Порядок оформления телефонограммы

Нормативное оформление документов ...

Содержание

Введение …………………………………………………………..…………3
1. Понятие, задачи и регламентация телефонограммы ………………………4
2. Порядок оформления, регистрации и хранения телефонограмм……….9
3. Допустимость телефонограммы как судебного извещения ………….….16
Заключение …………………………………………………………………21
Приложения ………………………………………………………….…….23
Список использованной литературы …………………………………….27

Введение


Сегодня телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации....

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Как правило, не более 50 слов. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В большинстве организаций установлены типовые формуляры, в соответствии с которыми в дальнейшем и создаются телефонограммы (Приложение №1).Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.В основном телефонограммы составляются по следующей форме:должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы (Приложение №2). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.Важно отметить, что датой телефонограммы является дата ее передачи, а не составления. Хотя учитывая, что основной ее задачей является оперативная передача данных, обычно телефонограммы отправляются тут же в день их составления.Прием или регистрация телефонограмм также имеет свои особенности. Так, поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Зарегистрированные (записанные) телефонограммы оперативно передаются руководителям или исполнителям, которым они адресованы.Итак, прием телефонограмм происходит в следующем порядке. В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Записывать телефонограмму можно любым удобным способом: от руки на черновике, путем ввода текста на компьютер или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, главное, дословно зафиксировать информацию. Основные моменты, которые должно понимать лицо, принимающее телефонограмму (секретарь или делопроизводитель) это кому, от кого и что именно передано. Также необходимо выяснить у звонящего:•исходящий номер телефонограммы;•сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма (должность и Ф.И.О.);•кто является непосредственным отправителем (должность и Ф.И.О.);В конце нужно сообщить данные: о себе (лице, принявшем телефонограмму) те же самые данные (должность и Ф.И.О.), а также входящий номер телефонограммы (если в организации учитывается / регистрируется этот вид документов). После этого обязательно записанное сообщение перечитывается отправителю. Это помогает избежать неточностей и досадных ошибок. Следующим шагом является придание зафиксированной информации формы документа. Оформление полученной телефонограммы также регулируется ведомственными актами (приказами, распоряжениями) или Инструкцией по делопроизводству организации. При фиксировании телефонограммы важно помнить, что ее юридическая сила определяется обязательными реквизитами:•исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;•должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;•должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;•входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.Без отражения этих данных принятая телефонограмма не имеет силу документа, и будет представлять просто законспектированный текст телефонного разговора. Кроме перечисленного, желательно указать дату и время приема информации.Особенно стоит обратить внимание на состав подписей. Телефонограмма является оригинальным документом, который составляется и его автором, и получателем сообщения (т.е. оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается). Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно, проставить только личные росчерки:•лица, от имени которого передается сообщение (автора), и•лица, технически его передавшего (например, секретаря).А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону. Остальные подписи тоже нужно оформить (Ф.И.О. и должности лиц), но они останутся без личных росчерков (Приложение №3). Помимо указанного оформления существует также возможность фиксации принятых телефонограмм путем их записи в журнале (Приложение №4). Ведение журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи и получения информации (считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом). В этом случае оформления телефонограмм в качестве самостоятельных документов не требуется. Важно лищь отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. В государственных органах в основном применяется имеено такой способ фиксации телефонограмм (например, Приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871).Как правило, дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.Нормативные документы не содержат никаких требований к регистрации телефонограмм. Следовательно, данный момент должен быть отдельно регламентирован в каждой конкретной организации. Так, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию, будет подшит в дело по вопросному принципу.Помимо этого возможно регистрировать принятые телефонограммы предполагает вместе с прочими служебными письмами. В этом случае телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.К сожалению, на практике можно встретить довольно не понятный подход к работе с телефонограммами. Так, случается, что исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам, подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу. Можно ли считать такой документ телефонограммой или все же это обычное письмо? Все-таки суть передачи телефонограммы заключается в самом процессе отправки и фиксации данных. Здесь же сообщение не было проговорено по телефону, и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. Следовательно, говорить о том, что в данном случае мы имеем дело с телефонограммой довольно проблематично.Телефонограммы являются средством передачи оперативной информации, т.е. данные документы по своему смыслу требуют немедленного исполнения, несмотря на то, что такое положение нигде не закреплено. В связи с этим очень важно, чтобы Инструкция или Положение по работе с телефонограммами, отражали срок ее обработки и передачи адресату. Зачастую получатель телефонограммы самостоятельно определяет срок ее исполнения, поэтому необходимо, чтобы принимающее должностное лицо понимало суть данного вида документа и следовало четко указанному сроку.Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии. Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то согласно вышеуказанному Перечню их рекомендуют хранить в течение 3 лет (ст. 258).Таким образом, правила оформления, регистрации и хранения телефонограмм имеют важное значение для правильного исполнения данного документа. В связи с отсутствием в нормативных актах четко определенных правил, необходимо, чтобы данные вопросы нашли свое отражение в локальных актах организаций и ведомств (Инструкциях или Положениях по делопроизводству). Особое внимание следует обратить на обязательные реквизиты, телефонограммы, при отсутствии которых она не имеет юридической силы. К ним относятся: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Допустимость телефонограммы как судебного извещенияИзвещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено практически всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (КоАП РФ), ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме Уголовно-процессуального кодекса РФ. В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Ч.1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (АПК РФ) телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Такие рекомендательные положения в общей форме применимы и к телефонограммам, выступающим в роли судебных извещений. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации. Например, в ней ограничен круг получателей телефонограммы только должностными лицами Комитета, количество слов не более 30, а также предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Иные нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.Редкие инструкции, разработанные для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм. Две из 10 произвольно отобранных и изученных инструкций (методических рекомендаций, принятых в Волгоградской, Курской, Ленинградской, Липецкой и Челябинской областях, Краснодарском и Пермском краях, Ханты-Мансийском автономном округе - Югре, городах Москве и Санкт-Петербурге) предусматривают ведение журнала регистрации исходящих и входящих телефонограмм. Прочие обходят затронутый вопрос стороной. И только в одной области, Челябинской, телефонограммам посвящен отдельный пункт, который предусматривает их подписание мировым судьей, регистрацию в журнале, а также проставление после передачи даты и времени передачи, Ф.И.О. и номеров телефонов передавшего и принявшего. Правила определения юридической силы телефонограммы, рекомендуемые Росархивом, данной инструкцией не восприняты.Передача телефонограмм российскими судами в адрес физических лиц сегодня довольно широко распространена. Однако позиция вышестоящих судов при подаче гражданами жалоб на судебные постановления в связи с применением данного способа уведомления неоднозначна.Так, Иркутский областной суд в Определении от 16.12.2010 по делу №33-9090-10 указал, что «каждый из участников процесса был извещен о судебном заседании посредством телефонной связи. Требование процессуального закона о фиксации получения извещения участниками процесса в данном случае исполнено. Ссылки в жалобах на недостатки по оформлению телефонограмм не могут повлечь отмену судебного постановления, поскольку указанные нарушения к неправильному разрешению дела не привели. Никто из ответчиков в жалобах сам по себе факт извещения о времени и месте судебного заседания не отрицал».Заместитель председателя Кировского областного суда в одном из Постановлений (дело №7А-281/2012) отметил следующее: «Телефонограмма направлена секретарем судебного заседания по номеру телефона, соответствующему указанному заявителем в надзорной жалобе. Данная телефонограмма имеет необходимые реквизиты: указание на того, кто передал и принял, номера телефонов, время и место, дату, текст сообщения, наименование должности и подпись должностного лица.