Организационные формы делопроизводства

Контрольная работа в виде реферата. Оригинальность по етхт.ру 44 процента. По системе Антиплагиат.ру 40 процентов. ...

Введение…………………………………………………………………………3
1.Организационное построение службы делопроизводства ………..….…..4
2. Выбор наименования службы ДОУ………………………………….….…...6
3. Документооборот при смешанной форме делопроизводства……………8
Заключение……………………………………………………………….…….14
Список литературы ………………………………………….……..…………15

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.
Цель контрольной работы: изучить особенности различных организационных форм делопроизводства.
Задачи контрольной работы:
• Изучить организационные формы делопроизводства;
• Рассмотреть различные названия службы ДОУ;
• Проанализировать особенности документооборота при смешанной форме делопроизв одства.
Структура контрольной работы: введение, основная часть, заключение, список использованной литературы.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:  Полная механизация работы с документами.  Рациональное использование технических средств. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.Государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.Выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.2. Выбор наименования службы ДОУВ настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:-        характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);-        объем документооборота организации;-       наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, документационное управление, управление по работе с документами, отдел документации и др. Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.   3. Документооборот при смешанной форме делопроизводстваДокументооборот состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый документ в различных документопотоках (внутренний, входящий, исходящий) проходит определенные стадии. В табл. 1. указаны стадии прохождения документов в организации при смешанной форме делопроизводства.Таблица 1. Стадии прохождения входящих, внутренних и исходящих документовВходящиеприем и первичная обработка (Документационное управлениепредварительное рассмотрение (Документационное управление)регистрация (Документационное управление)рассмотрение документов руководителем (руководитель)доставка документов исполнителям (Документационное управление)контроль исполнения (Документационное управление, начальники отделов) подшив исполненного документа в дело (Документационное управление и отделы)Исходящиесоставление проекта документа (отделы)изготовление документа (отделы)визирование проекта документа, его согласованиеподписание документа (руководитель)регистрация (Документационное управление)отправка документа адресату (Документационное управление)Внутренниесоставление проекта документа и его согласование (отделы)изготовление документа (отделы)визирование проекта документа (руководитель, начальники отделов)подписание (руководитель или начальники отделов)регистрация (Документационное управление)размножение и доставка документа исполнителям (Документационное управление)контроль исполненияподшивка исполненного документа в дело (Документационное управление и отделы)При поступлении в документационное управление документов из других организаций- происходит регистрация их и передача руководителю. Руководитель ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в документационное управление, после чего эти документы разносят для исполнения по подразделениям организации. Все входящие документы проходят регистрацию в документационном управлении (см. рис.1)Рис. 1.