Документы по личному составу

Объектом настоящей работы является документация предприятий.
Предмет изучения – документы поличному составу.
Цель работы – изучить основные моменты в оформлении, учёте, хранении и уничтожении документов по личному составу. Для достижения обозначенной цели необходимо решить следующие задачи:
• изучить понятие и классификация документов по личному составу;
• рассмотреть правила оформления документов по личному составу;
• проанализировать порядок хранения и уничтожения кадровой документации;
• изучить основные изменения кадрового документооборота в 2013 – 2014 годах.
Сдана в 2014 году, оценка "5". ...

Введение 3
1. Основные тезисы по кадровой документации 4
1.1 Понятие и классификация документов по личному составу 4
1.2 Правила оформления документов по личному составу 6
1.3 Порядок хранения и уничтожения кадровой документации 9
2. Изменения кадрового документооборота в 2013 – 2014 годах 15
Заключение 18
Список используемой литературы 20
Приложение 1 Виды документов по личному составу 21
Приложение 2 Список документов по личному составу 22
Приложение 3 Пример штатного расписания 25
Приложение 4 Пример приказа об утверждении формы кадровых документов 26

Тема настоящего реферата называется «Документы по личному составу». Актуальность исследования заключается в том, что на любом современном предприятии уделяется огромное внимание вопросам грамотной постановки кадрового учёта; это обусловлено в первую очередь тем, что в настоящее время всё больше и больше процессов в деятельности предприятий требуют комплексного, планового и научного подхода, причём, как правило, на стратегическом уровне.
Задачи, которые стоят перед работниками кадровой службы, во многом зависят от специфики предприятия и от особенностей организации кадрового учёта. Но на любом предприятия должны быть обеспечены соответствующие условия хранения, уничтожения и оформления документов по личному составу.

Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, подписываются членами комиссии. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой, согласно соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов организации. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция – это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и которая содержит принятое им решение. После исполнения документа на нём проставляется соответствующая отметка, которая содержит информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.1.3 Порядок хранения и уничтожения кадровой документацииВ понимание кадрового делопроизводства помимо документирования трудовых отношений с сотрудниками включается, ещё и использование, и хранение данных документов в текущей деятельности предприятия, проверка их ценности и передача документации на архивное хранение.Главным нормативным актом в данном направлении выступает ФЗ от 22.10.2004 года за №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Данный ФЗ контролирует отношения в области организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов предприятий любой формы собственности, и регулирует отношения в области управления архивным делом в РФ в интересах общества и государства.Ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 года за №125-ФЗ определяет общую обязанность по созданию сохранности документов, в том числе кадровых документов для любого предприятия.Этапы организации хранения документации зависит от статуса предприятия. Хранение кадровой документации заметно выделяется из общих правил хранения управленческой документации. В связи с тем, что документы по личному составу обладают большой социальной значимостью, потому что выступают документальным обоснованием прав работников на социальное обеспечение, например, по инвалидности или старости, подтверждают трудовой стаж сотрудника. Большинство из этих документов имеют постоянный или длительный сроки хранения и применяются в справочных целях при обращении людей в архивные учреждения. Документация по личному составу обладает ещё и археографической и биографической ценностями, выступают источниками для статистических обобщений и исторических исследований.В системе хранения документации по личному составу допускается выделение двух видов, стадии хранения: последующее и текущее.Использование и хранение документации с момента её создания и до сдачи дела, в котором она сгруппирована, в архив называют текущим. Текущее хранение документации происходит по месту её формирования. Текущее хранение ещё делится на 2 подвида:хранение документации в процессе её исполнения;хранение исполненной документации.Документация во время её исполнения находится у исполнителя, он хранит её в специализированных папках. Исполненная документация должна сшиваться и храниться в делах согласно номенклатуры дел. Текущее хранение документации подразумевает процедуру её формирования в дела согласно с утверждённой номенклатурой. Текущее хранение документации означает её хранение в подлинниках. В связи с этим в кадровых службах предприятий все приказы хранятся в подлинниках. Например, правила организации текущего хранения личных дел следующие:личные дела в бумажном виде хранятся в папках, папки нумеруют по страницам и сшивают;личные дела уволенных работников хранятся в алфавитном порядке в архиве;так же нумеруют обложки личных дел и присваивают порядковый номер, который соответствует общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров предприятия подлежат личные дела только на действующих работников. После увольнения работника его личное дело из папки забирается и оформляется для передачи в архивное хранилище.Текущее хранение документации по личному составу, картотек, книг учёта и другие осуществляется в помещениях кадровых служб предприятий, которые должны быть оборудованы специализированными сейфами, опечатывающимися и запирающимися. Трудовые книжки сотрудников хранятся в сейфе начальника отдела кадров, там хранятся штампы, печати, бланки документации, ключи от сейфов для хранения документов.Технология хранения и учёта кадровой документации подразумевает обязательную подпись сотрудников, которая подтверждает получение на руки копий или выписок из них.Основанием дальнейшего хранения документации выступает экспертиза их ценности, дальше следует: оформление дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документации и сдача дел в архив организации. Для своевременного приёма архивной документации от структурных подразделений либо прочих источников комплектования, гарантии их учёта, сохранности, упорядочения их применения и подготовки к сдаче документации на постоянное хранение на предприятиях создаётся архив.В архивный фонд предприятия попадает только часть документации, он не включает в себя документацию с краткими сроками хранения. Архивный фонд предприятия состоит из документации с долговременными и постоянными сроками хранения, включая кадровую документацию, которая имеет социальное, экономическое, политическое, историческое, культурное и другое значение. Сдача дел в архив происходит по графику, который утверждается руководителем предприятия либо работодателем. Документация должна приниматься на хранение в виде подлинников, только при отсутствии этих подлинников отсутствии допускается принимать заверенные копии.Документация должна храниться в условиях, которые обеспечивают её защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Для цели обеспечения сохранности кадровой документации увольняемых сотрудников в итоге реорганизации либо ликвидации юридических лиц, а так же социальной защищённости граждан, учредителям заново образующихся коммерческих и некоммерческих предприятий рекомендовано включать в учредительные документы правила учёта и сохранности кадровой документации, а так же своевременной сдачи их на государственное хранение при реорганизации либо ликвидации юридического лица.Правовое регулирование сроков и порядка хранения кадровой документации происходит на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков их хранения», утверждённый Росархивом 06.10.2000 г. Например, сроки и порядок хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт – Постановление Правительства РФ от 16.10.03 г. за №225 «О трудовых книжках», согласно ему, бланки трудовой книжки и вкладыша в неё хранятся на предприятиях как документы строгой отчётности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявлению. Невостребованные трудовые книжки и книга учёта трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве предприятий в течение пятидесяти лет, а потом подлежат уничтожению в установленном порядке.Ответственность за организацию хранения документации по личному составу, первичных учётных документов несёт работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек несёт уполномоченное лицо, которое назначается приказом работодателя.Список документации по личному составу приведён в Приложении 2.Порядок действия коммерческого предприятия, которое не является государственным либо муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документации, в том числе документации по личному составу является следующим:проверка требований нормативных правовых актов, которые установили сроки хранения конкретных видов документации;хранение документов;для предприятий–источников комплектования – по завершении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документации на предмет включения в состав Архивного фонда РФ;хранение документации Архивного фонда РФ либо передача её на хранение в государственный либо муниципальный архив, музей, библиотеку, в организацию Российской академии наук;архивная документация, которая не была включена в состав документации Архивного фонда РФ, по итогу сроков хранения подлежит уничтожению либо хранению в архиве предприятия согласно требованиям корпоративного законодательства либо локальными нормативными актами;для предприятий, которые не являются источниками комплектования, по завершении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве предприятия.Эффективность организации хранения кадровой документации во многом определяется номенклатурой дел.Текущее хранение документации определяется не только понятием номенклатуры дел, но и их формированием. Документация, которая не находятся на руках у исполнителей, при её хранении группируются так, чтобы можно было быстро разыскать необходимый документ и информацию. Данная процедура называется «формирование дела».Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники, которые ответственны за документацию. Контроль над должным формированием дел в на предприятии и его структурных подразделениях проводится службой документационного обеспечения либо лицом, ответственным за документацию. После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, предприятие может уничтожить документацию с временными сроками хранения, срок хранения которых истёк.Уничтожение документации оформляется актом, утверждаемым директором предприятия. Для предприятий, которые сдают документацию на государственное хранение, акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к первому января года, в котором составляется настоящий акт. Например, законченные дела с трёхлетним сроком хранения в 2013 года могут быть включены в акт, который будет составлен не раньше 1 января 2017 года.Дела, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию. Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.2. Изменения кадрового документооборота в 2013 – 2014 годахС 2013 года унифицированные формы документов отменены. И предприятия могут самостоятельно разработать формы первичных бланков. Но есть и свои исключения. С 1 января 2013 года любой документ организация может разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено ФЗ от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов.По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» – ими можно пользоваться и дальше.Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49) и платёжная ведомость (форма № Т-53). Данные формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, значит, вместо них нельзя использовать собственный документ.Таблица 1Перечень актуальных документов, по состоянию на 01.01.2013ДокументПоможет вамФедеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете»Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документовПостановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данныхПоложение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г.