Положение о службе ДОУ. Методика разработки

Оригинальная работа, аналогов в Интернете нет. Тема сложная, так как мало литературы. Позиционировалась как реферат, но структура и содержание вполне сойдет и за курсовую работу ...

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….…………….3
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 5
1.1 Положение о службе документационного обеспечения управления: понятие и структура………........................................................…………………5
1.2. Состав реквизитов положения о службе документационного обеспечения управления…………………………………………………..………………..….10
ГЛАВА 2. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 12
2.1. Методика составления и утверждения положения …………………… 12
2.2.Разработка положения об отделе делопроизводства …………..……….18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………..…………………………….………..20
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ………………………………….21
ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Выбранная мной тема реферата «Положение о службе ДОУ. Методика разработки», является актуальной, так как положение о службе ДОУ является организационно - правовой основой деятельности службы ДОУ. Но на сегодняшний день практически нет нормативных и методических до-кументов, в которых бы содержалось примерное или типовое положение о службе ДОУ, кроме Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Единой государственной системы делопроизводства . Данные документы, хотя и действующие, но морально устарели. Поэтому Примерным положением о службе ДОУ, приведенным в приложении 12 ГСДОУ и Типовым положением о канцелярии учреждений (приложение 25 ЕГСД) пользоваться можно только после очень серьезной корректировки с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.
Поэтому целью реферата является
изучение методики разработки положения о службе ДОУ в организации на основе обобщения существующей информации по теме.
............................................................... и .т.д

  Текст Положения структурирован на разделы.8. Отметки о согласованииЕсли  положение о службе ДОУ в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему -  то визы согласования. Обычно проект положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно9. Подпись.В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).10. Оттиск печати.Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на положении о службе ДОУ.Вывод.Таким образом, положение о службе ДОУ четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания других организационных документов службы ДОУ (инструкции по делопроизводству, должностные обязанности работников службы ДОУ).ГЛАВА 2. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 2.1. Методика составления и утверждения положения Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ относится к организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, в которых бы содержалось примерное или типовое положение о службе ДОУ, как это было в свое время в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Приведенным в ГСДОУ Примерным положением о службе ДОУ и Типовым положением о канцелярии учреждений в ЕГСД можно пользоваться в настоящее время только после основательной корректировки с учетом всех изменений, которые произошли в системе документационного обеспечения управления и которые отражены в современном законодательстве.Как уже отмечалось в предыдущей главе, текст положения о службе ДОУ (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы: 1.   Общие положения.2.   Цели и задачи службы ДОУ.3.   Функции службы ДОУ.4.   Права и ответственность службы ДОУ.5.  Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, В.Ф. Янковая предлагает 4-й раздел «Права и ответственность» разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия. Начинается Положение о службе ДОУ с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба ДОУ (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и её значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы ДОУ входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам ДОУ, Уставом организации, настоящим положением о службе ДОУ и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных в данной организации, они также включаются в этот пункт.Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.Здесь также можно указать, что служба ДОУ имеет печать с обозначением своего наименования.Раздел "Цели и задачи" можно сформулировать так: основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:- совершенствование форм и методов работы с документами;- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;- сокращение документооборота, унификация форм документов;- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.В разделе "Функции" необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для конкретной организации. Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных и т.д.Как правило, в функции службы ДОУ помимо общего руководства делопроизводством в организации входит:- разработка бланков документов, их тиражирование, учёт;- составление отдельных документов по поручению руководства;- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;- приём, отправка и первичная обработка документов;-   регистрация документов;-   обеспечение доставки документов исполнителям;-   контроль за сроками исполнения документов;-   подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;-   формирование дел;-   организация работы архива;-   документационное обслуживание совещаний и др.Очень подробно функции службы ДОУ описывает в своей статье В.Ф. Янковая.Кроме делопроизводственных работ на службу ДОУ возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и обеспечение приёма посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции также записываются в Положение.Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее. Обычно указываются права:- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;- контролировать выполнение установленных правил работы с документами; - определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;- разрабатывать должностные инструкции на работников службы ДОУ;- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщённо. Примерно так: "служба ДОУ несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более подробно исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-2003; за несвоевременную сдачу документов в архив и т.д.В Положении о службе ДОУ может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы ДОУ. В нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, требования к его профессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права. Например, Руководитель:- распределяет обязанности между работниками службы ДОУ;-   принимает решения по вопросам деятельности службы ДОУ;-   подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;-   представляет документы на подпись руководителю и т.д. Объём работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного её состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба ДОУ взаимодействует:- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы;- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы ДОУ и повышения их квалификации;- отделом автоматизации - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения техническими и программными средствами.Последний раздел - "Организация работы" - может содержать только пункт о том, что служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации. В данном разделе отражаются и особенности в работе сотрудников службы ДОУ, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 15 минут раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников организации и т.п.Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.После того как текст положения составлен нужно: снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя организации.Порядок внутреннего согласования положения о службе ДОУ организация определяет сама. Некоторые согласуют со всеми руководителями подразделений. Оформляется Положение на общем бланке организации, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации.2.2. Разработка положения об отделе делопроизводстваНа основе изученного материала самостоятельно разработаем положение о службе ДОУ в ОАО «Авангард». Данная служба называется отделом делопроизводства и входит в состав административно-хозяйственного управления организации. Положение будет включать следующие части:Общие положения.Структура и штатная численность.Задачи.Функции.Права.Ответственность.Взаимодействие.В разделе «Общие положения» укажем, что отдел делопроизводства входит в состав административно-хозяйственного управления ОАО «Авангард». Укажем, кому подчиняется отдел, порядок создания отдела, перечислим документы, которыми отдел делопроизводства руководствуется в своей деятельности. В разделе «Структура и штатная численность» перечислим все специальности отдела с указанием количества штатных единиц.В разделах «Задачи» и «Функции» перечислим задачи и функции отдела делопроизводства и выстроим их в порядке значимости.Раздел «Права» нужен для того, чтобы обеспечить беспрепятственное выполнение работниками отдела своих функций.Кроме прав, у работников имеются обязанности, за невыполнение которых предполагается ответственность. Обязанности работников перечислены в должностных инструкциях и повторять их в положении не целесообразно, а об ответственности сказать стоит. Поэтому в положение введем раздел «Ответственность». Так как служба ДОУ взаимодействует практически со всеми отделами и филиалами организации, то немаловажным является раздел «Взаимодействие».Формы взаимодействия с другими отделами организации в рамках выполнения функций отдела делопроизводства будут одни и те же. Чтобы не переписывать их многократно, в начале раздела создадим отдельный пункт «Со всеми структурными подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта напишем исходя из функционала подразделения.Разработанное положение об отделе делопроизводства представлено в приложении.Вывод:Даже краткое изложение содержания Положения о службе ДОУ показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.ЗАКЛЮЧЕНИЕПо результатам изученных источников и литературы можно сделать такие выводы:Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления очень ограничена. Государственная система документационного обеспечения управления содержит «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления», а Единая государственная система делопроизводства – «Типовое положение о канцелярии учреждения», но использовать данные документы для разработки положения о службе ДОУ в настоящее время можно только при учете всех изменений в системе документационного обеспечения управления и законодательстве.Положение оформляется на общем бланке организации с проставлением реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 . У разных авторов подходы к структуре положения о службе ДОУ различны, нет единого образца, так как нормативно – правовыми актами данный документ не регламентирован.Данный реферат имел для меня практическое значение, так как я познакомилась со структурой положения о службе ДОУ и научилась составлять данный документ.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВИсточникиОб утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558//Консультант Плюс. – Дата просмотра: 12.02.2014.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст]. - М.: ВНИИДАД, 2003. – 25с.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33]. – М.: ВНИИДАД, 1991. – 76с.Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)[Одобрено Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике; постановление N 435 от 4 сентября 1973 года]. – М., 1973. – 121с.ЛитератураВялова, Л.