Должностная инструкция, ее важность, правила составления

Процесс оформления должностных инструкций на предприятии ...

Введение 3
1. Роль должностной инструкции в делопроизводстве предприятия 4
1.1. Понятие и сущность должностной инструкции в делопроизводстве 4
1.2. Значение и форматы должностной инструкции 7
2. Процесс оформления должностных инструкций на предприятии 9
2.1. Порядок оформления должностных инструкций 9
2.2. Общий порядок подготовки должностных инструкций 12
Заключение 14
Список использованной литературы 15

Актуальность исследования. Должностная инструкция является неотъемлемой частью современного предприятия. Сегодня никого не удивляет тот факт, что сотрудник выполняет большой объем работы и не всегда той, которую он обязан выполнять. Это приводит к ряду негативных последствий, среди которых ухудшение финансовых показателей, конфликты в коллективе и др. Защита деятельности сотрудников это не единственная функция, которую выполняет должностная инструкция. Она упорядочивает деятельность и руководства, создает оптимальные организационные условия деятельности. В Трудовом кодексе прописаны основные права и обязанности работника, однако они более касаются ущемления в области сложности труда, режима работы и т.п. Должностная инструкция же является дополнением, которое позволяет каждому работнику в ыполнять исключительно ту деятельность, в которой он компетентен. Таким образом, было выявлено, что тема является актуальной для управления современным предприятием.
Целью исследования являлось изучение должностное инструкции в документообороте предприятия, определение ее важности и правил составления.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
- рассмотреть понятие и выявить сущность должностной инструкции в делопроизводстве;
- выявить значение и форматы должностной инструкции;
- представить порядок оформления должностных инструкций;
- сделать выводы.
Предметом исследования являлась должностная инструкция предприятия. Объектом исследования являлся документационное обеспечение предприятия, а также делопроизводство в целом.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы.

Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст рекомендаций, которые сочетают минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что же касается убедительности содержания, то выполнение данного требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты, а также насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа. В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, с соответствующей адаптацией к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения. Такимобразом, было выявлено, что должностная инструкция является важным документом в делопроизводстве предприятия, т.к. способствует дополнение трудового договора и установлению конкретных функций сотрудника.1.2. Значение и форматы должностной инструкцииЗначение должностной инструкции для предприятия огромно. Это объясняется тем, что чем более точно определены правила работы, тем более слаженно работает коллектив.Для того чтобы сотрудник выполнил свою работу качественно необходимо наиболее точно разъяснить ему обязанности. Например, для выполнения задания прямого руководителя сотруднику необходимо получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если по каким-либо причинам он не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался. В такой ситуации требуется применение дисциплинарного взыскания. В наличии должностной инструкции на предприятии есть свои преимущества. Если сотрудник не выполняет положения должностной инструкции, то руководитель может расторгнуть трудовой договор и доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно. Сотруднику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу, что, кстати, в отечественной практике довольно широко распространено. Это в свою очередь приводит к ряду негативных последствий, таких как ухудшение качества работ (товаров, услуг), неудовлетворенность клиентов и другие Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции помогают равномерно распределять обязанности между работниками со схожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей (крайне распространенная позиция в советское время, когда множество институтов дублировали друг друга).Существуют общепринятые форматы должностных инструкций. Должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, которые касаются деятельности работника:наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;задачи, которые возлагаются на него;основные квалификационные требования, которые ему предъявляются;трудовые функции, которые ему поручаются;основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;виды работ или операции, которые выполняются работником в рамках порученных ему функций;полномочия работника, их краткая характеристика;ответственность за деятельность и соблюдение должностной инструкции;порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию и др.Таким образом, проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что должностная инструкция занимает важную роль в документообороте и деятельности предприятия, т.к. способствует снижению риска различного рода конфликтов, благоприятствует эффективной деятельности, детализирует деятельность, ликвидируя возможность реализации услуг непрофессионалами.2. Процесс оформления должностных инструкций на предприятии2.1. Порядок оформления должностных инструкцийВ целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, установленным Государственным стандартом Российской Федерации, был создан шаблон типовой должностной инструкции, который используется различными предприятиями вне зависимости от рода деятельности.Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 составляет:наименование предприятия - разработчика документа;наименование вида документа;дата документа;регистрационный номер документа;место составления или издания документа;гриф утверждения документа;заголовок к тексту;текст документа;отметка о наличии приложения;подпись;гриф согласования документа;визы согласования документа;отметка о заверении копии документа;отметка об исполнителе;идентификатор электронной копии документа.Наименование предприятия – разработчика документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Наименования предприятий, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, которые имеют наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.Непосредственно над полным наименованием предприятия - разработчика указывается сокращенное, либо при отсутствии такового, полное наименование вышестоящего предприятия (органа власти, при их наличии). Сокращение в наименование предприятия – разработчика указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.Дата документа – является реквизитом, в котором зафиксировано время подписания утверждения, подписания и т.п. документа. Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, для юридических лиц местом составления документа, как правило, является юридический адрес. Гриф утверждения документа - это реквизит, который придает нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово «Утверждаю», наименование должности лица, которое уполномочено утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны титульного листа должностной инструкции.Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа. Он обычно формулируется в родительном падеже.Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, оформленного документа.Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, которая выполняется римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: «Общие положения». Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.Если должностная инструкция разработана на основании документов (например, организационно-распорядительных) иных предприятий (органов власти), либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте. Отметка о заверении копии должностной инструкции оформляется только на копиях документа. Реквизит включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения.