Вход

Деловой этикет офис менеджера

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Реферат*
Код 297701
Дата создания 19 марта 2014
Страниц 16
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 050руб.
КУПИТЬ

Описание

Специфические особенности делового этикета офис-менеджера ...

Содержание

Введение 3
1. Деловой этикет офис-менеджера как требование к профессии 5
1.1. Понятие делового этикета и его функции 5
1.2. Общие правила делового этикета офис-менеджера 7
2. Специфические особенности делового этикета офис-менеджера 10
2.1. Техника общения по телефону и порядок организации совещаний 10
2.2. Деловой этикет офис-менеджера при приеме посетителей 13
Заключение 15
Библиография 16

Введение

Деловой этикет офис менеджера

Фрагмент работы для ознакомления

Это делает его незаменимым для любой компании. В должностные обязанности входит нередко кадровое делопроизводство, владение первичной бухгалтерией, менеджмент и многое другое. Работа наделена функциями администратора, завхоза, секретаря. Помимо того, что она должна быть исполнена безукоризненно, важно отметить, что именно сотрудник этой профессии первый встречает посетителе, таким образом, именно по его поведению складывается первое впечатление о компании. К тому же не только визуализация способствует оценке, но и умение общаться по телефону, прямой контакт. Важно все от внешнего вида, до поведения . Офис-менеджер, соблюдая деловой этикет, одновременно служит положительным примером и для сотрудников, и для посетителей. Так, например, если офис менеджер отсутствует, то посетитель в рабочее время не должен стучать в дверь руководителя. Это объясняется тем, что предполагает безделье руководителя, что может его скомпрометировать. Правила этикета предъявляют просто открытие двери, таким образом, возникает две типичные ситуации: 1) В случае если руководитель занят, т.е. не один, либо разговаривает по телефону, необходимо закрыть дверь и дождаться момента, когда он будет свободен;2) В случае если руководитель свободен – попросить разрешения войти.Также посетителю не рекомендуется приводить себя в порядок в приемной, на это есть специально отведенное место – туалетная комната. По правилам этикета офис менеджер должен по просьбе посетителя подсказать, где она расположена. Посетитель может быть приглашен офис-менеджером в кабинет на несколько минут ранее, нежели ему было назначено (до 5 минут), в случае если руководитель уже освободился. По этой причине офис-менеджер должен при предварительной договоренности о встрече предупредить, что стороннему посетителю желательно приходить в приемную не позднее, чем за 10 минут до обозначенного времени встречи, т.к. этого периода будет достаточно, чтобы привести себя в порядок, а также исключить возможность небольших расхождений в часах. Общими правилами этикета, предъявляемыми к офис-менеджеру является приветствие и представление. Данные функции способствуют образованию благоприятного восприятия посетителем.Приветствовать офис-менеджер посетителей приемной должен доброжелательной улыбкой. Данный жест считается правилом хорошего тона и воспринимается заходящими в приемную положительно, создавая благоприятную обстановку. Особым правилом приветствия офис-менеджером является то, что если оно направлено на почетных гостей, а также собственного руководителя, либо руководителя высшего ранга, следует при условии что он их видит впервые встать из-за рабочего места. Правила этикета также определяют требование, согласно которому офис-менеджеру не следует первым подавать руку для рукопожатия, однако если оно направлено к нему, то следует ответить взаимностью. При этом его рука должна быть уверенной и на лице улыбка. Вялое, безжизненное рукопожатие будет являться признаком неуважения к оппоненту. Помимо процесса приветствия не менее важным является процесс представления офис-менеджером. При реализации данных функций необходимо учитывать не гендерные различия, а ранг собеседника, что четко определено в правилах делового этикета. Деловой этикет предполагает представление офис-менеджером руководителем, за исключением вышестоящего руководства, всех посетителей. При выполнении деловых поручений в обязанности офис-менеджера также входит и собственное представление. В ситуации, если ему необходимо обратиться к посетителю, которого он видит впервые, следует использовать следующие типовые фразы: «Будьте любезны, представьтесь. По какому вы вопросу?» и т.п. Правилом хорошего тона является то, что если в период прохождения деловой встречи кто-либо чихнул, что он должен негромко извиниться. Все остальные при этом участники деловой встречи должны сделать вид, что ничего не произошло. Однако стоит отметить, что если со стороны офис-менеджера произошло данное действие, то это не является нормой. Деловой этикет предполагает представленные меры только в ситуации, если это по той или иной причине нельзя не допустить. Наилучшим является незаметно потереть пазухи носа, чтобы предотвратить предполагаемое чихание.В обязанность офис-менеджера также входит обслуживание посетителей необходимыми напитками. Если руководитель дал прямое поручение по исполнению данного действия, то офис-менеджер должен поинтересоваться, какой напиток предпочитает посетитель и в каком исполнении (наличие сахара, молока, лимона и т.п.). При подаче угощения гостям офис-менеджер должен им улыбнуться, тем самым создавая благоприятное впечатление. Если произошел следующий сценарий: посетитель уронил ложечку, то не принято, чтобы он ее поднимал. Деловой этикет говорит о том, что эту функцию должен выполнить офис-менеджер и только после того, как посетители покинут встречу.Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что деловой этикет способствует восприятию не только непосредственно офис-менеджера, но и компании в целом. От того насколько точно исполнены правила зависит благоприятное оно будет или негативное. 2. Специфические особенности делового этикета офис-менеджера2.1. Техника общения по телефону и порядок организации совещанийОфис-менеджер при телефонном общении должен соблюдать деловой этикет. Так, снимать трубку по правилам хорошего тона, необходимо не позднее того как раздастся четвертый звонок. После поднятия трубки офис-менеджеру, необходимо назвать свою компанию, а также отдел и должность. В начале разговора обязательно необходимо представиться, т.к. собеседник должен знать с кем разговаривает. В процессе разговора в голосе офис-менеджера должна звучать заинтересованность. Оппонент должен понимать, что его проблема для офис-менеджера важна не менее, нежели для него самого. Деловой этикет предъявляет требование к поддержанию положительной линии общения. Офис-менеджер не может давать выход негативным эмоциям, вне зависимости от того в какой момент общение было испорчено, либо иных возможных обстоятельств. Необходимо соблюдать следующие правила:1) В случае, если необходимо прервать разговор для того, чтобы ответить на иной, требуется попросить у собеседника разрешения на это.2) Требуется, чтобы интонация голоса была дружелюбной и собеседник это ощущал. Данный фактор в последующем скажется на процессе общения в целом. 3) При установлении договоренности о следующем телефонном разговоре, необходимо уточнить удобное для собеседника время.4) В случае, если офис-менеджеру был задан вопрос, на который он не может ответить, должен звучать типовой ответ: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?».Деловой этикет предполагает снятие телефонной трубки левой рукой, т.к. правой обычно записывают передаваемую информацию (для правши). Неподалеку от телефона должен быть расположен блокнот и ручки для конспектирования необходимый сведений из разговора, таких как:Дата и время данного звонка;Фамилия, имя, отчество и должность собеседника;Суть передаваемого сообщения;Контактная информация для обратной связи.Наиболее типичными ошибками офис-менеджера при телефонном общении являются:1) наличие длительных пауз, которые вызваны поиском необходимых документов (плохая организация);2) отсутствие должного участия в проблемах собеседника (безразличие вызывает негативную реакцию);3) неуважительное обращение, либо обращение к собеседнику не по имени-отчеству;4) присутствие желание как можно быстрее закончить разговор и положить трубку (это замечается собеседником и расценивается как неуважение);5) отсутствие терпения;6) подчеркнутая краткость, которая граничит с невежливостью;7) неготовность вести разговор;8) недружелюбное общение, а также сухость фраз. Проведенное исследование показало, что техника ведения телефонного разговора является крайне важной в деловом этикете офис-менеджера, т.к. это позволяет создать первое впечатление о собеседнике, о руководстве и о компании в целом. Для того чтобы совещание прошло на высоком уровне необходима подготовка, которую реализует офис-менеджер. Оперативное обсуждение интересующих вопросов возможно только при предварительной подготовке. Для этой цели офис-менеджер своевременно проводит организацию, рассылает и размножает необходимые документы в установленном порядке. От того насколько оперативно будет работать офис-менеджер зависит итог совещания. По правилам делового этикета, все необходимые для его проведения должны быть собраны не менее чем за двое суток до совещания, а также разосланы не менее чем за сутки.Если участниками совещания являются иногородние лица, то не менее важным является процедура их размещения, которую реализуют административно-хозяйственные службы по указанию офис-менеджера, либо им напрямую. При подготовке к совещанию офис-менеджером должна быть проведена работа по транспортному обеспечению участников. На заключительном этапе подготовительной стадии в обязанности офис-менеджера входит проверка, либо создание технических условий для проведения совещания. Необходимые требования предварительно уточняются у руководства (канцелярские приборы, количество участников, демонстративные средства и т.п.).Если число участников ограничено, что деловой этикет предполагает, что офис-менеджер должен встречать гостей перед входом в помещение, в котором совещание будет проходить. При этом необходимо каждого из присутствующих приветствовать и приглашать пройти в отведенное для его проведения помещение. При проведении совещания офис-менеджер также осуществляет регистрацию участников. Желательным является одновременно с регистрацией проводить и проставить отметки в командировочных удостоверениях (при необходимости).

Список литературы

1. Волгина И. В. Офис-менеджер / И. В. Волгина. – М.: Дашков и Ко, 2007. – 452 с.
2. Деловой этикет. Официальный протокол. – URL.: http://www.smeda.ru/obuchenie/etiket/ (дата обращения: 13.08.2012)
3. Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера. –URL.: http://www.rabota.ru/guide/ dolzhnostnye_instruktsii/ dolzhnostnaja_instruktsija_ofis_menedzhera_dolzhnostnye_objazannosti_ofis_menedzhera_obrazets_dolzhnostnoj_instruktsii_ofis_menedzhera.html (дата обращения: 13.08.2012)
4. Дроздков А.В. Деловой этикет: учебное пособие / А.В. Дроздков.- Омск: СибАДИ, 2012.- 249 с.
5. Энговатова О. А. 500 советов секретарю / О. А. Энговатова. – М.: Альфа-Пресс, 2006. – 224 с.
6. Кузин Ф. Культура делового общения / Ф. Кузин. – М.: Ось-89, 2011. – 320 с.
7. Офис-менеджери обеспечение офиса. – URL.: http://www.rhr.ru/index/find/12625,0.html (дата обращения: 13.08.2012)
8. Телефонная беседа: как вызвать симпатии потребителя? – URL.: http://www.ihl.ru/expert_58.html (дата обращения: 13.08.2012)
9. Макаров Б. В. Деловой этикет / Б. В. Макаров, А. В. Непогода. – М.: Феникс, 2010. – 320 с.
10. Усов В. В. Деловой этикет / В. В. Усов. – М.: Академия, 2011. – 400 с.
11. Кукушин В. С. Деловой этикет / В. С. Кукушин. – М.: Феникс, 2010. – 304 с.
12. Баженова Е. Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе / Е. Баженова. – М.: АСТ, 2009. – 190 с.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00509
© Рефератбанк, 2002 - 2024