Особенности ведения делопроизводства во ФСИН России и порядок оформления документов с грифом "ДСП"

. ...

Содержание

Введение
1. Ведение делопроизводства во ФСИН России
2. Порядок оформления документов с грифом "ДСП"
2.1 . Порядок приема и учета документов и изданий
2.2 . Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
2.3 . Группировка исполненных документов в дела
2.4 . Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»
2.5 . Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия
Заключение
Список литературы

Введение
В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопро¬изводства, базируясь на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), внедрение которых в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации. Наиболее важным событием в делопроизводстве был выход новой редакции ГОСТ 6.30.-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документац ии. Требования к оформлению документов», введенный в действие 1 июля 2003 года постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65 –ст. Как Вы понимаете, что в любом стандарте изложены самые необходимые, минимальные требования к изделию или работе. Несоблюдение стандарта ставит изделие или работу ниже элементарных требований. Ни о какой корпоративной работе организации не может быть и речи, если документы, выходящие из этой организации, не соответствуют простейшим требованиям стандарта. Как правило, эти требования вносятся в инструкцию по делопроизводству и становятся обязательными для любого работника учреждения. В учреждениях ФСИН России делопроизводство ведется на основании ГОСТа Р 6.30-2003 и Инструкции по организации и ведению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Минюста России утвержденной приказом ГУИН Минюста России № 242 от 17.12.2001г.
 

Официальное делопроизводство в ФСИН России ведется на русском языке – государственном языке Российской Федерации. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в уголовно-исполнительную систему (далее – УИС), допускается только с разрешения директора ФСИН России.Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения директора ФСИН России.Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных структурных подразделений, учреждений и органов УИС. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях и органах УИС управлением делами ФСИН России по распоряжению директора ФСИН России могут привлекаться работники служб делопроизводства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, и территориальных органов ФСИН России. В ФСИН России контроль за правильной организацией и ведением делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы работников, выполняющих функции делопроизводства, возлагается на начальника управления делами ФСИН России.2. Порядок оформления документов с грифом "ДСП"Общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях) регламентирует специальная инструкция. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).2.1 . Порядок приема и учета документов и изданийПрием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется 2.2 . Размножение и рассылка (отправка) документов и изданийДокументы с грифом «ДСП»:печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;2.3 . Группировка исполненных документов в делаДокументы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.2.4 . Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.2.5 . Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличияДокументы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах).