Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

Заключение
Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Были достигнуты цели, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства .
2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив
3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для переда ...

Оглавление

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы делопроизводства и ведомственного архива в организации 5
1.1. Значение документа в управленческой деятельности организации 5
1.2. Формирование и учет документов на предприятии 8
1.3. Система ведомственных архивов Российской Федерации 12
Глава 2. Функции и задачи ведомственного архива 17
2.1. Работы служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений предприятий, учреждений и организаций 17
2.2. Подготовка документов к сдаче в архив 20
Заключение 25
Список источников и литературы 26
Приложение 1 28
Приложение 2 29

Введение
Одним из важнейших направлений работы ведомственных архивных учреждений Российской Федерации является осуществление проверок работы служб делопроизводства, экспертных комиссий и учет и хранение документов в архивных подразделениях органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовой формы, а также объединений граждан, религиозных организаций, которые являются источниками формирования Архивного Фонда Российской Федерации.
С целью организации и совершенствования работы служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений юридических лиц и предоставления им организационно-методической помощи архив осуществляет комплексные, тематические и контрольные проверки.
В выборе темы для данной работы главную роль играла актуальность с точки зрения теории и практики вопроса взаимодействия службы делопроизводства организации и ее архивного подразделения.
Актуальность темы заключается в том, что повседневный, последовательный, глубокий контроль за созданием документации каждым сотрудником предприятия повышает организационный, а значит прибыльный уровень предприятия.
Цель работы - закрепление и расширение знаний документооборота, сопровождающего управленческую деятельность на предприятии, от момента создания документа до передачи его в архив.
В процессе изучения данной темы следует решить следующие задачи:
1. Выявить актуальность темы и значение ее для организационной структуры.
2. Изучить типовые и примерные положения, правила и документацию, которая сопровождает деятельность предприятия в сфере делопроизводства и архивного дела.
3. Изучить нормативно-правовые акты, методические рекомендации по составлению документов, по руководству деятельностью сотрудников предприятия ответственных за хранение архивных документов; научную литературу с выводами квалифицированных и успешных специалистов, применить их в данной работе.
4. Разработать обоснованные рекомендации по улучшению взаимодействия службы делопроизводства и архивного подразделения на предприятии.
Предметом исследования является документооборот предприятия, объектом – нормативно-методическое обеспечение деятельности службы делопроизводства на предприятии.
В работе нашли применение такие методы, как анализ системы управления, сопоставление фактов и действующих норм законодательства.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, писка литературы и приложений документов разработанных в ходе исследования.

Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций.
В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается Экспертной комиссией учреждения и согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации (Приложение 1).
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками «постоянно» и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме (Приложение 2). Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.
1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.
1. Архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.
2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.
Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год. 18Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.
Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.
1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
2.2. Подготовка документов к сдаче в архив
Законченные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив учреждения для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив учреждения по решению ее руководителя. Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений учреждения, возлагается на работников этих подразделений при методической помощи архива учреждения. Оформление дел предусматривает нумерацию листов в делах, составление (при необходимости) внутренней описи документов дела, заверительной надписи дела, подшивки или оправки дела, оформления обложки (титульного листа) дела.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками, и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены к одной стороне другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.
Внутренняя опись документов прикладывается к некоторым категориям дел, которые содержат уникальные документальные памятки, документы с грифом «Для служебного пользования», личные, судебно-следственные дела и тому подобное. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
Заверительная надпись дела составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Заверительная надпись составляется на отдельном листе, который вклеивается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и тому подобное) - на обратной стороне последнего чистого листа.
В заверительной надписи отмечается цифрами и буквами количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи, если она есть. В заверительной надписи оговариваются такие особенности нумерации документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и тому подобное; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество страниц вложений.
Дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оправляются в твердую обложку, а дела временного хранения, которые содержат первичную бухгалтерскую документацию, подшиваются на четыре прокола специальными суровыми нитями или дратвой.
Перед передачей дел в архив учреждения в текст на обложках вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заглавий дел на обложках содержанию подшитых документов, в случае необходимости в заглавие дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности, указания, на копийность документов и тому подобное).
На обложках дел проставляются даты документов, внесенных в каждое дело. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год отражаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. На обложке дела проставляется ее номер по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номер описи и номер архивного фонда.
Описи дел как учреждения в целом (для учреждений с централизованным формированием и хранением дел), так и каждого структурного подразделения отдельно (для учреждений со сложной структурой) складываются по установленной форме. Описи дел структурного подразделения составляются должностным лицом, ответственным за состояние делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива учреждения с соблюдением таких правил:
- номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с прибавлением начальной буквы названия категории документов, которые входят в опись, и четыре цифры года, в котором заведены включенные а опись дела.
- графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела. Описание дел временного хранения должно иметь дополнительную графу «Срок хранения, статья по перечню».
- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов по делу;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
В случае внесения в опись одновременно нескольких дел с одинаковым заголовком отмечается полностью лишь заголовок первого дела, а все другие однородные дела отражаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в описание полностью (на каждом новом листе описания заглавие воспроизводится полностью); дела из личного состава вносятся в опись по алфавиту, тематике, хронологии. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
В конце описи делается итоговая запись с указанием (цифрами и буквами) количества дел, которые значатся по описи, первого и последнего номеров дел по описанием, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи, на протяжении которых дела продолжались в делопроизводстве, отмечается: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за _____ год, № ____», а графы 4, 5 в описи не заполняются. Описи дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
Описи дел структурного подразделения учреждения складываются в двух экземплярах, первый из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. В архив учреждения передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел. Подготовка дел структурного подразделения для передачи дел в архив учреждения включает проверку правильности формирования документов в делах, оформления документов каждого дела, оформления дел, и соответствие дел номенклатуре, утвержденной руководителем учреждения.
В случае выявления недостатков в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, которые значатся в описях, проводятся мероприятия по розыску недостающих дел. Прием каждого дела проводится работником архива учреждения в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При этом в каждом экземпляре описи дел делаются отметки о передаче того или иного дела.
В конце каждого экземпляра описи дел делаются цифрами и буквами отметки о фактическом количестве дел, которые переданы в архив учреждения, номерах дел, которые отсутствуют, дате приема-передачи дел и подписи лиц, которые сдавали и принимали дела. Дела в архив учреждения доставляются работниками его структурных подразделений.
Заключение
Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Были достигнуты цели, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства .
2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив
3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения.
В ходе исследования были разработаны документы необходимые в работе архивного подразделения учреждения: список юридических лиц – источников формирования архивного учреждения организации и карточка учета работы с юридическим лицом, в деятельности которой создаются документы архивного фонда РФ.
Список источников и литературы
1. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.
4. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
5. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
6. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990
7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#ixzz2vZmkMZu2
11.Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79.
12. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
13. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25
14. Быкова Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5
15. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.
16. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с. 9
17. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – с. 83.
Приложение 1
СПИСОК ЮРИДИЧЕСКИЕХ ЛИЦ – ИСТОЧНИКОВ ФОРМИРОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА
(полное название организации)
№ п/п
Индекс учреждения
Название юридического лица
Форма собственности на документы
Форма приема документов (полная, выборочная, тип выбора)
Наличие аудиовизуальных и научно-технических документов