Технология организации выставочной деятельности

Анализ организации выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» ...

Введение 3
1. Технология организации выставочной деятельности в России 4
1.1. Планирование выставочного процесса 4
1.2. Формы участия в выставке 6
1.3. Регистрация и оформление участия в выставке 8
2. Анализ организации выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» 10
2.1. Общая характеристика выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» 10
2.2. Анализ организации выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» 12
Заключение 15
Список использованной литературы 16

Актуальность работы заключается в том, что процесс организации выставки является трудоемким и занимаем значительно времени. Для успешного ее проведения требуется учесть множество факторов, в противном случае будет негативный исход. Современными устроителями выставок в России зачастую многие факторы игнорируются, документация предоставляется не в полном объеме, что наносит ущерб результату проведения. Совершенно иная ситуация за рубежом, где учитывается каждый фактор. Плохая организация влияет на восприятие посетителей, наличие конфликтов, заключение договоров, а, следовательно, успешное ведение бизнеса, которое крайне важно для экономики страны и благосостояния граждан. По этой причине проблема является актуальной.
Целью работы являлось изучение технологии организации выставочной деятельн ости в России.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
− представить особенности планирования выставочного процесса;
− проанализировать формы участия в выставке;
− проанализировать особенности регистрация и оформления участия в выставке;
− представить общую характеристику выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET»;
− проанализировать организацию выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET».
Объектом работы являлись отношения, возникающие между различными субъектами выставочной деятельности на различных этапах ее жизненного цикла.
Предметом работы являлась технология организации выставочной деятельности.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы.

Частное участие отечественных предприятий, как правило, зачастую происходит в отношении зарубежных выставок редко.В то же время предприятия, самостоятельно участвующие в ярмарках или выставках или организующие собственные выставочные мероприятия (при экономической поддержке государства или без таковой), должны помнить, что хотя их участие, особенно на международной арене, носит частный характер, впечатление, производимое ими, отражается и на мнении о стране. В свою очередь, имидж собственного участия во многом зависит от мнения о стране.Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественной организации тоже может быть полезно, так как знакомит с практикой выставочного дела. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре товаров экспонента. Данные о субэкспонентах так же, как и об экспоненте, могут быть внесены в каталог. Что же касается участия предприятия в составе экспозиции павильона своей страны, то оно обусловлено обычно низкой стоимостью и освобождением от трудоемких и требующих времени организационных хлопот. Еще одной формой участия является систематическое посещение отраслевых выставок-ярмарок в течение одного-двух дней для наблюдения за конкурентами и знакомства с состоянием технологий.1.3. Регистрация и оформление участия в выставкеОт организатора экспонент выставки получает для регистрации следующую информацию: инструменты, условия проведения выставки, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, документы для регистрации, паны павильонов, паны территории.В заявке экспонент должен указать следующие данные: размер стенда (min, max), инфраструктура в павильоне, габариты стенда (как для своего, так и для аренды), тип, конструкция стенда, отклонения от заранее заданной схемы распределения места, данные о количестве ожидающихся отходов и их виды, субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы, данные о выставляемых товарах (структура по отраслям), В случае если участие является совместным в выставке, то подает заявку та организация, которая реализует организационную работу. Зачастую от российских устроителей выставок не всегда поступает полный перечень информации, хотя в сопоставлении с международными, предоставляется весь комплекс документов. Это как нельзя точно отражает положение выставочного дела в России. Проблемы законодательные и организационные являются одним из тормозящих факторов развития деятельности.Участие в выставке производится после подписания соответствующего договора на участие. Представленный документ отражает различные условия участия в выставке, регулирую такие пункты как реализация допуска на выставку, стоимость арендной платы за стенд, условия проведения оплаты, вероятность, риски и последствия расторжения договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.В области технического обеспечения определяются сроки, составляются инструкции по монтажу и демонтажу, описываются особенности оформления стенда, уточняются характеристики строительных материалов, разрешенных к применению, определяются обязательства по избежание возникновения излишних отходов, а также их вторичному использованию, представляется высота стенда и допустимая нагрузка (кг, давление) на занимаемую площадь, оговариваются технические установки для обслуживания стенда, даются разъяснения по поводу материальной ответственности и страхования, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, рекламы и показов на стендах. В случае если произошел отказ от участия в выставке, производится уплата неустойки в определенном договором размере в зависимости от сроков. Полную сумму арендной платы за стенд приходится выплачивать при определенных обстоятельствах в случае отказа от участия незадолго до мероприятия. Особое значение устроители выставки придают составлению выставочных каталогов. Их важность в том, что в них сохраняется память о выставке, ее участниках и экспонентах. Для внесения в электронные системы информации для посетителей применяется тот же принцип распределения. Здесь тоже отчасти существуют возможности для рекламы. Что касается самих систем, то рекомендуется в первый день выставки перепроверить внесенные данные и сравнить их с данными конкурентов, чтобы успеть сделать поправки. Разумное планирование и осуществление транспортировки предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы, возникающие из-за спешки. Проведение большинства специализированных выставок в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. 2. Анализ организации выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET»2.1. Общая характеристика выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET»«INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» – крупнейшая выставка туристских услуг на Северо-Западе России, объединившая в 2011 году 467 экспонента из 37 стран мира и свыше 10 000 специалистов отрасли Северо-Западного и других регионов РФ, ближнего и дальнего зарубежья.«INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» на протяжении 20 лет сохраняет лидирующие положение на рынке и входит в пятерку основных мероприятий российской туриндустрии, внося весомый вклад в развитие туристских связей Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона с представителями российского турбизнеса и зарубежными партнерами. Уникальность «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET» заключается в том, что это комплексное выставочно-конгрессное мероприятие, включающее в себя специализированные выставки, участники которых сориентированы на сотрудничество с ключевыми игроками туристского рынка Северо-Западного региона РФ. Экспозиция выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET».Среди традиционных участников – региональные администрации, национальные офисы и городские туристские департаменты России и стран зарубежья, крупнейшие туроператоры и турагенты, отели и гостиничные комплексы, перевозчики, круизные компании, музеи, специализированные СМИ и другие предприятия туристской отрасли.Четыре составляющие INWETEX – CIS TRAVEL MARKET:1. XVIII специализированная выставка «Курорты» Выставка «Курорты» объединяет профессионалов санаторно-курортной отрасли, способствует продвижению курортного дела, оздоровительного и лечебного отдыха, помогает предприятиям санаторно-курортной отрасли найти заинтересованных в сотрудничестве партнеров. Данный проект направлен на продвижение санаторно-курортного комплекса России на внутреннем и международном рынках. Участники выставки: курорты, санатории, пансионаты, базы отдыха, спа-отели, коттеджные комплексы, специализированные издания и другие предприятия отрасли.2. VI специализированная выставка «MICE – индустрия» Конференция «Глобальная и региональная интеграция в MICE-индустрии», проходящая в рамках выставки INWETEX – CIS TRAVEL MARKET, объединяет лидеров конгрессных услуг Санкт-Петербурга и создает платформу для общения с потенциальными клиентами.Участники выставки: организаторы инсентив-поездок, корпоративных мероприятий и team-building-программ; организаторы бизнес-туров, конгрессов, выставок, конференций и семинаров; отели/мини-отели; кейтеринг и рестораны; переводческие и сервисные службы.3. III специализированная выставка «Медицинский туризм» III специализированная выставка «Медицинский туризм» - место встречи крупных поставщиков медицинских и оздоровительных услуг и представителей турбизнеса не только Северо-Западного региона, но также стран ближнего и дальнего зарубежья. Участниками раздела станут профильные медицинские центры, клиники пластической хирургии, центры эстетической и восстановительной медицины, медицинские ассоциации, медицинские провайдеры, страховые компании, специализированные СМИ.4. Выставка-фестиваль зимнего отдыха «Отдых без границ. Зима» Уникальный выставочный проект сегмента B2C. В течение одного дня для посетителей развернется выставка-фестиваль, полностью посвященная отдыху и досугу зимой, подготовке к встрече Нового года как в России, так и за рубежом. Участники представят широкий спектр возможностей по зимнему отдыху. Посетители выставки в уютной атмосфере смогут выбрать путевку из сотни самых популярных или экзотических направлений отдыха, подобрать подарки, рассмотреть предложения культурных и оздоровительных центров или же принять участие в развлекательной программе для посетителей.2.2. Анализ организации выставки «INWETEX – CIS TRAVEL MARKET»14 октября 2011 завершила свою работу Неделя туристских выставок в Санкт-Петербурге, в рамках которой работали специализированные выставки: «INWETEX-CIS Travel Market», «Курорты 2011», «MICE индустрия», «Медицинский туризм» и  Санкт-Петербургский Форум «Новый взгляд на Россию». В течение трех дней на выставочной площадке проходили деловые встречи и переговоры, заключались сделки и подписывались протоколы о намерениях, обсуждались актуальные вопросы отрасли. «INWETEX-CIS Travel Market»  – одно из крупнейших туристских мероприятий России.