Понятие и организация документооборота на предприятии

в работе анализируется организация документооборота на предприятии ...

Введение 3
1. Теоретические аспекты сущности документооборота и его организации 4
1.1. Понятие и сущность документооборота предприятия 4
1.2. Обработка входящих документов в процессе документооборота 6
2. Номенклатура и хранение дел в системе документооборота на предприятии 10
2.1. Понятие и разработка номенклатуры дел предприятия 10
2.2. Подготовка документов и передача на хранение в архив 12
Заключение 15
Список использованной литературы 16

Актуальность темы работы состоит в том, что любое современное предприятие, законно осуществляющее свою деятельность на российском рынке, реализует документооборот. Документы при этом могут быть различными в зависимости от таких факторов как организационно-правовая структура, вид деятельности внутреннее устройство и т.д.
Документооборот с первых стадий, несмотря на сложность процедур, значительно упрощает деятельность предприятий, а, следовательно, и улучшает финансовые показатели (для коммерческих предприятий), благоприятствует удовлетворенности клиентов (для некоммерческих) и т.п. По этой причине практическая значимость исследования довольно высока для всех российских предприятий, в особенности тех, целью которых является получение прибыли.
Целью работы является изучение понятия и орган изации документооборота на предприятии.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
- изучить понятие и сущность документооборота предприятия;
- исследовать процесс обработки входящих документов в процессе документооборота;
- рассмотреть понятие и разработку номенклатуры дел предприятия;
- представить особенности подготовки, передачи и хранения дел в архиве.
Объектом работы являлись организационные, управленческие отношения, возникающие в процессе создания, обработки, передачи и иных процессов документооборота предприятия.
Предметом работы являлось понятие и организация документооборота на предприятия.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы.

Проверка сохранности упаковки и точности адреса производится при получении корреспонденции. В случае, если адрес написан ошибочно, документ отправляется обратно в почтовую службу. В случае, если существуют сомнения в полноте полученной документации, ее сохранности, либо нарушена упаковка может быть составлен акт. Запись на первом листе делается в случае, если в документе не обнаружены упомянутые в нем приложения. Представленными методами производится также отметка существующих неточностей в адресации. Отправителю высылается в случае выявления недостающих приложений запрос на досылку. Если корреспонденция адресована лично, то она не вскрывается. К документы прикладываются конверты в случаях:дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.Во всех остальных случаях документ после получения уничтожается. На следующем этапе производится предварительное рассмотрение документов для определения направления, адресата, т.е.:в структурные подразделения;конкретным исполнителям;руководству.Документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять исполнители, направляются им без рассмотрения руководства, передаются исполнителям документы в день их поступления в службу документационного обеспечения. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям. 1.3. Регистрация и контроль исполнения документов и обработка внутренних документовРегистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Подлежат регистрации все документы, которые требуют учета или использования в качестве информационно-справочной информации. Регистрируются в службе документационного обеспечения не все документы. Регистрация производится в зависимости от содержания и автора, названия вида документа в пределах конкретных групп. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в местах их исполнения и создания.Финансовые, бухгалтерские, плановые и иные функциональные документы проходят регистрацию в соответствующих подразделениях, в службе документационного обеспечения на них проставляется исключительно дата поступления.Среди основных нерегистрируемых документов стоит выделить:пригласительные письма, открытки, телеграммы, поздравительные письма;печатные издания (бюллетени, брошюры, журналы, газеты);бухгалтерские документы;планово-финансовые документы;формы статистической отчетности;повестки дня, сообщения о совещаниях, заседаниях;исковые и арбитражные документы;объяснительные записки;корреспонденция с пометкой «лично»;плакаты, рекламные извещения, программы конференций, совещаний.Документы, которые не проходят регистрации сразу же сортируются по отделам доставки или исполнителям и передаются по назначению. Входящим документами присваиваются регистрационные индексы в пределах календарного года. При относительно небольшом потоке входящих документов используются регистрационные журналы, т.к. поиск документов по журналам является трудоемким и неоперативным. По журналу, кроме того, нельзя вести контроль исполнения документов. Формы регистрационного устанавливаются самой службой документационного обеспечения предприятия, карточки и журналы законодательно не регламентированы. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:автор или отправитель;название;дата документа;индекс (регистрационный номер) документа;дата поступления;индекс поступления;заголовок, краткое содержание;решение (резолюция);срок исполнения;отметка об исполнении;номер дела.Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Таким образом, были представлены основные аспекты процесса регистрации входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.2. Номенклатура и хранение дел в системе документооборота на предприятии2.1. Понятие и разработка номенклатуры дел предприятияНоменклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся на предприятии с указанием сроков их хранения. Это, своего рода, классификационный справочник, который определяет, как группировать документы по делам. Номенклатура дел должна отвечать требованиям:полного охвата всех документов, создаваемых или получаемых предприятием;группировки документов временного и постоянного хранения, их отдельного разделения в дела;четкой формулировки заголовка дела, полностью отражающего содержание и состав документов, исключающей возможность включения ошибочно в него документов, которые не соответствую содержанию, либо сроку хранения;систематизации внутри разделов по срокам хранения и важности. Применяется номенклатура дел при распределении документов по делам для классификации. Заголовки дел из номенклатуры при этом переносятся на обложки. Также при помощи номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел. Сама номенклатура может использоваться в качестве описи при сдаче дел в архив на хранение, либо для составления описей на дела. Также она способствует формированию основы для создания справочной картотеки на документы или информационно-поисковой системы по документам предприятия. Процесс разработки номенклатуры дел состоит из нескольких этапов:определения перечня документов;составления заголовков дел;разработки классификационной схемы;определения сроков хранения дел;определения системы индексов и оформление номенклатуры.В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из других организаций. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и другие печатные издания.Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем – организационная документация об организации в целом (уставы, положения).Далее следуют дела с плановыми и отчетными документами, перепиской и другими документами. Сроки хранения дел обозначаются для обеспечения сохранности документов. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Они устанавливаются. Если в одном деле содержатся документы с разными сроками хранения, срок хранения всего дела определяется как наибольший. Порядок оформления номенклатуры определен в Государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде – это таблица из пяти граф: индекс; заголовок; количество томов; срок хранения; примечание.Целесообразно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, которые не были предусмотрены. В конце года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных и включенных в номенклатуру дел. 2.2. Подготовка документов и передача на хранение в архивДля того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, которые включены в дело, все листы, за исключением внутренней описи и листа заверителя в процессе документооборота нумеруют. По итогам нумерации листов формируется заверительная надпись, располагаемая в последствие в конце дела. Содержание заверительной надписи состоит из цифр и прописи, содержащих количество листов конкретного дела, особенностей отдельных документов (наличие рисунков, фотографий, чертежей и т.п.). Подписывается надпись с указанием расшифровки подписи, даты составления и должности. В соответствии с заверительной надписью на обложке дела проставляется количество листов в деле.На обложку дела переносится реквизит «срок хранения дела» после сверки его со сроком хранения из соответствующей номенклатуры дел. Срок указывается в перечне типовых документов, либо в перечне документов, которые формируются в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.