Вход

Документная систематика: понятие и значение в сфере управления

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 294155
Дата создания 21 мая 2014
Страниц 25
Мы сможем обработать ваш заказ 23 мая в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
780руб.
КУПИТЬ

Описание

Главной целью исследования является рассмотрение классификации документов как неотъемлемой части документационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность. ...

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3
1.Понятие и значение документной систематики………...…………………5
2.Классификация официальных документов по различным основаниям…………………………………………………………………….....8
Заключение...……………………………………………………………………24
Библиографический список………..…………………………………………25

Введение

Документная систематика, кроме чисто тео¬ретического интереса, имеет важный практичес¬кий выход. Только на ее базе возможны разра¬ботка методических вопросов унификации и стандартизации документов, определение реаль¬ных границ этой деятельности в плане установления относительного веса единого и индивидуального, выявления тенденций развития и, что, пожалуй, самое важное для практической деятельности по унификации систем документации, создание унифицированных форм документов .
Классификация документов в наше время является важнейшим средством создания систем упорядочивания документов, без которых невозможно эффективное функционирование документационного обеспечения управления. Документ – это один из наиглавнейших элементов, который является основой управленческой деятельности. Тема данно й курсовой работы довольно актуальна в настоящее время, так как мало исследована.
Главной целью исследования является рассмотрение классификации документов как неотъемлемой части документационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.
Для этого нужно определить следующие задачи исследования. Первой задачей является изучение общих понятий и направлений документной систематики. Далее следует рассмотреть классификацию официальных документов по различным основаниям. Заключительной задачей работы будет анализ методов кодирования, используемых в классификаторах.
Объектом исследования в данной работе являются формы документов, утверждаемые разработчиками систем документации. Предметом исследования здесь является классификация документов по различным основаниям.
Проблема классификации официальных документов рассматривается в нормативных актах по классификации. В данной работе применяется государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98 .
Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях. Это, прежде всего, статья А.Н. Соковой «Понятие вида в документоведении (Документная систематика)» .
Далее идут статьи М.Н. Костомарова, которые можно разделить на две части. Это статья, посвященная общим вопросам классификации информации , и статья, касающаяся проблем разработки и действия конкретных классификаторов

Фрагмент работы для ознакомления

дать названия всем классификационным уровням;
сформировать единую номенклатуру документов;
разработать систему формальных признаков, по которой устанавливается принадлежность к определенному, например, виду12.
Таким образом, документы можно классифицировать в соответствии с их назначением. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ОСНОВАНИЯМ
Разработка общих проблем теории классификации официальных документов сегодня одно из актуальных направлений документоведения, но практически не разработано. Первыми к проблеме классификации документов обратились М.Дьюи, П.Отле и А.Лафонтен (XIX-начало XX вв.). Их интересовала классификация печатных изданий. Их разработки легли в основу классификации изданий в книговедении и библиотековедении. В середине и конце XX в. в России проблемами классификации документов занялись С.Г. Кулешов, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова–Водка, Т.В. Кузнецова, А.Н. Сокова и др.
Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов – та процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.
В класси­фикационных схемах могут приме­няться два метода классификации: иерархический и фасетный. Первый из этих методов – иерархический, является более старым и традиционным. При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки.
Получаемая на основе этого классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объём классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации13.
В общем виде иерархическую классификационную схему можно представить в следующем виде:
Классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную ёмкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.
Серьёзным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Это ведёт к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или изменении характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схем. Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.
К классификационным схемам, построенным на основе иерархического метода классификации, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает их качество и эффективность применения.
Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на одной и той же ступени классификации, не должны включать аналогичных понятий.
Второе общее правило заключается в том, что для разделения любой классификационной группировки на подчиненные группировки должен использоваться только один признак. Но это требование соблюдается только при использовании последовательного метода кодирования. При использовании же параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации при иерархическом методе классификации могут одновременно использоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемых задач.
Третьим требованием к иерархическому методу классификации является логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с этим требованием на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедшая в состав классификационных группировок.
Достоинства иерархического метода классификации обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.
В современных классификационных схемах широко используется и второй метод классификации – фасетный метод. Под этим методом понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности14.
В общем виде фасетную классификационную схему можно представить в следующем виде:
Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор на основе фасетного метода классификации очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов классификации разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты без коренной перестройки структуры всего классификатора.
При разработке классификаторов на основе фасетного метода классификации также должны соблюдаться определенные правила, основным из которых является соблюдение принципа непересекаемости фасетов. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора.
Вторым правилом является включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков в них, которые необходимы для решения конкретных задач.
В современных классификационных схемах часто одновременно используются оба метода классификации. Это обеспечивает возможность снизить влияние недостатков методов классификации и расширить возможность использования классификатора15.
Классификация документов служит основанием анализа многообразия документов, представляется обычно в виде схемы или таблицы. Классификация позволяет упорядочить любое множество, разделить его на группы по лю­бым признакам сходства или различия и рассмат­ривать в теоретическом или прикладном плане однотипные объекты.
Классификация позволяет рассмотреть доку­ментацию в совокупности для решения тех или иных практических задач. Так, при разработке номенклатуры дел и последующего распределения документов по делам производится классификация по вопросам деятельности и срокам хранения документов. При размещении документов, например, на стеллажах или в коробках необходима классификация по фондам. Выбор основа­ния классификации документов бесконечен и за­висит от поставленной цели последующей работы.
В соответствии с едиными правилами пост­роения систем, каждая ступень деления в доку­ментной систематике должна быть названа.
Так, первая ступень деления в системе документ может быть названа тип. Наиболее естественным будет деление всех документов на два типа - официальные и личные. За основу деления берем признак происхождения и наличие каких-либо формальных ограничений в названии, подготовке, использовании и т. п. Причем, личными следует считать только документы, созданные в сугубо личных целях, типа записки мужу о необходимости сделать какие-то покупки. Паспорт и тому подобные докумен­ты ни в коем случае не являются личными, а официальными.
Документы творческого характера являются личными до момента передачи их на публика­цию, утверждение и др. С этого момента доку­менты поступают в служебную сферу, их оформление ограничивается определенными правилами и нормативами.
Тип документа делится на классы. Так, тип официальные документы делим на классы, согласно предложенному нами критерию специ­фики целей, задач и характера деятельности. Выделяем четыре класса в соответствии с важ­нейшими формами человеческой деятельности:
1) научные документы (теоретическое позна­ние) - документы, связанные с теоретическим познанием закономерностей природы и общества;
2) проектно-конструкторские документы (технические) - документы, связанные с опытом преобразования природы;
3) производственные документы (технологи­ческие) - документы, связанные с производством материальных благ;
4) управленческие документы - документы, обеспечивающие рациональную взаимосвязь целесообразных практических действий для реше­ния производственных и иных задач.
Каждый класс делится на группы по крите­рию функции, которую они обслуживают.
Классификация на уровне группы – управленческие документы представляет для нас особый интерес, так как именно здесь осуществ­ляются в последние годы основные практичес­кие работы в документационной сфере. Предла­гаем эту группу как классификационные понятия выделять в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов.
Группа делится на виды. Для подхода к определению понятия вид документа необходимо рассмотреть информационную сущность номинала или названия документа.
Номинал является категорией исторической, от­ражая некоторое действие, которое закрепилось в определенной форме изложения текста, вследствие чего название документа соответствует семантике слова. Это положение отмечают многие авторы.
Ряд номиналов был введен в период реформ Петра I, другие - еще более древние. Например, приказ - понуждение к действию; справка - сооб­щение каких-либо фактов, сведений; журнал - регулярная или ежедневная запись чего-либо и т. д. Число номиналов в допетровское время было невелико, и номинал, как правило, отражал не содержание документа, а преимущественно его правовой уровень. Многообразие форм докумен­тов достигалось различным содержанием.
В Генеральном регламенте коллегий появились новые названия: протокол, рапорт (ведомость), документ (доказательное письмо) и др.
Генеральный регламент коллегий, вводя иностранные названия документов, давал их русские эквиваленты, протягивая тем самым историческую нить в документальной системе, закрепляя за номиналами смысловую нагрузку: квитанция - расписка, инструкция - наказ, мемориал - доношение, диплом - жалованная грамота, патент - жалованная грамота на чин и т. д.
В наше время в Общероссийском классифи­каторе управленческих документов, включающем около 5 тысяч названий унифицированных форм документов, используется не более 80 номиналов; наиболее распространенными являются номиналы справка, акт, сводка, отчет, протокол, ведомость, заявка, заказ. На их основе строятся "от­чет о НИР", "отчет о командировке", "отчет о выполнении плана", "справка о состоянии здоро­вья", "справка о получаемой зарплате", "справка о состоянии выполнения плана", "акт о приеме то­варов на склад", "акт об уничтожении документов", "акт проверки соблюдения стандартов" и т. п.
Документы с одним номиналом настолько различны по назначению, содержанию и форме, что ни у одного специалиста - документоведа не должно возникнуть предположение, что они отно­сятся к одному виду.
Отсюда мы делаем вывод, что не может су­ществовать абстрактный акт, или протокол, или приказ и план, и, следовательно, невозможно от­нести к одному виду документы только на основании критерия номинала. Например, как представить себе относящимися к одному виду "план дипломной работы", "план города Козельска" и "план работы отдела"? Как соединить в один вид "протокол заседания совета директоров", " прото­кол задержания нарушителя" и "протокол пребы­вания в стране иностранного представителя"?
Исходя из того, что вид документа является реально существующим объектом, стержнем всей документальной системы, "феноменом историчес­кой реальности", а номинал - один из историчес­ких критериев документообразования, мы делаем вывод о веерной эволюции документов, т. е. о воз­никновении из одной исходной документной фор­мы множества различных форм с одним номина­лом, но обслуживающих столь различные задачи в обществе, что у них не осталось ничего обще­го, кроме исторического названия.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)
2. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (Документная систематика) // Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 7-12.
3. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40.
4. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-32.
5. Костомаров М.Н. Стандартный язык описания данных // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.39-43.
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2022