Технология организации политических и экономических форумов

Бакалаврская работа
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ФОРУМОВ ПОЛИТИЧЕСКОГО И ЭКОНОМИЧЕСКОГО СОДЕРЖАНИЯ..5
1.1. Международные форумы как объекты туризма……………………..5
1.2. Особенности организация форумов и конгрессов………………....10
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ФОРУМОВ В РОССИИ………………………………………16
2.1. Инфраструктура международных встреч высшего уровня…..……16
2.2. Международные встречи и форумы в России……………...………25
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АКТИВИЗАЦИИ КОНГРЕССНОГО ТУРИЗМА В РОССИИ………………………………………………….………30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ МАТЕРИАЛОВ………..……………40
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………...………43
...

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ФОРУМОВ ПОЛИТИЧЕСКОГО И ЭКОНОМИЧЕСКОГО СОДЕРЖАНИЯ..5
1.1. Международные форумы как объекты туризма……………………..5
1.2. Особенности организация форумов и конгрессов………………....10
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ФОРУМОВ В РОССИИ………………………………………16
2.1. Инфраструктура международных встреч высшего уровня…..……16
2.2. Международные встречи и форумы в России……………...………25
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АКТИВИЗАЦИИ КОНГРЕССНОГО ТУРИЗМА В РОССИИ………………………………………………….………30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ МАТЕРИАЛОВ………..……………40
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………...………43

Цель работы рассмотреть специфику организации крупных международных форумов и разработать рекомендации по их активизации в России.
Объект исследования – конгрессный туризм.
Предмет исследования – организация форумов как объектов
конгрессного туризма.

Около 1/5 проводимых в мире конгрессных мероприятий приходится на сентябрь. Таким образом, организация форумов политического и экономического содержания имеет свои специфические особенности. Во-первых круглогодичность, в отличие от туризма с целью досуга, рекреации и отдыха, не зависит от времени года. Здесь сезонность не так выражена, а понятие «мертвый сезон» вообще отсутствует. Во-вторых, массовость поездки. Организаторы деловой поездки или мероприятия могут обслужить до нескольких тысяч человек, что для других видов туризма невозможно. В-третьих, прогнозируемость. Деловой турист может начинать планировать свою поездку за несколько лет до проведения мероприятия, что не свойственно остальным туристам. В-четвёртых, наличие специфической инфраструктуры. Помимо обыкновенных отелей и гостиниц, деловому туристу нужна специализированная инфраструктура. В иностранной литературе все средства размещения и проведения встреч называют «venues» (в переводе - средства проведения и размещения мероприятий). Сюда относятся бизнес-отели, экспозиционные центры, конгрессные залы. Также могут использоваться «unusual venues», т.е. «необычные средства проведения и размещения мероприятий», а именно, яхты, замки, музеи, концертные залы и т.д. В-пятых, большое количество людей, участвующих в организации. При организации и проведении деловой поездки помимо турагенств и непосредственных поставщиков туристских продуктов, участвуют такжераспорядители встреч, профессиональные организаторы и менеджеры направления.ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ФОРУМОВ В РОССИИ2.1. Состояние инфраструктуры международных встреч в РоссииРынок делового туризма, включая конгрессный, динамично развивается. По мнению экспертов, он менее подвержен экономическим кризисам, а напротив, несмотря на снижение спроса, может способствовать выходу из рецессии посредством сосредоточения людей на решении экономических и политических вопросов.Деловой туризм как отдельное направление формирует потребность в организациях, обслуживающих международные встречи. В развитых странах существует целая инфраструктура для удовлетворения спроса в деловом туризме - ассоциации делового туризма, специальные издания, учебные центры, проводятся выставки данной сферы бизнеса. В качестве примера можно привести деятельность SITE (Society of Insentive and Travel Executives), которая объединяет авиакомпании, гостиницы, круизные полосы, учебные учреждения, конгрессные центры, консалтинговые и страховые компании, фирмы-туроператоры инсентив-туров, транспортные компании. Главные направления работы - SITE - это рекламная поддержка собственных членов, обобщение и распространение опыта, издание специальной литературы.Конгрессные или так называемые конвенционные бюро существуют в западных странах давно: в Берне с 1964, в Вене с 1969, в Барселоне с 1983. Автономная некоммерческая организация «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы» создано распоряжением Правительством Москвы в 2013 году как институт развития конгрессно-выставочной отрасли города, ответственный за продвижение столицы как международной коммуникационной площадки и привлечение в город масштабных деловых мероприятий (см. приложение 1). Основные цели «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы» (далее Конгресс-бюро) представлены на рисунке 1.Рисунок 1 – Основные цели «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы»Организационная структура «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы» представлена четырьмя подразделениями (см. рисунок 2).Рисунок 1 – Организационная структура «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы»Основная задача Конгресс-бюро Москвы – это привлечение в город значимых международных конгрессно-выставочных мероприятий. Именно над этим и работает сегодня проектный офис «Международный маркетинг», представляя Москву на международных выставках и участвуя в тендерах на проведение мероприятий. Его основной целью является формирование и развитие бренда Москвы как конгрессно-выставочной дестинации, улучшение имиджа города на международном рынке и формирование «единого окна» для иностранных заказчиков конгрессных услуг в городе. Для реализации поставленных задач специалисты Конгресс-бюро предоставляют российским и международным организаторам встреч полную и объективную информацию о конгрессно-выставочных возможностях Москвы на безвозмездной основе. При этом Конгресс-бюро выступает в качестве независимого профессионального консультанта. Для международных инициаторов встреч взаимодействие с АНО «Конгресс-бюро г. Москвы» является гарантией того, что мероприятие будет проводиться при организационном содействии г. Москвы и при участии квалифицированных поставщиков услуг. Международное продвижение столицы осуществляется на различных коммуникационных площадках. Для этого команда Конгресс-бюро принимает участие в международных мероприятиях индустрии встреч. В частности, в конце зимы команда Конгресс-бюро представляла Москву на выставках Conventa в Любляне и Convene в Вильнюсе. В мае Конгресс-бюро презентует Москву на одном из крупнейших событий  индустрии встреч – выставке IMEX во Франкфурте. Проектный офис «Собственные проекты» координирует организацию некоторых крупных мероприятий в Москве. В 2014 году Конгресс-бюро координирует несколько мероприятий, включая привлеченный Правительством Москвы Всемирный конгресс предпринимателей, а также ряда других масштабных мероприятий, проводимых по инициативе Правительства (рисунок 3). Рисунок 3 – Мероприятия, координируемые «Конгрессно-выставочным бюро города Москвы» в 2014 годуВ частности, недавно в городе успешно прошел Всемирный конгресс предпринимателей, который за четыре дня работы собрал порядка семи тысяч делегатов из 153 стран мира.Развитие конгрессно-выставочной деятельности в Москве, а также повышение квалификации кадров индустрии – основная задача проектного офиса «Развития отрасли». В текущем году специалистами этого подразделения будет проведено более 10 образовательных семинаров при участии опытных российских и иностранных экспертов. Также офис обеспечивает работу Московского городского совета по конгрессно-выставочной деятельности, ближайшее заседание которого планируется в мае 2014 года.В тесном взаимодействии с научным и деловым сообществами города Конгресс-бюро участвует в тендерах международных ассоциаций на привлечение значимых для города конгрессов и форумов. Для удобства иностранных инициаторов встреч и российских участников отрасли Конгресс-бюро выпустило каталог компаний конгрессно-выставочной индустрии Москвы Meeting Planner’s Guide.По данным Конгресс-бюро Москва как конгрессно-выстовочный центр располагает тремя международными аэропортами, порядка сорока пяти тысяч номеров гостиничного фонда, около тридцати конгрессных ивыставочных площадок различной вместимости, более двадцати профессиональных конгрессных и выставочных организаторов, свыше восьмидесяти отелей с конгрессными возможностями.Конгресс-бюро является важным инструментом для комплексного развития всей конгрессно-выставочной индустрии города и России в целом. Одной из функций АНО «Конгресс-бюро г. Москвы» является разработка программы развития конгрессно-выставочной деятельности Москве сроком на пять лет.В 2014 году Конгресс-бюро планирует запустить информационный интернет-портал, который призван стать унифицированной площадкой для специалистов индустрии встреч. На сайте будет представлена информация:- о планируемых и прошедших мероприятиях,- об участниках рынка (профессиональные конгрессные и выставочные операторы, конференционные и выставочные площадки, отели, поставщики транспортных, логистических и прочих услуг), - аналитическая информация о состоянии развития отрасли.На сегодняшний день наполнение интернет-портала не завершено, но уже представлены рубрики:- организаторы мероприятий, где представлены компании;- конгрессные и выставочные площадки;- конгресс-отели;- услуги: TMC/DMC.Конгресс-бюро города Москвы представлено в социальных сетях Facebook и Linkedin. Эти международные социальные сети  наиболее востребованы в бизнес-среде. В будущем Конгресс-бюро планирует объединить участников рынка конгрессно-выставочных мероприятий и организовать коммуникационную площадку для обмена опытом, в целях повышения качества работы специалистов рынка планируется проводить образовательные программы с участием признанных мировых лидеров индустрии.Организаторы конгрессов и форумов (и иных мероприятий), представленные Конгресс-бюро являются: Рестэк Events, Ahconferences, Бизнес Тревел Концепт, Бизнес Диалог, Сто Конгресс, Eventum Premo, Ibcentre, Ite В России, Lbs International Conferences, Media Business Solutions, Меди Экспо, Майс Агентство, Городской центр бронирования и туризма (ГЦБИТ), ЗАО «Экспосервис-1».Активно работая в составе Московского городского совета по конгрессно-выставочной деятельности, Конгресс-бюро участвует в формировании ежегодного плана конгрессно-выставочных мероприятий, проводимых при поддержке Правительства Москвы.Конгресс-бюро является членом Международной ассоциации конгрессов и конференций (ICCA).В 2010 году в Санкт-Петербурге создан Научно-методический центр по развитию конгрессной деятельности (Санкт-Петербург) и является научным структурным подразделением Санкт-Петербургского филиала НИУ ВШЭ.Целью создания Центра является развитие конгрессной деятельности в России, как новой самостоятельной отрасли экономики, тесно связанной с выставочной индустрией, международным и внутренним туризмом. В соответствии с поставленной целью Центр решает следующие задачи (см. рисунок 4).Рисунок 4 – Задачи Научно-методического центра по развитию конгрессной деятельности (Санкт-Петербург)Решение поставленных задач осуществляется через функции Центра:Реализация прикладных проектов, направленных на развитие конгрессной деятельности.Создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных конгрессных мероприятий и их организаторов.Экспертное консультирование организаторов и участников конгрессной деятельности.Разработка программ и учебных курсов, посвященных конгрессной деятельности для студентов, обучающихся в СПб филиале ГУ-ВШЭ.Подготовка к изданию научных докладов, статей, учебных пособий и других публикаций, содержащих результаты деятельности Центра.Выступления в средствах массовой информации по вопросам, касающимся деятельности Центра.Организация и проведение круглых столов, научных семинаров, конференций, дискуссионных клубов по тематике развития конгрессной деятельности.Участие Центра в мероприятиях, в том числе зарубежных, посвященных развитию конгрессной деятельности.Важно отметить, что Центр осуществляет подготовку и обучение персонала. В 2011 и 2012 годах Центр провел подготовку временного персонала Фонда «Петербургский международный экономический форум». Центр проводит практический семинар «Управление событийными проектами» в сборных группах обучения. В настоящее время в Центре расширяется спектр программ обучения на основе анализа опыта и методик преподавания программ event management в зарубежных обучающих центрах и с учетом российской специфики.  Форматы обучения Центра:Обучение в сборных группах. Обучение начинающих специалистов по программе «Управление событийными проектами» проводится в формате семинара. Корпоративное обучение сотрудников по различным тематическим блокам организации и проведения мероприятий. Эксперты мировой индустрии встреч солидарны во мнении, что глобальным трендом сегодня является стремление инициаторов встреч к повышению их эффективности и максимальному возврату средств, вложенных в организацию мероприятия. Всё чаще при выборе дестинации для проведения очередной встречи ассоциации или корпорации выбирают страны и города, привлекательные не только с деловой, но и с туристической точки зрения. Налаживание полезных связей с локальным деловым и научным сообществом, привлечение новых членов, заключение выгодных контрактов, выход на новые перспективные рынки – вот что важно для современных планировщиков встреч. Эта тенденция, по мнению автора, дает большие преимущества Москве – мегаполису с динамичной бизнес-средой и многолетней академической традицией.Вместе с созданием Конгресс-бюро при Правительстве Москвы нельзя не отметить и другие ресурсы способствующие развитию конгрессного туризма в России. Сюда можно отнести и продвижение конгрессных ресурсов России специализированным изданием «Business Travel», которое в 2014 году опубликовало 10-й тематический выпуск «Россия. Конгресс-услуги», объединив ресурсы для проведения конгрессов нескольких крупных городов России.Темой года в 2014 году стала «Индустрия встреч» на форуме и новым разделом международной туристической выставки MITT-2014. Это обусловлено, как уже отмечалось ранее, увеличение рынка делового туризма на 15%. По мнению организаторов выставки порядка 5% это корпоративные посетители, которые представляют компании и ассоциации различных отраслей экономики, а также агентства по деловому туризму из большинства российских регионов. Именно эти посетители формируют информационную потребность в услугах индустрии встреч, как в России, так и за рубежом. Кроме того, большинство туроператорских компаний – участников MITT за последние годы открыли у себя MICE-отделы и усилили присутствие компетентных сотрудников на своих стендах на выставке. Отмечается растущий интерес посетителей к предложениям отелей и владельцев площадок и залов для проведения разного рода корпоративных мероприятий.Таким образом, по результатам анализа состояния инфраструктуры международных встреч в России установлено следующее:- создаются конгрессные бюро, такие как «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы» и центры по развитию конгрессной деятельности;- Москва как столица России с давней историей может выступать конгрессным центром и отвечает требованиям, предъявляемым к таким центрам. Располагает необходимой инфраструктурой для проведения конгрессов и форумов;- конгрессный туризм и встречи освещают специализированные издания, такие как «Business Travel», В 2014 году опубликован 10-й тематический выпуск «Россия. Конгресс-услуги» (приложение 2);- в Росси проводятся специализированные выставки «Индустрии встреч» в рамках международных туристических выставок и форумы.На основании вышесказанного можно заключить, что в России формируется институциональная основа для развития конгрессного туризма (индустрии встреч), особенно в последние два года.2.2. Международные встречи и форумы в РоссииРассматривая вопрос международных встреч и конгрессов в России затронуты организационные вопросы нескольких форматов мероприятий – политический и экономический форум.Политические форумы проводятся различными партиями и движениями. Примером политического форума может служить Всероссийский Форум «Женщины и политическое будущее России», проведенный 7 марта 2014 года в Москве. Форум посвящен 105-летию первого Российского женского съезда. В форуме, организованном Социал-демократическим союзом женщин России, приняли участие более 200 человек из 20 регионов России, депутаты разных уровней, эксперты, члены общественных организаций, представители зарубежных женских инициатив, журналисты. Местом проведения Форума послужил Геологический музей им. А.И. Вернадского РАН (г.  Москва, ул. Моховая д.11, стр. 11). Собравшихся участников приветствовал Председатель Политической партии «Справедливая Россия», руководитель фракции «Справедливая Россия» в Государственной Думе С. Миронов, выступление продолжили депутаты Правительства России. Далее работа форума продолжилась в формате круглых столов по различным аспектам гендерной политики. Также в рамках форума состоялось награждение активистов Социал-демократического союза женщин России за активную работу. Благодарность и памятный знак им вручили Председатель партии «Справедливая Россия» Сергей Миронов. В рамках мероприятия прошла благотворительная акция в помощь ГСКОУ «Лухтоновская специальная (коррекционная) общеобразовательная школа-интернат для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей с ограниченными возможностями здоровья». По итогам сформированы рекомендации форума, которые направлены в органы власти РФ.Наиболее популярным международным экономическим форумом в России является Петербургский международный экономический форум. Ежегодное деловое российское мероприятие в экономической сфере, проводимое в Санкт-Петербурге с 1997 года, и с 2005 года при участии президента России. Основная аудитория форума – руководители крупнейших российских и иностранных компаний, главы государств и политические лидеры, председатели правительств, вице-премьеры, министры, губернаторы. Каждый год количество участников увеличивается. По итогам проведения форума в 2013 году зарегистрировано 7190 участников, включая представителей СМИ, в том числе главы 176 крупнейших иностранных и 436 российских компаний, из них 91 руководитель входят в рейтинги Forbes и Fortune. Кроме президента России, в работе форума приняли участие канцлер Германии Ангела Меркель и премьер-министр Нидерландов Марк Рютте. В рамках форума проводятся самитты, конференции, брифинги культурные и деловые мерпориятия.Ключевая миссия форума – быть практическим инструментом для бизнеса, позволяющим преодолевать барьеры, разделяющие Россию и другие страны, как географические, так и информационные. Организатором форума выступает некоммерческий фонд «Петербургский международный экономический форум», действующий под руководством оргкомитета. Традиционно состав оргкомитета включает представителей различных министерств, ведомств и организаций, имеющих отношение к организации ПМЭФ (например, МИД России для визовой поддержки, ФСО для обеспечения безопасности и т. п.), либо принимавших участие в создании и развитии форума, а также директора фонда «Петербургский международный экономический форум». Председателем оргкомитета является Министр экономического развития Российской Федерации. C 2006 года форум проводится на территории выставочного комплекса «Ленэкспо», расположенного на Васильевском острове Санкт-Петербурга. Большинство внешних и внутренних помещений форума являются временными и строятся к форуму, а после его окончания демонтируются. Ежегодное распределение павильонов «Ленэкспо» для форума с 2007 года: Павильон 3 — открытое кафе и зал для проведения мероприятий; павильон 4 — на первом этаже зона аккредитации, на втором этаже — кафе, три зала для мероприятий; павильон 5 — ресторанная зона, а также залы для мероприятий; павильон 6 — пресс-центр; павильон 7 — выставочная площадка для спонсоров и партнёров форума; павильон 8 — залы для мероприятий; павильон 8а — зал для проведения пленарных заседаний, вместимостью до 2800 человек. На уличной территории «Ленэкспо» возводятся временные павильоны партнёров, в которых проходят мероприятия программы, презентации, культурные события.Транспортное обслуживание участников форума с 2009 года организовано спонсором Mercedes-Benz.Размещение участников форума проиходит в гостиницах города, к этому моменту вырастают цены за номер, что вызывает определенную проблему участников.Организаторы стали уделять большое внимание неделовой части программы – культурным мероприятиям, проходящим под эгидой форума. В 2014 году планируется проведение гала-шоу в Ледовом дворце для участников и гостей форума, а также жители Санкт-Петербурга, с участием звезд мирового фигурного катания и герои зимних Олимпийских игр в Сочи.Необходимо отметить, что участие в форуме платное и представлено двумя пакетами услуг (см. таблицу 1).Для проведения в рамках форума мероприятий для прессы (пресс-конференция, брифинг, церемония подписания соглашения, интервью, пресс-подход) на Центральной площадке Форума оборудованы специальные помещения.