Проектирование подсистемы учета клиентов гостиницы

Автоматизация учета клиентов гостиничного комплекса «Вилла-Росса» ...

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
3
1 Предметная область
1.1 Описание предметной области
5
2 Анализ деятельности предприятия
2.1 Организационно-правовая характеристика предприятия
9
2.2 Характеристика учетной политики предприятия 16
2.3 Создание модели ИС с AllFusionProcessModeler 4.0 (Bpwin 4.0)
21
2.4 МодельAS_IS. Создание модели в стандарте IDEF0 22
3 Проектирование подсистемы постояльцев

3.1 Обзор существующих продуктов автоматизации гостиниц. 25
3.2 Автоматизация рабочего места администратора гостиницы 26
3.3 Разработка структуры программы 27
3.4 Определение основных компонентов программы 28
Заключение
32
Список использованных источников
33

ВВЕДЕНИЕ
С развитием информационных технологий компьютеры активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.
В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.
Использование баз данных и информационных систем становится не отъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.
Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.
Любые управленческие информационные процессы включают в себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека — лицо, принимающее решение (ЛПР). К таким системам относятся практически все информационные системы, используемые в области социально-культурного сервиса и туризма.
Гостиничный сервис — ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб.
Целью данного курсового проекта является разработка информационной системы для администратора гостиничного комплекса "Вилла-Росса".

Предприятие выбрало налог по УСН – 6%. Вариант 6% налога самый простой. Со всех полученных платежей вы платите 6% налога. Эта сумма уменьшается на сумму пенсионных платежей, но не более чем на 50% от суммы налога – то есть, как минимум, налог составит 3% от полученных доходов.Вариант с 6% налогом на доходы, как правило, оказывается более выгодным. Это связано как со сложностью исчисления и уплаты налога, так и с ограничением перечня принимаемых к зачету товаров.На предприятии был организован внутренний бухгалтерский учет, так как бухгалтерские записи нужны самому предпринимателю для того, чтобы он мог оценивать эффективность своего бизнеса.Построение организационной структуры и описание функций для каждого подразделенияРисунок 1 – Организационная структура предприятия Продавец туров: занимаются продажей путевок на базу отдыха, ведут отчетность и т.д.У каждого из сотрудников есть свои функции, которые он должен выполнять в течение рабочего времени.Функции Директора:Маркетинг предприятияЛогистикаПодписание договоровФункции Зам. директора:Планирование продажПрогнозированиеФункции Администратора:Наполнение мини бараОткрытие баниСбор депозита с клиентовФункции Горничной:Смена постельного бельяСтиркаЗа предприятие вынесены функции (аутсорсинг): БухгалтерПрограммистБухгалтерДля ведения бухгалтерского учета предприятие наняло приходящего бухгалтера. Для этого был составлен договор на оказание услуг бухгалтерской деятельности. При этом в договоре зафиксирована ответственность за допущенные им ошибки. Все штрафы и пени, которые начислит налоговая, возмещает бухгалтер, если, конечно, штрафы начислены из-за его ошибок.На предприятии находятся все документы, требующие подписи директора – договоры, акты, счета, платежи, чеки и т.д. Также вся работа с банковским счетом (банк-клиент). Выписки отправляются бухгалтеру по электронной почте. Платежки бухгалтер экспортирует нам из 1С, банк-клиенты умеют их оттуда закачать. Основные задачи, которые стоят перед бухгалтером:• Расчет зарплаты и налогов• Подготовка и сдача отчетности• Кассовые документы, авансовые отчеты•Кадровое делопроизводство (оформление на работу, увольнение, трудовые книжки, табели, штатное расписание и т.д.)• Полисы ОМС и пенсионные свидетельства• Сверки с налоговой, поставщиками и покупателямиПрактически вся работа бухгалтера – это отражение в учете хозяйственных операций. Основные документы, о которых здесь идет речь – договор, акт, счет, счет-фактура, накладная. При операциях с наличными дополнительно необходим кассовый чек, а также товарный чек или накладная.Договор регулирует ваши взаимоотношения с контрагентом. Он определяет, в какой момент, и при каких условиях у вас и вашего контрагента возникают те или иные обязательства друг перед другом. Подтверждением возникновения финансовых обязательств является либо накладная, если обязательство возникло в результате передачи материальных ценностей, либо акт о выполнении работ (оказании услуг). В тот момент, когда бухгалтер получает подписанную с двух сторон накладнуюили акт, он может зафиксировать возникновение задолженности клиента перед вами. Когда же клиент переведет соответствующую сумму вам на счет, бухгалтер на основании банковской выписки закроет эту задолженность.Счет – это основание для платежа. Для того чтобы вы могли кому-то заплатить денег, он должен выставить вам счет.Счет-фактура – документ, подтверждающий перечисление НДС. Больше ни для чего он не нужен. Так как предприятие работает на УСН и не является плательщиком НДС, то не имеете права выставлять клиентам счета-фактуры.А вот поставщики нашего предприятия при продаже товара выдают накладную и счет-фактуру.Любой учет – это система балансовых счетов, между которыми перемещаются деньги. Даже когда весь ваш учет – это только запись поступлений и расходов из вашего кошелька: получил столько-то, потратил столько-то. Это уже два балансовых счета: кошелек и внешний мир. Любая операция (она же транзакция, проводка и т.д.) – это движение денег между этими двумя счетами.В бухгалтерском учете это называется принципом двойной записи – любая операция есть перемещение денег с одного счета на другой. Если в каком-то месте сколько-то денег убыло, то в каком-то другом месте ровно столько же денег прибыло. Принцип сохранения количества денег – общая сумма денег в системе всегда остается неизменной.Простейший план счетов может состоять из следующих основных разделов:• Активы. Группа счетов, на которых учитываются деньги и материальные ценности, которые у вас есть. Банковские счета, касса, товары и материалы на складах – все это ваши активы, деньги, которыми вы можете распоряжаться. В этом же разделе находится счет «основные средства» – здания, оборудование и прочие «долго живущие» ценности.• Обязательства. Деньги, которые вы должны – например, полученные вами кредиты.• Прибыли и убытки. В этом разделе группируются счета доходов (выручка), себестоимость продаж (например, себестоимость комплектующих припродаже компьютера), операционные расходы (зарплата, транспорт, связь, аренда и пр.)• Капитал. Это капитал, который вы вложили в бизнес, а также нераспределенная прибыль, которую вы не забираете из бизнеса, а оставляете в нем.Обычные расходы отражаются переводом денег с расчетного счета или счета кассы на счета соответствующих расходов, будь то счет расходов на транспорт или на зарплату. Получение денег от покупателей – если, например, покупатель заплатил вам в кассу деньги за ремонт компьютера – это проводка между счетом кассы и счетом «выручка». Если же покупатель заплатил не за услугу, а за полученный со склада товар, то одновременно с поступлением денег в кассу делается и проводка, отражающая выдачу со склада – между счетом «склад» и счетом «себестоимость продаж». В результате этих двух операций (выручка и выдача со склада) разница между выручкой и себестоимостью (то есть ваша прибыль) накапливается в группе счетов «прибыли и убытки».Описанные выше проводки, отражающие продажи и расходы на зарплату, выполнены так называемым «кассовым методом» – когда доходы и расходы отражаются в учете в момент фактического поступления или расхода денежных средств. Этот метод учета прост, но он не позволяет вам узнать, кто, сколько должен вам и кому и сколько должны вы. Для того чтобы получить эту информацию, необходимо использовать более сложный метод учета – метод начислений. Для этого в план счетов добавляется еще одна группа счетов – расчеты, со счетами «расчеты с поставщиками», «расчеты с покупателями», «расчеты с сотрудниками по зарплате» и т.п.В момент возникновения задолженности эта задолженность сразу проводится по счетам расчетов.Например, при оказании услуги клиенту вы делаете проводку между счетом «расчеты с покупателями» и выручкой. В этот момент вы уже зафиксируете прибыль (в разделе «прибыли и убытки» эта задолженность уже будет учтена), хотя реальных денег от клиента вы еще не получили. Долг клиента будет отражаться на счете«расчеты с покупателями», где вы сможете увидеть, кто из клиентов сколько вам должен. Когда клиент переведет деньги к вам на расчетный счет (или заплатит в кассу), погасив тем самым задолженность, вы отразите эту операцию проводкой между счетом «расчеты с покупателями» и расчетным счетом или кассой. В результате счет «расчеты с покупателями» обнулится, а на банковском счете (в кассе) появятся полученные вами деньги.Точно так же, при начислении зарплаты вы делаете проводку между расходами на зарплату и расчетами с сотрудниками, а при выплате зарплаты – между кассой и расчетами с сотрудниками. При возникновении задолженности перед поставщиком – между затратами и расчетами с поставщиками, а при погашении задолженности – между банком и расчетами с поставщиками. Тем самым, на счетах группы «расчеты» вы всегда видите свои задолженности и задолженности клиентов перед вами. Это первый и самый главный управленческий инструмент, который вы получаете в свое распоряжение.«Вилла-Росса»2.2 ФОРМА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТАМини барТОВАРНЫЙ СКЛАД342КАССАПОКУПАТЕЛИПОСТАВЩИКИ7665СОТРУДНИКИБАНК1ГОСУДАРСТВО8На схеме предприятия и его окружения большим прямоугольником показано само торговое предприятие. Снаружи предприятия изображены его партнеры: поставщики, покупатели, коммерческий банк, государство и сотрудники.Поставщики, покупатели и коммерческий банк— это другие предприятия и организации. Их еще можно назвать деловыми партнерами.Коммерческий банк—это деловой партнер, предоставляющий услуги по хранению денег предприятия, а также по осуществлению и приему платежей. Хранящиеся в коммерческом банке деньги остаются имуществом производственного предприятия.Внутри производственного предприятия изображены его четыре наиболее существенных структурных подразделения: Товарный склад, Торговая точка, Касса. Стрелками изображены типовые события хозяйственной жизни производственного предприятия. Сплошными стрелками изображены события, означающие перемещения товарно-материальных ценностей. Пунктирными стрелками изображены события, означающие перемещение денег.Типовые события, связанные со стрелками:1. По указанию производственного предприятия Коммерческий банкотправил в адрес Поставщика,т. е. в адрес другого предприятия, денежную сумму. Документом, подтверждающим это событие, является выписка с расчетного счетапредприятия.2. От Поставщикана Товарный складполучены товары, необходимые для торговли на базе отдыха. Документом, подтверждающим это событие, является товарно-транспортная накладнаяпоставщика и счет-фактура.3.СТоварного складапродукция поступает в Мини бар.4. ИзМини бара продукция продается Покупателю,т. е. клиентам в результате розничной торговли. 5. От Покупателя в Кассумини бара предприятия поступает денежная сумма. Документом, подтверждающим это событие, является чекпредприятия.6. Из Кассыторговой точки в Коммерческий банкна расчетный счет передаются деньги через инкассатора (если сумма в кассе превышает 3 тысячи). Документом, подтверждающим передачу денег, является выданный инкассатором чек.Перечисленные события — это главный кругооборот Оборотного имущества (товар — деньги — товар).Кроме этого кругооборота на предприятии есть следующие три события.7. В Кассепредприятия выдана зарплата сотрудникам.Документом, подтверждающим это событие, является платежная ведомостьс подписями сотрудников.8. С расчетного счета предприятия в Коммерческом банкев адрес Государстваотправлена денежная сумма — налог на предприятие или сумма налогов на сотрудников предприятия.Для того чтобы бухгалтерия предприятия могла зарегистрировать все эти события, она должна получить соответствующие документы. А чтобы бухгалтерия предприятия сумела описать все перечисленные события, ей нужно иметь учетную политику (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризации, правила документооборота, технологию обработки учетной информации, порядок контроля и др.).Схема упрощенной формы бухгалтерского учета (с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия)Первичные учетные документыКассовая книгаКнига учета фактов хозяйственной деятельностиВедомости аналитического учетаВедомости синтетического учетаШахматная ведомостьОборотная ведомостьБаланс и отчетностьВедомость заработной платысверка итоговпоследовательность выполнения учетных операцийРисунок 2- Схема автоматизированной формы бухгалтерского учетаВсего в таблице получилось восемь счетов. Таблица 1 - Рабочий план счетов№ счетаНаименование счетаРаздел плана счетовКомментарий41Товары на складахI.Товары на складахII.Товары в розничной торговлеЭто товары, находящееся на Складе, и товары, в розничной торговле (Торговый зал)50КассаV.Денежные средстваЭто деньги в Кассе предприятия51Расчетные счетаV.Денежные средстваЭто деньги на расчетных счетах предприятия в Коммерческих банках60Расчеты с поставщиками и подрядчикамиVI. РасчетыЭто состояние взаимоотношений предприятия с Поставщиком: или долг ему со стороны предприятия, или его долг предприятию62Расчеты с покупателями и заказчикамиVI. РасчетыЭто состояние взаимоотношений предприятия с Покупателем: или долг ему со стороны предприятия, или его долг предприятию68Расчеты по налогамVI. РасчетыЭто долг предприятия Государству по и сборам уплате налогов за себя и за сотрудников69Расчеты по социальному страхованию и обеспечениюVI. РасчетыЭто долг предприятия Государству по уплате социального налога, который рассчитывается пропорционально зарплате сотрудников предприятия70Расчеты с персоналом по оплате трудаVI. РасчетыЭто долг предприятия перед Сотрудниками по выплате зарплатыВнешние организацииУправленческий аппарат организацииЭтап использования учетной информацииБухгалтерияОтдел закупокОтдел маркетингаРезультатная учетная информация (ведомости аналитич. и синтетич. учета и т.д.)Этап вычислительной обработки учетных данныхОбработка учетных данных (решение задач учета, контроля) Исходная информацияУчетная информация прошлых периодовПервичные учетные данные(ведомость заработной платы, книга учета фактов хозяйственной деятельности и т.д.)Условно-постоянная информация(прайсы, поставщики и т.п.)Эконом. инф-циядр управленческих функций (плановая и т.д.)Поготови-тельный этапРозничная торговляРисунок 3 - Информационный процесс бухгалтерского учета и контроляРабота между подразделениями представляется в виде информационных связей, т.е. приказы, распоряжения, техническая документация, отчеты, первичные хозяйственные документы и т.д.По средствам таких связей подразделения обмениваются между собой информацией и таким образом выполняют определенные функции свойственные каждому подразделению в отдельности.Все это вместе необходимо на предприятии для решения одной общей задачи, получения экономической прибыли.ИС состоит из материальных потоков и соответствующих им информационных потоков.Входящие и исходящие потоки.Входящие:Выписки из банка, заявки от клиентов, уведомления от государственных органов, товары и сопроводительные документы на него от поставщиков и партнеров.Исходящие документы:Платежные поручения и деньги в банк, товары + чеки клиентам компании, отчетность в государственные органы, Контракты и счета на оплату поставщикам.2.3 Создание модели ИС с AllFusionProcessModeler 4.0 (Bpwin 4.0)Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня AllFusionProcessModeler (BPwin), поддерживающее методологии:· IDEF0 (функциональная модель);· DFD (DataFlowDiagram);· IDEF3 (Workflow Diagram). 2.4. Модель AS_IS. Создание модели в стандарте IDEF0Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На Рис. 4 представлена контекстная диаграмма ИС «Гостиница»:Рис. 4 Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование гостиницы.Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рис.4 это “Клиенты” и ”Плата за услуги”), выхода (основной результат процесса - “Оказанные услуги” и “Прибыль”), управления (“Законы РФ” и “Устав гостиницы”) и механизмов (“Материальная база”, “Помещение”, “Персонал” – это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы). “Клиенты” – те, для кого гостиница работает.