Системы электронного документооборота

в работе рассматриваются системы электронного документооборота ...

Содержание

Введение 3
1. Эволюция и сущность систем электронного документооборота 4
1.1. История развития систем электронного документооборота 4
1.2. Сущность и особенности систем электронного документооборота 6
2. Анализ систем электронного документооборота 9
2.1. Классификация систем электронного документооборота 9
2.2. Программные продукты систем электронного документооборота 11
Заключение 14
Список использованной литературы 15

Введение
Актуальность работы. Технический прогресс повлек за собой требование общества к более быстрому обмену информацией, в особенности в организациях. Ведение отчетности является довольно трудоемким процессом, который отнимаем множество времени. Однако, несмотря на то, что этим занимаются профессионалы, определенная текущая и информация нередко является либо недоступной к получению, либо к тому времени, когда она получена - актуальность утрачена. Даже на современных предприятиях существует проблема отсутствия автоматизации делопроизводства, что негативно сказывается на результатах деятельности. Различные программные продукты (системы электронного документооборота) приводят руководителей к сложному выбору, на какой остановиться. Имеющейся информации порой просто недостаточно. Таким образ ом, исследование систем электронного документооборота является актуальным.
Целью работы являлось изучение систем электронного документооборота, их роль и особенности применения.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
- исследовать исторические аспекты развития систем электронного документооборота;
- выявить сущность и особенности электронного документооборота;
- классифицировать системы электронного документооборота;
- представить характеристику основных программных продуктов систем электронного документооборота, используемых на рынке России.
Предметом работы являются системы электронного документооборота, используемые на отечественном рынке.
Объектом работы являются отношения и деятельность, возникающие в процессе делопроизводства.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованной литературы.

Электронным документом зазывают документ, который создан при помощи средств компьютерной обработки информации, имеющий возможность подписания электронной подписью и хранения на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.Электронный документ должен отвечать определенным требования, таким как: 1) иметь структуру установленного образца;2) иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;3) содержать реквизиты, которые позволяют идентифицировать его и придать ему юридическую силу;4) создаваться, передаваться и храниться с помощью технических и программных средств.В связи с чем, система электронных документов наделена следующими свойствами:электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, который установлен нормативными правовыми актами РФ;электронный документ, который подписан электронной цифровой подписью, обладает юридической силой, аналогичной документу на бумажном носителе;все экземпляры электронного документа, которые подписаны одинаковой электронной цифровой подписью, должны иметь равную юридическую силу.Хранение электронных документов должно быть обеспечено с соблюдением следующих условий:необходимо обеспечить возможность предоставления хранимых электронных документов (оригинал, копия) на бумажном носителе;необходимо обеспечить возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;необходимо обеспечить возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, который предусмотрен федеральными законами;необходимо обеспечить защиту электронных документов от искажений и несанкционированного доступа.Структура электронного документа состоит из двух частей, а именно: содержательной и реквизитной. Содержательная часть может включать раздельно или в любом сочетании из аудиовизуальной (мультимедийной), графической и текстовой информации об изделии. Она содержит всю необходимую информацию об изделии. Реквизитная часть электронного документа состоит из реквизитов, а также допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом специфики его обращения и применения. Все варианты публикаций, т.е. оригиналы, копии, дубликаты имеют одинаковую юридическую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, которые содержатся в подлиннике электронного документа.Подлинные электронные документы, которые получены путем изменения из форматов и подписаны в электронной цифровой подписью установленном порядке, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены. Подлинному электронному документу присваивают дополнительный признак, записываемый в реквизитной части документа. Подлинный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями — участниками обращения документа.Таким образом, проведенное исследование показало, что к электронному документу, а также системам электронного документооборота предъявляются требования, отраженные как во внутренних документах предприятия, так и законодательно. 2. Анализ систем электронного документооборота2.1. Классификация систем электронного документооборотаВо всем разнообразии электронных систем, используемых в отечественной и зарубежной практике, существует определенная систематизация, которая позволяет группировать их по выполняемым функциям, т.е. по числу реализованных функций и кругу решаемых задач. По представленному подходу можно подразделить существующие системы электронного документооборота на: системы делопроизводства, ЕСМ-системы, workflow-системы и электронные архивы. Чаще всего программные продукты различных производителей (СЭД) той или иной степени включают в себя элементы всех перечисленных групп. Представим обзор данных групп.1. Системы делопроизводстваСистемы делопроизводства приобрели свою популярность еще в 90-х годах XX столетия, когда началось проведение разработок по созданию и внедрению систем делопроизводства. Отличительной особенностью является ориентация на предприятия с ярко выраженным вертикальным управлением, в условиях которого существуют формально закрепленные, жесткие правила формирования ограниченного количества типов документов. Необходимость применения систем делопроизводства возникает в том случае, если документ на всех этапах жизненного пути соответствует стандартам, которые установлены законодательством РФ для различных организаций. Основной задачей, решаемой системами делопроизводства является канцелярии как элемента документационного обеспечения управления.2. ЕСМ-системыКомплексные системы управления представляют собой набор инструментов для реализации широкого круга задач. ЕСМ-системы предоставляют возможность обработки и хранения неструктурированной информации, включающей в себя все типы документов - от служебных записок, обычных внутренних и внешних приказов, которые распространяются внутри организации, до видеофайлов, рисунков, сообщений электронной почты, сканированных факсов и любой другой информации, которую возможно перевести в электронный вид. 3. Workflow-системыДанная группа представляет системы автоматизации деловых процессов. Задание или входящий документ в данной системе передается от одного сотрудника к другому в соответствии с устоявшейся системой правил обработки, в условиях должностной инструкции сотрудника, способов и сроков передачи. Такие системы внедряются в организациях, которые имеют дело с большим количеством однотипных документов. Среди них стоит выделить: страховые компании, финансово-юридические фирмы, коммерческие банки. Системы, которые относятся к данной категории, могут решать задачи автоматизации делопроизводства с разной эффективностью и организации электронного архива или вовсе не решать их.4. Электронные архивыДанный тип электронных систем не предназначен для организации движения электронных архивов в организации. Главная цель создания состоит в хранении документов, структурировании и сортировке для решения особенных задач конкретной фирмы, а также повышение оперативности поиска необходимых материалов и отслеживание динамики. Электронные архивы в несколько раз ускорят процесс поиска необходимой информации, а также значительно снимают расходы на хранение. Таким образом, было определено, что группировка электронных систем документооборота позволяет определить определенный программный продукт, путем определения требуемых функций. Характеристика программных продуктов будет приведена далее. 2.2. Программные продукты систем электронного документооборотаПроведенный анализ классификации электронных систем документооборота выявил необходимость исследования программных продуктов, чаще всего используемых на отечественном рынке.1. Система «Евфрат»Система электронного документооборота «Евфрат» предоставляет возможность реализовывать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. В системе «Евфрат» доступны следующие отчеты документооборота:отчет с завершенными документами;отчет по документам, которые надо завершить;отчет с документами, которым проставлены согласующие подписи;отчет по документам, которые надо проставить согласующие подписи.Отчеты могут быть экспортированы в форматы doc, rtf, html, xls. 2. Система «Дело»Система электронного документооборота «Дело» представляет собой комплексное промышленное решение, которое обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.В системе имеются встроенные инструменты для получения руководством статистических данных по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система представляет их в виде готового текстового документа в формате MS Word.