Методика организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве

Работа написана мной самостоятельно, понятным языком защищена на хорошо ...

Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля за исполнением документов 6
1.1 Формы, принципы и цели контроля за исполнением документов 6
1.2 Регламентация и сроки контроля за исполнением документов 13
1.3 Снятие документа с контроля. Направление исполненного документа в дело 20
Глава 2. Анализ существующей в учреждении системы контроля над выполнением документов 33
2.1 Основные положения, задачи и функции отдела культуры Витебского городского исполнительного комитета 33
2.2 Проведение контроля над выполнением документов в отделе культуры. Применение автоматизированных систем контроля над выполнением документов 40
2.3 Анализ и проблемы организации контроля над выполнением документов 51
Заключение 58
Список использованной литературы 60

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех деятельности зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять большое внимание бумагам на всех этапах существования учреждения.
Письменные документы являются наиболее достоверным доказательством, которое принимают инспекторы и судьи. В любом споре исследованию бумаг придают первостепенное значение. Нередко учреждение, которое требует оплаты за поставленные товары, проигрывает спор в суде из-за отсутствия документации. А если документ будет неверно оформлен, организации могут отказать в возмещении уплаченных в бюджет налогов.
Необходимо обеспечить своевременное получение документов, учёт и хранение, очень важно правильно его применят ь. Ведь документ – это, прежде всего, источник информации, который имеет юридическую ценность. Чётко организованный доступ к документам обеспечивает возможность их оперативного применения в текущей деятельности. В то же время документация защищает учреждение от ущерба в результате его возможного несанкционированного применения. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота.
Актуальность выбранной темы дипломной работы обусловлена тем, что в настоящее современное время для многих учреждений характерна мало эффективная организация ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и чётко организованное делопроизводство может заметно повысить эффективность деятельности учреждения.

Процесс управления организацией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документы являются важнейшими носителями информации и составляют основу информационной среды любой организации. Для выполнения своих функциональных обязанностей руководители разных уровней управления и исполнители используют различные документы: законодательные, организационные, распорядительные, информационно-справочные, кадровые, планово-финансовые и др. Следовательно, основная часть необходимых документов имеется в любой организации. В то же время управление организацией требует создания различных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к документу во времени. Документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Документ должен правильно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое действие. Он должен отвечать потребностям деятельности организации, к которой он относится и используется в целях отчётности. В документах так же отражается и учитывается деятельность организации. Поэтому ведение многих документов предписано законодательством Российской Федерации. Именно документы, имеющие юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде. Документы должны обладать такими характеристиками, как: Аутентичность. Документ является аутентичным, если он: является тем, чем должен быть; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищён от несанкционированного изменения. Организация в целях повышения эффективности своей деятельности должна определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, которые способны поддерживать эффективность деятельности организации на протяжении всего периода её жизненного цикла. Организация должна создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а так же защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организация должна принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую: перечень документов для каждого процесса своей деятельность и требования к информации, которая подлежит включению в документы; решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии использовать для их создания и обработки; требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию; оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; обеспечение сохранности документов и доступа к ним в елях выполнения требований деловой деятельности и общественных организаций;обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами. Для повышения эффективности своей деятельности организации необходимо организовать работу с документами. Документооборот обеспечивает надлежащую эффективность работы с документами, что достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки. При отсутствии хорошо организованной системы документооборота в организации возможно: неоперативное поступление информации; отсутствие определенного маршрута документа; увеличение сроков согласования из-за перенаправления документа друг другу; отсутствие ответственности за принятие решений; необоснованное скопление документов на первой ступени согласования; появление документов на нижней ступени согласования, минуя руководство; отсутствие контроля за исполнением документа. Документооборот компании отражает движение материальных, финансовых, информационных потоков, а так же движение кадров. Во-первых, документооборот – это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п. Во-вторых, документооборот – это учёт и контроль результатов деятельности. В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений. В-четвёртых, это средство для управления предприятием. Движение документов по документационным потокам может осуществляться посредством личной передачи и доставки, почтовой, электронной связи и передачи по принадлежности. В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации, должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу делопроизводства и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в этой службе и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе делопроизводства или в подразделении. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю руководителя организации необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а её формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Разработка регламентов согласования документов и их внедрение позволит значительно сократить время на работу с документами. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. Право подписи документов должно быть отражено в должностных инструкциях. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций – специалистами и руководителями. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Различают три основных типа документопотоков: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы – это документы, поступающие в организацию из-за её пределов, в том числе от других предприятий, а так же физических лиц. Наиболее распространенными примерами входящих документов являются: документы федеральных, территориальных, муниципальных и ведомственных органов управления, решения которых имеют обязательную силу; документы органов законодательной, исполнительной и судебной власти; документы партнеров организации; документы, которые были направлены в организацию на согласование; документы общественных организаций и представляющих их общественных деятелей; документы отдельных граждан. Исходящие документы – это документы, направляемые организацией за её пределы, в том числе другим предприятиям, а так же физическим лицам. Наиболее распространенными примерами исходящих документов являются:документы, адресованные федеральным, территориальным, муниципальным и ведомственным органам управления; документы, адресованные органам законодательной. Исполнительной и судебной власти; документы, адресованные партнерам организации в лице других предприятий, организаций и учреждений; документы, направленные в адрес других организаций; документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям; документы, адресованные отдельным гражданам. Внутренние документы – это документы, образующиеся в повседневной деятельности организации и не покидающие её пределов. Такие документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями организации. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются записки, которые составляются по достаточно широкому кругу вопросов: пояснительные записки; докладные записки; информационные записки; аналитические записки; записки, подготовленные по конкретному поводу; записки-расчёты; объяснительные записки. Управление каждым из документационных потоков имеет свои особенности, которые, в основном, обусловлены различиями в функциональном назначении входящих, исходящих и внутренних документов.Выделение в массиве нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения. Таким образом, необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов. Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач: управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее; управление работой подчиненного ему персонала; реализация договоренностей с внешними организациями; отражение хода мероприятий, событий; анализ различных данных и их оценка; подведение итогов работы за определенный период; планирование рабочего времени; прогнозирование развития определенных процессов и определение оптимальной последовательности и содержания действий.Глава 2. Анализ существующей в учреждении системы контроля над выполнением документов2.1 Основные положения, задачи и функции отдела культуры Витебского городского исполнительного комитетаОтдел культуры выступает структурным подразделением Витебского городского исполнительного комитета с правом юридического лица, в своей работе подчиняется управлению идеологической работы или горисполкому, культуры или по делам молодёжи Витебского областного исполнительного комитета, предоставляет проведение государственной политики в сфере культуры, идеологии или молодёжной политики в городе Витебске.Расположен отдел по адресу: 210023, г. Витебск, проспект Фрунзе, д.11. Начальником отдела является Наталья Алексеевна Шиенок.Основные задачи отдела культуры:сохранение, возрождение, распространение или развитие языка или белорусской национальной культуры;информационное гарантии проведения в городе политических акций, кампаний, праздников, конференций, фестивалей или других занятий, которые имеют общегосударственное значение;гарантии сохранения национального культурного наследия в городе, его морального или духовного совершенствования, формирования национального самосознания;проведение информирования горожан, гарантии или координация работы пропагандистских групп, проведение дней информирования населения, обобщение обращений граждан или юридических лиц, которые поступили во время проведения встреч в трудовых коллективах или по месту жительства;проведение занятий по укреплению экономической, творческой или финансовой самостоятельности предприятий, подчинённых отделу;проведение организационного или методического руководства работой отделов администраций, сотрудничество со СМИ, учреждений культуры, образования, культурно-просветительного коммунального унитарного предприятия «Витебский зоологический парк», которые расположены в городе;оказание помощи предприятиям культуры или образования в материальном, техническом или финансовом обеспечениях;отработка или модернизация методов или форм работы с молодёжью;противодействие распространению, созданию, рекламированию в проведениях культурных мероприятий в городе кино-, видеофильмов или других произведений либо материалов, которые пропагандируют порнографию, насилие или жестокость;разработка или реализация программы в сфере культуры, проведение выполнения актов законодательства РБ по культурным вопросам;разъяснение горожанам идеологии государственной политики, белорусского государства, воспитание у граждан патриотизма или гражданственности;реализация государственной молодёжной политики в городе, в том числе через государственные СМИ, координация работы или методические гарантии отделов администраций, а так же гарантии защиты прав или законных интересов молодых граждан;реализация государственной политики в сфере идеологии и культуры, проведение прав граждан на свободу художественного творчества, участие в культурной жизни, доступ к культурным ценностям, пользование достижениями культуры;помощь развитию культур национальных меньшинств города;помощь популяризации или созданию культурных ценностей, которые носят высокохудожественный характер, совершенствования содержания культурного отдыха населения, формированию системы эстетического воспитания;широкое информирование жителей о работе Национального собрания РБ, Президента РБ, Совета Министров РБ, облисполкома, Витебских областного или городского Советов депутатов, горисполкома, иных государственных органов.