ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.

На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей работы, работа с документами должна иметь отработанный порядок.
Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, которая составляется и оформляется в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В данной работе автором была расписана методика составления номенклатуры дел и передача дел в архив организации.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается по кадровому делопроизводству на департамент персонала.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной фо ...

Введение 3
1. Краткая характеристика организации ЗАО «Московская акционерная страховая компания» 5
2.Методика составления номенклатурных дел в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» 15
2.1. Сущность номенклатуры дел 15
2.2. Оформление номенклатуры дел 17
2.3. Формирование дел 20
2.4. Систематизация документов внутри дела 27
2.5. Организация оперативного хранения документов 28
3. Передача дела в архив 30
Заключение 36
Список использованной литературы 38
Приложение 1. 41
Приложение 2. 44
Приложение 3. 45

Актуальность темы. Как известно необходимой составной частью современной кадровой службы в любой компании является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в учреждении не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
В документах закрепляются отношения как внутри учреждении, так и его отношения с другими организациями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде.
Организация эффективного делопроизводства является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Она исключительно важна для правильной организации финансового и управленческого учета, ее нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного учреждения. Проблема исследования данной работы состоит в том, что притворить в жизни компании необходимо проводить систематизированный порядок, в этом может помочь составление номенклатуры дел, а не которые документы необходимо передавать на хранение в архив.
Объектом исследования является предприятие ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Целью дипломной работы является составление методики по разработке номенклатуры дел кадровой службы и подготовка дело для передачи в архив на примере ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Дать краткую характеристику компании ЗАО «Московская акционерная страховая компания»;
2. Осветить методику разработки номенклатуры дел кадровой службы;
3. Подготовить дело кадровой службы для передачи в архив.
Степень разработанности проблемы. Различные аспекты документационного обеспечения деятельности организаций неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах М.И. Баскакова, Л.М. Дика, Р.М. Наумова, Т.В. Кузнецовой, М.Ю. Рогожина, Е.П. Смирновой, М.В. Ларина. Автор в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирования концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений.
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа.
При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию практической части материала, законодательство РФ, правовые акты, статистическая и оперативная отчетность ЗАО «Московская акционерная страховая компания»
В процессе подготовки дипломной работы были также использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Кадры. Кадровое делопроизводство».
В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Часто приказы и другие документы в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Другой подход применяется, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» группируют, например, заявленияи жалобы граждан.
Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
Распорядительные документы в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:
Приказы по основной деятельности
о штатном расписании (утверждение, изменение)
об утверждении инструкций
о порядке проведения аттестаций
по производственным вопросам
Приказы по личному составу
о приеме на работу
об увольнении
о переводе
о направлении в командировку
о предоставлении отпуска
о поощрении
о наложении дисциплинарного взыскания
Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Другие документы формируются в дела с учетом авторского признака:
1. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
трудовые книжки
трудовые договоры и изменения к ним
копии приказов по личному составу
2. Информационно-расчетные документы
личные карточки работников
личные дела сотрудников
табель учета рабочего времени
3. Внутренняя служебная переписка
заявления работников
служебные записки
объяснительные
докладные
представления
4. Журналы (книги) учета и регистрации
регистрации трудовых договоров
регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении
регистрации приказов о предоставлении отпуска
регистрации приказов о командировках работников
регистрации командировочных удостоверений
регистрации служебных заданий
регистрации локальных нормативных актов
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
журнал учета мероприятий по контролю
журнал учета прохождения инструктажа по охране труда
регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
выдачи справок по личному составу
учета больничных листов
учета военнообязанных.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами.
Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования.  Заголовок дела в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1. название документа (приказы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
2. автор документа (название организации, структурного подразделения);
3. корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
4. вопрос или краткое содержание документов дела;
5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
6. даты (период), к которым относятся документы дела;
7. указание на копийность дела.
Например, термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с ООО «МОСЛЕС» о сроках выплаты страховых премий»
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с филиалом в г. Кирове о заключенных договорах страхования»
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по кадрам за январь - апрель 2012 г.»
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:
«Годовые отчёты ЗАО «Московская акционерная страховая компания» о работе автотранспорта».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы директора по комплектованию и изменению состава страховых агентов. Копии»
Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях компании в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут делопроизводители и руководители структурных подразделений компании.
До передачи документов делопроизводителям ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.
Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
Первоначально документы в личном деле рекомендуется располагать в хронологическом порядке по мере их поступления в организацию. Например, сотрудник обучался на курсах повышения квалификации в 2010 году. Но только в 2012 году перед аттестацией он принес свидетельство об их окончании. В этом случае копия документа будет помещена по хронологии поступления документа в организацию.
А после увольнения работника его личное дело переформируется. Документы личного дела перед передачей в архив пересматриваются и располагаются в логической последовательности по своей значимости. Эту работу кадровик выполняет с помощью специалиста архивных организаций.
2.4. Систематизация документов внутри дела
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
Обращения граждан по вопросам деятельности Компании и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Принципы систематизации документов внутри дела:
№
п/п
Принцип формирования дела
Для чего нужен
Пример
1.
Предметно-вопросный
Собирает и располагает в деле документы, касающиеся одного вопроса
Документы (справки, расчеты) о разработке системы премирования
2.
Номинальный
Помогает формировать в дело документы одного вида и наименования
Сборник приказов
3.
Структурный
Учитывает принадлежность документов к структурному подразделению
Личные дела работников юридического отдела
4.
Хронологический
Собирает в дело документы за определенный временной период
Приказы за январь-декабрь 2008 года
5.
Авторский
Помогает комплектовать в дело документы одного автора или одной организации
Приказы ЗАО «Весна»
6.
Алфавитный
Располагает документы в деле по алфавиту фамилий авторов или названий организаций
Сборник личных дел уволенных сотрудников на буквы А-Я
7.
Корреспондентский
Используется для формирования в дела документов переписки
Переписка со страховой компанией по оформлению полисов
8.
Географический
Объединяет в дела документы авторов, находящихся на одной территории
Отчеты о текучести персонала в филиалах, расположенных в Тверской области
2.5. Организация оперативного хранения документов
Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях Компании в соответствии с номенклатурой дел, в том числе в департаменте персонала. Персональную ответственность за хранение документов несут специалисты и руководители структурных подразделений Компании.
До передачи документов специалистам ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.
Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
Специалист департамента персонала Компании должен иметь у себя номенклатуру дел, хранящихся в архиве данного структурного подразделения Компании, и описи дел, сданных на хранение в архив Компании.
Документы структурного подразделения Компании могут выдаваться специалистом во временное пользование работникам Компании под расписку на срок не более одного месяца.
Запрещается брать документы из дел департамента персонала Компании без уведомления руководителя структурного подразделения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится правоохранительными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением Генерального директора Компании и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
3. Передача дела в архив
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению. Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации, включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В ЗАО «Московская акционерная страховая компания» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания». Основные правила так же определяют процедуры работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» и экспертной комиссии.
При создании Правил работы архива Общества учитывались Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»10 и «Основные правила работы архивов организаций»11.
На хранении в архиве ЗАО «Московская акционерная страховая компания» находится следующая управленческая документация: приказы и распоряжения по общей деятельности и приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, ведомости на выплату з/п, невостребованные трудовые книжки, дела ликвидированных структурных подразделений. Отдельные виды документов хранятся в подразделениях:
- документы, имеющие гриф секретности в Службе безопасности (соглашения о конфиденциальности, документы с грифом «Коммерческая тайна», документы с грифом «ДСП», протоколы заседаний совета директоров ЗАО «Московская акционерная страховая компания»;
- в Юридической службе учредительные документы (Устав, План приватизации, постановка/снятие с налогового учета, свидетельства о регистрации в МРП и ЕГРЮЛ), свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество, сертификаты соответствия, лицензии, документы по землепользованию (договоры аренды), материалы БТИ, отчеты о рыночной стоимости недвижимого имущества, решения о получении/изъятии номерной емкости.
На хранение в архив принимаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по описям дел.
Для хранения в архиве дела переплетаются и оформляются в соответствии с требованиями хранения. Переплетные работы проводятся за счет сил и средств ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Дела временного срока хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив Общества, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
При ликвидации ЗАО «Московская акционерная страховая компания» без правопреемников его дела с документами по личному составу подлежат передаче в государственный архив.
Основными задачами архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» являются:
комплектование архива документов, подлежащих постоянному или длительному сроку хранения;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов.
Порядок передачи документов в архив ЗАО «Московская акционерная страховая компания», выдачи дел из архива и обеспечение сохранности документов архива происходит строго в соответствии с Основными правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания» .
Отбор и подготовка к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности ЗАО «Московская акционерная страховая компания», осуществляется с помощью постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), которая создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов.
В ЗАО «Московская акционерная страховая компания» создано Положение о постоянно действующей экспертной комиссии, которое включено в виде приложения в Основные правила работы архива ЗАО «Московская акционерная страховая компания».
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.12
Экспертиза ценностей документов в ЗАО «Московская акционерная страховая компания» проводится экспертной комиссией, которая возглавляется заместителем генерального директора департамента персонала, и его секретарем. Персональный состав ЭК назначается приказом президентом ЗАО «Московская акционерная страховая компания» из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.