Разработка информационного обеспечения в повышении эффективности управления предприятием на примере ООО «Электросервисмонтаж»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успех работы предприятия обеспечивают его хозяйственная деятельность, менеджмент организации. Поэтому современная теория управления предприятием большое внимание уделяет функциональной сфере управленческой деятельности, которая связана с управлением экономикой предприятия.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с огромным наличием документации самого разного рода. Как только фирма приступает к работе, у нее появляется масса документов самого различного характера, число которых с каждым днем только увеличивается. Чтобы не запутаться в ворохе бумаг, организация должна выстроить соответствующую схему движения документов начиная с момента их выписки или получения до передачи в архив. Такая система движения документации получила название "документооборот".
...

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Сущность информационного обеспечения в повышении эффективности управления предприятием 6
1.1. Менеджмент, как инструмент повышения эффективности управления предприятием 6
1.2. Роль управленческого учета в эффективности управления предприятием 9
1.3. Бюджетирование, как метод информационного обеспечения экономического управления предприятием 22
2. Анализ эффективности информационного обеспечения в повышении эффективности управления предприятием ООО «Электросервисмонтаж» 31
2.1. Краткая характеристика предприятия ООО «Электросервисмонтаж» 31
2.2. Анализ системы управления ООО «Электросервисмонтаж» 34
2.3. Анализ эффективности информационного обеспечения в повышении эффективности управления ООО «Электросервисмонтаж» 41
3. Разработка информационного обеспеченияв повышении эффективности управления предприятием ООО «Электросервисмонтаж» 54
3.1. Мероприятия по совершенствованию информационного обеспечения в повышении эффективности управления предприятием ООО «Электросервисмонтаж» 54
3.2. Экономической эффективности предлагаемых мероприятий 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 73
Список использованной литературы 78
Приложения 81

ВВЕДЕНИЕ

Реальная практика хозяйственной деятельности демонстрирует, что грамотная организация управления и правильного документирования в процессе управленческой деятельности является залогом успеха управления в целом. Если информационное обеспечение и документооборот предприятия нерациональны и не обеспечивают задач управления, то профессиональная деятель¬ность становится неэффективной.
Для конструк¬тивного изучения проблематики информационного обеспечения представляется концепция осмысления в контексте построения и реализации перспективы целостного управления предприятием роли документов. В современных условиях эффективность системы управления на предприятия во многом предопределена правильностью выбранной стратегии управления и методов ее реализации, состоянием экономического потен циала, конкурентоспособности организации.
В настоящее время в теории информационного обеспечения существует большое количество исследований, посвященных та¬ким аспектам, как, оперативность, результативность, стоимость организации информационного обеспечения управления, а также исследование процесса в контексте разнообразных взаимодействий. Эти исследования о процессе документирования на предприятии разнород¬ны, требуют систематизации, обобщения и осмысления.
Управление в рамках общей стратегии, разработанной на предприятии для поддержания и развития ее деятельности. Информация по данному вопросу необходима и интересна руководителям, учредителям, участникам и собственникам организации и в особенности сотрудником отдела персонала для повышения результативности работы персонала и экономически обоснованных решений в части управления персоналом при осуществлении хозяйственной деятельности. Управление информационным обеспечением осуществляется в рамках общей стратегии, разработанной на предприятии для поддержания и развития ее деятельности.
Актуальность настоящего исследова¬ния, проведенного в дипломном проекте, определяется, прежде всего, ролью информационного обеспечения в современной эконо¬мике, в которой накоплен огромный материал, как необходимом звене в этой системе.
Данный дипломный проект посвящен вопросам информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Электросервисмонтаж» и основным направлениям его совершенствования.
Цель данного дипломного проекта – исследование и разработка предложений и мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения в повышении эффективности управления предприятием ООО «Электросервисмонтаж».
Для достижения указанной цели в дипломном проекте решаются следующие задачи:
1. Провести анализ теоретических аспектов формирования эффективной системы информационного обеспечения управленческой деятельности.
2. Исследовать особенности системы управления предприятием ООО «Электросервисмонтаж».
3. Исследовать эффективность функционирования системы информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Электросервисмонтаж».
4. Разработать практические рекомендации по повышению системы информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Электросервисмонтаж».
Объектом исследования в дипломном проекте является ООО «Электросервисмонтаж» – предприятие, которое занимается строительно-монтажными работами и торговой деятельностью.
Предметом исследования, проведенного в дипломном проекте, является система информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Электросервисмонтаж».
В дипломном проекте проведен анализ системы управления, а также роли информационного обеспечения в целом, и различных документов в этом процессе. Данные вопросы исследованы с различных сторон и путем их сравнения с теоретическими материалами. Результатом проведенного исследования и анализа системы информационного обеспечения в процессе управления предприятием является его объективная оценка, на основании которой можно будет дать заключение о ее эффективности и выработать рекомендации по ее улучшению.
Теоретико-методологической базой исследования являются монографии, научные и учебные издания по управлению на предприятии, материалы периодических изданий, посвященные вопросам документирования управленческой деятельности, а также необходимая для понимания данной темы специальная литература и правовые источники.
Для решения поставленных задач в дипломном проекте применялись такие общенаучные методы исследования, как наблюдение, описание, сравнение, анализ, и некоторые другие.

Продавец знает реальное положение дел на рынке и на этой основе принимать обоснованные управленческие решения по реализации товаров. Однако, чтобы отбирать только необходимую информацию для управления, компания должна уметь определять важность или второстепенность обрабатываемой информации. Ключевыми считаются процессы упорядочения коммуникаций и обмена информацией в рамках компании. В процессе управления участвуют как минимум два субъекта - "управляющий" (структура управления) и "управляемый" (структура исполнения) (рис. 12). ┌──────────┐ Информация │Структура │ ┌──────────────────────>│управления│ │для управления └────┬─────┘ │ │ │ │ │ ││ │Управленческое │ │воздействие │ │ │ │ │ \│/ │ ┌──────────┐ │ │Структура │ └───────────────────────┤исполнения│ └──────────┘Рисунок 12 - Обмен информацией в процессе управления ООО "Электросервисмонтаж"Структура управления получает от структуры исполнения информацию о состоянии заданных ей технико-экономических параметров в процессе хозяйственной деятельности. На основе полученной информации структура управления формирует управленческое воздействие, которое тоже носит информационный характер, и передает его структуре исполнения. Управление в ООО "Электросервисмонтаж" осуществляется в рамках управленческого процесса, который имеет общую структуру независимо от объекта управления (рис. 13). ┌────────────────────────────┐ │ Установка │ ┌───────>│ целей │─────────┐ │ └────────────────────────────┘ │ │ │ │ \│/┌─────────────┴─────────────┐ ┌──────────────┴────────────┐│ Управленческое │ │ Планирование ││ воздействие │─────────────────>│ │└─────────────┬─────────────┘ └──────────────┬────────────┘ /│\ │ │ \│/┌─────────────┴─────────────┐ ┌──────────────┴────────────┐│ Контроль и │ │ Исполнение ││ анализ │<─────────────────┤ │└───────────────────────────┘ └───────────────────────────┘Рисунок 13 - Структура процесса управления ООО "Электросервисмонтаж" При выполнении данного процесса сначала формулируются цели, затем планируются действия по их достижению. Когда планы утверждены и согласованы, они исполняются. Результаты исполнения контролируются и анализируются. На основе результатов анализа формируется управленческое воздействие, которое представляет собой либо новый план действий, либо новые цели. Как показано на рисунке в каждой группе методов существуют различные инструменты. Чтобы деятельность организации была управляемой следует регламентировать процессы и субъекты деятельности, необходимые для ее успешного ведения. Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления. Три метода управления, которые отличаются различными способами воздействия на людей, используются в ООО "Электросервисмонтаж":1. Административные - базируются на власти, дисциплине и взысканиях.2. Экономические - основываются на правильном использовании экономических законов производства.3. Социально-психологические - базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей (метод убеждения).Основные моменты, характеризующие стиль управления исследуемого предприятия:- стиль руководства авторитарный;- ориентация сотрудников предприятия на результат труда;- руководство предприятия не стремится к акценту на личность сотрудника, индивидуалистический подход, в то время как коллективное сознание работников оперирует понятием групп и сообществ. Общая схема методов управления персоналом представлена на рис.14. ┌────────────────────────────┐ │Методы управления персоналом│ └──────────────┬─────────────┘ ┌─────────────────────────┼──────────────────────────┐┌──────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐ ┌───────────┴─────────┐│ Организационно- │ │ Экономические │ │ Социально- ││ административные │ │ │ │ психологические │└┬─────────────────────┘ └┬─────────────────────┘ └┬────────────────────┘ │┌────────────────────┐ │┌────────────────────┐ │┌───────────────────┐ ├┤Применение положений│ ├┤ Премирование │ ├┤ Моральное │ ││Трудового кодекса РФ│ │└────────────────────┘ ││ стимулирование │ │└────────────────────┘ │┌────────────────────┐ │└───────────────────┘ │┌────────────────────┐ ├┤ Участие в прибыли │ │┌───────────────────┐ ││ Издание приказов, │ │└────────────────────┘ ├┤ Участие │ ││ распоряжений, │ │┌────────────────────┐ ││ в управлении │ ├┤ инструктивно- │ ├┤ Бонусы │ │└───────────────────┘ ││ нормативных │ │└────────────────────┘ │┌───────────────────┐ ││ документов │ │┌────────────────────┐ ├┤ Отношение │ │└────────────────────┘ ├┤ Комиссионные │ ││ руководства │ │ ││ с продаж │ │└───────────────────┘ │ │└────────────────────┘ │┌───────────────────┐ │ │┌────────────────────┐ ││ Формальное │ │┌────────────────────┐ ├┤ Дополнительные │ ├┤ и неформальное │ ├┤ Аттестация │ ││ льготы │ ││ общение │ ││ работников │ │└────────────────────┘ │└───────────────────┘ │└────────────────────┘ │┌────────────────────┐ │┌───────────────────┐ │┌────────────────────┐ ├┤ Надбавки │ ├┤ Профессиональный │ ││ Наблюдение │ │└────────────────────┘ ││ рост и карьера │ ├┤ за соблюдением │ │┌────────────────────┐ │└───────────────────┘ ││ правил внутреннего │ └┤ Единовременные │ │┌───────────────────┐ ││ распорядка │ │ выплаты │ ├┤Социальное развитие│ │└────────────────────┘ └────────────────────┘ ││ коллектива │ │┌────────────────────┐ │└───────────────────┘ ││ Составление │ │┌───────────────────┐ └┤ должностных │ ├┤ Формирование │ │ инструкций │ ││корпоративного духа│ └────────────────────┘ │└───────────────────┘ │┌───────────────────┐ └┤ Эстетика условий │ │ труда │ └───────────────────┘ Рисунок 14 - Методы управления персоналом ООО"Электросервисмонтаж" Одним из главных направлений реализации стратегических целей, стоящих перед исследуемым предприятием в настоящее время, является отношение к своему персоналу как к основе организации, её главной ценности и источнику благополучия предприятия.2.3. Анализ эффективности информационного обеспечения в повышении эффективности управления ООО «Электросервисмонтаж» Следует отметить, что менеджмент является средством коммуникации, доносящим до заинтересованных сторон сегодняшнее видение целей и путей их достижения. Компании создаются ради удовлетворения потребностей различных заинтересованных сторон, в противном случае, если организация не удовлетворяет ничьих интересов или делает это неэффективно, она попросту никому не нужна. Таким образом, в рамках корпоративного управления должен быть получен ответ на вопрос «как руководство компании намеревается реализовывать стратегические цели собственников компании при помощи имеющихся ресурсов».Для принятия оперативных управленческих решений существует выстроенная статистическая и аналитическая информация. Сбор "лишней" информации в ООО "Электросервисмонтаж" считается нерациональным, так как требует больших затрат, нежели эффект от их внедрения.Процесс разработки годового плана начинается с прогноза объема продаж услуг, далее рассчитываются издержки и планируемая прибыль.Предприятия составляются планы по каждому из подразделений, выступающих центрами издержек. Управление ими осуществляется на основе запланированных показателей.Составление плана обычно начинается с разработки плана расходов и доходов. Гибкость планирования ООО "Электросервисмонтаж" повышают двумя путями:- первый путь предусматривает:1. сокращение периода стратегического планирования от пяти до двух лет;2. прогнозирование и планирование заданий на скользящей основе, а именно каждый месяц, вместо установки жестких показателей на год;- второй путь предусматривает:1. сокращение времени выполнения заказа;2. установление тесных контактов с заказчиком путем общения его представителей с руководящим составом фирмы, обсуждение вопросов планирования, объединения информационных систем с заказчиком для обеспечения необходимой последовательности оказание заказчику услуг, также проверки качества услуг и т.д. Такого рода деловые контакты способствуют размещению заказчиком новых заказов.Для компаний исходным пунктом планирования является прогноз состояния и развития рыночной ситуации. Он подготавливается финансовой службой и доводится до руководства фирмы. Далее составляются реальные планы по каждому подразделению ООО "Электросервисмонтаж". Приоритетное значение при планировании имеют цели: - увеличение доли на рынке, - рост объема продаж. Основную проблему в компании составляет выравнивание колебаний прибыли по разным видам работ, услуг, что ограничивает уровень колебания совокупной прибыли по фирме в целом. Далее рассмотрим документирование основного бизнес-процесса исследуемого предприятия. В документировании процесса выполнения ремонтных работ в ООО "Электросервисмонтаж" задействованы подразделения, в том числе отдел по работе с клиентами. Менеджеры данного отдела являются связующим звеном между предприятием и заказчиком, выступают в роли персональных консультантов клиентов в ходе выполнения заказа. Именно от работы менеджера отдела зависит количество заключенных договоров с заказчиками и привлечение потенциальных клиентов. Менеджеры по работе с клиентами заключают договоры и проводят окончательные расчеты. Также они производят контроль сроков выполнения строительных работ по договорам для своевременного реагирования и предотвращения претензий со стороны заказчика, организуют ведение базы данных договоров (клиентов), взаимодействуют с подразделениями компании для своевременного получения информации, необходимой для осуществления внешней связи с клиентами.Для выполнения заказа клиента оформляются следующие документы:- заявление клиента;- дефектная ведомость либо проект (ремонтно-отделочные работы выполняются на основании дефектной ведомости, строительные - по проекту);- смета на строительство/ремонт объекта;- договор;- акт приемки выполненных работ (в случае поэтапного выполнения заказа - промежуточный акт приемки выполненных работ);- счет на оплату;- счет-фактура.Все эти документы создаются в нескольких подразделениях ООО "Электросервисмонтаж": отделе по работе с клиентами, отделе подготовки работ, строительно-монтажном отделе, бухгалтерии. В обязанности менеджера отдела по работе с клиентами входит контроль своевременного поступления и согласования необходимых документов в подразделениях предприятия, а также информирование заказчика о состоянии выполненных работ по его запросу.Технология документирования выполнения заказа клиента следующая:1. Клиент приходит в отдел по работе с клиентами, менеджер информирует его о составе услуг, выполняемых компанией, знакомит с прейскурантом цен, сроками выполняемых работ. Внимательно выслушивает клиента и рассматривает его заказ, при необходимости консультирует клиента по оптимальному составлению заказа. Клиент пишет заявление и приносит с собой, если имеются, чертежи или эскизы.Клиент при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:- документ, удостоверяющий его личность;- оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы (помещение, квартира, земельный участок);- доверенность (если, к примеру, заказчик арендует квартиру и хочет сделать в ней ремонт).Представитель юридического лица при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:- документ, подтверждающий его полномочия (доверенность или решение об избрании единоличного исполнительного органа);- копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;- оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения или пользования объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы.2. Заявление клиента передается на рассмотрение в отдел подготовки для согласования сроков выполнения работ, объема расходных материалов и стоимости данного заказа.3. Главный инженер отдела подготовки определяет сложность заказа и визирует заявление клиента (проставляется резолюция для составления сметы).4. Специалисты отдела подготовки составляют смету и передают ее в отдел по работе с клиентами менеджеру, ведущему данный заказ.5. Подготовленная смета представляется клиенту на рассмотрение. Данный документ содержит наименование работ и затрат, сроки выполнения заказа согласовываются сторонами. Менеджер согласовывает смету с заказчиком и информирует его о цене. Если заказчика устраивает цена, то составляется договор. Его составляет менеджер по работе с клиентами.Договор с заказчиком играет главную роль в процессе документирования деятельности отдела по работе с клиентами. Договор на выполнение строительных работ ООО "Электросервисмонтаж", заключенный с клиентом, называется договором подряда. В нем содержится информация о предмете договора; правах и обязанностях сторон, заключивших его; ответственности сторон; порядке приемки работ, требования к качеству; порядке расчета по договору. Также в договоре содержится информация о заказчике и исполнителе, их подписи свидетельствуют о согласии с оговоренными в договоре условиями.Договор подряда составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. После составления менеджер подписывает договор у генерального директора и представляет на подпись заказчику. Один экземпляр остается в отделе по работе с клиентами, а другой передается заказчику.Как видно из описания процесса, отдел по работе с клиентами занимает важное место в процессе взаимодействия клиента и предприятия.Менеджер по работе с клиентами подписывает договор у генерального директора предприятия и представляет на подпись заказчику. Бухгалтерия предприятия подготавливает счет к оплате и передает его в отдел по работе с клиентами. Клиенту выставляется счет на оплату, а также выписывается счет-фактура в течение пяти дней с момента подписания акта выполненных работ или оплаты. Договор составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится в отделе по работе с клиентами, другой выдается клиенту. Подписанный договор менеджер по работе с клиентами передает в отдел подготовки строительства. К договору прилагаются эскизы, чертежи, смета на выполняемые виды работ.Заказчику менеджер по работе с клиентами предоставляет всю необходимую документацию, поступившую из других подразделений ООО "Электросервисмонтаж": -смету ремонтных работ,- счет на оплату,- счет-фактуру.Процесс документирования выполнения заказа представлен на рис. 15.┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ Процесс документирования выполнения заказа │├┬─────────────┬─────────────┬───────────────┬──────────────┬─────────────┤││ Отдел │ Отдел │ Строительно- │ │ Генеральный │││ по работе │ подготовки │монтажный отдел│ Бухгалтерия │ директор │││ с клиентами │строительства│ │ │ ││├─────────────┼─────────────┼───────────────┼──────────────┼─────────────┤││┌───────────┐│ ┌──────────┐│ │ │ ││││ Заявление ├┼>│ Дефектная││ │ │ │││└───────────┘│ │ведомость/││ │ │ │││ │ │ проект ││ │ │ │││ │ └─────┬────┘│ │ │ │││ │ \│/ │ │ │ │││ │ ┌────┴────┐│ │ │┌─ │││ ┌──────┼──┤ Смета ││ │ ││ Генеральный│││ \│/ │ └─────────┘│ │ ││ директор │││┌─────┴───┐ │ │ │ ││ подписывает││││ Договор │<─┼─────────────┼───────────────┼──────────────┼┤2 экземпляра││││ подряда ├──┼──────┐ │┌─ │ ││ договора.