Инструментальные средства пользователя в среде MS Offise

Оглавление

Введение 3
1. Интеграция приложений и унифицированный интерфейс MS Office 5
2. MS Word 2007 8
3. MS Excel 2007 10
4. MS PowerPoint 2007 12
5. MS Access 2007 14
6. MS Outlook 2007 17
7. MS Publisher 2007 21
Заключение 22
Список использованной литературы 24
...

1. Интеграция приложений и унифицированный интерфейс MS Office
Комплект Microsoft Office 2007 состоит из нескольких отдельных модулей. Эти программы в значительной степени взаимосвязаны, имеют схожие оформление и инструменты, но все же каждая из них является самостоятельным приложением. В то же время пакет Microsoft Office 2007, как и предыдущие версии, — это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например, управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Все основные приложения тесно связаны друг с другом. Благодаря этому программы наделены некоторыми полезными свойствами:
• Все основные продукты имеют сходный интерфейс.
• Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.
• Пакет MS Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и красиво оформлять документы.
• Можно организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.
• Программы MS Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с веб-узла Microsoft..............
2. MS Word 2007
Текстовый процессор MS Word является лидером программных средств данного класса. Это объясняется прежде всего универсальностью использования – от подготовки простейших текстов до создания веб-сайтов или типографских макетов печатной продукции.

Рисунок 1. Главное окно MS Word 2007
Базовой концепцией текстового процессора MS Word является использование шаблонов для создания документов. Сам шаблон рассматривается как «библиотека» средств, доступных всем документам, созданным на его основе............
3. MS Excel 2007
Табличный процессор MS Excel предназначен не только для обработки обычных таблиц, но и позволяет производить достаточно сложные вычисления, строить графики и диаграммы, работать с базами данных и т.п.

Рисунок 2. Главное окно MS Excel 2007
Основным объектом MS Excel является книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга представляет собой набор листов, каждый из которых может содержать в себе одну или несколько таблиц.
Лист состоит из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки. Максимальное количество столбцов и строк определяется особенностями программы и объемом памяти компьютера. Каждый лист MS Excel 2007 может содержать до 256 столбцов и 65 536 строк, соответственно всего 16 777 216 ячеек [2]........
4. MS PowerPoint 2007
Microsoft PowerPoint 2007 — приложение для подготовки презентаций, слайды которых представляют собой распечатанные графические материалы или электронный слайд-фильм. Создав или импортировав содержание доклада, можно быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.

Рисунок 3. Главное окно MS PowerPoint 2007
MS PowerPoint – это лидер среди систем организации презентаций. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в кра-сочно оформленные слайды и диаграммы.
В MS PowerPoint 2007 презентация содержит один или несколько об-разцов слайдов. В свою очередь, каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих шаблон. Этот шаблон, называемый шаблоном оформления, представляет собой файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков..................
5. MS Access 2007
Microsoft Access 2007 – это профессиональная система управления базами данных (СУБД). В данном случае речь идет о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливаются связи. Несмотря на то, что возможности MS Access 2007 уступают возможностям инструментов профессиональных разработчиков баз данных, их вполне достаточно для создания «офисных» баз данных.

Рисунок 4. Главное окно MS Access 2007
Как и в любой другой СУБД, в MS Access 2007 данные организуются в форме таблиц, представляющих собой наборы строк и столбцов. Простейшая база данных может содержать единственную таблицу. Реальные базы данных обычно являются более сложными и содержат несколько взаимосвязанных таблиц. Строки, образующие таблицы, называют записями, а столбцы – полями..................

Введение
По мере распространения компьютерных информационных технологий все большее количество управленческих работников стало применять в своей деятельности те или иные программные средства. Однако на начальном этапе не уделялось особого внимания обоснованному выбору конкретных видов программного обеспечения, что привело к ситуации, когда в одной организации различные сотрудники для выполнения функций информационного обеспечения использовали различные программные средства. Такое положение при различных форматах хранения данных для разных программных продуктов делало невозможным совместное использование данных в процессе совместной деятельности, что зачастую приводило к серьезным негативным последствиям........................

Базовой концепцией текстового процессора MS Word является использование шаблонов для создания документов. Сам шаблон рассматривается как «библиотека» средств, доступных всем документам, созданным на его основе.
К различным частям документа в MS Word может применяться собственное форматирование. Любой документ MS Word может содержать следующие компоненты: раздел (обособленная часть документа для форматирования печатной страницы), символ, слово (совокупность символов, отделяемая пробелами или знаками пунктуации от других слов внутри предложений), абзац (набор предложений, по отношению к которому может применяться особое форматирование), элемент списка, табуляция, колонка текста, таблица, объект (например, графический или электронная таблица).
MS Word поддерживает стилевое оформление символов, абзацев и таблиц. Стилем называется имеющий собственное название и сохраненный как единое целое набор параметров форматирования [8].
Технологичность выполнения основных операций обработки текста обеспечивается такими инструментами, как «автотекст» и «автозамена», использованием гиперссылок, сносок, названий объектов, примечаний и т.п.
Таблицы обычно используются в тексте для структурированного представления данных и выполнения вычислений. В текстовый документ MS Word можно вставлять несколько видов таблиц – стандартная таблица MS Word, рисованная таблица MS Word сложной архитектуры, электронная таблица MS Excel [3].
Важной офисной технологией, реализованной в MS Word, является технология слияния текстового документа с источниками переменных данных. Указанная операция обычно используется для создания больших тиражей однотипных документов на бланках, почтовых наклеек, конвертов, каталогов.
На базе текстового процессора MS Word и других приложений Windows могут быть созданы составные документы, обеспечивающие работу с разнородными объектами и типами данных, объединенными в одном документе. Внедрение в документ MS Word какого-либо объекта заключается в его импорте из готового файла приложения, в котором объект был создан.
MS Word обладает мощными средствами проверки грамматики и орфографии, обеспечивает удобный поиск заданного слова или фрагмента текста. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль, который будет запрашиваться при открытии файла. Реализована возможность многооконной работы для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбиения активного окна по горизонтали для просмотра двух разных частей документа.
Разумеется, MS Word позволяет сохранять текст в различных форматах и распечатывать его.
3. MS Excel 2007
Табличный процессор MS Excel предназначен не только для обработки обычных таблиц, но и позволяет производить достаточно сложные вычисления, строить графики и диаграммы, работать с базами данных и т.п.
Рисунок 2. Главное окно MS Excel 2007
Основным объектом MS Excel является книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга представляет собой набор листов, каждый из которых может содержать в себе одну или несколько таблиц.
Лист состоит из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки. Максимальное количество столбцов и строк определяется особенностями программы и объемом памяти компьютера. Каждый лист MS Excel 2007 может содержать до 256 столбцов и 65 536 строк, соответственно всего 16 777 216 ячеек [2].
Каждую из ячеек характеризуют три параметра – адрес, значение и формат. Адрес отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки. Значение ячейки отражает ее содержимое, а формат – особенности отображения. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой [10].
Все вычисления в MS Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. MS Excel поддерживает множество стандартных функций, которые можно вставлять в формулы. Все функции делятся на следующие категории: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений, инженерные.
Модуль диаграмм MS Excel автоматически генерирует диаграммы, отображающие данные листа в графической форме. Достаточно только выбрать нужный диапазон ячеек и указать тип диаграммы, а затем оформить полученный графический объект по своему вкусу.
Если лист в основном служит только рабочим полем, а его оформление не играет особой роли, то диаграммы предназначены для облегчения восприятия числовых данных, поэтому на их внешний вид следует обращать особое внимание. Правильное форматирование диаграммы визуально выделяет существенные данные и не привлекает внимание к менее важным данным. С помощью искусно построенной диаграммы можно даже завуалировать нежелательную информацию и, акцентировав внимание на достижениях, скрыть результаты мелких просчетов.
MS Excel обладает возможностями сортировки и фильтрации данных. Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.
Анализируя особенности печати электронных таблиц, следует отметить, что в целом настройка параметров печати в MS Excel похожа на аналогичную операцию в MS Word. Однако листы MS Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы — в портретной. Если в MS Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в MS Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.
4. MS PowerPoint 2007
Microsoft PowerPoint 2007 — приложение для подготовки презентаций, слайды которых представляют собой распечатанные графические материалы или электронный слайд-фильм. Создав или импортировав содержание доклада, можно быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.
Рисунок 3. Главное окно MS PowerPoint 2007
MS PowerPoint – это лидер среди систем организации презентаций. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в красочно оформленные слайды и диаграммы.
В MS PowerPoint 2007 презентация содержит один или несколько образцов слайдов. В свою очередь, каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих шаблон. Этот шаблон, называемый шаблоном оформления, представляет собой файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков.
Каждый шаблон оформления содержит сведения для темы, такие как цвета, спецэффекты, шрифты, фоновый стиль слайда, а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.
MS PowerPoint 2007 позволяет печатать со слайдов прозрачные пленки или страницы доклада, содержащие до шести слайдов с комментариями на одном листе. Можно вывести презентацию на 35-миллиметровые слайды или преобразовать в формат HTML и разместить на веб-узле [7].
Возможности MS PowerPoint 2007 не ограничиваются созданием слайдов, содержащих статическую информацию. В состав презентации можно включить анимацию в формате Flash-ролика Adobe Macromedia Flash, анимировать рисунок SmartArt, наконец, установить различные эффекты перехода между слайдами.
Кроме того, MS PowerPoint 2007 позволяет добавить к анимации звук или использовать звуковое сопровождение статичной презентации.
Помимо анимационных и звуковых эффектов, в состав презентации можно включить видеофрагменты в формате AVI или MPEG, а также анимированные файлы в формате GIF. Как правило, подобные ролики включают речевое сопровождение и применяются для демонстрации или обучения [1].
5. MS Access 2007
Microsoft Access 2007 – это профессиональная система управления базами данных (СУБД). В данном случае речь идет о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливаются связи. Несмотря на то, что возможности MS Access 2007 уступают возможностям инструментов профессиональных разработчиков баз данных, их вполне достаточно для создания «офисных» баз данных.
Рисунок 4. Главное окно MS Access 2007
Как и в любой другой СУБД, в MS Access 2007 данные организуются в форме таблиц, представляющих собой наборы строк и столбцов. Простейшая база данных может содержать единственную таблицу. Реальные базы данных обычно являются более сложными и содержат несколько взаимосвязанных таблиц. Строки, образующие таблицы, называют записями, а столбцы – полями.
Распределение данных по отдельным таблицам выполняется с целью устранения избыточности (повторения данных) и отслеживания точности и целостности данных. По различным таблицам распределяется разнородная информация, устанавливаются ключи таблиц, однозначным образом определяющие каждую запись. Связи между таблицами позволяют объединить их в единое целое и обеспечить корректность хранения и обработки информации.
Поля таблиц в MS Access 2007 могут содержать информацию, относящуюся к одному из основных типов данных. Тип данных определяет набор значений, которые можно сохранить, операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, необходимый для хранения каждого значения [7].
Кроме таблиц, к числу основных объектов, используемых MS Access 2007, относятся формы, запросы и отчеты.
В то время как таблицы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления. Формы конструируются из графических элементов, называемых элементами управления, и позволяют скрыть от недостаточно подготовленного пользователя отдельные поля таблиц.