Вход

Автоматизированная система документооборота школы

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Отчёт по практике*
Код 298395
Дата создания 05 марта 2014
Страниц 34
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
2 880руб.
КУПИТЬ

Описание

Актуальность настоящей работы обусловлена тем, что существующая система документооборота БОУ г. Омска «СОШ № 104" не удовлетворяет потребностям пользователей системы и не может обеспечить функции по контролю исполнения документов школы.
...

Содержание

Введение 3
Раздел I. Характеристика и общий анализ деятельности объекта автоматизации 5
Раздел II. Анализ информационной системы предприятия 13
Раздел III. Реализация программного модуля (ИС, сайта и пр.) 20
Самоанализ 29
Заключение…………………………………………………………………………………………31
Список используемой литературы 32
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 34

Введение

Разрабатываемая в проекте автоматизированная программная система ориентирована на выполнение следующих функций:
- получение справочной информации о документах;
- учет и регистрация документов школы;
- получение справочной информации об исполнителях;
- реализации механизмов контроля выполнения документов;
- упорядочивание работы с документами (сортировка, выборка и т.д.)
- получение справочной информации о состоянии каждого документа.

Фрагмент работы для ознакомления

п. С документами - независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. Документ, поступивший в организацию извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Кроме того, документ в своем тексте уже может содержать поручения конкретным исполнителям, с указанием того, что необходимо сделать и в какие сроки.Исполнители, по мере выполнения резолюций по документу (либо пунктов самого документа), возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам и контролерам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации. Документ, созданный в организации, также сначала регистрируется. При этом если документ предназначен для использования в организации, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.Для реализации основных функций, возлагаемых на автоматизированную систему учета необходимо проведение действий, представленных в таблице 1.2 «Ведение справочника отделов организации» (Z43);«Справочник корреспондентов/адресатов» (Z44);«Справочник стандартных текстов резолюций» (Z45);«Справочник стандартных отчетов» (Z46) и т.д.Таблица 1.2Основные действия для реализации функций системыОсновные функцииОсновные действияФормирование отчета о текущем состоянии документа;Создание необходимых таблиц базы данных, для хранения информации о документе.Разработка программных процедур для управления.«Регистрация входных документов» .Создание необходимых таблиц и полей базы данных, для хранения информации о документахВедение локального справочника сотрудниковСоздание необходимых полей базы данных о месте работы сотрудника.Создание необходимых таблиц базы данных, для хранения информации о месте работы.Разработка необходимых программных процедур для реализации функций.Справочник корреспондентов/адресатов1. Разработка необходимых программных процедур для реализации функций.Справочник стандартных текстов резолюцийСоздание необходимых полей базы данных , для хранения информацииСоздание необходимых программных процедур.Ведение справочника отделов Создание необходимых полей базы данных, для хранения информацииСоздание необходимых программных процедур.Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи Автоматизация документооборота школы предназначена для решения автоматизации повседневной работы секретаря и завуча школы, ведущих оперативный учет документов школы.Основной единицей информации в системе является документ. При поступлении документов заводится карточка, в которую заносится полная информация о документе. Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие организации. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций сотрудников школы, которую планируется осуществить на практике.Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков: низкая производительность труда из-за большого числа вычислений; большая трудоемкость; необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач; низкая оперативность; несовершенство организации сбора и регистрации информации;недостоверность получаемых результатов. Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.Руководящий состав школы имеет право электронной подписи документов, данные об электронной подписи будут храниться в таблице и справочнике резолюций.Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рисунке 1.6.Рис. 1.6 Схема документооборотаФункции автоматизированной системы учета информации о сотрудниках могут быть достигнуты, за счет использования вычислительной техники и программных средств. Учитывая, что поиск информации, сведений и документов учета в деятельности специалистов отдела перемещений сотрудников составляют порядка 30% рабочего времени, то внедрение автоматизированной системы учета позволит существенно высвободить квалифицированных специалистов. Это может привести к экономии фонда заработанной платы, уменьшения штата сотрудников, однако могут привести и к введению в штат сотрудников отдела штатной единицы оператора, в обязанности которого будет входить ввод сведений о протекающих бизнес-процессах составления приказов и учета сотрудников.Описание свойств ИС, требуемых для решения выбранной задачи Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе. Общий вид системы представлен на рис. 1.7. Рис. 1.7 Информационная модель разрабатываемой системыАнализ построенной информационной модели позволил выделить ряд областей, которые формализуют функционирование системы. Учитывая специфику информационной модели, как объекта характеризующего последовательно циркулирующие информационные потоки, кратко охарактеризуем его структуру. Формально разработанную модель можно представить в виде 4-хвзаимно не пересекающихся областей, соответствующих этапам функционирования системы. Область 1 отображает процесс ввода исходных данных и управляющих воздействий на систему, который осуществляют секретарь и завуч.Область 2 отображает то, что из базы ИС в рамках моделируемой задачи используются 8 справочников. Область 3 отображает то, что каждая из восьми справочников, формируется из таблицы. Область 4 отображает то, что моделируемая ИС предоставляет на выходе: инспектор отдела кадров имеет возможность получения отчетов, исполнители-сотрудники получают документы. Раздел III. Реализация программного модуля (ИС, сайта и пр.) Анализ существующих разработок для автоматизации задачи Одним из лидеров в области разработки решений для автоматизации документооборота является фирма "1С" и ее программный продукт для ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба – «1С:Зарплата и управление персоналом 8». В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом. В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других. Программа Отдел Кадров Плюс 2010 позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров и автоматизировать кадровый документооборот. Эффект от использования программы Отдел Кадров Плюс 2010 в работе отдела кадров высок как для предприятий с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций с большим числом персонала и высокой "текучестью" кадров (экономится время сотрудников отдела кадров за счёт автоматизации кадрового документооборота, внедрение программы Отдел Кадров Плюс 2010 существенно снижает время, необходимое на обработку информации и оформление кадровых приказов и документов).Среди других решений необходимо выделить, следующие- MaxApt QuickEye – анализ рабочего времени сотрудника: какие и когда программы запущены, как используются, группировка по типам (офисные и т.д.), построение отчетов и диаграмм;- FlexiServer Employee Management – учет прихода, ухода занятости сотрудника, основанный на контроле его компьютера;- ПК Персонал – ведение картотеки онлайн, создание и сохранение запросов к картотеке, отчеты, штатные расписания, картотека распоряжений и т.д.- Кадры ПЛЮС - формирует приказы, заявления, отчеты, типовые документы, ведет учет движения персонала, учет отработанного времени и многое другое.Таким образом, все рассмотренные комплексные средства учета обладают целым рядом недостатков, а так же отсутствуют эффективные решения в рассматриваемой предметной области. В связи с этим необходима разработка новой программной системы.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи Разработка стратегии реализации проекта автоматизации БОУ г. Омска «СОШ № 104» предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий - определение стратегических свойств ИС;- определение функциональности ИС в целом;- выбор стратегии автоматизации:- определение архитектуры;- формирование бизнес-планаРазличают следующие виды стратегий автоматизации:- полная ;- по направлениям;- по участкам;- хаотичная.Автоматизация организаций «по участкам» предусматривает внедрения небольших автоматизированных систем для прикрытия узких мест. Таким образом, через некоторое время организация будет представлять собой ряд разрозненных небольших автоматизированных систем, не согласованных друг с другом. Обычно такой вид автоматизации вызван непониманием руководства организации преимуществ комплексной автоматизации в долгосрочной перспективе, которое приведет к экономии средств на внедрение автоматизированных и информационных систем. В итоге приобретаются самые необходимые системы, которые опять же нагромождаются в набор несвязанных друг с другом элементов.При полном (комплексном) подходе организация рассматривается как сложная система взаимосвязанных компонентов, все «узкие» места которой необходимо автоматизировать для повышения общей эффективности системы.Таким образом, в качестве стратегии автоматизации выбран проект автоматизации по участкам.Развёрнутая постановка целей, задачи и подзадач автоматизации Автоматизация БОУ г. Омска «СОШ № 104», проводится с целью:минимизации времени обработки документов;обеспечения доступности отчета по документам практически в режиме «он-лайн» с исключением временного фактора трудозатрат специалиста на его составление;исключения рутинных операций, отвлекающих ресурс специалиста, таких как: заполнение форм документов, контроль над комплектностью первичных исходящих документов, поиск нужных форм на бумажном носителе, ксерокопирование, пр.;повышения оперативности принятия решения по документам, находящимся у исполнителей на всех уровня;минимизации времени на проверку отчетов по документам;оптимизации всех процессов в канцелярии и архиве;сокращение издержек на непроизводственные операции.Обоснование проектных решений 3.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечениюИнформационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки информации.Проектные решения представляют собой набор документов, с помощью которых происходит процесс автоматизации. Данный раздел описывает эти документы:Требования заказчика – документ, который описывает основные требования и пожелания заказчика по тому, как в конечном итоге должен выглядеть готовый продуктАнализ исследования – данный документ содержит информацию о проведенных исследованиях в рамках поставленной задачи. Для выявления более оптимального и эффективного выполнения поставленной задачи.Техническое задание - документ, содержащий основные технические требования, предъявляемые к будущему продукту, а так же исходные данные для разработки.Отчет – данный документ представляет собой полный отчет о проделанной работе над поставленной задачей. Тестирование – документ, содержащий в себе результаты тестирования, а так же описывающий обнаруженные недостатки в системе с целью их устранения.Устранение ошибок – этот документ содержит в себе выявленные ошибки на стадии внедрения и действия по их устранению.Внедрение - документ, содержащий в себе данные о том каким образом внедрить систему.Руководство пользователя - содержит в себе руководство по настройке системы, возможных ошибках и действий по их устранению.На основании данных документов происходит обоснование проектных решений оп информационному обеспечению.3.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечениюПрограммное обеспечение - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для их эксплуатации.Для обеспечения разработки возникает задача выбора оптимальных программных и информационных средств для реализации функций системы.При создании программного продукта основными критериями выбора средств разработки являлись: удобство использования;скорость разработки приложений и работы программы. Как дополнение к перечисленному, можно указать, что время разработки зависит от: предоставляемого программного инструмента, наличия предварительного опыта у разработчиков в использования соответствующих программных средств и наличия необходимых для их эффективного использования аппаратных средств. Обеспечить минимальное время разработки можно только при выполнении этих условий.Исходя из приведенных требований, выделим следующие характеристики средств разработки программного обеспечения и оценим их важность для рассматриваемого проекта по пятибалльной шкале.Наличие опыта разработки с использованием данного программного продукта. (Цель – максимизировать показатель, весовой коэффициент “5”). Оценка “1” соответствует отсутствию опыта у разработчика системы, оценка 5 соответствует большому опыту при использовании данного продукта, Оценка 3 характеризует средний опыт разработчика. Требования к вычислительным ресурсам (Цель – максимизировать показатель, весовой коэффициент 5) Оценка “1” соответствует “высоким требованиям”, оценка “3” средним требованиям, оценка “5” - низким требованиям к ресурсам машины.Предоставляемые возможности работы с базами данных. (Цель – максимизировать показатель, весовой коэффициент “5”). Оценка “1” соответствует отсутствию встроенных возможностей работы с базами данных, оценка “5” соответствует широкому спектру предоставляемых возможностей. Оценка “3” характеризует средний уровень возможностей работы с базами данных. Предоставляемые возможности создания интерфейса. (Цель – максимизировать показатель, весовой коэффициент 5). Оценка “1” соответствует отсутствию возможности проектировать современный интерфейс, оценка “5” соответствует широкому спектру предоставляемых возможностей. Оценка “3” характеризует средний уровень возможностей по проектированию интерфейса. Скорость работы разработанного программного обеспечения. (Цель – максимизировать показатель, весовой коэффициент 5). Оценка “1” соответствует низкой скорости, оценка 5 соответствует высокой скорости. Оценка “3” характеризует средний уровень скорости. По требованиям заказчика разрабатываемая автоматизированная система должна работать под операционной системой Windows. Поэтому ограничим выбор программных средств удовлетворяющих этому требованию. Среди современных доступных средств разработки для операционной системы Windows можно выделить наиболее часто используемые:Borland Delphi (BDS 2006); PHP; QT 4.5;Microsoft Visual Studio 2010 Express.Для сравнения этих программных продуктов воспользуемся методом вариантных обоснований. Для решения поставленной задачи будем использовать перечень характеристик, приведенный в предыдущем пункте. Общую оценку будем вычислять с учетом важности характеристик. Результаты приведены в табл. 1.3.Таблица 1.3Результаты выбора средств разработкиСредство разработкиХарактеристикаСумма1 (5)2 (5)3 (5)4 (5)5 (5)BDS 200654445100PHP2345480QT 4.

Список литературы

1. Рахимов Т.Н., Заикин О.А., Советов Б.Я.. Основы построения АСУ - Ташкент: Укитувчи, 1984. – 324 c.
2. Банковские информационные системы: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика - Москва: Маркет ДС, 2006. - 815 стр.: ил.
3. ГОСТ РВ 29.05.007—96 «Интерфейс человеко-машинный».
4. Вишевский В. М. Теоретические основы проектирования компьютерных сетей, Москва, Техносфера, 2003 год, 512 с.
5. Казарин О.В. Безопасность программного обеспечения компьютерных систем, Москва, МГУЛ, 2003, 212 с.
6. Новиков Ю. С. «Локальные сети: архитектура, алгоритмы, проектирование». Москва, ЭКОМ, 2000, 145 с.
7. Дейт К. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. - М.: Наука, 1980. – 443c.
8. Принципы разработки программного обеспечения: Пер. с англ. / М. Зелкович, А. Шоу, Дж. Геннон. - М.: Мир, 1982. – 564 c.
9. Хомоненко А.Д. и др. Базы данных: Учебник для вузов / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. — СПб.: КОРОНА принт, 2004 — 736 с.
10. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2002 — 512 с.
11. Классификаторы. http://www.wikipedia.org
12. Фирма 1С. http://www.1c-bitrix.ru/
13. ESET NOD32. http://www.esetnod32.ru/.solutions/business/smartsecurity/
14. Серверы и системы хранения. http://www.depocomputers.ru/
15. Проектирование информационных систем. http://www.intuit.ru/department/se/devis/
16. Работа с базами данных. http://www.intuit.ru/department/database/basedbw
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.

Другие отчёты по практике

bmt: 0.00974
© Рефератбанк, 2002 - 2024