Организация юридически значимого электронного документооборота на примере системы ДБО «Сбербанка России».

за работу была получена пятерка. ...

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..6
1. СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...8
1.1 Суть электронного документооборота……………………………...8
1.2 Юридическая значимость электронных документов……………… 11
1.3 Мировой опыт обмена документами………………………………..19
2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ЦЕЛИ E-INVOICING В РОССИИ И ЕВРОПЕ…….27
2.1 Процесс внедрения е-invoicing в Европе…………………………….27
2.2 Е-invoicing в России……………………………………………….….30
2.3 Нормативная база РФ, регулирующая движение электронных документов……………………………………………………………………...33
2. 4 Введение электронных счетов-фактур в России…………………..41
3. РЕАЛИЗАЦИЯ Е-INVOICING В ОАО «СБЕРБАНК РОССИИ»………….46
3.1 Содержание и преимущества услуги «E-invoicing»………………..46
3.1.1 Преимущества использования e-invoicing для клиентов…51
3.2 Конкуренция в использовании сервиса……………………………..52
3.3 Тарифная политика банка и расчет эффективности от внедрения e-invoicing………………………………………………………………………...55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………..…60

Объект работы – банковская система РФ.
Предмет – новейшая деятельность ОАО «Сбербанк России».
Цель работы – проанализировать организацию юридически значимого электронного документооборота на примере системы ДБО «Сбербанка России».
Данная цель требует выполнения следующих задач:
1. Обозначить суть электронного документооборота;
2. Указать юридическую значимость электронных документов;
3. Оценить мировой опыт обмена документами;
4. Описать процесс внедрения е-invoicing в Европе и в России;
5. Проанализировать нормативную базу РФ, регулирующую движение электронных документов;
6. Раскрыть содержание и преимущества услуги «E-invoicing» в «Сбербанке»;
7. Определить конкуренцию в использовании сервиса;
8. Оценить тарифную политику банка и провести расчет эффективности от внедрения e-invoicing.
_______________________________________________________
1. СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Суть электронного документооборота

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.
Для решения названных задач в современных организациях используется система электронного документооборота, с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

..................................................................................

Задача заключается в том, чтобы поддержать более обширное внедрение безопасных, высококачественных и совместимых услуг e-invoicing по всей Европе. Каковы главные преимущества для пользователей e-invoicing:Быстрый возврат денежных средств от клиентов путем уменьшения времени отправки информации об инвойсе или платеже через почту. Снижение почтовых издержек и затрат на печать. Обработка проходит быстрее и дешевле, так как информация в электронных инвойсах немедленно может быть передана в платежную и расчетную систему компании. Более низкие издержки при хранении информации.Возможные препятствия для более широкого использования e-invoicing:E-invoices выпускаются в разных форматах, и при этом используются разные стандарты. Это препятствует гладкой передаче e-invoicing от одной стороны другой,а также не способствует снижению издержек при использовании e-invoicing. Изменения в национальных правилах, которые определяют законность и приемлемость e-invoices в юридическом, финансовом и административном смыслах. Эти условия затрудняют использование e-invoices в международных переводах в пределах ЕС. Многие потенциальные пользователи беспокоятся по поводу безопасности систем e-invoicing, а также предоставления искаженных фактов наряду с мошенничеством.Business-to-business (компания— компания) e-invoicing.По мнению участвовавших в исследовании банков, главными побудительными мотивами для использования e-invoicing корпорациями стали значительное снижение расходов и усовершенствование управлениемкапиталом. Почти все опрошенные имели представление, что снижение издержек, достигнутое через более эффективные бизнес-процессы и последующее сокращение трудовых затрат, убедило корпорации мигрировать на e-invoicing. Управление оборотным капиталом было упомянуто в качестве второй самой популярной причины для использованияe-invoicing корпорациями. Однако менее половины банков отметили, что повышение прозрачности платежей и дебиторских задолженностей или интеграция с финансовыми процессами станет первичной причиной для использования e-invoicing корпорациями.Business-to-consumer (компания—потребитель) e-invoicing.На рынке B2C (business-to-consumer) банки предполагали, что главными причинами, побуждающими корпорации к использованию e-invoicing, станут снижение затрат и улучшенные взаимоотношения с клиентами. А для потребителей главные преимущества будут заключаться в удобстве, а также в экономии времени и денег. Стоимость инвестиций в технологии и недостаточный потребительский спрос, по мнению банков, являются первичными причинами для использования e-invoicing корпорациями.В нежелании потребителей получать счета в электронном виде банки чаще всего отмечали эмоциональный аспект. По наблюдениям банкиров, некоторые потребители в принципе не доверяют электронным каналам и отдают предпочтение традиционным бумажным квитанциям, предполагая, что счета, полученные ими на бумаге, содержат в себе меньший риск. Вторая причина, по которой потребители не приветствуют использование e-invoicing, — это низкая доля e-invoicing на рынке среди тех, кто выставляет счета.Несмотря на большие ожидания и внутри, и вне банковской индустрии, e-invoicing пока не набирает тех темпов развития, которых многие ожидали. Наиболее обширное внедрение e-invoicing произошло в Северной Америке и в Европе. Но уже многие страны отказываются от принятия счетов на бумажных носителях (таблица 1).Таблица 1. Страны, отказавшиеся от бумажного документооборотаСтрана Дата отказа Дания 2005 г. Швеция 2008 г Италия 2008 г Испания 2009 г. Финляндия 2010 г. Испытание путем моделирования и квалификация сервиса — это единая платформа для проверки соответствия стандартов сообщения изданным спецификациям, правилам рыночной практики и нормативным требованиям.В ближайшее время Европейская банковская ассоциация продолжит исследовать способы, которые бы позволили внедрить электронный обмен счетами между членами Ассоциации, путем усиления своих позиций и представления интересов участников платежей, а также выступая на форумах в качестве разработчиков европейской платежной инфраструктуры.2.2 Е-invoicing в РоссииБумажные носители в век электроники — если не архаизм, то что-то очень близкое к этому понятию. В Европе гигантский объем документации, вырабатываемый коммерческими структурами и госучреждениями, уже давно переведен в виртуальное пространство, и называется соответственно — e-invoicing. Экономия по сравнению с «обычным» способом ведения документации весомая, да и других преимуществ у безбумажного документооборота предостаточно. Теперь эта инновационная технология появилась у нас в странеУже более года в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид, последним из утвержденных для электронного оформления документом стал счет-фактура. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению e-invoicing, стал Сбербанк России.Чем вызван такой интерес серьезного банка к пусть и показавшей себя с наилучшей стороны на Западе, но почти неизвестной в России технологии? Перспективами. Развитие информационных технологий, масштабы страны и присутствие на рынке иностранных компаний, работающих на протяжении нескольких лет с e-invoicing, создают все условия для формирования и быстрого развития рынка данной услуги в России.Услуга дает клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, возникающими при осуществлении контрагентских отношений (счета, счета-фактуры, товарные накладные и так далее), и направлять отчетность в государственные органы в электронном виде без отправки бумажного носителя.В числе самых ярких достоинств электронного документооборота: высокая скорость получения документации; уменьшение количества ошибок и трудоемкости в процессе их исправления; уменьшение затрат на хранение документов; обеспечение сохранности документов; контроль взаимоотношений с контрагентами; уменьшение количества ручного труда за счет интеграции с бухгалтерскими программами и снижение почтовых издержек.Не зря именно Сбербанк России, нацеленный на инновации и активно внедряющий самые современные технологии в своих офисах, первым оценил все плюсы электронного документооборота и спешит поделиться своими наработками с корпоративными клиентами. Зачастую юридическим лицам предлагается система интернет-банкинга, но Сбербанк создает для них виртуальное банковское безбумажное пространство, предоставляя весь спектр услуг по электронной подписи, то есть без посещения отделения.В феврале 2011 года к системе е-invoicing подключился и Альфа-банк. «Е-invoicing — это удобный и безопасный способ оплаты в интернете. Мы видим, что сервис становится с каждым месяцем все популярнее. 145 тысяч клиентов банка хотя бы раз воспользовались сервисом. В 2012 году наши клиенты оплатили более полумиллиона электронных счетов, причем около 10% оплат было через мобильный банк «Альфа-Мобайл», — говорит начальник отдела развития платежных сервисов Альфа-Банка Евгений Иевлев.Внутри системы клиенты смогут обмениваться первичными документами с контрагентами в электронном виде, при этом сохраняется их юридическая значимость. Использование электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы предприятий по взаимодействию друг с другом и с налоговыми органами.Сегодня стоимость процессинга одного бумажного документа, при учете всех прямых и косвенных затрат, составляет 30-120 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через e-invoicing — около 15 рублей. При переходе на электронный документооборот удается сэкономить не только время и средства. Появляется возможность очистить офисное пространство от шкафов для хранения документов, избавить виртуальное пространство серверов от многочисленных копий одних и тех же документов.Есть и более важные причины для использования услуги e-invoicing: оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.Основной преградой для перехода от бумажного документооборота к электронному является то, что на начальном этапе в компании появляется два бизнес-процесса, и выгода от внедрения  e-invoicing  станет ощутимой лишь при переводе 50% документооборота в электронном виде. Таким образом, чтобы  e-invoicing  быстро стал выгодным для компании, необходимо, чтобы все разом на него перешли. А «все разом» – так не бывает.Необходимые шаги для внедрения e-invoicing  в России:Прием поправок в Налоговый Кодекс, которые разрешают счетам-фактурам быть электронными;Все электронные документы должны соблюдать выработанные регламенты и быть в совместимом национальном формате;Процесс выставления электронных документов должен быть автоматизирован и интегрирован в бизнес-процессы;Должны появиться провайдеры, которые обслуживают электронный документооборот;Государство должно стать точкой кристаллизации и объявить о переходе на только электронное оформление документов.2.3 Нормативная база РФ, регулирующая движение электронных документовВ настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать. Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно. В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 1-ФЗ об ЭЦП), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утрачивает силу с 1 июля 2012 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами.С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ об ЭП), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде.Наконец, сделан последний шаг на пути к возможности перевода всего документооборота с контрагентами в электронный вид. Со 2 сентября 2010 года действует абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, предоставляющий налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Форма счетов-фактур, в том числе корректировочных, правила их заполнения, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. На данный момент приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36 утверждены также форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, а именно:формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами; формат извещения о получении электронного документа; формат подтверждения даты отправки документа; формат подтверждения даты получения документа; формат уведомления об уточнении электронного документа. Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н утвержден также порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. В настоящее время не утвержденным остался только формат электронных счетов-фактур.Однако не любой документ в электронном виде имеет юридическую силу бумажного документа, подписанного сторонами. Для того чтобы можно было использовать электронную форму документа как равноценную бумажному варианту, необходимо выполнение некоторых действий и соблюдение ряда условий.Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, пригодной для восприятия человеком, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или для обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).Электронная подпись (ЭП) – это электронная информация, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения лица, подписывающего этот документ, т.е. это своего рода электронная печать. Понятие электронной подписи ввел Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно этому закону ЭП может быть двух видов – простая и усиленная. Усиленная электронная подпись делится на: неквалифицированную и квалифицированную.Простая ЭП – это пароли, коды и прочие средства, подтверждающие, что документ подписан определенным лицом. Она может выдаваться удостоверяющим центром. Для того чтобы электронный документ, подписанный этой подписью, признавался равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Законом об ЭП. Кроме того, между участниками должно быть заключено соглашение, в котором прописываются условия признания этой подписи. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.Усиленная неквалифицированная ЭП – создается с помощью специальных программных средств. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись также выдается УЦ и признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, определенных законодательством или соглашением сторон. Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП. Аккредитацию удостоверяющий центр сможет получить в Минкомсвязи России, которое в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 становится уполномоченным органом в области использования электронной подписи.Сертификат ЭП – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу.Аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) – организация, которая создает и выдает квалифицированные сертификаты ЭП и проводит проверку электронных подписей на принадлежность определенному лицу. Эта организация должна получить аккредитацию в Минкомсвязи России (уполномочено на выдачу в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976).Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит, полученный в результате криптографического преобразования информации, защищающий документ от подделки и позволяющий определить его создателя. Документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно. Понятие ЭЦП введено Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ об ЭЦП, который утратил силу с 1 июля 2012 года. После 1 июля 2012 года сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Законом об № 1-ФЗ об ЭЦП, признаются квалифицированными сертификатами, выданными в соответствии с Законом № 63-ФЗ об ЭП. Это значит, что, если на 1 июля 2012 года срок действия имеющегося сертификата не истек, сертификат считается действительным до истечения этого срока. А электронная цифровая подпись фактически становится квалифицированной электронной подписью. Документы, подписанные электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 года в соответствии с Законом № 1-ФЗ, считаются подписанными квалифицированной электронной подписью, предусмотренной Законом № 63-ФЗ.В пункте 25 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа определена как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Таким образом, юридическая сила документа определяется наличием:формы или обязательных реквизитов; собственноручной подписи уполномоченного лица; печати (если необходимо). Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (HYPERLINK "http://www.its.1c.ru/db/garant" \l "content:10800200:1:1690101"абз 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. 52 НК РФ – о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. 69 НК РФ – о требовании и т.д.).В соответствии с нормами Федеральных законов от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами. Кроме того, в соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:1) порядок проверки электронной подписи; 2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи); 3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).Таким образом, законодательство позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами, признавая их юридически значимыми при условии подписания квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), а также в отдельных случаях неквалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью (электронно-цифровой подписью) или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно.Минфин России неоднократно подтверждал, что документы в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), принимаются в качестве оправдательных в бухгалтерском и налоговом учете.Федеральная налоговая служба разъяснила следующее: все первичные документы принимаются к учету при наличии подписи соответствующих должностных лиц. Действующее законодательство не устанавливает ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Исходя из этого, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности (см. письмо от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368).Кроме того, по мнению Федерального налогового ведомства, отраженному в письме от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные ею, могут подтверждать произведенные расходы.