью изменения расстояния от спинки до переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра осуществляется независимо, легко и имеет надежную фиксацию. Это обеспечивает поддержание рациональной позы при работе, позволяет менять положение тела с целью уменьшения статического напряжения мышц и учитывать рост работающего. Стул оборудован стационарными подлокотниками. Поверхность сиденья и спинки стула полумягкая, с неэлектризующим покрытием. Основные параметры стола и стула для оператора ЭВМ полностью удовлетворяют стандартам [20].Уровень шума на рабочем месте при включенном компьютере и периферийного оборудования составляет 50 дБА,что соответствует нормам.ЭВМ, которой оснащено рабочее место, в полной мере соответствуют требованиям, предъявляемым к персональным электронно-вычислительным машинам. Монитор имеет возможность поворота корпуса в горизонтальной и в вертикальной плоскости в пределах 35 С, минимальный размер элемента отображения (пикселя) 0,28 мм. Клавиатура связана с центральным блоком ЭВМ с помощью шнура, что позволяет менять место ее расположения, в зависимости от удобства использования ее оператором [21].Для видов деятельности установлено три категории тяжести и напряженности работы с ПЭВМ, которые определяются для групп А, Б, В. В нашем случае разработчик считывает около 40000 знаков за смену, что соответствует группе А и IIкатегории работы с ПЭВМ. Суммарное время регламентированных перерывов в зависимости от продолжительности работы, вида и категории трудовой деятельности с ПЭВМ, при восьми часовой смене, составляет 70 минут.При работе на ПЭВМ основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, источником которых являются дисплеи (мониторы). Другим источником вредного воздействия является электростатический заряд, скапливающийся на лицевой поверхности дисплея и вызывающий деионизацию атмосферы вокруг оператора.Как правило, интенсивность этих факторов значительно ниже ПДУ, предусматриваемых стандартами, что не дает основания ожидать их сильного влияния на организм человека.Электробезопасность обеспечивается в соответствии с ГОСТ 12.1. 030. - 81. Опасное и вредное воздействие на людей электрического тока проявляется в виде электротравм и профессиональных заболеваний.Электробезопасность в отделе обеспечивается техническими способами и средствами защиты, а так же организационными и техническими мероприятиями.Рассмотрим основные причины поражения программиста электрическим током на рабочем месте:1) Прикосновение к металлическим нетоковедущим частям системного блока ПЭВМ, которые могут оказаться под напряжением в результате повреждения изоляции.2)Запрещенное использование электрических приборов, таких как электрические плиты, чайники, обогреватели.Так как все токоведущие части ЭВМ изолированы, то случайное прикосновение к токоведущим частям исключено.Для обеспечения защиты от поражения электрическим током при прикосновении к металлическим нетоковедущим частям, которые могут оказаться под напряжением в результате повреждения изоляции, я рекомендую применять защитное заземление.Заземление корпуса ЭВМ обеспечено подведением заземляющей жилы к питающим розеткам. Сопротивление заземления 4 Ом, согласно (ПУЭ) для электроустановок с напряжением до 1000 В.Электрические провода и кабели локальной сети помещены в защитные короба и проложены в огнеупорной гофре; розетки оборудованы защитным заземлением, тем самым электробезопасность удовлетворяет требуемым нормам.Для предупреждения поражения электрическим током должна осуществляться правильная эксплуатация и своевременный ремонт ЭВМ. Основными мерами защиты от поражения током являются:- изоляция;- защитное заземление;- защитное отключение;- применение специальных электрозащитных средств.Здание оснащено огнетушителями ОУ-4 по ГОСТ 28130-89 в легкодоступных местах возле легковоспламеняющихся материалов.Для обеспечения безопасности и улучшения уловий труда рекомендуется провести следующие мероприятия.Для снижения нагрузки на фактор продолжительности непрерывной работы, необходима организация перерывов на 10 - 15 мин. через каждые 45 - 60 мин. работы. Такие мероприятия помогут предотвратить болезни связанные с опорно-двигательным аппаратом, снизят стрессовое напряжение, и улучшит рабочее настроение.Для уменьшения вредного воздействия на организм человека ЭЛТ мониторов, рекомендуется заменить их на плоских дискретных экранах.Для снижения уровня шума вызванного работой компьютеров, серверов и оргтехники, рекомендуется использовать шумоподавляющие материалы в обстановке офиса. Такие как ковралин или мягкая мебель.Расчёт требуемого воздухообмена в помещенииОдним из способов поддержания химического состава воздуха, удовлетворяющего санитарно-гигиеническим требованиям, является общеобменная вентиляция помещений. Для поддержания в помещениях требуемых гигиенических параметров воздушной среды необходимо постоянно удалять загрязненный (отработанный) воздух и предусматривать поступление чистого воздуха, т.е. осуществлять воздухообмен.Организация воздухообмена заключается в обоснованном выборе способа распределения и удаления воздуха, типа и производительности воздухораспределителей и вытяжных устройств, необходимых для достижения нормируемых или заданных параметров воздуха в обслуживаемой зоне помещений. Эти параметры устанавливаются главным образом в результате взаимодействия приточных воздушных струй с тепловыми конвективными потоками, возникающими над людьми и технологическим оборудованием, а также с потоками воздуха, создаваемыми движущимися частями оборудования, поэтому изучению технологических особенностей данного помещения, размещению, выбору и расчету распределителей приточного воздуха следует уделять большое внимание. Работы последних лет показывают, что организация удаления воздуха из помещения, которой в прошлые годы уделялось мало внимания, также требует обоснованных решений. При размещении воздухораспределителей и вытяжных устройств следует исходить из того, что кондиционирование воздуха устраивается для части помещения, именуемой обслуживаемой (или рабочей) зоной, для пространства высотой 2 м над уровнем пола или площадки, а для помещений, в которых сидят или сидя работают люди [22].При кондиционировании воздуха равномерность его параметров в обслуживаемой зоне имеет большое значение, поэтому воздух обычно выпускают в верхней зоне помещения по возможности ближе к обслуживаемой зоне. В тех случаях, когда воздух выпускают в обслуживаемой зоне, учитывается, что на расстоянии до 1 м от воздухораспределителя при горизонтальном и наклонном направлениях струй и на расстоянии до 0,5 м при выпуске воздуха вертикально вверх параметры в обслуживаемой зоне не нормируются. Выпуск воздуха в пределах обслуживаемой зоны, применяют в производственных помещениях для создания воздушных оазисов на рабочих местах, в постах управления технологическим оборудованием, в помещениях электронно-вычислительных машин (воздух подается через воздухораспределители, вмонтированные в пол), в зрительных залах театров и залах заседаний (воздух подается через спинки кресел в направлении зрителей, сидящих в следующем ряду) и в других помещениях.Необходимый воздухообмен рассчитывается по двум факторам: числу работников в помещении, избыточному теплу.Расчет необходимого воздухообмена по числу работниковНеобходимый воздухообмен в помещении, в зависимости от числа находящихся в нем людей, определяется из выражения [22]:L=n∙L',(5.1)где L – необходимый воздухообмен в помещении, м3/ч;n – число людей в помещении;L - расход воздуха на одного человека в зависимости от приходящего на него объема (V) помещения, м3.При V= 20 м3, и менее, на одного человека L= 20 м3/ч.При V более 20 м3и при наличии естественной вентиляции воздухообмен не рассчитывается, а при ее отсутствии L= 60 м3/ч.