Табель и альбом унифицированных форм документов: назначение, методика разработки, перспективы развития

Табель и альбом унифицированных форм документов: назначение, методика разработки, перспективы развития. Защита на хорошо. ...

Введение
1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
2. Табель форм документов
3. Альбом форм документов
Заключение
Библиографический список

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ.
Документ – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстоя ние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.). Необходимость придания документу юридической силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличивались сферы применения документов и их количество.
В целях определения правил составления и оформления документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их унификация и стандартизация, что повышает оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в делопроизводстве, снижают объем документов и способствует эффективному управлению документооборотом.
Целью работы является выявление особенностей методики составления табеля и альбома форм документов. Задачи работы:
- определить основные направления совершенствования состава и форм документов;
- выявить особенности методики разработки табеля форм документов;
- выявить особенности методики разработки альбома форм документов.
Объектом работы является табель и альбом форм документов, предметом – особенности их разработки.
В качестве источниковой базы в работе используются нормативные и нормативно-методические акты, такие, как Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» , Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации» , Постановление Правительства РФ «Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации» , Постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» , ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , ГОСТ Р 51141-98 , ГОСТ Р 6.30-2003 , а также статьи авторов Л. Вяловой , В. Иритиковой , Т.В. Кузнецовой , В. Паневчика , А. Савченко , В. Говорова . 

Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учети т. п.).Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:1. Предпроектное обследование.2. Выбор формы Табеля.3. Формирование структуры Табеля.4. Отбор форм документов для включения в Табель.Предварительное изучение применяемых в организации форм документов позволяет разработчикам установить соответствие состава документации задачам документационного обеспечения деятельности организации, а также ее текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач документационного обеспечения деятельности организации, а также степень соответствия состава и вида форм документов, применяемых организацией, этим задачам.По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов организации по вопросам делопроизводства.Основные задачи предпроектного обследования:- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;- определение массива документов для включения в Табель.В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:- документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;- организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;- распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;- документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:- полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;- функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача — регламентация численного и должностного состава);- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в задачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели — регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом — документооборота организации, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля — это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.Как правило, табель форм документов составляется в табличной форме. В таблице указываются:- номер по порядку;- наименование формы документа;- код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);- наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за исполнение проекта документа;- особенности подготовки проекта документа (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.).Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.При необходимости в соответствующих графах таблицы могут указываться сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).Созданный табель подписывается лицом, его разработавшим. При необходимости он также заверяется подписью других заинтересованных должностных лиц, например, главным бухгалтером или юристом. Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации (рис. 1).В процессе ведения в табель форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.Рис. 1То есть мы видим, что табель форм документов является локальным нормативным актов, устанавливающим перечень документов, создаваемых в организации. Разработка табеля форм способствует установлению единообразия форм документов в организации, что является прямым продолжением унификации состава документов на федеральном уровне. То есть разработка табеля форм документов является инструментом локальной унификации состава документов. Особенностями разработки при этом становится выбор формы табеля, формирование структуры и отбор форм документов для включения в табель.3. Альбом форм документовЧтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.Создание Альбома форм документов способствует сокращению трудозатрат при подготовке документов за счет уменьшения времени, затрачиваемого исполнителями на составление текста документа и его оформление.Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.3. Унификация форм документов:- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;- унификация текстов документов.Все реквизиты документов должны быть оформлены в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003.4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:- определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;- установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;- унификации текста документа.Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);- анализ документов и обобщение результатов анализа;- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.