Установление эффективного взаимоотношения секретаря и руководителя как условие повышения эффективности и поддержание деятельности предприятия

Введение
Глава 1. Теоритические аспекты проблемы установления эффективных взаимоотношений секретаря и руководителя
1.1 Характеристика деятельности секретаря
1.2 Характеристика деятельности руководителя предприятия
1.3 Типы руководителей
1.4 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря
1.5 Задачи секретаря по общению с руководителем
Глава 2. Содержание деятельности секретаря по эффективному взаимоотношению с руководителем
2.1 Методические рекомендации по проблеме взаимоотношений секретаря с руководителем
Заключение
Список литературы
Приложение ...

Введение
Глава 1. Теоритические аспекты проблемы установления эффективных взаимоотношений секретаря и руководителя
1.1 Характеристика деятельности секретаря
1.2 Характеристика деятельности руководителя предприятия
1.3 Типы руководителей
1.4 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря
1.5 Задачи секретаря по общению с руководителем
Глава 2. Содержание деятельности секретаря по эффективному взаимоотношению с руководителем
2.1 Методические рекомендации по проблеме взаимоотношений секретаря с руководителем
Заключение
Список литературы
Приложение

Введение
Глава 1. Теоритические аспекты проблемы установления эффективных взаимоотношений секретаря и руководителя
1.1 Характеристика деятельности секретаря
1.2 Характеристика деятельности руководителя предприятия
1.3 Типы руководителей
1.4 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря
1.5 Задачи секретаря по общению с руководителем
Глава 2. Содержание деятельности секретаря по эффективному взаимоотношению с руководителем
2.1 Методические рекомендации по проблеме взаимоотношений секретаря с руководителем
Заключение
Список литературы
Приложение

Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.5.5. Заключать трудовые договоры (контракты).5.6. Принимать решения по представлениям: о привлечении работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину, виновных в причинении материального ущерба предприятию к материальной и дисциплинарной ответственности; о моральном и материальном поощрении особо отличившихся работников.5.7. Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, пр.5.8. В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.6. Ответственность руководителя предприятия Руководитель предприятия несет ответственность:6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.6.4. Директор предприятия несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами. Директор предприятия не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.6.5. Директор предприятия, недобросовестно использующий имущество и средства предприятия в собственных интересах или в интересах противоположных интересам учредителей, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным правом.7. Условия работы руководителя предприятия7.1. Режим работы директора предприятия определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.7.2. В связи с производственной необходимостью директор предприятия может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).7.3. Для решения оперативных вопросов директора предприятия может выделяться служебный автотранспорт.8. Условия оплаты труда Условия оплаты труда директора предприятия определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.9. Заключительные положения9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.Роль и функции руководителяЭффективность руководства во многом определяется соответствием индивидуальных черт руководителя тем ролям и функциям, которые он призван выполнять в организации.В наиболее общей, интегрированной форме требования к руководителю отражаются в социальных ролях, предписанных ему предприятием.Американский ученый И. Ансофф выделяет четыре роли руководителя:1. Роль лидера. В данном случае имеется ввиду неформальный лидер, обладающий высоким авторитетом и способностью влиять на других людей.2. Роль администратора. Эта роль предполагает способность руководителя контролировать положение дел, принимать решения и добиваться их реализации, организовывать и координировать действия подчиненных, обеспечивать порядок, соблюдение правовых и административных норм и распоряжений.3. Роль планировщика. Главные задачи этой роли – оптимизация будущей деятельности организации, посредством анализа тенденций изменений как самой организации, так и окружающей ее среды; определение управленческих альтернатив и выбор наилучших их них, концентрация ресурсов на главных направлениях деятельности. 4. Роль предпринимателя. Выступая в этой роли, руководитель должен быть экспериментатором, находить новые виды деятельности, нестандартные решения, наиболее соответствующие ситуации, должен быть готовым к определенному предпринимательскому риску, при этом всячески минимизирую его.Более детальную и близкую в к российским условиям классификации ролей руководителя дают авторы учебного пособия «Менеджмент персонала. Функции и методы».1. «мыслитель» - общее осмысление положения дел в подразделении, поиск оптимальных способов решения проблем;2. «штабной работник» - обработка управленческой информации и составление документации;3. «организатор» - координация работы сотрудников;4. «кадровик» - отбор, расстановка, оценка персонала;5. «воспитатель» - обучение и мотивация персонала;6. «снабженец» - обеспечение группы всем необходимым для трудовой деятельности;7. «общественник» - участие в качестве ведущего на заседаниях и совещаниях; работа с общественными организациями;8. «инноватор» - внедрение передовых методов труда и научно-технических достижений в производство; 9. «контролер» - контроль за соблюдением организационных норм и качеством продукции;10. «дипломат» - налаживание связей с другими учреждениями и их представителями.Социальные роли руководителя детализируются и проявляются в его функциях.Можно выделить следующие функции руководителя:Оценка ситуации, разработка, обоснование (т.е. выяснение, насколько реальны, понятны и контролируемы цели).Определение и подготовка мероприятий по достижению целей.Координация деятельности сотрудников в соответствии с общими целями.Контроль за персоналом и соответствием результатов его деятельности поставленным задачам.Организация деятельности сотрудников, т.е. использование существующих и создание новых организационных структур для руководства персоналом и его деятельностью.Информирование сотрудников.Интерактивное, контактное взаимодействие (коммуникация) – деловое общение с целью получение информации, консультирования, оказания помощи и т.п.Формирование системы стимулирования сотрудников и их мотивации.Делегирование задач, компетенций, ответственности.Предотвращение и разрешение конфликтов.Распространение специфических для организации ценностей и норм.Забота о подчиненных и обеспечение их лояльности.Формирование сплоченного коллектива и поддержании его дееспособности.Ослабление чувства неуверенности в действиях персонала и обеспечение организационной стабильности.Функции руководителя выступают основной мерой его оценки индивидуальных качеств, которые призваны способствовать успешному осуществлению им всех своих социальных ролей и направлений деятельности. Как правило, чем в большей мере эти качества соответствуют выполненным функциям, тем эффективнее руководство.Стили руководстваСтиль руководства — способ, система методов воздействия руководителя на подчиненных. Один из важнейших факторов эффективной работы организации, полной реализации потенциальных возможностей людей и коллектива. Большинство исследователей выделяют следующие стили руководства:Директивный стиль (авторитарный); Демократический стиль (коллегиальный); Либеральный стиль (попустительский или анархический).Авторитарный стильАвторитарный стиль характеризуется преобладанием единоличных способов управления, применением административных средств воздействия на подчиненных. Руководитель, как правило, привержен к преувеличению роли административных методов. Он самовластно решает большинство вопросов жизни коллектива без предварительного обсуждения с членами коллектива, сознательно ограничивает контакты с подчиненными.В производственной деятельности не всегда можно сразу распознать руководителя данного стиля управления. Такие руководители довольно умны, энергичны, обладают симпатичной внешностью и личным обаянием, нередко добиваются значительных успехов в производственной деятельности. Однако если присмотреться, то можно заметить, что им свойственно умение делить подчиненных на любимчиков и неугодных. Как правило, автократы благосклонны к подхалимам и щедро раздают им обещания: кому пообещают повышение в должности, кому — повышенный оклад, кому — престижную зарубежную командировку и т. п. Для руководителя-автократа характерны догматизм и стереотипность мышления. Все новое воспринимается им с осторожностью или вообще не воспринимается, так как в управленческой работе он практически пользуется одними и теми же методами. Подводя итог сказанному, хочется отметить, что применение подобного стиля управления, хотя и обеспечивает в ряде случаев высокую производительность, но не формирует внутренней заинтересованности исполнителей в эффективном труде. Излишние дисциплинарные меры вызывают в человеке страх и злость, в большинстве случаев уничтожают стимулы к работе.Демократический стильДемократический стиль руководства имеет девять характерных черт:1. Взаимовлияние руководителя и сотрудников, которое предполагает отказ руководителя от исполнения части своих прав и обязанностей по принятию решений и передачу их членам группы, а также не только активное участие членов группы в принятии решений, но и их широкое повседневное сотрудничество. 2. Функциональная дифференциация ролей с учетом компетентности членов группы. Кооперативный стиль старается сочетать стремление всех к выполнению общей задачи с рациональным распределением функций в зависимости от способностей работников. 3. Многосторонние информационные и коммуникационные отношения. Широкая сеть вертикальных, горизонтальных и диагональных информационных потоков призвана облегчать компетентное выполнение организационных задач, а также развитие межличностных отношений. 4. Урегулирование конфликтов с помощью переговоров, торга и компромиссов. В конфликтных ситуациях руководитель, придерживающийся кооперативного стиля, использует именно эти методы и отказывается от односторонних авторитарных решений. 5. Ориентация на группу. Первостепенное внимание руководителя к коллективу и людям позволяет сотрудникам осуществлять растущее влияние на процессы руководства и тем самым повышать удовлетворенность трудом и пребыванием в группе. 6. Доверие как основа сотрудничества. Атмосфера взаимного доверия между членами организации является непременным условием кооперативного стиля руководства. 7. Удовлетворение потребностей сотрудников и руководителей. Эта черта имеет ту особенность, что обладающий ею руководитель обращает особое внимание на реализацию личных и профессиональных интересов членов организации, которая не ставится в прямую зависимость лишь от экономической эффективности предприятия. 8. Ориентация на цели и результаты. Противоречия между индивидуальными целями сотрудников и целью организации не камуфлируются, что имеет место при авторитарно-бюрократическом руководстве, а разрешаются на основе их интеграции при активном участии всех заинтересованных лиц. Это позволяет обеспечивать реальную поддержку общей ориентации на достижение высоких результатов работы организации. 9. Ориентация на развитие персонала и всей организации. Организации, в которых доминирует демократический стиль руководства, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием работающих в принятии решений, созданием таких условий, при которых выполнение служебных обязанностей оказывается для них привлекательным, и вознаграждением для персонала является чувство причастности к достижению успеха. Разновидности демократического стиля руководства:- «консультативный» стиль руководства; - «партисипативный» стиль руководства. «Консультативный» стиль подразумевает, что руководитель в значительной мере доверяет подчиненным, консультируется с ними, стремится использовать все лучшее из того, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказания используются лишь в исключительных случаях. Работники в целом удовлетворены такой системой руководства, не смотря на то, что большинство решений подсказывается им сверху, и обычно стараются оказать такому руководителю посильную помощь и поддержать морально в необходимых случаях. «Партисипативный» стиль подразумевает, что руководитель полностью доверяет своим подчиненным во всех вопросах, всегда их выслушивают и используют все конструктивные предложения, организуют широкий обмен всесторонней информацией, привлекают подчиненных к постановке целей и контролю за их исполнением. Качества, необходимые руководителю для эффективного использования демократического стиля руководства:- открытость; - доверие к сотрудникам; - отказ от личных привилегий; - способность и желание делегировать полномочия; - невмешательство в выполнение текущих заданий, контроль через официальные инстанции (через соответствующих руководителей и каналы); - контроль по результатам; - обоснование перед сотрудниками фактов единоличного принятия решений. При демократическом стиле сотрудники рассматриваются не иначе как партнеры, которые могут решать текущие, дневные задания в основном самостоятельно. Для них характерны, как правило, высокий уровень профессиональной подготовки, знаний и опыта. Качества, необходимые сотрудникам для эффективного использования демократического стиля руководства:- высокий уровень профессиональной подготовки; - желание брать на себя ответственность; - выраженная потребность в самостоятельности; - готовность и способность отвечать за свои действия; - тяга к творчеству и личностному росту; - интерес к работе; - ориентация на перспективные жизненные и организационные цели; - высокая значимость мнения о них коллег; - высокий уровень самоконтроля; - наличия контрольных прав, желания и умения их использовать. Преимущества демократического стиля руководства:- квалифицированность принимаемых решений; - высокий уровень мотивации сотрудников; - разгрузка руководителя. Недостатки демократического стиля руководства:- сложность обеспечения условий его эффективности; - замедление процесса принятия решений. Современные исследователи, отмечая научную и методическую ценность ранних разработок проблематики стилей руководства, отвергают упрощенный подход к классификации всего многообразия поведения руководителей и деление их лишь на три указанных стиля. Применительно к практике - даже два, поскольку попустительский стиль в целом не эффективен и не может культивироваться сознательно. Идеально-типический характер рассматриваемых стилей означает, что все они представляют собой крайние, идеальные образцы поведения, точное соответствие которым очень трудно найти в жизни. В поведении подавляющего большинства руководителей обычно сочетаются различные элементы, присущие каждому из этих стилей, поэтому для характеристики стилей руководства необходимы более точные инструменты исследования. Либеральный стильЛиберальный (несмешивающийся) стиль руководства характеризуется тем, что подчиненные имеют свободу принимать собственные решения. Им предоставляется почти полная свобода в определении своих целей и в контроле за своей работой. Либеральный стиль отличают минимальное участие руководителя в управлении, отсутствие размаха в его деятельности, безынициативность и постоянное ожидание указаний сверху, нежелание принять на себя ответственность за решение проблем и за их последствия, когда они неблагоприятны. Руководитель-либерал мало вмешивается в дела подчиненных и вообще не проявляет особой активности, выступает в основном в роли посредника во взаимоотношениях с другими подразделениями. Он непоследователен в действиях, легко поддается влиянию окружающих, склонен уступать обстоятельствам, и смиряется с ними, может без особых оснований отменить ранее принятое решение. Как правило, он очень осторожен, видимо, по причине того, что не уверен в своей компетенции, а значит, и в положении, занимаемом в служебной иерархии. Во взаимоотношениях с подчиненными он отменно вежлив и доброжелателен, относится к ним уважительно, старается помочь в решении их проблем. Готов выслушать критику и соображения. Но большей частью оказывается несостоятельным реализовать подсказанные мысли и удовлетворить высказанные пожелания (просьбы). Недостаточно требователен к подчиненным, не желая портить с ними отношения, часто избегает решительных мер, случается, что уговаривает их выполнять ту или иную работу. Если подчиненный не обнаруживает желания исполнить его указание, то он скорее сам выполнит требуемую работу, чем принудит к этому недисциплинированного подчиненного. Руководитель-либерал редко пользуется своим правом говорить "нет", легко раздает невыполнимые обещания. Он способен пренебречь своими принципами, если их соблюдение угрожает его популярности в глазах вышестоящего руководителя и подчиненных. В стремлении приобрести и укрепить свой авторитет способен предоставлять подчиненным различного рода льготы, выплачивать незаслуженные премии и т.п., склонен бесконечно откладывать увольнение негодного работника. Когда вышестоящие руководители просят его сделать нечто, не согласующееся с действующими нормативными актами или правилами поведения, то ему и в голову не приходит мысль, что он вправе отказаться удовлетворить такую просьбу. Руководитель либерального стиля не проявляет сколько-нибудь выраженных организаторских способностей, нерегулярно и слабо контролирует и регулирует действия подчиненных и, как следствие, его решение задач управления не отличается достаточной результативностью. Он не может отстаивать свою позицию в сложных, и тем более экстремальных ситуациях: неожиданный запрос "сверху", внезапная постановка вопроса на совещании и другие. Он часто ссылается на ограничение в правах и поэтому не может позволить себе принять то или иное решение. Делает упор на безусловное следование действующим положениям и должностным инструкциям. Подобный руководитель предпочитает такую организацию деятельности, когда все расписано по полочкам и сравнительно редко возникает потребность в принятии оригинальных решений и вмешательства в дела подчиненных. Подчиненные, располагая большой свободой действий, пользуются ею по своему усмотрению. Сами ставят задачи и выбирают способы их решений. В результате перспективы выполнения отдельных работ оказываются в зависимости от настроений и интересов самих работников. Становление руководителя-либерала может объясняться многими причинами. Большей частью такие руководители, по натуре люди нерешительные и добродушные, как огня боятся ссор и конфликтов. Другая причина - недооценка значимости возможностей коллектива и своего долга перед ним. Наконец, он может оказаться высокотворческой личностью, целиком захваченной какой-то конкретной сферой своих интересов, но лишенной организаторского таланта, вследствие чего обязанности руководителя оказываются для него непосильными.1.3 Типы руководителейИзвестно, что все люди разные. Так и с руководителями. Хотя для большей части россиян начальник и является олицетворением чего-то нехорошего, вряд ли кто-то станет отрицать его важность. Ведь, часто бывает так, что руководитель является еще и основателем компании, т.е. тем человеком, который создал рабочие места (одно из которых, возможно, занимаете и вы).В учебниках, посвященных успешному руководству, как правило, различают 5 типов руководителей. Надо сказать, что такая группировка уж слишком академическая, и в реальной жизни руководители обычно совмещают в себе качества из нескольких типов, но почти всегда их поведение строится вокруг одного, который берется за основу (естественно, на подсознательном уровне). Рассмотрим подробнее 5 основных типов руководителей, выделив их явные плюсы и минусы.Харизматичный лидерЭто главный герой всех американских историй успеха. Человек, как правило, без высшего образования (это если по американской мечте), построивший бизнес с нуля своими руками. Он умеет вдохновлять людей, как никто другой (да, это умели и знаменитые полководцы, тот же Ганнибал, который положил почти 40 тысяч человек при переходе через Альпы ради мечты о завоевании Рима). Его энергия заразительна. Именно в компаниях с такими руководителями чаще всего случаются технические революции.