Основы менеджмента и маркетинга_вар.20

Контрольная работа состоящая из 4 вопросов, январь 2014 г.,Новокузнецкий торгово-экономический техникум,отлично. ...

1. № 9 : Функция организации: понятие, назначение. Организационные структуры управления: понятие, требования, предъявляемые к ним. Формальные и неформальные организации
2. № 14: Функция контроля. Сущность и назначение контроля. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный. Этапы контроля, организация и проведение контроля. Перечислите должностных лиц, осуществляющих контроль в Вашей организации
3. № 27: Деловые беседы и совещания, их виды (проблемные, инструктивные, оперативные) и особенности проведения
4. № 40: Вы - менеджер крупного предприятия недвижимости, которое испытывает серьезные финансовые затруднения. Какие методы оптимизации управленческих решений наиболее приемлемы в данной ситуации? Ответ аргументируйте
Список использованной литературы

Введения нет

Затраты на систему контроля состоят:
- из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации;
- затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля;
- затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.
Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов и норм.
2) Измерение результатов - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать томувиду деятельности, который подвергается контролю. Сначала следует выбрать единицу измерения. Она должна быть такой, чтобы ее можно было легко преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Например, если стандарт регламентирует величину прибыли, то измерение следует вести в денежных единицах. Если руководитель контролирует неучастие в голосовании или увольнении с работы, то измерение должно вестись в процентах (долях). Это позволит проследить динамику процесса. Таким образом, стандарт со специфической форме предопределяет те величины, которые в последствии должны быть измерены.
3) Сбор информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников предприятия как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Такая информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в удобном виде. Установленные стандарты должны быть хорошо поняты сотрудниками.
4) Оценка информации о результатах. Именно менеджер определяет степень необходимости и важности полученной информации. Иногда оценка информации определяется политикой предприятия.
Этап 3. Принятие необходимых корректирующих действий.
Третий этап контроля вступает в силу после того, как менеджер вынесет оценку создавшейся ситуации. На этом этапе менеджер выбирает одну из трех линий поведения:
- ничего не предпринимать. Если система контроля показывает, что в каком- то подразделении предприятия все идет хорошо, необходимо ограничиться только плановыми измерениями результатов;
- устранить отклонение. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Но в реальной жизни это часто невозможно, так как большая часть работы на предприятии является результатом объединенных усилий групп людей. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения предприятия к правильному образу действий;
- пересмотреть стандарты. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому, что они основываются на планах, а планы являются лишь прогнозами будущего. Поэтому при пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.
Менеджер должен знать, что проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует от него самого тщательного обдумывания.
Существуют определенные требования к организации и проведению контроля. Организация процесса контроля зависит от типа технологии производства: непрерывного (контроль продукции), дискретного (контроль процесса производства), индивидуального (контроль фиксированных условий).
Следует учитывать ряд факторов и дать ответы на следующие вопросы:
Понимают ли сотрудники цели организации?
Спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?
Представляет ли действующая система контроля менеджерам такую информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?
При проведении контроля необходимо учитывать характер подчиненных и микроклимат коллектива, в котором они работают. Процесс контроля ведется совместно с разработкой организационной структуры управления. Если же предприятие имеет возможность создать автоматизированную компьютерно-информационную сеть, то процесс контроля должен вписываться в эту сеть. Руководитель для целей контроля широко использует неформальные источники информации. Поэтому при разработке схемы контроля необходимо, по возможности, учесть потоки информации, протекающие в неформальной структуре.
Объектом обязательного контроля на предприятии являются:
- входные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;
- производственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;
- выходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;
- установленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т. п.;
- правила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;
- результаты работы исполнителей управленческих решений;
- обратная связь в процессе коммуникаций.
Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций конкретных задач управления. По каждому объекту необходимо определить состав задач контроля. Задача будет понятна исполнителю, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом. Результатом является наполнение задач контроля конкретным содержанием, то есть по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).
При описании задачи контроля необходимо выявить установленные стандарты по каждому контролируемому параметру. Если параметр объекта не может соответствовать стандарту или значение параметра нельзя оценить, то необходимо внести изменения или в задачи планирования (установление стандарта) или изменить содержание задачи контроля. Таким образом, происходит взаимное согласование задач планирования и контроля.
Состояние объекта определяется источником информации и фиксируется функцией учета. Значительную часть информации, приходится обрабатывать человеку. Для удобства обработки человек изобрел различные носители информации: документы, средства отображения (мониторы, табло и тому подобное). К таким источникам информации относятся:
- лица, призванные реализовывать управленческие решения;
- лица, которые выполняют какую-либо работу и результат оформляют в виде отчетного документа;
- технические средства, способные измерять количественное значение параметров и результаты измерения передавать контролеру. Значение контролируемого параметра является результатом решения задачи учета или данными, снятыми техническими средствами непосредственно с контролируемого объекта. Необходимо установить место (должность) конкретного лица, ответственного за сбор и передачу информации для решения задачи контроля. Отсутствие этих данных не позволяет адресно увязать информационные связи между задачами и делает невозможным осуществление контроля. Данные об источниках информации фиксируются в картах технологии решения задач управления.
Если переданная информация не востребована, то она теряет смысл. Поэтому конечным пунктом исходной информации и стандартов является лицо, осуществляющее непосредственный контроль. Контролер - это лицо, принимающее непосредственно решение по контролю: ничего не предпринимать либо установить причину отклонения и принять адекватные меры. Установление места контролера обеспечивает адресность контроля.
Каждая организация и даже контролеры внутри одной и той же организации пользуются схемами контроля, которые приспособлены к их собственным требованиям.
Однако это не значит, что нет общих подходов к организации процесса контроля. Для того, чтобы найти общие подходы, нужно определить их отличительные особенности. Первая особенность определяется технологией производства. Для рассмотрения этой особенности рассмотрим классификацию технологий, данную Дж. Вудворд. Ниже перечисляются основные виды технологий и соответствующие им системы контроля.
Непрерывное производство (контролируется продукция):
стандартизированы конечная продукция и производственный технологический процесс, большой объем продукции производится на специализированном оборудовании;
незначительный объем материально-производственных запасов и высокая продолжительность производственных циклов;
низкий уровень квалификации персонала;
невысокая четкость процесса производства.
Дискретное производство (контролируется процесс):
нестандартная конечная продукция, требующая установления более широкого производственного контроля;
средний объем продукции производится на обычном, стандартном оборудовании;
значительные объемы материально-производственных запасов, меньшая продолжительность производственных циклов;
средний и высокий уровень квалификации производственного персонала;
более высокая гибкость процесса благодаря использованию многоцелевого обрабатывающего оборудования.
Индивидуальное производство (обычно контролируются фиксированные условия):
уникальная конечная продукция, производство которой требует установление тщательного производственного контроля;
незначительный объем продукции часто требует кооперации работ с несколькими субподрядчиками;
значительные объемы материально-производственных запасов и однократный (разовый) производственный цикл;
высокий уровень квалификации производственного персонала;
высокая гибкость процесса производства.
Вторая особенность организации контроля определяется наличием на предприятии современной информационной сети, созданной на базе ЭВМ. Совершенно ясно, что наличие информационной сети позволяет значительную часть исходной информации (отчетные и учетные данные, стандарты) размещать централизовано в базе данных. ЭВМ может проводить сравнение поступающих данных со стандартами и выдавать менеджеру величину отклонения и варианты его действия. Информационные сети являются мощным инструментом управления. Система контроля существенно изменяет свою конфигурацию, поскольку между контролером и источниками информации, необходимой для контроля, появляется мощный инструмент сбора, обработки и выдачи информации по запросу менеджера или по заранее установленной программе. Использование информационной сети видоизменяет оргструктуру управления предприятием, превращая ее из многоступенчатой в плоскую.
Третья особенность системы контроля определяется географической средой деятельности предприятия.
Сложность ситуации с контролем связана с возможными проблемами централизованного контроля штаб-квартирой предприятия, его филиалов и дочерних фирм. Дополнительная сложность возникает в системе контроля при ведении бизнеса на зарубежных рынках. Она связана с проблемами коммуникаций, возникающими на почве языковых и культурных барьеров.
Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль в моей организации:
1. Начальника отдела кадров.
2. Начальник безопасности.
3. Начальник юридической службы.
4. Главный бухгалтер.
5. Директор организации.
3. № 27: Деловые беседы и совещания, их виды (проблемные, инструктивные, оперативные) и особенности проведения
Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.
В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.
При проведении деловых бесед желательно следовать правилам эффективной речевой коммуникации. В то же время деловую беседу, как непосредственное взаимодействие двух ее участников ,нужно строить на основе следующих важных принципов:
- сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;
- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;
- простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника;
- тактичность, действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.
Беседа при приеме на работу носит характер «приемного интервью», - основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:
- что представляет собой человек, обратившийся с заявлениемо приеме на работу;
- почему он ищет работу;
- каковы его сильные и слабые стороны;
- каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
- что он считает наиболее весомыми своими достижениями;
- на какую зарплату он рассчитывает.
В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и другое.
Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.
В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.
По-другому протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения: прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками; не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.
Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения дисциплины.
В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. Для этого следует:
1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;
2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;
3) быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа "Вы сделали не то, что нужно", "Вы не выполнили задания" и т.п.); критиковать выполнение задания, а не личность.
Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.
При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и тому подобное) Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, программой по преодолению возникшей ситуации.