Организация работы архива

Работа сдана в СГК им Выучейского (колледж) в 2014 году, оценка хорошо. ...

Введение (стр.3)
Глава 1.Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия (стр.4)
Глава 2. Организация работы архива предприятия, его краткая характеристика (стр.5)
Глава 3. Место архива в организационной структуре предприятии, ее особенности (стр.7)
Глава 4. Управление повседневной деятельностью архива предприятия (стр.9)
Глава 5. Основные направления повседневной деятельности архива предприятия (стр.10)
Глава 6. Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия (стр.13)
Заключение (стр.15)
Библиографический список (стр.16)

Каждый руководитель компании, который доверяет хранение документов своей фирмы сторонней организации, хочет быть уверенным в компетенции сотрудников архива, в их профессионализме. И в собственных архивных отделах крупных компаний должны работать только квалифицированные специалисты.
Эффективная организация работы архива – это правильный отбор кадров для работы в архиве, умелое распределение обязанностей между сотрудниками, управление деятельностью каждого из них. Для того чтобы более эффективно решать задачи планирования и прогнозирования работы руководитель архива должен тщательно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, состояние опроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.
Очень важн о не только управлять персоналом и организовывать работу каждого сотрудника, но и осуществлять управление всей деятельностью архива. Только благодаря хорошей и правильной организации работы архива повышается производительность труда, существенно экономится время, площади и средства. А так же при наличии должного управления в архивах осуществляется вся деятельность по работе с клиентами.
Важно отметить, что организационные аспекты имеют большое значение в деятельности любого структурного подразделения учреждения, организации, в том числе и архива. В работе с архивными документами необходим четкий порядок, планомерность и слаженность. И именно поэтому при создании архива организации нужно знать и использовать современные методы и технологии управления.

проекты Нормативно-методические документы, которые были подготовлены архивом до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, согласовываются в соответствующих учреждениях Федеральной архивной службы России. Для процесса учета труда в архиве имеется и ведется табель учета рабочего времени и в дневник учета труда. Не реже одного раза в год, обычно, перед передачей дел архивом проводится проверка состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений. Для того чтобы привлекать внебюджетные средства архив имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, осуществление которых происходит без ущерба для реализации его основных функций.Глава 3. Место архива в организационной структуре предприятии, ее особенности Архив любого предприятия может функционировать как:- абсолютно самостоятельное структурное подразделение. Общее руководство деятельностью архива предприятия возложено на руководителя этого предприятия, а управление повседневной деятельностью архива возложено на руководителя самостоятельного структурного подразделения.- структурное подразделение, которое входит в состав службы ДОУ предприятия. Здесь управление осуществляется руководителем службы ДОУ, а так же руководителем структурного подразделения. Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Архив предприятия может состоять из следующих подразделений:- отдел, занимающийся хранением управленческой документации на бумажных носителях;- отдел, занимающийся хранением научно-технической документации;- отдел, занимающийся хранением документации на электронных носителях;- отдел, занимающийся комплектованием;- отдел, занимающийся учетом;- отдел, который занимается организационно-методическим обеспечением;- администрация архива. Основными задачами архива, независимо от организационных особенностей предприятия, являются:- комплектование дел, которые образуются в деятельности предприятия и которые подлежат временному хранению, согласно установленному порядку;- учет и обеспечение сохранения дел в течение всего срока их временного хранения;- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к тем делам, которые состоят на временном хранении;- подготовка к передаче и сама передача дел, которые образуют Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения согласно установленному порядку. Когда происходит реализация функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архивом предприятия должны проводиться соответствующие мероприятия, документирование. Эти мероприятия являются обязательным, для того чтобы обеспечить аутентичность.Глава 4. Управление повседневной деятельностью архива предприятия Управление повседневной деятельностью архива предприятия включает в себя оперативное информирование сотрудников данного предприятия о тех действиях, которые предстоят. Так же сюда входит организация координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организация систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Все это реализуется, согласно законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, которые соответствуют организационно-распорядительным документам данного предприятия. Этими организационно-распорядительным документами являются: - положение об архиве предприятия; - штатное расписание;- инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям; - должностные инструкции работников архива.Глава 5. Основные направления повседневной деятельности архива предприятия В деятельности по планированию и отчетности в архиве предприятия принимают участие начальники структурных подразделений, а само руководство ею осуществляет заведующий архивом. Процесс планирования работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предыдущей деятельности, при этом учитываются региональные и отраслевые планы развития архивного дела, а так же рекомендации органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Обычно планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, но могут быть разработаны и перспективные программы работы. Окончиться процесс разработки проекта плана архива предприятия, должен к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, включая основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период и план научно-исследовательской работы архива. Проект этого плана должен быть обсужден руководством архива предприятия, и, если это необходимо, должен согласовываться с вышестоящим органом управления архивным делом, а затем план утверждается руководителем предприятия. Процесс планирования работы структурных подразделений архива предприятия, осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, на предстоящее полугодие или квартал. Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Составляется проект индивидуального плана на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения. В обязанности руководства архива входит систематический контроль за выполнением планов. А данные этого контроля учитывают, обобщают, анализируются и постоянно доводят до сведения руководства предприятия. Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. В каком порядке, в какие сроки предоставляются отчеты, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал должны устанавливать вышестоящие органы управления архивном делом. Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются каждый месяц.