Документооборот в строительно-ремонтной фирме

Исследовательский раздел + БЖД ...

Готовый УНИРС

Основная деятельность фирмы — общестроительные, в том числе строительно-монтажные работы. В данной сфере в ООО «Тройка» автоматизированы только обеспечивающие бизнес-процессы в бухгалтерском отделе на базе «1С: Бухгалтерия 8.2», все остальные бизнес-процессы связанные оказанием услуг, учета материалов, не занятой рабочей силы реализуются в MS Office, в связи с чем, на предприятии большое количество документов на бумажных носителях. Все действия с поступившим заказом клиента осуществляются либо в устном общении, либо на бумажном носителе, следовательно, высока вероятность того, что бумажные документы либо будут утеряны полностью, либо часть из них будет утрачена в силу человеческого фактора. Это способствует повышению нагрузки на персонал и как следствие снижает эффективность деятельности фирмы и производительность труда его сотрудников.
Наиболее приемлемое решение существующей проблемы — полная автоматизация документооборота. С наименьшими затратами это не только упростит работу персонала, но и поможет работать предприятию ООО «Тройка» более качественно и продуктивно и, как следствие, это увеличит привлекательность предприятия для заказчиков. В итоге — увеличится прибыль.
Компания располагает высококвалифицированными кадрами, имеющими большой опыт работы в строительстве. Ряд сотрудников имеет грамоты и благодарственные письма за профессионализм, и добросовестный труд. Специалисты рабочего звена владеют смежными профессиями, постоянно повышают свою квалификацию, на профильных семинарах отслеживают инновации в строительстве. На предприятии в строительном механизме задействовано 40 человек. Штатная численность работников организации — 30 человек, в том числе аппарат управления составляет — 10 человек.

Установка туалета, биде (на готовые коммуникации).
1200
1200
Переборка стояка под сушитель с (байпасом и кранами)
2900
2500
Монтаж инсталляции (туалет, биде)
2900
2500
Демонтаж ванной с выносом из квартиры
500
500
Расчеканка канализации чугун-пластик (120)
500
500
Расчеканка канализации чугун-пластис(70-50)
300
300
Установка фильтра тонкой очистки с краном на кухне
1000
1000
 Вынос мусора из квартиры
100
Бесплатно
 Консультация, выезд мастера, закупка материала.
500
Бесплатно
Качество выполняемых ремонтно-строительных работ предприятия находиться на должном высоком уровне, сроки выполнения работ соблюдаются, следовательно, можно сделать вывод, что экономически целесообразней обратится именно в местную строительную организацию.
1.3 Постановка задачи
В настоящеевремя в компании ООО «Тройка» для выполнения анализа продажи продукции уходит много времени и нерационально используется человеческий ресурс, так как работа всех сотрудников трудоемкая: каждый сотрудник должен предоставить определенную информацию остальному персоналу и нередко эти данные дублируются.
Ещё одним минусом является то, что заполнение и расчёт многих данных производится в бумажной форме.
Количество обрабатываемой информации в компании постоянно меняется, так как зависит от объема работ.
Каждое предприятие стремится быть высокоэффективным и прибыльным. Найти пути повышения работоспособности отдела — одна из первостепенных задач для грамотного руководителя.
Эффективность работы ООО «Тройка» на прямую влияет на финансовое состояние торговой компании и на ее положение на рынке. На успешность деятельности влияет множество факторов: сегмент рынка, на котором действует компания, ценовая политика, узнаваемость, степень конкуренции, ассортимент. Однако выстраивание единой информационной системы торговой деятельности также является немаловажным фактором, позволяющим добиться высоких результатов отдела продаж.
Единая система информационного обеспечения торговой деятельности дает компании, следующие конкурентные преимущества:
уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
повышение уровня обслуживания клиентов;
укрепление исполнительской дисциплины;
сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.
Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения  коммерческой информации.
При автоматизации документооборота (Рисунок 1.5) и предприятие в целом будет работать более эффективно и оперативно.
Рисунок 1.5 — Постановка задачи
Сегодня перед компанией ООО «Тройка» стоит задача автоматизировать растущий документооборот, для эффективного структурирования документов и существующих бизнес-процессов требуется гибкая система управления документами.
1.4 Анализ существующих разработок
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.
Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе («БОСС-Референт», «ЭСКАДО») можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал [1.5].
Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами — LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления [1.6]. Но в случае ООО «Тройка» предприятие небольшое, поэтому данное решение обойдется дорого.
В настоящее время большинство компаний используют продукты фирмы 1С для решения различных задач.
В основе системы программ 1С лежит единая технологическая платформа, которая является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость. Платформа 1С: 7.7 позволяет настроить программу под потребности конкретного предприятия, так как технологическая платформа 1С: 7.7 предлагает использовать широкие возможности по настройке на различные виды учета. Кроме того, платформа 1С: 7.7 обладает хорошими характеристиками масштабируемости и развивается вместе с компанией [1.8].
Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную для массового использования и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий. При этом руководителю, с одной стороны, необходимо решение, соответствующее специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает 1С: 7.7, как система программ.
Конфигурация 1С: 7.7 представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая торговля.
Отличительные черты данной конфигурации:
широкий опыт использования на предприятиях различных видов деятельности;
ведение основных разделов оперативного управленческого учета и всех разделов бухгалтерского учета;
высокая степень автоматизации и детализации учета;
тесная интеграция оперативного и бухгалтерского учета;
широкие возможности анализа данных для руководителей и бухгалтеров.
Главным отличием программы 1С: 7.7, от других программ — это возможность адаптироваться к любым особенностям учета на конкретном предприятия. В состав системы входит конфигуратор, который обеспечивает:
настройку системы на различные виды учета;
реализацию любой методологии учета;
организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
настройку внешнего вида форм ввода информации;
настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного языка;
широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;
быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».
Если сравнивать более новую программу 1С: 8, популярная версия технологической платформы фирмы 1С, на которой разрабатываются прикладные решения по автоматизации деятельности компаний. Программа была дополнена рядом новых возмoжнoстей, позволяющие значительно расширить спектр прикладных задач, которые решаются при автоматизации средних и крупных предприятий. Создание новейшей системы 1С: 8 была создана с учетом многолетнего опыта применения системы программ 1С: 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков.
Несомненно, новая версия 1С: 8 имеет ряд преимуществ, но данная версия включает в себя решение многих задач, которые не используются в компании. Можно сделать вывод, что не целесообразно приобретать данную программу и настраивать её непосредственно для фирмы.
В связи с тем, что в компании установлен пакет 1С: 7.7, поэтому целесообразно провести модернизацию типовой конфигурации, чем затрачивать денежные средства для приобретения новых программных продуктов.
К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server [1.7]. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.
Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения [1.9].
Стоимостное сравнение программных продуктов для ведения документооборота на предприятии приведено в Таблице 1.3.
Таблица 1.3 – Стоимость программных продуктов.
Вид программного обеспечения
Цена (в рублях)
«БОСС-Референт»
5 900
«ЭСКАДО »
8 400
LANDOCS
52 000
OPTIMA-Workflow
199 000
«ДЕЛО»
13 400
«ЕВФРАТ-Документооборот»
30 000
Продукция «1.С»
От 3200 до 4900
Список используемой литературы
1.1. По материалам исследования компании Pira International Ltd., 2005. — http://www.stepconsulting.ru/publ/cover.shtml.
1.2. Журнал "Packaging R&D" № 6 (8). «Риск и награда за ведение бизнеса в России». Декабрь, 2006г. — http://article.unipack.ru /17849/.
1.3. Журнал «Управление компанией» № 7., Скриптунова Е. — http://www.marketing.spb.Ru/lib-mm/sales/sales_management.htm.
1.4. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота, №4. — М., 2008.
1.5. БОСС-Референт , 2009. — http://www.boss-referent.ru/about/.
1.6. О системе LanDocs, 2009. — http://www.landocs.ru/system/ index.php.
1.7. О системе «Дело», 2009. — http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo.
1.8. Автоматизация управления производственным предприятием на платформе 1С — http://www.itrp.ru/ content/produ- ction/1c/ config.php.
1.9. «ЕВФРАТ-Документооборот», 2009. — http://www.eos.ru/eosprod ucts/eos_delo.
4 Раздел Безопасность жизнедеятельности
4.1 Анализ опасных и вредных факторов при разработке ЭИС
Дипломное проектирование будет осуществляться с помощью ПЭВМ на рабочем месте. Разработчик при работе с компьютером испытывает вредное воздействие его работы, поэтому рабочие места разработчика должны отвечать безопасным и безвредным условиям труда. Таким образом, необходимо учесть и снизить факторы риска, приводящие к проблемам зрения пользователей.
Наибольшая опасность здоровью людей, долгое время работающих на ПК, связана с заболеваниями мышц и суставов. Выделяют легкие недомогания (онемение шеи, боль в плечах и пояснице или покалывание в ногах) и серьезные заболевания (кистевой туннельный синдром). При кистевом туннельном синдроме нервы руки повреждаются вследствие частой и длительной работы на компьютере, в наиболее тяжелой форме появляются мучительные боли, лишающие человека трудоспособности [4.1].
Условия труда при работе на ПК усугубляются повышенным уровнем шума, неудовлетворительными микроклиматическими условиями, недостаточной освещенностью на фоне зрительного и нервно-эмоционального напряжения и другими вредными и опасными факторами окружения. Помещение, в котором располагается рабочее место, должно быть пригодно для производственной деятельности сотрудника с точки зрения опасности поражения электротоком, взрыво- и пожароопасности [4.2].
Таким образом, проектирование любого элемента информационной системы должно включать рассмотрение конкретных технических и организационных мер, устраняющих, либо уменьшающих воздействие, опасных и вредных производственных факторов, указанных выше.
Микроклимат рабочего помещения.
Вычислительная техника является источником существенных тепловыделений, что может привести к повышению температуры и снижению относительной влажности в помещении. В помещениях, где установлены компьютеры, должны соблюдаться определенные параметры микроклимата. В санитарных нормах СаНПиН 2.2.4.548-96 «Гигиена труда и микроклимата помещений», установлены величины параметров микроклимата, создающие комфортные условия. Эти нормы устанавливаются в зависимости от времени года, характера трудового процесса и характера производственного помещения [4.1].
Шум и вибрация.
Согласно СанПин 2.2.2./2.4.1304-03 на рабочих местах при широкополосном шуме устанавливаются допустимые уровни звукового давления. Допустимые уровни звукового давления для данного вида трудовой деятельности приведены в Таблице 3.1.
Таблица 3.1 — Допустимые уровни звукового давления
Среднегеометрические частоты октавных полос, Гц
Эквивалентные уровни звука, ДбА
31,5
63
125
250
500
1000
2000
4000
8000
Уровни звукового давления, Дб
86
71
61
54
49
45
42
40
39
50
Шум ухудшает условия труда, оказывая вредное действие на организм человека. Работающие в условиях длительного шумового воздействия испытывают раздражительность, головные боли, головокружение, снижение памяти, повышенную утомляемость, понижение аппетита, боли в ушах и так далее. Такие нарушения в работе ряда органов и систем организма человека могут вызвать негативные изменения в эмоциональном состоянии человека вплоть до стрессовых. Под воздействием шума снижается концентрация внимания, нарушаются физиологические функции, появляется усталость в связи с повышенными энергетическими затратами и нервно-психическим напряжением, ухудшается речевая коммутация. Все это снижает работоспособность человека и его производительность, качество и безопасность труда. Длительное воздействие интенсивного шума (выше 80 дБ (А)) на слух человека приводит к его частичной или полной потере [4.2].
Уровень шума на рабочем месте программистов не должен превышать 50дБА, а в залах обработки информации на вычислительных машинах — 65дБА.
Недостаточное освещение вызывает преждевременное утомление, притупляет внимание, снижает производительность. Требуемый уровень освещения определяется степенью точности зрительных работ. В дневное время суток используется естественное освещение, которое обеспечивает хорошую освещенность, равномерность, экономичность, благоприятно воздействует на зрение [4.2].
Максимальный уровень рентгеновского излучения на рабочем месте оператора компьютера обычно не превышает 10мкбэр/ч, а интенсивность ультрафиолетового и инфракрасного излучений от экрана монитора лежит в пределах 10…100мВт/м2 (Таблица 3.2).
Таблица 3.2 — Допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений
Наименование параметра
Допустимые значения
Напряженность электрической составляющей электромагнитного