Правовые основы хранения, комплектования и учета архивных докуметов в организациях и архивных учреждениях.

раскрыта тема комплектования и учета архивных док-в на основе примеров и законадательства. ...

1. Особенности правовой регламентации архивного хранения документов в Российской Федерации
2. Законодательные акты Российской Федерации
3. Нормативно-методические документы и государственные стандарты
4. Локальные нормативные акты архива
5. Регламентация архивного хранения электронных документов
Список использованных источников и литературы

В отечественно теории документа и практике делопроизводства жизненный цикл управленческой документации в организации рассматривается с точки зрения концепции последовательной смены двух стадий существования документов – оперативного плана существования (когда документ активно применяется в процессе оперативного управления организацией) и ретроспективного план существования (при котором документ постепенно теряет свои управленческие функции и становится источником исторической информации и средством доказательства деятельности организации).
Если на первой (делопроизводственной) стадии существования документа в организации регламентация процессов создания, удостоверения, передачи, исполнения и контроля за исполнением управленческой документации носит чрезвычайно общий и неконкретный характ ер (отсутствуют единые для всех организаций правила оформления документов, существующий ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер), то вторая стадия (архивное хранения документов), наоборот, очень четко и однозначно регламентирована.

Законодательство о документированной информации с ограниченным доступом регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением информации к государственной тайне и конфиденциальной информации. Например, закон «О государственной тайне» устанавливает, что гриф секретности (т.е. реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), должен быть проставлен на самом носителе информации или на документации на этот носитель.7
Таким образом, даже неполный перечень законодательных актов, регламентирующих действия с архивными документами и информацией из них, позволяет сделать вывод о том, что их сложно применять в совокупности при решении конкретной проблемы (т.к. таких актов много, более 150 и некоторые их положения противоречат друг другу). Поэтому необходимо совершенствование самого архивного законодательства и детальная разработка мер по реализации отдельных законодательных статей.
3. Нормативно-методические документы и государственные стандарты
Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства и ведомственные нормативные акты – приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах. Именно они представляют собой самую многочисленную группу документов, детально регламентирующих все основные аспекты хранения, комплектования и учета архивных документов в организациях и архивных учреждениях.
Для архивов организаций нормативным, но устаревшим документом являются Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Более свежие Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) нормативным документом не являются – это методическое пособие.
Тем не менее, именно «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года представляют наибольший интерес, так как именно они основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Эти Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.8
Для государственных и муниципальных архивов нормативным документом являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; в ред. от 16.02.2009).
В них подробно регламентируются процессы организации хранения документов АФ РФ (фондирование архивных документов, обеспечение сохранности архивных документов, режимы хранения, размещение документов, порядок их проверки сохранности, выдача документов, создание страхового фонда, обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях), учета документов (система учетных документов архива, учет поступления и выбытия архивных документов, учет уникальных и особо ценных документов, и т.д.), комплектования архива документами (источники комплектования архива, порядок экспертизы ценности документов, порядок приема и передачи архивных документов), использования документов (доступ пользователей к архивным документам, организация работы по рассекречиванию архивных документов, справочно-поисковые средства к архивным документам, подготовка выставок и публикаций архивных документов).9
Все эти документы несовершенны, поскольку они плохо учитывают произошедшие за последние годы изменения даже в бумажном делопроизводстве и архивном деле, не говоря уже об электронных документах, поэтому к их положениям следует относиться критически.10
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждения, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, указания, памятки и т.д. Из названных пособий большую популярность имеют перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.
Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. В основном архивы руководствуются двумя перечнями: типовых управленческих архивных документов (2010 г.), типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и, где это применимо, ведомственными перечнями (п. 1 ст. 17, п. 3 ст. 6 и п. 1 ст. 23 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации»).11
Из многочисленных государственных стандартов, связанных с вопросам делопроизводства, для архива особое значение имеет ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» – это высокоуровневый документ, на основе которого можно создавать нормативные документы. В нем определены требования к архивным документам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования), процессы работы с документами в организации, в том числе связанные с архивным хранением (экспертиза ценности документов, отбор и передача документов).12
Кроме того, вопросы обеспечения сохранности научно-технической документации регламентируются следующими нормативными документами:
Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (одобрены коллегией Главархива СССР 30.09.1988, приказ Главархива СССР от 12.10.1988 № 71);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182);
Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации (утверждена приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 04.01.1971 № 13);
Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации (утверждена приказом Минземстроя России от 04.08.1998 № 37, в ред. От 04.09.2000).
Кроме того, существует группа стандартов, в которых рассматриваются вопросы организации хранения научно-технической документации:
ГОСТ 2.501-88 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения»;
ГОСТ 2.052-2006 «Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения»;
ГОСТ 21.203-78 «Система проектной документации для строительства. Правила учета и хранения подлинников проектной документации»;
ГОСТ Р 33.3.02-2008 «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения»;
ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»;
ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография, микрография, микроформы
4. Локальные нормативные акты архива
Как отмечают Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева и Е.М. Бурова – авторы одного из лучших отечественных учебников по архивоведению, основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения. Для государственного архива – Положение об архиве (или Устав архива), Положение о структурном
подразделении архива, Структура и штатное расписание архива, Смета расходов архива на год, а также Должностные инструкции сотрудников.
Для архива учреждения – Положение об архиве учреждения, Инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации, а также Должностные инструкции сотрудников архива.
Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав), которое определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный), профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.
Положение о структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.