автоматизированные системы хранения документов

Виды автоматизированных систем хранения документов ................ 5
Преимущества автоматизированных систем хранения документов 13
Заключение ...

Введение ................................................................................................. 3
1. Виды автоматизированных систем хранения документов ................ 5
2. Преимущества автоматизированных систем хранения документов 13
Заключение .............................................................................................. 22
Список использованных источников ..................................................... 25

Любое учреждение рано или поздно сталкивается с тем, что значительный массив постоянно накапливаемой документации, как в бумажном, так и в электронном виде, необходимо систематизировать и автоматизировать в виду ряда следующих причин:
• усложняется процесс поиска необходимых информационных материалов и документов;
• процедура поиска представляет собой пустую трату времени и непозволительную в настоящее время роскошь;
• потеря приказов, служебных писем неминуемо влечет за собой неприятности вплоть до увольнения;
• потеря корреспонденции оказывает негативное влияние на имидж компании.
Стоит отметить, что это далеко не полный список факторов, непосредственно оказывающих влияние на расширение новых горизонтов сотрудничества, эффективность бизнес-процессов, проблемы управленческого характера и деловую репутацию компании.
Автоматизация хранения документов организации представляет собой кропотливое занятие, где существует необходимость в богатом мастерстве своего дела. Одновременно с этим, это также одна из первостепенных проблем организации, которую необходимо решить.
Цель данной работы - это анализ особенностей автоматизации систем хранения документов, выявление возможных проблем в данной области и представления вероятных путей их решения.
Задачи работы предопределены вышеназванной целью и заключаются в следующем:
1. Рассмотреть исторические этапы автоматизации хранения документов.
2. Изучить цели и функции автоматизации хранения документов.
3. Провести классификацию автоматизированных систем хранения документов.
4. Рассмотреть этапы создания электронного архива.
5. Выявить проблемы внедрения систем автоматизации хранения документов и представить возможные пути их решения.
Объектом исследования данной работы выступают общественные отношения в области автоматизации систем документооборота.
Предмет исследования - это автоматизированные системы хранения документов.
При написании данной работы, прежде всего, были использованы такие методы исследования научной проблемы как системно-структурный, сравнительный, анализа и синтеза, диалектический.
Теоретическую основу составили результаты изучения интернет-источников, статей, справочной литературы. При подготовке работы также были изучены нормативно-правовые акты и результаты исследований, ранее проведенных иными авторами.
В работе содержатся характеризующиеся научной новизной выводы, которые, вероятно, смогут найти применение и получить последующее развитие в дальнейших теоретических изысканиях.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Чаще всего автоматизированные системы хранения документов подразделяются на виды и классифицируются:
1. По объемам информации:
- малые;
- средние;
- большие.
2. По форматам хранимых документов.
3. По типу поиска:
- по картотеке;
- по содержанию;
- по дате ввода.
4. По назначению документации.
Классификация видов автоматизации хранения документов необходимы, прежде всего, для точного и оптимального подбора технического обслуживающего оборудования и программного обеспечения.
Автоматизированные системы хранения по назначению документов принято подразделять на:
архив финансово-отчетной документации, который призван обеспечивать конфиденциальность и сохранность всей финансовой документации организации (контрактов, договоров, смет, отчетов, платежек);
архив нормативных документов включает в себя всю нормативно-техническую документацию, которая разработана либо закуплена организацией и необходима для стандартизации требований и параметров продукции, либо услуг.
Также архив важен для защиты авторских прав разработчиков стандартов и представляет собой один из решающих факторов прохождения сертификации системы качества;
архив конструкторско-технологической документации призван обеспечивать бесперебойную работу производственных организаций, создается для развития и совершенствования ассортимента выпускаемых товаров (спецификации на комплектующие и материалы, технологические процессы, технические условия на продукцию, чертежи и т.д.);
архив юридической документации (контракты, договоры, постановления, определения и решения судов) предназначен для обеспечения юридической безопасности организации;
архив кадровой документации, где хранятся кадровые распоряжения и приказы, должностные инструкции, учетные карточки, личные дела, трудовые договоры.8
2. ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Количество этапов в создании автоматизированной системе хранения документов, зависит, прежде всего, от того, кто будет осуществлять такой проект - сама организация или же компания-аутсорсер. Рассмотрим основные этапы данной процедуры:
Обследование организации.
Результатом проведенного анализа должен стать документ, который отражает текущее состояние тех документов, которые будут находиться в архиве: их структура, количество и взаимосвязь.
Также в него должна войти информация о тех подразделениях, которые планируют пользоваться архивом, о программной и технической базе организации, возможности интеграции с другими системами и подсистемами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников компании. На базе данного документа подготавливается техническое задание.
Установка и настройка автоматизированной системы хранения документов.
На данном этапе также при необходимости для организации приобретается оборудование поточного ввода документации (рабочие станции обработки документов, промышленные серверы  и сканеры) и оборудование для защищенного долговременного хранения данных (библиотеки на различных носителях, RAID-массивы).
Наполнение системы представляет собой наиболее трудоемкий процесс и включает в себя:
сканирование документации  - начиная с подготовки документов и заканчивая проверкой качества изображений, полученных после оцифровки;
ввод сведений в систему, который включает в себя как минимум создание карточки с описывающими атрибутами электронного документа, либо формирование полнотекстовой базы имеющейся документации, а также верификация данных.9
Важно различать залповый ввод, который представляет собой единовременный ввод большого массива документов в систему, и текущий ввод, под которым подразумевается сканирование текущих документов и последующий ввод в систему по мере их появления.
Интеграция автоматизированной системы хранения документов с бумажным архивом. Данная работа включает в себя выбор признаков систематизации, которые являются общими, как для электронной, так и для бумажной части архива.
В нашей стране автоматизированные системы хранения документов начали создаваться и внедряться значительно позже, чем в иных индустриально развитых странах.
Принято выделять несколько факторов, которые оказали влияние на такое их медленное внедрение и распространение.
1. Финансовый фактор. В большинстве случаев руководители органов государственной власти и высший менеджмент организаций осуществляют финансирование ИТ-проектов по остаточному принципу. К сожалению, только в единицах учреждений есть выверенная ИТ-стратегия и собственные ИТ-бюджеты. В большинстве же случаев до сих пор наблюдается тенденция к неготовности выделения существенной части бюджета на процесс обучения пользователей.
Объясняется это также относительной дороговизной систем автоматизации документооборота, и, прежде всего, это существенно для бюджетов малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий пока идет медленнее всего.
На наш взгляд, именно изменение отношения со стороны руководителей к информационным технологиям позволит более активно развиваться рынку автоматизированных систем хранения документов. Существующую на сегодняшний день ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране, а также меры государственной поддержки во внедрении электронных систем.
2. Фактор персонала - один из важнейших при внедрении автоматизированных систем. При появлении в государственном учреждении или в компании каких-либо информационных систем зачастую персонал встречает данные нововведения "в штыки".
Однако если программы по управлению персоналом или бухгалтерские программы чаще всего используют те сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком программном оборудовании, то при внедрении автоматизированных систем хранения документов, руководители редко выделяют денежные средства еще и на обучение персонала.
Стоит отметить, что введение новых продуктов достаточно часто связано с нежеланием принять что-либо новое и непониманием всех возможностей и перспектив этой системы. Особенно остро данный вопрос стоит в муниципальных и государственных органах власти, где нередко уровень компьютерной грамотности ниже, чем в большинстве частных компаний. А ведь именно данные структуры власти представляют собой один из основных потребителей автоматизированных систем хранения документов.
Достаточно часто в данных структурах различные системы внедряются в приказном порядке, при этом руководство редко задумывается об обучении сотрудников. Все это приводило к тому, что часто внедрения автоматизированных систем в государственных органах, к сожалению, оказывались неудачными, то есть сами системы существуют, но они не используются в работе.
Несомненно, подобное развитие настораживает и отпугивает представителей власти, которые видят, что потраченные денежные средства не приносят какой-либо пользы, и это тормозит внедрение различных автоматизированных систем. В коммерческих компаниях внедрение электронных архивов проходит существенно проще в связи с тем, что руководство рискует деньгами организации, поэтому при внедрении обычно персонал обучается.
Еще одна проблемой, которая достаточно часто возникает в государственных и муниципальных структурах и крупных компаниях - это квалификационный уровень делопроизводителей. Сотрудники архивного отдела и служб делопроизводства, на чьи мнения часто опирается руководство компании при выборе автоматизированных систем, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему.
Также сложность состоит в том, что делопроизводители боятся потерять свою работу, подозревая, что их пытаются заменить электроникой. Однако практика показывает, что при внедрении автоматизированных систем, как это ни парадоксально, число делопроизводителей может наоборот увеличиться.
Стоит отметить, что подобная проблема реже возникает в малых и средних компаниях, где обычно делопроизводители прошли обучение уже в 1990 годах, поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.
На наш взгляд, названные проблемы, возникающие с персоналом, могут быть решены несколькими путями. Первый и самый результативный, но наиболее затратный - это полное и постоянное обучение персонала во время внедрения.
При этом лучше проводить обучение вместе с пилотным проектом. Пилотный проект представляет собой еще одну возможность решения проблемы персонала. При его внедрении персонал может не сразу, а постепенно перейти на работу с автоматизированными системами, что позволит максимально увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.
Еще одна возможность преодоления сопротивления сотрудников - это создание правильной системы мотивации. При этом такая система может быть применена как к сотрудникам в целом, так и к руководству компании.
Руководство организации, на наш взгляд, должно мотивироваться или собственно системными интеграторами или вышестоящими структурами. В органах государственной власти это могут быть общефедеральные конкурсы или высокопоставленные чиновники.
Отметим, что уровень компьютерной грамотности населения постепенно повышается, что будет способствовать все большему применению информационных технологий и, соответственно, автоматизированных систем хранения документов.
3. Технический фактор. Для распространения электронных архивов серьезным препятствием является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Данная проблема, к сожалению, до сих пор характерна для многих регионов. Невозможность в таких организациях своевременного движения документов в цепочке документооборота и регулярной синхронизации данных делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения автоматизированных систем хранения документов.
4. Реклама автоматизированных систем хранения документов. Главный фактор, который тормозит развитие электронных архивов, - это практическое отсутствие рекламы возможностей и сути данных систем. В целом пользователи недостаточно ознакомлены с возможностями автоматизированных систем хранения документов.
Сами представители организаций определяют уровень своих знаний об электронных архивах как низкий. Как следствие, руководителями организаций недооцениваются преимущества от внедрения автоматизированных систем.
При этом стоит отметить, что практически все представители организаций желали бы получить более полную и точную информацию о возможностях электронных архивов.
Данный факт указывает на то, что компании-производители и системные интеграторы плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ от внедрения автоматизированных систем. Как следствие, часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей компании электронные архивы, имеют недостаточное представление о возможностях данной системы.
Между производителями конкуренция на рынке автоматизированных систем пока не значительна. Ряд успешных организаций, имеющих возможности рекламировать свою продукцию, удобство и прогрессивность автоматизированных систем, пока не ощущают в этом острой необходимости. На наш взгляд, массированные рекламные компании по применению автоматизированных систем хранения документов - это дело будущего.
К проблемам рекламы также стоит отнести проблему создания и поддержания каналов продаж. Большинство ИТ-компаний пока не имеют выверенных и стабильных каналов продаж, однако ситуация начинает постепенно меняться в лучшую сторону.
5. Структура компаний-потребителей. При внедрении автоматизированных систем проблемой является организационная нестабильность потребителей.
Документооборот формализует деятельность организации, делает ее более стабильной и предсказуемой, однако в российских условиях компании достаточно часто меняют свою структуру, что влечет за собой также смену схемы документооборота.
В последнее время постепенно российские компании стараются формализовать свою структуру. Существование на сегодняшний день в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, западной и отечественной, значительно затрудняет внедрение систем автоматизации, которые ориентированы на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения в компаниях с вертикальной моделью западных продуктов часто приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов организации.
Внедрение автоматизированных систем хранения документов делает работу каждого сотрудника легкой и прозрачной для осуществления контроля со стороны руководства.
Как показывает практика, достаточно часто сам персонал не заинтересован в подобном контроле. Как не парадоксально, особенно часто такое случается в государственных и муниципальных структурах власти. Чиновники крайне не заинтересованы в тотальном контроле над своими действиями, подобная ситуация характерна и для ряда российских коммерческих предприятий.
На наш взгляд, такие изменения в государственных и муниципальных органах, на предприятиях в целом могут повысить уровень прозрачности и управляемости, как в экономике, так и в государственном управлении. Однако отметим, что все эти модификации имеют смысл только в случае, если сами руководители нацелены на достижение подобных результатов.
6. Уровень понимания задач автоматизированных систем. Как отмечают многие производители систем электронного документооборота и системные интеграторы, достаточно часто они сталкиваются с непониманием того, что именно должны делать электронные архивы.
Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании крайне слабо информируют о возможностях автоматизированных систем хранения документов и на сегодняшний день руководство многих организаций само точно не понимает, что же оно желает получить от внедрения электронных архивов.
Основная проблема видится в том, что поставщики и заказчики по-разному трактуют сущность автоматизированных систем хранения документов. Подобное непонимание может привести к слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или же, наоборот, к завышению функциональных требований, что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения.
Непонимание важности внедрения автоматизированных систем, их недооценка для повышения прозрачности и управляемости компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: электронные архивы не относятся к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым только тогда, когда на российском рынке спокойно можно будет заниматься так называемым "тюнингом бизнеса".
Иногда наблюдается обратный процесс: сами компании-производители и интеграторы автоматизированных систем усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, данная проблема характерна для рынка информационных технологий в целом.
На наш взгляд, для решения таких вопросов целесообразно создавать совместные группы из представителей поставщика и заказчика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.
7. Государственное регулирование отрасли отмечается практически всеми участниками рынка в качестве одного из важнейших факторов. Для государственного регулирования сложностью является то, что решения по поставкам достаточно часто принимаются по политическим мотивам и по аналогичным мотивам могут быть отменены.
Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию автоматизированных систем в государственных и муниципальных органах власти.
Резюмируя вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что развитию автоматизированных систем мешают препятствия, которые в целом характерны для всего сектора информационных технологий, но которые вполне преодолимы. Отметим, что особенно активно будут развиваться автоматизированные системы хранения документов в случае продолжения наметившейся тенденции роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.
Подводя итог проведенному нами исследованию, можно сделать вывод о том, что эффективность от внедрения системы автоматизации хранения документов не подвергается сомнению.
Преимуществами электронного архива являются:
Обеспечение сохранности той информации, которая представлена в электронной форме.
Устранение риска безвозвратной потери важных сведений, которые представлены только на бумажном носителе.
Соответствие составленных дел принятым в организации внутрикорпоративным нормам.
Максимальное снижение потерь рабочего времени персонала.
Повышение скорости предоставления и обработки информации.
Разграничение прав доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа.
Требования к распределению прав доступа, которые позволяют использовать электронный документ, устанавливаются самостоятельно организацией.