Делопроизводство в ООО (на примере салона красоты)

Актуальность темы обусловлена тем, что современные реалии предъявляют высокие требования к порядку ведения делопроизводства в любой организации. Вопросы совершенствования делопроизводства ставятся в один ряд со сложнейшими исследованиями в гуманитарной сфере. В процессе управленческой деятельности предприятия получают и сами создают различные документы, причём с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

Работа написана на примере ООО (салон красоты), но может являться основой для написания работы по любому обществу с ограниченной ответственностью. ...

ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «...» Г. ...
13
1.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы Общества
13
1.2 Характеристика деятельности и организационной структуры ООО «...»
18
1.3 Организация работы с клиентами в ООО «...» 23

Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИИ ООО «...» 30
2.1 Требования к оформлению служебных документов 30
2.2 Состав и оформление кадровой документации
в ООО «...»
39

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ООО «...» Г. ... 46
3.1 Организация документооборота в Обществе 46
3.2 Систематизация и хранение документов в ООО «...»

50
3.3 Автоматизация информационно-справочной работы по документам Общества
52

Глава 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «...» Г. ... 56
4.1 Методика проектирования инструкции по делопроизводству ООО «...»

4.2 Расчет эффективности проекта инструкции по делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Объектом выпускной квалификационной работы является общество с ограниченной ответственностью «...» (г. ...) – ООО «...».
Предметом исследования – делопроизводственная документация ООО «Инстайл» (г. Тюмень).
Цель данного исследования – проанализировать особенности организации делопроизводства в ООО «Инстайл».
Для реализации цели работы необходимо решение следующих задач:
− изучить правовую базу деятельности организации;
− рассмотреть и проанализировать структуру и специфику деятельности Общества;
− выявить особенности приема и обработки входящих документов в ООО ;
− изучить организацию работы с клиентами;
− исследовать порядок прохождения внутренних документов;
− проанализировать особенности организации обработки и передачи исходящих документов;
− выявить специфику оформления служебной док ументации;
− проанализировать особенности хранения документов;
− изучить порядок ведения кадровой документации в ООО ;
− предложить пути рационализации работы с документами в Обществе путем разработки проекта инструкции по делопроизводству

Утв. директором от 12.02.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция главного врача ООО «Инстайл». Утв. директором от 12.02.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция главного бухгалтера ООО «Инстайл». Утв. директором от 12.02.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция врача-косметолога ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция косметолога-эстетиста ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция массажиста ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция медсестры ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция мастера ногтевого сервиса ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция парикмахера ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция санитарки ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Должностная инструкция специалиста по СПА-услугам ООО «Инстайл». Утв. директором от 02.03.2010// Текущий архив ООО «Инстайл».Номенклатура дел ООО «Инстайл» на 2012 год. Утв. приказом директора от 25.12.2012 № 93// // Текущий архив ООО «Инстайл».Протокол заседания общего собрания участников ООО «Инстайл» от 03.12.2011 № 4// Текущий архив ООО «Инстайл».Письмо в ООО «МедПроф» от 26.06.2012 №40 «О закупке медицинского оборудования»// Текущий архив ООО «Инстайл».Приказ от 25.02.2011 № 10 «О расширении комплекса косметологических услуг»// Текущий архив ООО «Инстайл».Акт испытания оборудования косметологического кабинета от 14.07.2010 № 2// Текущий архив ООО «Инстайл».Фотография рабочего времени администратора ООО «Инстайл» от 12.04.2013// Личный архив автора.ЛИТЕРАТУРАБерезина, Н. М., Лысенко, Л. М., Воронцова, Е. П. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.: илл.Ватолина, М. В. Организация работы с документами / М. В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления/ А.С. Гринберг. – М.: Юнити-Дана, 2010 . – 392 с. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004. – 504 с.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.- 408 с.Ловчева, М. В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Управление персоналом» и «Менеджмент организации»/ М. В. Ловчева, Е. Н. Галкина, Е. В. Гурова. – М.: Проспект, 2012. – 80 с. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. для бакалавров, обуч. по эконом. спец./ И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2012. – 444 с. Кирсанова, М. В. Деловая переписка: учеб.-практ. пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов. – М.: Инфа-М, 2011. – 136 с. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: док. обеспечение управления: учеб. пособие для студентов вузов, обуч. по спец. «Менеджмент»/ М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – М.: Инфа-М, 2010. – 367 с.Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение : учеб.-практ. пособие для студентов вузов/ В. И. Андреева.- М.: КноРус, 2010. – 296 с. Васильев, М. В. Кадровое делопроизводство: как избежать ошибок/ М. В. Васильев. – М.: Налоговый вестник, 2010. – 204 с. Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управление в организации/ О. Н. Соколова, Т. А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. Делопроизводство: учеб. пособие для студентов сред. проф. образ./ ред. Т. В. Кузнецова. – Москва: Форум, 2011. – 256 с.Журавлева, И. В. Оформляем документы на персональном компьютере: грамотно и красиво : ГОСТ P.6.30-2003 : возможности Microsoft Word/ И. В. Журавлева, М. В. Журавлева. – М.: КноРус, 2010. – 147 с.Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие по дисц. спец. «Менеджмент организации»/ А. А. Раздорожный. – М.: Инфа-М, 2011. – 304 с. Сапков, В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. для учр. нач. проф. образования/ В. В. Сапков. – М.: Академия, 2011. – 288 с.Пензин Э. А. Документоведение. Документ и системы документации / Э. А. Пензин. – Екатеринбург, 2003. – 277 с.Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации/ О.Н. Соклова . – М.: КноРус, 2010 . – 160 с. Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В. А. Спивак. – СПб.: Питер, 2005. – 240 с.Татарников, М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях / М. А. Татарников. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 208 с.Чуковенков, А.Ю. Правила оформления документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: Проспект, 2004. – 216 с.Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства/ В.И. Андреева// Делопроизводство.–2006.–№3.–С.52-55.Брод, Б.З. Строим систему качества / Б.З. Брод // Стандарты и качество. – 2010. –№ 9 . – С. 96-97.Дубровин, С. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях / С. Дубровин // Секретарское дело.– 2010. – № 3. – С. 50-53.Дулатова, А.Н. Профессиология документной деятельности к постановке проблемы/ А.Н. Дулатова// Секретарское дело. – 2010. – № 2. – С. 59-61.Жданкин, Н. Практика управления качеством/ Н. Жданкин// Управление качеством. – 2010. –№ 8. – С. 53-56.Журавлева, В.М. Составляем инструкцию по делопроизводству / В.М. Журавлева // Секретарь-референт. – 2009. –№ 6.– С. 18-26.Журавлева, В.М. Составляем инструкцию по делопроизводству / В.М. Журавлева // Секретарь-референт. – 2009. –№ 5.– С. 17-27.Каменева, Е. Справки, копии и выписки из документов/ Е.Каменева// Делопроизводство и документооборот на предприятии . - 2010 . - № 1 . – С. 10-24.Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства/ Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская// Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 19 - 28.Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства/ Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская// Делопроизводство. - 2004. - № 3. - С. 18-24.Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ// Секретарское дело.- 2008.- №3.- С.14-19.Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов// Секретарское дело.- 2009.- №11.- С.30-33.Колина, Т.П. Система менеджмента качества / Т.П. Колина // Высшее образование в России . – 2010 . -№ 7 . – С. 77-80.Кондрашова, Е. Составление деловых писем/ Е. Кондрашова// Секретарское дело . – 2009 . - № 3 . – С. 50-58.Ларин, М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления// Делопроизводство. - 2008. - №1.- С. 3-7.Панов, И.А. Применение унификации, стандартизации и трафаретизации управленческих документов в делопроизводстве вуза с использование информационных технологий/ И. А. Панов// Секретарское дело . – 2006 . – № 5 . – С. 17-28.Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов/ А.В. Пшенко// Секретарское дело . – 2009 . – № 4 . – С. 9 – 11.Сокова, А. Как оформить документ/ А. Сокова// Служба кадров. – 2012 . – № 5 . – С.50-64. Сизикин, А.Ю. Теоретическое обоснование самооценки менеджмента качества предприятий и организаций / А.Ю. Сизикин // Экономический анализ: теория и практика. – 2010. – № 30. – С. 12-15.Тишков, Ю. От системы менеджмента качества к системе качества менеджмента / Ю.Тишков // Финансовый директор . – 2010 . –№ 7 . – С. 24-30.Талер, С.Л. Лучше поздно, чем никогда / С.Л. Талер // Стандарты и качество. – 2010. –№ 7. – С. 52-53.Фокина, Н. Организация документирования бизнес-процессов/ Н. Фокина // Секретарское дело. – 2009. – № 3.– С. 32-35.Фролов, Д. Кто владеет технологиями, тот владеет миром / Д.Фролов. – Секретарское дело. – 2010. – № 6. – С. 30-33.Чуковенков А.Ю. Регламентация делопроизводства в организации/ А.Ю. Чуковенков// Секретарь-референт. – 2008. – № 3. – С. 32-37.Чуковенков, А. Ю. Требования к оформлению текста документов/ А. Ю. Чуковенков// Секретарское дело. – 2000. – № 1 . – С. 6-10.Янковая, В.Ф. Информационно-справочные документы (внутренняя переписка)/ В.Ф. Янковая// Секретарь-референт . – 2005 . – № 6 . – С. 23 – 27.Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)/ В.Ф. Янковая// Секретарь-референт. – 2010. –№ 9. – С. 17-20.Янковая В.Ф. Принципы организации документооборота/ В.Ф. Янковая// Секретарь-референт.– 2009.– №7.– С.32-36. Приложение 4.1ПРОЕКТОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ИНСТАЙЛ»(ООО «ИНСТАЙЛ»)ИНСТРУКЦИЯ________________ № ___________г. ТюменьУТВЕРЖДАЮДиректор ООО «ИНСТАЙЛ»_______________ И.О. Фамилия __________________По делопроизводствуI. Общие положенияИнструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в ООО «Инстайл».Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, организационными документами ООО «Инстайл».Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников организации. Все сотрудники ООО «Инстайл» ответственны за выполнение требований инструкции и сохранность служебных документов.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в ООО «Инстайл» осуществляется управляющим, старшим администратором и администратором (-ми) Общества.В период временного отсутствия вышеуказанных специалистов (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора ООО «Инстайл», которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.II. Правила подготовки и оформления документовПри подготовке организационно-распорядительных документов работники ООО «Инстайл» оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов и схемы их расположения, которые могут применяться при оформлении документов, приведены в приложении №1, 2, 3 настоящей инструкции. Эмблема организации может помещается на бланке ООО «Инстайл», в зависимости от схемы расположения реквизитов.Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).Наименование организации, являющаяся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах – ООО «Инстайл». Оформляется центрированным или флаговым способом размещения реквизитов.Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке и др.).Наименование вида документа, составленного или изданного в ООО «Инстайл», соответствует видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.Например, дату 5 июня 2012 г. следует оформлять 05.06.2012.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.06.05.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения – г. Тюмень.В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):Администрация г. ТюмениДепартамент здравоохраненияДолжность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:Инспектору УФНС № 2В.А. ИвановойЕсли документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:Директору ООО «Бьюти»В.А. СеченовойДокумент не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:Администрация г. ТюмениПервомайская ул., д. 21, г. Тюмень, 625000При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:Антонову О.П.ул. Полевая, д. 92, кв. 100,г. Тюмень, 625000Документ утверждается директором ООО «Инстайл» (или исполняющим его обязанности) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:УТВЕРЖДАЮДиректор ООО «Инстайл»Личная подпись И.О. ФамилияДатаДопускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:УТВЕРЖДАЮДиректор ООО «Инстайл»Личная подпись И.О. ФамилияДатаПри утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:УТВЕРЖДЕНрешением комиссии расследования несчастного случаяДиректор ООО «Инстайл»от 05.04.2013 № 14илиУТВЕРЖДЕНОприказом Директора ООО «Инстайл»от 05.04.2013 № 82Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:Ударцевой О.А..Боярских К.В..Прошу подготовить планмероприятий по празднованиюНового 2013 года к 05.12.2012Личная подписьДатаДопускается оформление резолюции на отдельном листе.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например:Приказ о создании аттестационной комиссии;чего (кого)? Например:Должностная инструкция ведущего эксперта.К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом «Контроль».Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").