Выставки как специальные мероприятия связей с общественностью в научной сфере

Заключение

В условиях современного бизнеса и высоко конкурентного рынка нельзя предпринимать никакие-либо решения без анализа возможных последствий, перспектив или ответной реакции со стороны конкурентов. Важно уметь ориентироваться в современных тенденциях, принимать во внимание каждую мелочь. Любая фирма хочет занимать на рынке свою нишу, иметь свой рыночный сегмент и постоянных клиентов.
Связи с общественностью – это ориентир для руководителей компаний в ситуациях принятия важных стратегических решений, при подготовке политики поведения компании, сформирования ее имиджа и образа в глазах потребителей, подготовки и проведения рекламных мероприятий для привлечения большего количества клиентов. Значимую роль в работе над «правильным» восприятием компании ее потребителями, популярности тов ...

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы организации и проведения PR 3
1.1 Специальные мероприятий PR и их классификация 3
1.2 PR сопровождение специальных мероприятий 3
1.3 Выставки и ярмарки как специальные мероприятия PR 3
Глава 2. Исследование особенностей организации выставок в научной сфере 3
2.1 Краткая характеристика ЗАО «Научные приборы» 3
2.2 Особенности организации и проведения выставок в научной сфере 3
Глава 3. Практические рекомендации по участию выставках для ЗАО «Научные приборы» 3
3.1 Обзор выставки «Фотоника-2014» 3
3.2 Организационные мероприятия по участию ЗАО «Научные приборы» в выставке «Фотоника-2014» 3
3.3 Анализ результативности участия ЗАО «Научные приборы» в выставке «Фотоника-2014» 3
Заключение 3
Список использованной литературы 3
Приложение А 3
Приложение Б 3
Приложение В 3

Введение

Специальные мероприятия в связях с общественностью – один из самых продуктивных шансов привлечь внимание к новинке производства, возбудить интерес к последним достижениям и оценить реакцию потребителя на первоначальной стадии. Потенциальные клиенты изначально настроены достаточно позитивно и готовы к плодотворному сотрудничеству, что делает специальные мероприятия как таковые одним из самых эффективных способов продвижения товаров - при грамотной подготовке, разумеется. Обычно все крупные специальные мероприятия в связях с общественностью освещаются прессой - как печатной, так и «internet» - изданиями, что, при достаточном внимании потребителей к стенду компании, эффективно дополняет итоги мероприятия, которые зачастую оказываются намного убедительнее красочных описаний достоинст в и даже самых качественных изображений товара, используемых при продвижении иными методами.
Организация специальных мероприятий в PR — это, во-первых, доход от развития основных производителей, товаропроизводителей, производителей услуг, во-вторых, приходная часть бюджета за счет использования инфраструктуры города и, в-третьих, определенные отчисления от специальных мероприятий.
Несомненно, что специальное мероприятие – это вид PR, который должен использоваться дополнительно к другими. Например, выставка как специальное мероприятие, не может конкурировать с другими инструментами PR, или, например, с рекламой (цель рекламы иная), т.к. это мероприятие специфично: не столь быстро действенное, его проведение зависит не только от пожеланий фирмы . Существуют внешние факторы, например, сезонность проведения выставок, которая не всегда совпадает с периодом, когда необходимо активизировать внимание общественности.
Выставочная деятельность дает уникальную возможность провести быструю маркетинговую разведку рынка, позволяет узнать мнение потребителей о новой продукции компании. Это - отличное место для наблюдения за конкурентами и за рыночными тенденциями.
Цель данной курсовой работы – исследование выставочной деятельности как инструмента PR.
Предмет – инструментарий связей с общественностью.
Объект – выставочная деятельность.
Исходя из цели, сформулирован ряд задач:
1. Изучить теоретические основы специальных мероприятий PR и их классификацию;
2. Исследовать выставки и ярмарки как инструмент один и популярных видов специальных мероприятий PR;
3. Определить преимущества участия в выставочной деятельности;
4. Исследовать основные рекомендации по проведению выставки;
5. Изучить тенденции и перспективы развития выставочной деятельности.
Дипломная работа состоит из 2 глав. Первая глава рассказывает о теоретических аспектах организации и проведения специальных мероприятий как инструмента PR. Вторая глава раскрывает опыт организации специального мероприятия на примере…
По тематике специальных мероприятий в PR в целом было защищено около двух десятков диссертаций на соискание ученой степени кандидата философских, исторических, экономических, социологических наук, архитектуры и искусствоведения. Так, например, социологические аспекты выставки как организации и особенности развития выставочной деятельности в информационном обществе проанализированы А.Ю. Поповой. Отдельные вопросы истории выставочной деятельности в России представлены в работах С.А. Корепановой и Е.В. Логутовой.
Экономическая, маркетинговая составляющая всемирных выставок была изучена в работах А.И. Балабанова, И.Т. Балабанова, Ю.Н. Грачева, Я.Г. Критсотакиса, В.В. Покровской, И.К. Филоненко, В.И. Фомичева, а также специалистов выставочного бизнеса, среди которых: В.Я. Ильин, А.М. Кессель, И.А. Красавченко, А.Н. Лебедев, В.О. Михайлов, М.В. Слушаенко, О.У. Юлдашева.
Анализ степени изученности темы показал, что до сих пор не было обобщающей работы, в центре внимания которой была бы организация специальных мероприятий как универсального инструмента связей с общественностью.

Разумеется, не всегда возможно сразу оценить эффективность своего участия в выставке. Окупаемость мероприятия не может быть точно рассчитана, к примеру, как количество заключенных контрактов - не все сделки совершаются сразу по завершении мероприятия, и такой эффект, как рост узнаваемости бренда может повлиять на прибыль только через определенное время. В то же время рассчитывать исключительно на итоги участия в определенной выставке – нерационально и грозит значительной потерей потенциального дохода. При отсутствии дальнейшей работы с сформированной партнерской базой в ближайшее время по завершении мероприятия (например, при избыточных нагрузках на менеджеров по текущим контрактам) компания в значительной степени снижает окупаемость своих затрат на участие – ведь эффект от проведения любых выставок тает достаточно быстро.Так же в последние годы развитие Internet-технологий предоставляет огромные дополнительные возможности для экспомаркетинга: это как прямые Internet-выставки, предполагающие виртуальное участие, с оформлением стенда, размещением всех материалов на сайте и online-консультацией сотрудников компании, так и подробные фоторепортажи с уже проведенных выставок. Разумеется, в настоящее время это направление скорее является дополнением к традиционной форме выставок, однако в перспективе, учитывая значительную экономию времени и ресурсов, Internet-выставки, вероятно, займут достойное место в области экспо-продвижения продукции.Динамика промышленных и высокотехнологичных выставок примерно коррелирует с аналогичной динамикой по выставкам в целом. Соответственно, стоит начать с обзора общих тенденций.На рисунке 1 представлена динамика количества выставок в России и мире, согласно данным проекта EXPONET.RU. Совпадение цифр в первые годы действия проекта связано с отсутствием данных, однако, прежде всего, стоит обратить внимание на динамику. В целом можем видеть стабильный рост, однако в 2009 году как в РФ, так и в других странах, затронутых мировым экономическим кризисом, можно отметить незначительный спад.Это говорит о том, что данный инструмент продвижения очень точно реагирует на ситуацию на рынке. Так же можно видеть, что на 2011 года уже в начале года было запланировано достаточное количество мероприятий.На рисунке 2 представлена информация о количестве выставочных мероприятий, проводимых организациями-членами РСВЯ, согласно данным, приведенным на официальном сайте союза http://www.uefexpo.ru/. На этом графике явно имеет место отрицательная динамика, однако и здесь можно увидеть, что в 2008-2009 гг. темпы снижения резко выросли. Различие цифр в сравнении с предыдущим графиком связано, во-первых с тем, что не все выставки, организованные членами РСВЯ проводятся на территории РФ, незначительная доля проходит за границей; а во-вторых, данные EXPONET.RU включают не только организованные членами РСВЯ мероприятия.Снижение количества выставок во время мирового кризиса связано с попыткой компаний снизить расходы на продвижения за счет отказа данного метода, т.к. затраты на организацию экспозиции достаточно высоки, а эффективность участия зачастую подсчитать достаточно сложно. В 2009 году, согласно данных, озвученных на Третьей всероссийской выставочной конференции, число экспонентов сократилось на 11 %, площади-нетто – более, чем на 30%, доходы выставочных компаний – на 14%, а количество посетителей почти на 40%.Однако в настоящее время, как можно видеть из графиков, ситуация стабилизируется. С постепенных выходом экономики из кризисного состояния, налаживания производства, количество выставок, как индикатора состояния экономики, постепенно растет. Так же этот процесс сопровождается ростом дополнительных услуг, предоставляемых компаниями-организаторами для экспонентов, появление множества сторонних компаний, предлагающих полную организацию мероприятия, подбор либо обучение персонала, участие в специальных курсах либо конференциях, повышающих эффективность и отдачу от проведения выставки. Рис.1- Динамика количества организованных выставок в РФ и в миреПо данным http://www.exponet.ru/ в мировом сообществе так же возвращается внимание к экспозициям как одному из эффективных инструментов продвижения в промышленности и других областях.Еще один момент, позволяющий предположить дальнейшую позитивную динамику в развитии выставочного сегмента в РФ, состоит в том, что, к сожалению, на практике реальная поддержка государства в настоящее время оказывается только нефтегазовому сектору. А, так как в сфере продвижения промышленных и высокотехнологичных товаров участие в экспозициях остается одним из самых эффективных способов демонстрации широкому кругу специалистов инновационных продуктов, отраслевые выставки становятся одним из самых действенных инструментов модернизации. В целом это коррелирует с мировой тенденцией объединения научно-практических конференций и экспозиций со смежной тематикой, с постановкой ударения на возможность профессионального общения.Подводя итоги, можно определенно сказать, что на текущий момент весь потенциал использования выставок как средства продвижения до конца не исчерпан, и можно смело ожидать дальнейшего продуктивного развития данного сектора.Рис. 2 - Динамика количества организованных выставок, проводимых организациями - членами РСВЯ.Глава 2. Исследование особенностей организации выставок в научной сфере2.1 Краткая характеристика ЗАО «Научные приборы»ЗАО «Научные приборы» находится в историческом центре Санкт-Петербурга и размещено в комплексе зданий, расположенных на Рижском проспекте и на ул. Маршала Говорова. На улице Маршала Говорова размещены конструкторско-технологические подразделения и производственный комплекс. Руководство ЗАО "Научные приборы" находится в здании по адресу Рижский проспект, дом 26. ЗАО «Научные приборы» было создано на базе бывшего СКБ аналитического приборостроения АН СССР - хорошо известной в СССР организации, разрабатывавшей и производящей уникальные приборы и оборудование для научных исследований. Масс-спектрометрические и хроматографические приборы, комплексы молекулярно-пучковой эпитаксии, оптико-аналитические приборы и лазеры, ЯМР спектрометры - эти и другие приборы производства СКБ до сих пор с успехом используются в большей части институтов Академии Наук и других научных центрах.Высокий потенциал, накопленный за многие десятилетия творческой работы в области приборостроения, высококвалифицированные специалисты, которых удалось сохранить в сложное постперестроечное время, – все это позволило создать прочную основу для успешной деятельности в современных условиях.Сегодня ЗАО "Научные приборы" стабильно работающее и уверенно развивающееся предприятие, в составе которого имеется высокотехнологичное производство и есть все для проведения разработок любого уровня сложности. Структуру ЗАО «Научные приборы» органично дополняют дочерние предприятия. Система качества ЗАО «Научные приборы» соответствует требованиям Стандарта ИСО 9001. Предприятие имеет все необходимые лицензии. Продукция предприятия имеет все необходимые сертификаты.Логотип предприятия представлен на рис.2.1Рис.2.1– Логотип ЗАО «Научные приборы»Структуру ЗАО «Научные приборы» органично дополняют дочерние предприятия:1. ООО "ВА Инструментс" - Компания осуществляет поставки, инсталляции и сервисное обслуживание оборудования для промышленной маркировки продукции отечественного и зарубежного производства. Является официальным дистрибьютором ЗАО «Научные приборы» и английской компании Linx Printing Technologies plc. 2. ООО "ВА Инсталт" - Компания разрабатывает, производит и поставляет приборы для анализа размеров частиц. Осуществляет инсталляции и сервисное обслуживание. 3. ООО "ОКБ Тест" - Компания разрабатывает, производит, поставляет и обслуживает оптико-аналитические и хроматографические приборы. Изготавливает оптические детали и узлы.4. ООО "КПО "Печатные платы" - Производство печатных плат высокого качества.ЗАО «Научные приборы» регулярно принимает участие в различных специализированных и межотраслевых выставках и конференциях, соответствующих основным направлениям научной деятельности организации - лазерно-оптическому и рентгеновскому. Вот некоторые из них:- международная специализированная выставка «Фотоника. Мир лазеров и оптики»- выставка «Интерполитех»- научная конференция «Экспертиза и атрибуция произведений изобразительного и декоративно-прикладного искусства»- международная конференция PRORA (проходит в Берлине, Германия)- всероссийская конференция «Современные методы химико-аналитического контроля фармацевтической продукции» - выставка LASER – The World of Photonics (проходит в Мюнхене, Германия)- международный форум «Оптические системы и технологии - OPTICS-EXPO- российская конференция по электронной микроскопии- международная специализированная выставка «Аналитика Экспо»- Международный Форум «Дистанционные системы и платежи. Россия и СНГ»- Московская Международная выставка «MIPS» и многие другие.Все технические специалисты и научные работники компании имеют высокую квалификацию и ежегодно проходят аттестацию и проверку знаний в соответствии с требованиями руководящих документов по монтажу и СНиП, а также обучение новым методам монтажа и технологий.Компания «Научные приобры» гарантирует качество выполняемых работ, всего проиводимого оборудования, а также соблюдение сроков выполнения своих обязательств. Все отношения с Заказчиками (организациями или частными лицами) регламентируются Договором.Организационная структура компании представлен на рис.2.21828800-114300Генеральный директор00Генеральный директор24002996985000240029912700050291999906000388619999060005943599990600022859999060002286009905900194309999060002513965151130Главный бухгалтер00Главный бухгалтер5372100123190Заместитель генерального директора по режиму 00Заместитель генерального директора по режиму 4572000123190Директор по общим вопросам00Директор по общим вопросам3429000123190Директор по науке00Директор по науке137160083820Коммерческий директор00Коммерческий директор-114300151765Главный инженер00Главный инженер-12065011557000137159916002000291274471120004571999115570003543300207010Научный центр00Научный центр342899918415000114300167640ПТО00ПТО148590069850Отдел сбыта00Отдел сбыта240030012690058292993810000468630054610Отдел кадров00Отдел кадров4572000191769002514600191770Бухгалтерия00Бухгалтерия-11430054609001828799191770001371600546090011049032385Сборочный цех00Сборочный цех560070022860Служба безопас-ности00Служба безопас-ности34290003047900-114300176529001485900176530Отдел рекламы и PR00Отдел рекламы и PR4678680236220Отдел труда и заработной платы00Отдел труда и заработной платы137159945720003543300138430Научная лаборатория00Научная лаборатория2514600138430Экономичес-кий отдел00Экономичес-кий отдел2400300229869003657599761990013906540005Производственный цех00Производственный цех3429000888900-114300123189004564380153669002514600153670Юр.отдел00Юр.отдел148590039370Отдел материально-технического снабжения00Отдел материально-технического снабжения11684073660Лаборатория00Лаборатория-1143001968490024003009270900137160012191900-958852019290011430033655Отдел главного механика00Отдел главного механика468630031115Служба административно-хозяйственного обслуживания00Служба административно-хозяйственного обслуживания457200013080900148209053340Склад 00Склад -8953526034900114300139700Отдел главного энергетика00Отдел главного энергетика13716001650900125730208280Служба АСУ ТП00Служба АСУ ТП-1028705270400Рис.2.2 – Организационная структура ЗАО «Научные приборы» В структуре компании имеется отдел рекламы и PR, которые непосредственно подчиняется коммерческому директору «Научные приборы». Отдел состоит из начальника, заместителя, 2 менеджеров по PR и 2 менеджеров по рекламе.Основные функции отдела рекламы и PR в компании «Научные приборы»:Разработка концепции внешней и внутренней политики организации в области связей с общественностью.Разработка и реализация перспективных и текущих программ, направленных на эффективное осуществление связей организации с общественностью.Сбор и анализ экономической, общественно-политической и социологической информации, касающейся деятельности организации и ее восприятия в общественном мнении.Социологические и социально-психологические исследования восприятия организации общественностью, выявление факторов, оказывающих наибольшее влияние на общественную оценку деятельности организации, контент-анализ средств массовой информации по данному направлению с целью корректировки существующих программ и политики организации в сфере связей с общественностью.Изучение возможности сотрудничества со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations.Подготовка информационно-аналитических материалов по вопросам деятельности организации в области связей с общественностью.Обеспечение постоянной и эффективной двусторонней связи руководства организации с различными группами общественности, средствами массовой информации, юридическими лицами.Распространение информационно-рекламных материалов о деятельности организации.Разработка концепции корпоративного издания, официального WEB-ресурса организации и других информационных материалов, выпускаемых организацией.Расчет сметы расходов на осуществление политики организации в области связей с общественностью, проведение необходимого экономического анализа и финансового учета.В случае целесообразности взаимодействие со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations, координация и контроль их деятельности в соответствии с условиями договора.Участие совместно с другими структурными подразделениями:в разработке и планировании рекламной стратегии организации, проведении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию;в решении задач маркетинга и обеспечении информационно-рекламной поддержки при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг;в работе по защите информации и создании оптимальных информационных связей между подразделениями организации;в формировании благоприятного социально-психологического климата внутри организации.Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.2.2 Особенности организации и проведения выставок в научной сфереУчастие в научной выставке решает сразу несколько задач:1.Повышение известности и имиджа компании, определение своего места на рынке.2.Изучение рынка сбыта, рекламы, установление личных контактов с партнерами.3.Осуществление прямых продаж и рост объемов сбыта после окончания выставки.4.Создание новых структур для работы с клиентами на местах и поиска новых агентов или дилеров.5.Вопросы товарной политики, то есть формирование ассортимента продукции или его корректировка, изучение новинок, определение путей повышения качества, других показателей продукции.6.Вопросы ценообразования, возможные скидки, кредитование, взаиморасчеты.7.Установление обратной связи с потребителем.8.Изучение обстановки среди конкурентов и многое другое.Несомненно, что участие в выставке – мероприятие, которое должно проводиться дополнительно к другим. Выставка не может конкурировать с другими инструментами PR, или, например, с рекламой (цель рекламы иная), т.к. это мероприятие специфично: не столь быстро действенное, его проведение зависит не только от пожеланий фирмы: существуют внешние факторы, например: сезонность проведения выставок, которая не всегда совпадает с периодом, когда необходимо активизировать внимание общественности.Выставочная деятельность дает уникальную возможность провести быструю маркетинговую разведку рынка, позволяет узнать мнение потребителей о новой продукции компании. Это - отличное место для наблюдения за конкурентами и за рыночными тенденциями.Экспозиционные центры и организации могут выбрать индивидуальную тематику, т.к. выставки нескольких видов - многопрофильные, отраслевые, специализированные и др.Научная выставка является одним из самых древних и, тем не менее, и по сей день самых эффективных способов продвижения научно-технических товаров. Одним из основных преимуществ использования выставочных экспозиций как способа продвижения товара или бренда является возможность контакта и, что не менее важно, получения обратной связи от заинтересованной целевой аудитории. Это один из самых продуктивных шансов привлечь внимание к новинке, возбудить интерес к последним достижениям и оценить реакцию потребителя на первоначальной стадии. Потенциальные клиенты изначально настроены достаточно позитивно и готовы к плодотворному сотрудничеству, что делает выставки как таковые одним из самых эффективных способов продвижения товаров при грамотной подготовке, разумеется.Обычно все крупные выставки освещаются прессой как печатной, так и «internet»-изданиями, что, при достаточном внимании потребителей к стенду компании, эффективно дополняет итоги участия в экспозиции.Другое достоинство данной формы продвижения реализует себя благодаря постоянному развитию новых технологий: мобильность стендов поддерживается даже при росте сложности оформления и, как следствие, привлекательности экспозиции. Это позволяет заинтересованным компаниям участвовать в международных выставках, значительно расширяя клиентскую и партнерскую базу, повышая узнаваемость своего бренда.И, наконец, еще одно неоспоримое преимущество выставок, по большей части касательно товаров наукоемких отраслей, – наглядная демонстрацияОднако для использования уникального коммерческого потенциала выставок в полной мере специалистами был разработан ряд рекомендаций, позволяющих полноценно использовать выставочные ресурсы. Полезно будет обратить внимание на перечисленные ниже момент.Во-первых, несмотря на то, что итоговая работа стенда может быть похожа на небольшое шоу (в зависимости от предмета рекламы), необходимо помнить о том, что это является результатом долгой подготовки. Которая включает в себя сбор информации как о самой выставке, так и об участниках чаще всего прямых конкурентах, их месторасположении, выбор наиболее эффективного расположения стенда, и множества других важных организаторских вопросов. Логично, что тем раньше компания примет решение об участии в конкретной выставке и начнет подготовку, тем выше вероятность успешного проведения мероприятия.Предположим, некая компания рассмотрела все тонкости данного метода продвижения и сочла его подходящим для себя. Первая проблема, с которой столкнется предприятие – какую именно экспозицию выбрать? Региональную, всероссийскую, или вообще, международную? С этим вопросом разобраться относительно просто, с учетом размера, специфики компании и охватываемого рынка. Например, небольшое лесоперерабатывающее производство, не ставя целью расширение ореола деятельности, вероятнее будет принимать участие в региональной выставке, к тому же это принесет дополнительную отдачу в виде налаживания партнерских связей. А крупная промышленная корпорация, имеющая несколько региональных представительств, выбирает экспозицию в зависимости от цели – будет ли это расширение сфер влияния, выход на международный уровень, заявление о новом продукте или увеличение позиции на рынке в определенном регионе.Разумеется, особенно если производимым продуктом является какой-либо груз с дорогой либо сложной транспортировкой, необходимо тщательно оценить состав посетителей, определяющий рациональность участия. Для этого существуют компании, составляющие и предоставляющие за определенную плату статистические отчеты, включающие в себя качественный анализ посетителей (по регионам, размерам компании, частоте посещения, количеству заинтересовавшихся лиц), количество экспонентов, занимаемые площади и другие показатели. Данный отчет носит название «выставочный аудит», и в настоящий момент Российским Союзом Выставок и Ярмарок (РСВЯ) была выбрана официальная компания – аудитор (РуссКом АйТи Системс), которая составляет отчеты по добровольным запросам организаторов выставок.