Оформление и ведение личных дел клиентов (на примере отдела социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения)

Оригинальность работы по системе Антиплагиат 85 процентов. По системе етхт.ру оригинальность 77 процентов. К работе есть защитная речь и презентация. Написана работа в 2014 году. В Интернет не выкладывалась. Работа на "отлично". ...

Введение …………………………………………………………………………3
Глава 1. Особенности формирования и ведения личных дел в органах социальной защиты населения ………………………………………………6
1.1.Личное дело как инструмент работы специалиста ………………..……..6
1.2.Основные проблемы формирования и ведения личных дел …………..17
1.3.Стандарты ведения личных дел …………………………………………..22
Глава 2. Ведение личных дел клиентов (на примере отдела социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения …………………………………………………………...29
2.1. Отдел социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения в системе социально защиты ХХХ области ……………………………………………………………………..……….…..29
2.2.Подготовка документов для назначения социального пособия и льгот.34
2.3. Формирование личного дела клиента ……………………………………39
Глава 3. Основные направления ипути совершенствования делопроизводства в отделе социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения ……………………………………………………………………….................54
3.1. Рекомендации по совершенствованию работы с личными делами в отделе социальных льгот и пособий …………………………………………54
3.2. Разработка инструкции по ведению личных дел в отделе социальных льгот и пособий…………………………………….. ………………………….58
Заключение …………………………………………………………………….63
Список использованной литературы и источников ………………….…66
Приложения

Предлагаемое исследование посвящено вопросу оформления и ведения личных дел клиентов в органах социальной защиты населения.
Выбор темы обусловлен тем, что, во-первых, одной из наиболее значимых тенденций социальной политики сегодня является совершенствование системы социального обслуживания населения, а также внедрение в работу с населением современных технологий и методов. Но на сегодня практически нет нормативных документов, регламентирующих деятельность по документационному обеспечению управления в органах социальной защиты населения.
Во-вторых, одной из важнейших задач органов социальной защиты населения на современном этапе является усиление адресной социальной поддержки, переход к оказанию эффективной государственной социальной помощи. Поэтому очень важно правильно организовать работу органов соцзащиты на местах и при этом немаловажным является правильное ведение личных дел клиентов, так как от этого зависит правильность назначения пособия и организация адресной социальной помощи. Если личное дело клиента своевременно не обновляется, не проверяется и не ведется по правилам, то клиент может недополучить необходимы ему услуги, или же будет продолжать получать социальную помощь, которая ему уже не должна оказываться. Результат - ошибки исключения (нуждающаяся семья может не получить помощь) и включения (утечки средств семьям, не являющимся малоимущими.
Актуальность выбранной темы обусловлена отсутствием нормативно-методической литературы, регламентирующей вопросы ведения личных дел клиентов в органах социальной защиты населения.
Объектом исследования дипломной работы выступает деятельность отдела социальных льгот и пособий Комитета по
социальной защите населения (КСЗН) Администрации муниципального
образования ХХХ района ХХХской области
Предметом исследования являются формирование и оформление личных дел клиентов органов социальной защиты населения.
Целью дипломной работы является исследование особенностей оформления и ведения личных дел клиентов в органах социальной защиты населения.
...........................................и т.д

В личных делах могут встретиться ошибки оформления и ошибки, связанные с расчетом и назначением помощи. Для недопущения этого необходимо личные дела формировать и вести в соответствии с действующим законодательством, разработать и соблюдать единообразные правила составления и ведения личного дела, следует заботиться об эффективности работы специалиста.Личное дело клиента должно вестись таким образом, чтобы любой сотрудник центра социальной помощи/обслуживания мог быстро найти любую информацию о клиенте. Должны быть разработаны и использоваться определенные стандарты ведения личных дел. Глава 2. Ведение личных дел клиентов (на примере отдела социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области)2.1. Отдел социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения ХХХ района в системе социально защиты ХХХской области В ХХХ районе, включающем в себя 7 городских и 6 сельских поселений, в том числе и административный центр - г. ХХХ, функции по управлению системой социальной защиты населения выполняет Комитет социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области.Деятельность Комитета социальной  защиты населения направлена на реализацию государственной политики  в сфере предоставления мер социальной  поддержки и социального обслуживания отдельным категориям  граждан ХХХ района.Комитет социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области осуществляет исполнение отдельных государственных полномочий в сфере социальной защиты населения на основании областного закона от 30 декабря 2005 года № 130-оз «О наделении органов местного самоуправления ХХХ области отдельными государственными полномочиями ХХХ области в сфере социальной защиты населения».Деятельность Комитета регламентируется Положением о Комитете социальной защиты населения ХХХ района ХХХ области.Комитет социальной  защиты населения ХХХ района ХХХской области в своей структуре имеет 7 отделов:Отдел социальных льгот и пособий населению.Сектор бухгалтерского учета, контроля и финансирования. Отдел автоматизации и кадровой работы. Отдел по назначению субсидий по оплате ЖКУ.Отдел выплат, учета и контроля за предоставлением льгот.Общий отдел.Административно – хозяйственный отдел.Отдел социальных льгот и пособий осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Комитета социальной  защиты населения ХХХ района ХХХ области, органами государственной власти, иными организациями по вопросам обеспечения предоставления мер социальной поддержки населению ХХХ района в соответствии с действующим законодательством.К основным задачам и функция отдела социальных льгот и пособий относят:Определение прав на предоставление льгот, пособий и компенсаций на основании документов, представленных гражданами;Выдача в установленном порядке удостоверений лицам, которым присвоено звание «Ветеран труда», «Ветеран труда ХХХской области» и лицам, для которых в соответствии с действующим законодательством установлены льготы;Работа с инвалидами и их семьями;Работа с другими категориями граждан;Формирование банка данных льготных категорий граждан;Работа с обращением граждан по вопросам компенсации;Разъяснение действующих нормативных документов на личном приеме граждан и через СМИ;Выдача справок о праве на государственную социальную помощь;Осуществление проверок достоверности сведений и документов, представляемых гражданами для назначения социальных выплат и компенсаций.Численность отдела составляет 6 человек.Работа с посетителями в отделе осуществляется по следующему графику: прием граждан начальником и специалистами отдела в понедельник и среду с 09.00. до 13.00., с14.00. до 17.00. В остальные дни специалисты работают с документами и занимаются текущими делами.Отдел социальных льгот и пособий в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами («О ветеранах», «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов» и др.), указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законами ХХХ области, постановлениями Министерства здравоохранения и социального развития РФ, другими нормативными правовыми актами, приказами министра социальной защиты населения ХХХ области и др.В деятельности отдела образуется большое количество документов в связи с обслуживанием населения и взаимодействием с другими отделами Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области и сторонними организациями.Документопоток отдела социальных льгот и пособий Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области формируется на основании действующих административных регламентов.Все документы, составляющие документооборот отдела, подразделяются на внутренние, входящие и исходящие.Внутренний документопоток составляют:- организационные документы;- распорядительные документы;- учетные документы (личные дела).Входящий документопоток представляют:- распорядительные документы органов государственной власти, администрации ХХХ района, администрации Совета депутатов ХХХ района;- информационно-справочные документы;- обращения граждан.Исходящий документопоток составляют:- отчеты;- справки;- информационные документы.К корреспондентам отдела относятся:1) вышестоящие органы;2) соподчиненные органы (администрации сельских поселений, поселков, городов ХХХской области и других регионов РФ);3) другие организации (суды, органы прокуратуры, отделы внутренних дел, налоговые органы, учреждения пенсионного обеспечения, организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся на территории района, области и других регионов РФ);4) граждане ХХХ района и г. ХХХ.В отделе социальных льгот и пособий населению Комитета социальной защиты населения ХХХ района за постановку организационного и информационно-документационного обеспечения деятельности отвечает ведущий специалист по общим вопросам.Документы поступают и отправляются по почте, с курьером либо с помощью средств факсимильной связи. Необходимо отметить, что документы могут поступать в отдел как с резолюцией председателя или заместителя председателя Комитета социальной защиты населения (в случае, если они были направлены на их имя, а касаются деятельности отдела), так и непосредственно, адресованные в отдел социальных льгот и пособий.Документы, поступающие в отдел социальных льгот и пособий, обрабатываются, предварительно рассматриваются, регистрируются в журнале и отправляются на исполнение.На входящих документах ведущий специалист отдела проставляет в верхнем правом углу отметку о получении документа.Затем ведущий специалист сортирует и регистрирует документы. Если документы касаются основных вопросов деятельности отдела социальных пособий и льгот населению или это распорядительные документы вышестоящей организации, то они передаются на рассмотрение начальнику отдела, который проставляет на них резолюцию. Если документ адресован конкретному должностному лицу, то он сразу передается исполнителю без резолюции начальника отдела социальных пособий и льгот населению.Ведущий специалист вносит сведения из резолюции в журнал регистрации входящих документов.Документы, полученные с курьером, ведущий специалист просматривает и ставит отметку о получении документа в нижнем поле оборотной или лицевой стороны второго экземпляра документа. Отметка оформляется рукописно и состоит из слова «Получено», даты получения, подписи и расшифровки подписи. Экземпляр документа с этой отметкой возвращается курьеру, а другой экземпляр проходит стадии, отмеченные выше.Документы, полученные с помощью средств факсимильной связи, ведущий специалист регистрирует и передает исполнителям.Резолюцию начальник отдела проставляет в левом углу документа с наложением на текст. Она содержит фамилию и инициалы исполнителя, указания по исполнению документа и срок исполнения, если он отсутствует в тексте входящего документа, дату и подпись.Затем документ передается исполнителю. После завершения работы над документом (составлен ответный документ либо исполнено конкретное поручение), ведущий специалист вносит сведения об исполнении в регистрационный журнал. Исполненный документ вместе с копией документа-ответа подшивается в дело.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных обращений граждан; обращений, поступивших в ходе личного приема; обращений граждан, направленных в форме электронного документа. Основным недостатком в организации документооборота является отсутствие автоматизированной системы учета документов либо Системы электронного документооборота, а также нахождение факсимильного аппарата в кабинете начальника отдела социальных льгот и пособий населению, в связи с чем принимать и отправлять документы руководителю необходимо лично.2.2.Подготовка документов для назначения социального пособия и льготВедение личных дел клиентов - один из основных инструментов работы специалистов в отделе социальных льгот и пособий населению Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХ ской области. В личном деле хранится личная информация о получателе пособия, а также информация об объеме предоставляемых ему государственных услуг. Граждане, обращающиеся за предоставлением государственной услуги, должны написать в отдел социальных льгот и пособий заявление о назначении ежемесячной денежной компенсации, пособия, выплаты и предоставить справки и копии документов (состав их различается в зависимости от вида пособия и прописан в административных регламентах). Для назначения социального пособия с учетом членов семей заявителей, вместе с ними проживающих и находящихся на их иждивении либо получающих пенсию по старости и не пользующихся правом на данную выплату по другим основаниям дополнительно предоставляются: - заявление;- копия свидетельства о рождении детей (в возрасте до 16 лет);- справка с места учебы и копия свидетельства о рождении (на детей в возрасте до 23 лет, обучающихся в учреждениях образования очно);- копия пенсионного удостоверения (на пенсионеров);- копия решения суда об установлении факта иждивения (для других лиц);- справка о составе семьи;- копии квитанций об оплате жилищно-коммунальных услуг (для иждивенцев (пенсионеров по старости) ветеранов труда);- копии документов, подтверждающие о проживании на территории ХХХской области;- справка из организации жилищно – коммунального хозяйства о расчете ежемесячной денежной компенсации гражданам, включенным в федеральный регистр, без учета совместно с ними проживающих членов семьи, являющихся одновременно иждивенцами (пенсионерами по старости) ветеранов труда и жертв политических репрессий (при наличии в семье федеральных льготников).К документам, подтверждающим проживание на территории ХХХской области относятся:- справка о регистрации по месту проживания (форма № 9);- свидетельство о регистрации по месту пребывания на территории ХХХской области (форма № 3);- вид на жительство (для иностранных граждан и лиц без гражданства);- справка администрации муниципального образования;- справка организации, ведущей учет жилищного фонда, о фактическом проживании;- выписка из домовой книги.Заявление о предоставлении социального пособия (льготы) заполняется заявителем ручным или машинописным способом. Личная подпись заявителя в заявлении заверяется сотрудником отдела социальных пособий и льгот. Прилагаемые к заявлению документы должны быть надлежащим образом оформлены, четко напечатаны или разборчиво написаны, иметь подписи и печати. Документы заявителя (заверенные нотариусом), могут быть направлены в Комитет социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области по почте. Специалист отдела социальных льгот и пособий в рамках межведомственного информационного взаимодействия для предоставления государственной услуги запрашивает все необходимые справки и документы в соответствующих органах.Основанием для приема и проверки предоставленных заявителем документов для назначения социального пособия (льготы) является обращение заявителя в отдел социальных льгот и пособий с комплектом всех документов. При приеме предоставленных заявителем документов специалист отдела социальных льгот и пособий:1. Устанавливает предмет обращения, проверяет документы, удостоверяющие личность заявителя, а также полномочия уполномоченного лица;2. Проверяет предоставленные документы на предмет правильности указанных в заявлении данных и их соответствие данным в представленных документах; проверяет, есть ли в заявлении и документах не удостоверенные исправления, а также серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;3. Принимает документы или отказывает в приеме документов;4. Выдает заявителю расписки – уведомления о приеме заявления.5. В присутствии заявителя сверяет подлинники с копиями документов, отмечает штампом «Копия верна» и ставит подпись с расшифровкой фамилии и дату;6. Разъясняет заявителю обязанность получателя государственной услуги в 10-дневный срок сообщить в отдел Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области об обстоятельствах, влекущих изменение размера ежемесячной денежной компенсации (льготы), приостановление либо прекращение ее выплаты. Заявитель подтверждает ознакомление подписав заявление; 7. При отсутствии у заявителя каких-либо документов или при несоответствии представленных документов требованиям, уведомляет заявителя об этом. Результатом выполнения данной процедуры является прием (отказ в приеме) документов от заявителя. Прием документов от заявителя фиксируется специалистом отдела социальных пособий и льгот в Журнале регистрации заявлений и решений по предоставлению социальной помощи (Приложение А) Журнал регистрации содержит следующие сведения:- порядковый номер записи;- дата обращения;- фамилия, имя, отчество заявителя;- адрес места жительства;- дата приема заявления; - дата принятия решения о назначении (либо отказе в назначении) пособия;- причина оказания (отказа) социальной помощи;- размер социального пособия;- подпись специалиста.Журнал регистрации пронумерован, прошнурован, скреплен печатью, подписью руководителя Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области. Нумерация в журнале регистрации ведется ежегодно, последовательно, начиная с первого номера со сквозной нумерацией. Все исправления в журнале регистрации оговорены надписью «Исправленному верить» и заверены печатью. После регистрации в Журнале регистрации заявлений и решений специалист отдела социальных пособий и льгот:устанавливает соответствие документов, представленных заявителем, а также документов (сведений) полученных в рамках межведомственного информационного взаимодействия, требованиям законодательства о назначении ежемесячной денежной компенсации; осуществляет проверку неполучения заявителем и его иждивенцами мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг по другим основаниям.Справки, оформленные на основании информации, полученной в электронном виде в рамках межведомственного информационного взаимодействия, заверяются подписями руководителя, специалиста, печатью Комитета социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области. Специалист отдела социальных льгот и пособий проверяет факт неполучения заявителем и его иждивенцами мер социальной поддержки по другим основаниям в автоматизированной информационной системе «Социальная защита». По результатам проверки пишется справка.При подготовке проекта решения специалист отдела социальных льгот и пособий заносит данные заявителя и его иждивенцев в автоматизированную информационную систему «Социальная защита». Проект решения печатается в автоматизированном режиме. Далее специалист отдела социальных льгот и пособий оформляет личное дело получателя ежемесячной денежной компенсации, в которое подшиваются проект решения (Приложение Б), заявление, справка о получении (неполучении) мер социальной поддержки, документы (копии документов), представленные заявителем и полученные Комитетом социальной защиты населения ХХХ района ХХХской области в рамках межведомственного информационного взаимодействия.2.3. Формирование личного дела клиентаИнструкция по формированию и ведению личных дел клиентов в отделе социальных пособий и льгот не разработана. Состав личных дел определяется по административным регламентам на определенную услугу, в которых прописан состав документов, который должен предоставить клиент для назначения пособия.Опишем порядок формирования личных дел клиентов отдела социальных льгот и пособий в зависимости от вида государственного пособия (льготы, компенсации).В личное дело получателя государственного пособия (льготы, компенсации) последовательно подшиваются:1. Личное дело получателя пособия по беременности и родам:- решение о назначении пособия по беременности и родам;- заявление клиента;- копия паспорта заявителя;- оригинал листка нетрудоспособности;- заверенная копия трудовой книжки (первая и последняя страницы);- справка из органа занятости населения о признании заявителя безработным;Индивидуальные предприниматели, адвокаты и частных нотариусы дополнительно представляют: - решение налоговой службы о регистрации прекращения физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, прекращения статуса адвоката;-справка из органа Фонда социального страхования РФ об отсутствии регистрации в органах Фонда в качестве страхователя и о неполучении пособия по беременности и родам за счет средств обязательного социального страхования. 2. Личное дело получателя единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности содержит:- решение о назначении единовременного пособия;-заявление клиента;-справка из женской консультации о постановке на учет в ранние сроки беременности;- справка о том, что пособие не назначалось.Пособие по беременности и родам и единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в женской консультации в ранние сроки беременности объединяется в одно личное дело.3. Личное дело получателя единовременного пособия при рождении ребенка- решение о назначении единовременного пособия при рождении ребенка;-заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка;- оригинал справки о рождении ребенка, выданной загсом;-копии паспортов родителей ребенка;-заверенные копии трудовых книжек (военного билета, документа об образовании), содержащие сведения о последнем месте работы (службы, учебы) родителей;Для назначения единовременного пособия на ребенка, находящегося под опекой, также представляются:-выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия решения суда об усыновлении);Индивидуальные предприниматели, адвокаты, частные нотариусы дополнительно представляют: - копии документов, подтверждающих статус;-справку из Фонда социального страхования РФ об отсутствии регистрации в органах Фонда в качестве страхователя и о неполучении единовременного пособия при рождении ребенка. Беженцы, иностранные граждане, лица без гражданства дополнительно представляют: -копию удостоверения беженца; -копию документа, удостоверяющего личность, с отметкой о выдаче вида на жительство; -копию разрешения на временное проживание. При назначении единовременного пособия одинокой матери, дополнительно представляется копия справки формы №25, выданная органами ЗАГС, в случае если в свидетельстве о рождении ребенка указан отец.4. Личное дело получателя ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет- решение о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;-заявление о назначении данного пособия;-копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка;-копия свидетельства о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей);Одинокая мать при назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет дополнительно представляет копию справки формы №25 из органа ЗАГС.-копии паспортов родителей ребенка;-.