Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ( ООО «Галактика»)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 СУЩНОСТЬ И РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
1.2 КОМПЬЮТЕРНАЯ ПРОГРАММА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.3 ВИДЫ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРОГРАММ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ
2 ИССЛЕДОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.2 ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 СУЩНОСТЬ И РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
1.2 КОМПЬЮТЕРНАЯ ПРОГРАММА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.3 ВИДЫ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРОГРАММ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ
2 ИССЛЕДОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.2 ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
2.3 ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА
3СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ООО «ГАЛАКТИКА»
3.1РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
3.2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЁ ЗАЩИТА
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 СУЩНОСТЬ И РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
1.2 КОМПЬЮТЕРНАЯ ПРОГРАММА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.3 ВИДЫ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРОГРАММ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ
2 ИССЛЕДОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ГАЛАКТИКА»
2.2 ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
2.3 ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА
3СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ООО «ГАЛАКТИКА»
3.1РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
3.2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЁ ЗАЩИТА
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

светоперегорАрхитектура системы электронного движения документов представлена на Рисунок 1. Основными элементами данной архитектуры являются:Клиентское рабочее место – компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений – серверные компоненты выполнения бизнес-процессов системы. Сервер базы данных – компоненты хранения и доступа к данным. светоперегор светоперегор светоперегорКомпоненты подсистемы электронного движения документов взаимодействуют с другими подсистемами через программный интерфейс взаимодействия ПЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного движения документов через программный интерфейс ПЭД. Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 1. Компонентная архитектура системы электронного движения документов1.3 Виды компьютерных программ по электронному документооборотуКак говарилось ранее, использование корпоративных подсистем автоматизации движения документов является очень важным шагом к внедрению и распространению элементов электронного движения документов, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно и основательно, исследуя весь рынок компьютерных продуктов. . светоперегор. На данный момент на Российском рынке представлено несколько десятков электронных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие программы от ведущих компаний-разработчиков:отечественные системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН; . светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегорполностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз. . светоперегор. светоперегор. светоперегор. свеДля данных продуктов используются следующие обозначения: компьютерная программа автоматизации движения документов и делопроизводства, компьютерная программа управления документами, компьютерная программа электронного движения документов и так далее. . В специализированной литературе предлагается несколько вориантов подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно изучить предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков движения документов, как для качества работы системы, так и по финансовым критериям. . светоперегор. светоперегор. светоперегор. В первую очередь, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. В этом случаи естественным и эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой. светоперегор На сегодняшний день документ часть своего жизненного цикла существует зачастую в электронном виде. Именно поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного движения документов. Если еще пару лет назад такие средства, как электронная почта, использовались в ряде компаний параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие руководители осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами. светоперегор Для обеспечения полноценного электронного движения документов нужны определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные, например поточное сканирование, а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации.Исходя из всего вышесказанного, компьютерная программа автоматизации должна обладать интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых и модификации существующих процедур и при этом должна быть интуитивно понятна, чтобы специалист мог без труда в ней орентироваться. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию с другими прикладными системами организации. светоперегор светоперегорсветоперегорЕще более расширенные возможности для увеличения функциональности системы автоматизации дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, создавать документированные порталы компаний. светоперегор светоперегорАктуальными на сегодняшний день требованиями, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими подсистемами. Электронные коммуникации стерают границы между организациями, а обмен электронными документами сокращает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа в электронную форму. В этой связи крайне большое значение иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными подразделениями организации, а также различных компаний друг с другом. Опираясь на вышеизложенное можно выявить следующие требования, которые выдвегаются для автоматизированной системы. В первую очередь, такая программа должна отвечать следующим требованиям: светоперегор, , 1) Это выполнение задач документационного обеспечения, а именно: подготовку документов, их регистрацию, контроль над исполнением, поиск документов, хранение документов; светоперегор, светоперегор,2) должна быть построена и отвечать единым методологическим принципам, программно-технических решений в рамках действующих организационно-правовых структур и Российского законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований; . светоперегор.. 3) обеспечить максимальное использование накопленных данных и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как по документно, так и фактически; светоперегор, светоперегор, светоперегор, светоперегор, светоперегор, светоперегор,4) предоставлять помощь специалистам в выборе маршрутов по движению документации внутри организации, при этом обеспечивая должную степень защиты информации от не санкционированного доступа; 5) быть способна к расширению по определенным разделам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов, количеству пользователей; светоперегор. светоперегор. светоперегор, 6) уметь преспосабливаться в соответсвии с требованиям пользователей. В настоящий день различными фирмами разработано и внедрено большое количество подсистем автоматизации документоционного обеспечения управления. Данные системы характеризуются особыми подходами и компьютерными средствами необходимыми для их реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно разделить по следующим критериям: светоперегор,светоперегор. светоперегор.1) типу информации, на обработку которой ориентирована программа (фактографическая или документационная); с светоперегор, ветоперегор.2) охват различных фаз жизненного цикла документа;3) набору реализуемых производственных задач и предлагаемых технологий их решения; светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперег4) степени доступности, иными словами есть возможности наращивания возможностей и совместимости с другими информационными технологиями; 5) и множеству других характеристик автоматизированных подсистем данного функционального назначения. светоперегор. светоперегор.Для того, чтобы определить стоимости автоматизированной системы необходима оценка таких показателей как: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость выполнения всех работ (по мониторингу организации, по установке ПО, по обучению администраторов и пользователей, по модернизации системы, а так же по техническому обслуживанию и так далее). светоперегор. светоперегор. светоперегор, светоперегор, светоперегор,На основании существенных отличий отечественной системы делопроизводства не маловажным признаком для подсистем автоматизации является их направленность на отечественное и на западное делопроизводство по причине того, что данные системы довольно сильно отличаются .. Таким образом, принемая во внимание возможные требования к автоматизированной системе, позволяет организации осуществить полноценное внедрение системы, при этом полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде (см. REF _Ref384124608 \h Таблица 1):Таблица SEQ Таблица \* ARABIC 1 Сравнение технологийРоссийская технологияЗападная технология12Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организацииХарактер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководствоОтслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроляВедение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.На данный момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор систем, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными требованиями. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперНеобходимо также обращать внимание на то, что при выборе системы, функционал подсистем во большинстве своём зависит от платформы, для которой разработана система. На пример, известная платформа Lotus Notes/Domino первоначально была ориентирована на групповую работу с документами, именно поэтому решения для этой системы более функциональны. Пользователи, как правило, зачастую работают в операционной системе Windows, так как данная система обладает понятным интерфейсом и необходимым набором инструментов и программ которые необходимы для работы , однако в последнее время за рубежом начала наблюдается тенденция по перевод на платформу Linux. В связи с этим, при установки системы нужно обращать внимание на то, что возможно через определенное колличество времени пользователей Linux будет примерно также как и пользователей Windows. светоперегор. светоперегор, светоперегор,По этому в связи с распространением Интернета производители ставятся перед фактом необходимости обеспечить работу своих подсистем через браузеры, что довольно актуально в наши дни. светоперегор. светоперегор.. Далее представленно сравнительное исследование некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны по причине того, что они в первую очередь ориентированны на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов. светоперегор. «CompanyMedia», ИнтерТраст; светоперегор. светоперегор.«Landocs», Ланит; светоперегор. светоперегор. светоперегор.«Optima Workflow», Оптима; светоперегор. светоперегор.«БОСС-Референт», АйТи; светоперегор. светоперегор.«Дело», Электронные Офисные Системы; светоперегор.«Documentum», Документум Сервисиз; светоперегор. светоперегор.«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes. светоперегор.Относительно того, что касается последней системы («Documentum»), то, её скорее всего, следовало бы сравнивать не с системами движения документов, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino. Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее. светоперегор. светоперегор.В отдельную таблицу вошли, выработанные в ходе проведённых исследований, сравнительные характеристики компьютерных возможностей систем, потому что знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на покупку дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт». светоперегор. светоперегор.Ниже представлены функциональные характеристики, которые, будут являться основными критериями для выбора эффективной системы делопроизводства. светоперегор. светоперегор. светоперегор.Описываемые системы обладают проктически всеми необходимыми функциональными возможностями. Наболее эффективно с типовыми задачами электронного движения документов справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт». При приобретении системы, следует так же учитывать не только её стоимость но и простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Предположим, если приобретаемая компьютерная программа не содержит необходимых инструментов для настройки под потребности пользователей организации, то данный процесс внедрения будет требовать участия разработчиков, что значительно повлияет на повышение стоимости внедрения из за необходимости доработки и внесения изменений в систему. Наиболее подходяшими под потребности организации системы с доступными средствами участия разработчика и без дополнительных затрат являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам иных подсистем предоставляется набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что в свою очередь приведет к увеличению затрат на внедрение. светоперегор. светоперегор. светоперегор.Стоимость и даты внедрения являются одними из основных факторов, влияющих на распространенность системы на рынке програмного обеспечения. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика и так далее), приобретающей систему. На сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Компьютерная программа «Дело» популярна в государственных учреждениях потому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью использования и гибкой ценой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino. светоперегор. светоперегор. светоперегор.При внедрении, следует обращать внимание на то, что ещё существенно для автоматизации электронного движения документов. На ряду с необходимым набором возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто жизненно необходим. Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться, что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот». светоперегор. Конечно, важными характеристиками ПЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Cистемы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень безопасности и надёжности электронного движения документов. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, поскольку производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного движения документов количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует обратить внимание на то, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор.. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий компьютерных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей подсистем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных подсистем демо-версии не представляют. светоперегор. светоперегор. светоперегор. Торговое предприятие ООО «Галактика» расположено в городе Нижний Тагил. Светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор.Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города. Магазин расположен на втором этаже торгового центра «Кировский». Общая площадь магазина 1120 кв.м., торговая площадь 960 кв.м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции. оперегор.В магазине находится один торговый зал, помещение центра проверки качества. А так же склад, административные помещения кабинеты директора, администратора, бытовые помещения, санузел, раздевалка, кухня.. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор. 2 Исследование электронного документооборота ООО «Галактика»2.1 Общая характеристика ООО «Галактика»Торговое предприятие ООО «Галактика» расположено в городе Нижний Тагил. Сеперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор. светоперегор.Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города. Магазин расположен на втором этаже торгового центра «Кировский». Общая площадь магазина 1120 кв.м., торговая площадь 960 кв.м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции. светоперегор.