Средства и сети проводной факсимильной связи, их возможности и использование в ОВД

Средства и сети проводной факсимильной связи, их возможности и использование в ОВД ...

Содержание



Введение 3
1. Понятие, средства и сети факсимильной связи 4
2. Преимущества факсимильной связи 7
3. Информационное и документационное обеспечение управления в органах внутренних дел 11
4. Применение факсимильной связи в органах внутренних дел 14
Заключение 17
Список использованной литературы 18

Содержание



Введение 3
1. Понятие, средства и сети факсимильной связи 4
2. Преимущества факсимильной связи 7
3. Информационное и документационное обеспечение управления в органах внутренних дел 11
4. Применение факсимильной связи в органах внутренних дел 14
Заключение 17
Список использованной литературы 18

Для передачи документа может потребоваться несколько недель, за которые информация может стать не актуальной. 2) Низкие затраты за пересылку документа в соотношении с почтовыми службами. Для отправки документа через континент потребуется использование различных транспортных средств, что повышает стоимость услуг, а значит и затрат на пересылку. Факсимильная связь позволяет сократить расходы до минимума (картридж, бумага).3) Простота использования факсимильного аппаратаВыделяя простоту использования факсимильного аппарата в конкурентное преимущество (в том числе перед почтовыми службами), был учтен факт его примитивного использования (нажатия кнопки «START»). Стоит отметить, что современные факс-модемы и факс-машины значительно расширили спектр предоставляемых услуг, они занимают много места, имеют множество кнопок, функций. Однако, несмотря на это даже сложные факс-машины можно использовать посредством нажатия одной кнопки (для тех, кто не может освоить все имеющиеся функции, либо у кого нет потребности в их использовании). 4) Качество передаваемой информацииНа качество факсимильной связи влияют современные стандарты, обеспечивающие при наличии технической возможности (бесперебойной телефонной линии) передачу изображения, которое сопоставимо с оригиналом документа.Из всех видов передачи электронной информации на сегодняшний день именно факсимильная связь является наиболее доступной, быстрой и дешевой. По этой причине она занимает устойчивое положение на всем мировом телекоммуникационном пространстве. С компьютеризацией общества акценты деланы на развитие мощных многофункциональных систем, базирующихся на информационных технологиях, позволяющих предложить пользователям новые недоступные ранее функции сервиса.С появлением новых стандартов факсимильной связи, устанавливающих требования к передаче и воспроизведению цветных документов, была создана активная сервисная поддержка производителями программного и аппаратного обеспечения, проведены и усовершенствованы цифровые телефонные сети, что гарантировало современным факсимильным системам растущий устойчивый спрос как со стороны коммерческих, государственных организаций, так и со стороны обычных пользователей.В условиях России самой развитой телекоммуникационной коммуникацией является телефонная, посредством которой реализуется доступ к Интернету, формируется возможность для факсимильной связи. В связи с дороговизной международных разговоров российских поставщиков проблема применения новых интеллектуальных факсимильных систем, которые могут снизить трудозатраты, сократить затраты на эксплуатацию и повысить использование телефонных линий стоит наиболее остро. Рассмотренные общие преимущества факсимильной связи выявили необходимость анализа частных особенностей различия факс-модемов и факс-машин, так как это связано с потребностью обучения пользователей работе с ними.Преимущества передачи сообщений посредством факс-модема при условии его эффективного использования:1) Скорость передачи сообщения через факс-модем достаточно высокаОбъясняется это не только скоростью передачи по линии связи (например, по телефонной линии или посредством Интернета), но также и отсутствием необходимости сканирования листа бумаги с информацией перед передачей, а также потребности вставлять новые листы (используется лента, то есть только ее замена). Между факс-машиной и факс-модемом разница в скорости для многостраничного документа достигает несколько раз, что делает использование факсимильной связи предпочтительным.2) Точность передачи сообщения, связанная с отсутствием ошибок по причине «человеческого фактора». Использование факс- модема позволяет ликвидировать множество таких проблем, вызванных ошибками пользователя, среди которых:- перекос страниц;- замятие бумаги;- задержки, вызванные сменой листов бумаги.3) Улучшение организации рабочего процесса за счет использования безбумажной технологииИспользование факс-модема позволяет снизить трудозатраты, а также временные затраты на предварительную печать документа, ожидание факс-машины, проверку рулона полученных сообщений в ожидании ожидаемого. Неоспоримо и снижение финансовых затрат, возникающих для покупки бумаги, картриджей на вспомогательные процессы.4) Упрощенный процесс рассылки факсимильных сообщений группе пользователей, вследствие чего снижение затрат на организацию процессаИспользование специального программного обеспечения для работы с факс-модемом позволяет создавать списки рассылки получателям в заданное время на определенный период. Так, например, при наличии сниженного тарифа на международную телефонную связь в ночное время можно сэкономить значительные финансовые средства без значительных временных и трудозатрат. Это является одним из главных преимуществ факс-модемов перед факс-машинами. Несмотря на то, что и для факс-машины возможна последовательная групповая рассылка, однако загрузив пачку листов при малейшем сбое можно получить перекосы, замятие бумаги и др. Поэтому для факс-машин важен «человеческий фактор».5) Наличие дополнительных сервисных функций, которые обеспечиваются программными или аппаратными средствами факс-модемаСреди них можно выделить такие как: рассылка голосовых сообщений, диспетчер звонков, автоответчик, встроенный АОН.6) Высокая достоверность передаваемых факсимильных сообщенийСовременное программное обеспечение для факс-модема позволяет установить число повторов попыток отправки документа по занятым телефонным номера, что повышает вероятность их автоматического получения. А также по итогам передачи формируется отчет об успешной передаче или причины неудачных попыток с указанием адресатов.7) Небольшие затраты на расходные материалы и устройстваСтоимость факс-модемов в несколько раз ниже, чем факс машин (при условии выполнения одних функций и производителя с учетом фактора конкуренции). Стоимость термобумаги для факс-машин существенно превышает обычную для факс-модема. Доступность обычной намного выше.8) Возможность сохранять формат при подготовке документов при передаче, что позволяет его впоследствии редактировать.Таким образом, были выделены наиболее важные преимущества факсимильной связи, которые делают ее необходимой для использования в органах внутренних дел.3. Информационное и документационное обеспечение управления в органах внутренних делФаксимильные сообщения по своей сути являются документом, на котором отображена информация. Информация представляет собой сведения о лицах, событиях, фактах, предметах, процессах и явлениях вне зависимости от формы их предоставления. Преобладающим видом информации в деятельности ОВД является социальная. Это обусловлено спецификой и характером самой правоохранительной деятельности. Состоит социальная информация в большей степени, в содержательной характеристике разнообразных сведений о событиях, фактах, явлениях, значимых для общественной жизни. Органы внутренних дел, благодаря информационным процессам, способны направлять и координировать деятельность собственных структур, реализовывать целесообразное взаимодействие с окружающей действительностью.Информация в процессе управления органами внутренних дел преобразуется в статистику для того, чтобы при помощи ее анализа и осмысления сформировать новую информацию, чаще всего в виде управленческого решения. В качестве основных этапов организации исполнения управленческих решений, содержание которых совпадает в целом не только с практикой, но и с рекомендациями МВД РФ для ОВД, являются:1) доведение управленческого решения до исполнителей (ведомства, отдела, лица и т.п.):- посредством рассылки курьерской почтой актов управления;- посредством рассылки текстов документов по каналам телефонной связи, в том числе факсимильной связью. Стоит отметить, что использование факсимильной связи не предназначено для передачи (получения) документов с грифом ограничения доступа. Отправленная, как и полученная факсограмма, подлежит обязательной регистрации (учету). Передается секретариатом, по мере наложения необходимой резолюции начальника, лицу, которое ответственно за исполнение документа;- посредством рассылки документов по электронной кабельной связи;2) понимание задач и планирование порядка их исполнения;3) определение исполнителей с последующим обучением и инструктажем;4) исполнение управленческого решения;5) регулирование и контроль исполнения;6) подведение итогов.Информацию в органах внутренних дел можно систематизировать в три блока:1) Информация, которая характеризует ОВД как систему, созданную для решения определенных задач (мобилизационная готовность, материально-техническое и кадровое обеспечение, наличие регламентов и технологий управления, обеспечение руководства, организация процессов и управления и др. данные);2) Информация, которая характеризует элементы среды функционирования, не входящие в объект воздействия ОВД, но оказывающие влияние на устойчивость его функционирования (сведения о социокультурных, политико-правовых, социально-экономических и иных факторах, находящихся взаимодействии с фактором преступности);3) Информация об объекте непосредственного воздействия ОВД (сведения о правонарушениях, преступлениях, а также о лицах, их которые их совершили, как часть среды функционирования).На службы документационного обеспечения управления возлагается обеспечение систематизированного хранения первичной управленческой документации.Документационное обеспечение само по себе является довольно трудоемким процессом, которое требует постоянного контроля. В органах внутренних дел в России еще не везде внедрены современные информационные технологии, и традиционные рутинные методы ведения документации могут парализовать деятельность целых служб, а значит снизить эффективность, раскрываемость, результат розыска и т.п.Ведение документации в ОВД является потребностью не только из-за законодательного принуждения ведения учета, но и для основной деятельности. Если работа с документами отнимает много времени как у руководителя отделения, так и у исполнителя, то это отражается напрямую на результатах деятельности всей организации (отдела, ведомства и т.п.). Внедрение в ОВД современных информационных технологий позволяет максимально снизить нагрузку на сотрудников от «бумажной работы», что позволяет более оперативно пользоваться сведениями в соответствии с требованием воспроизведения, обработки и иных параметров.В органах внутренних дел документирование управленческой деятельности охватывает весь спектр процессов, которые относятся к записи, сохранению на разнообразных носителях и оформлению в соответствии со стандартами учета, необходимой для реализации управленческих функций.