ОТЧЕТ ПО УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ ПО АРХИВОВЕДЕНИЮ в Отделе УФМС

ОТЧЕТ ПО УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ ПО АРХИВОВЕДЕНИЮ в Отделе Управления Федеральной миграционной службы России. Оригинальность по етхт.ру 73 процента.
...

Введение………………………………………………………………………..…3
1. Общая характеристика деятельности Отдела УФМС ………………………………………………………………………………..…..4
2. Характеристика архива и архивного фонда ОУФМС ……………………………………………………………………………….……7
3. Анализ основных документов по ведению учета документов и дел и фондов в архиве…………………..………………………………………….…11
4. Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива..13
Заключение……………………………………………………………………...15
Список источников и литературы и источников…………………………….16
Приложение

Учебно-производственная практика проходила с 07.04.2014г по 26.04.2014г в Отделе Управления Федеральной миграционной службы России .
Цель прохождения практики - получить практический опыт работы в архиве организации.
Задачи учебно-производственной практики:
• дать общую характеристику ОУФМС .
• изучить систему документального фонда архива ОУФМС ;
• проанализировать основные документы по ведению учета документов и дел и фондов в архиве;
• проанализировать систему научно-справочного аппарата к документам архива;
• освоить навыки работы с документами в архиве организации.
Данная учебно-производственная практика позволяет закрепить теоретические знания и приобрести практические навыки при работе с архивными документами.

Деятельность архива организуется на основе таких нормативно-правовых актов, как Федеральный закон  РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положение об архиве ОУФМС по ЯНАО в г. Надым, «Основные правила работы архивов организаций».Основными задачами архива Отдела УФМС по ЯНАО в г. Надым являются:комплектование архива документами в соответствие с положением об архиве;учет и обеспечение сохранности документов;создание научно-справочного аппарата к документам архива;использование хранящихся в архиве документов.Функции архива Отдела УФМС по ЯНАО в г. Надым:ведение списков источников комплектования архива;принятие упорядоченных документов от работников Отдела;учет и обеспечение сохранности документов архива;создание и поддержание актуальным научно-справочного аппарата к документам архива;экспертиза ценности документов;составление номенклатуры дел Отдела.Под архив выделено отдельное приспособленное помещение площадью 15 м2. Помещение отапливаемое, без окон, имеется железная дверь, технически укреплено, имеется вентиляция и соблюдается температурный режим. Запасного выхода не имеется. Электропроводка в хранилище скрытая, штепсельные розетки - герметичные, переносная электроаппаратура имеет резиновую изоляцию шнуров. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченном искусственном освещении. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, на открытых стеллажах. Термометры для измерения температурно-влажностного режима размещены в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительной и вентиляционной систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале. В помещении хранилища проводится систематическая влажная уборка. Защита информации осуществляется путем ограничения доступа посторонних лиц, в помещение архива допускается только делопроизводитель.Каждый документ ОУФМС по ЯНАО в г. Надым, прошедший  регистрацию    и  исполненный, имеет определенный срок хранения. Для этих целей  существует архив, в котором информация хранится в хронологическом порядке с учетом даты заведения и окончания документов. Архив ОУФМС по ЯНАО в г. Надым в соответствии с положением об архиве (Приложение 1) комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Дела временного хранения со сроками хранения менее 10 лет в архив не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются.Источниками комплектования архива ОУФМС по ЯНАО в г. Надым являются: Отдел УФМС по ЯНАО в г. Надым;организации, с которыми Отдел осуществляет взаимодействие;физические лица (заявления граждан о выдаче паспортов, о регистрации, об убытии).В архиве хранятся следующие  документы:- дела с перепиской  по паспортной работе;- накладные приходные  ордера на бланки строгой отчетности;-акты об уничтожении  недействительных и невостребованных паспортов;- заявления о регистрации  по месту жительства/пребывания;- заявления о снятии  с регистрационного учета; - решения суда о снятии с регистрационного учета.Книга учета дел по утрате и хищению паспортных документов.Алфавитный журнал заявителей об утрате паспорта (указываются ФИО заявителя, сведения о регистрации, дата заведения дела об утрате, дата окончания дела). Журнал учета временных удостоверений личности гражданина. Журнал учета добровольного дактилоскопирования граждан. Журнал дел по установлению личности.Журнал регистрации административных протоколов. Журнал розыскных дел (для учета информации о неплательщиках алиментов).Журнал учета поступления паспортов и выдачи их гражданам отдела УФМС России (фиксируются выданные паспорта).Журнал учета выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания. Книга учета лиц, проживающих на территории г. Надым имеющих судимость (отмечают кому выдан паспорт, кем и на какой срок).Правила ведения, содержание, сроки хранения указанных заявлений, журналов и книг предусмотрены в Приложениях к соответствующим Приказам МВД РФ. Также в архиве хранятся заявления  на домовые книги, заявлении о выдаче и замене паспортов,  дела по утрате паспортных документов, дела по установлению личности и розыскные дела.Наибольший срок хранения имею заявления  по выдаче (замене) паспортов  – 85 лет. Существует архивная картотека на действующие паспорта, паспорта, утратившие силу, а также паспорта осужденных.Анализ основных документов по ведению учета документов и дел и фондов в архивеВ архиве ОУФМС по ЯНАО в г. Надым учет ведут в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». В архиве Отдела все хранящиеся документы подлежат учету, в том числе копии документов и описи дел и документов. Учет ведется путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация.Основными единицами учета документов является единица хранения на бумажной основе (дело).В архиве Отдела ведется централизованный учет документов, осуществляемый делопроизводителем. Учетные документы архива хранятся непосредственно в хранилище в металлическом шкафу.Основные учетные документы архива ОФМС по ЯНАО в г. Надым:  книга учета поступления и выбытия документов (ведется для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, их количества и состава), описи дел, реестр описей, паспорт архивохранилища, дело фонда, лист-заверитель дела.Основанием каждой записи в учетных документах является: при поступлении документов в архив организации - сдаточные описи работников Отдела на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения. Основанием записи в учетных документах при выбытии документов из архива организации являются акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.В Книге учета поступления и выбытия документов отражены все текущие и итоговые (на 1 января каждого года) изменения в составе и объеме фонда и дел в архиве Отдела, связанные с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный архив. Каждое поступление или выбытие в Книге имеет свой порядковый номер. Каждый год в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших документов (дел).Особо ценным документам к номеру добавляется индекс «ОЦ».Описи дел предназначены для первичного учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда.Количество единиц хранения в одной описи 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи.При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (учета) ставится штамп «Выбыло».Поединичный учет проводится путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.Суммарный учет дел в описях ведется подведением итога к описям. При подведении итога указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, если есть пропуски номеров, то это указывается обязательно, указываются выбывшие единицы хранения.В архиве ведется реестр описей (описи указаны в хронологической последовательности поступления с порядковыми номерами), так как в архиве 5 описей дел.В реестре описей зафиксирована информация по составу каждой описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.В дело фонда включаются документы, отражающие историю Отдела УФМС и его фонда в хронологической последовательности: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о проведении проверок дел и т.д. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.Лист-заверитель дела предназначен для учета количества листов в деле. Учетные базы данных в организации не ведутся.Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архиваНаучно-справочный аппарат ОУФМС по ЯНАО в г. Надым предназначен для поиска документов и документной информации в архиве и включает: описи дел.Опись дел ОУФМС по ЯНАО в г. Надым состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.Объектом описания в описи являются единицы хранения и учета.Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; указывается либо это подлинник, либо копия, степень сохранности.В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание, предисловие; список сокращений; указатели.На титульном листе описи расположено название «Архив Отдела УФМС по ЯНАО в г. Надым», указано название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.Предисловие составлено общее ко всем описям фонда и помещено в первой описи.