Системы управления документооборотом на основе WEB-технологий

В результате были проанализированы достижения, перспективы развития в области систем электронного документооборота. Было рассмотрено два подхода к проектированию и созданию веб-ориентированных СЭД. Плюсами первого подхода являются: полная поддержка кроссплатформенности, бесплатность, простота перехода на новую версию среды. Минусы заключаются в отсутствии четко ориентированной парадигмы программирования, низкая производительность по сравнению с ASP.NET. Плюсы второго подхода: высокая производительность, наличие компилятора, широкая реализация объектной модели, встроенная поддержка AJAX. Основной минус ASP.NET - это необходимость использования на стороне сервера лицензионного платного программного обеспечения Microsoft. Основываясь на этих исследованиях, можно сделать вывод о том, что выбор ...

Введение 3
Системы управления документооборотом на основе WEB-технологий 5
Выводы 20
Список литературы 21

Документы имеют очень большое значение в деловой среде правительств и на данном этапе переживают значительные изменения, которые окажут огромное влияние на дела правительств и реформируют их сущность. Таким образом, систематичный контроль и распределение важных документов становится все более весомым, а также потребность в надежном доступе к документам стала приоритетной.
Документ можно определить как пакет данных, структурированных в информационных целях. Документы стали в прямом смысле свободными, будь они в бумажной или в электронной форме. Документ является собранием указателей и правил, который может одновременно совмещать ряд разных информационных компонентов и действий. Он становиться динамичным ресурсом, способным активно действовать внутри организации и делает бизнес процедурно и информационно целостным.
Управления документами является технологией, а также областью знаний, которая традиционно расширяла возможности системы компьютерных файлов. Давая пользователям возможность характеризировать свои документы, которые обычно сохраняются в файлах, системы управление документами помогают пользователям сохранять, искать и использовать свои документы с меньшей степенью сложности и большей эффективностью, чем это является возможным в файловой системе.
Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.
Целью курсовой работы является исследование вопросов управления документацией в условиях новых информационных технологий.
Объект работы – документоведение.
Предмет работы – особенности электронного документоведения ресурсами.

Документы могут иметь одновременный к себе доступ.Документ считается в «процессе разработки» до того времени, пока он не выйдет из процесса делопроизводства. Авторизированные пользователи выходят из работы на разных стадиях, закрывая доступ к дальнейшему редактированию частей целого документа.Системное программное обеспечение содержит систему регистрации документов, а также менеджера по очередизации и делопроизводству, которые управляет ею.С точки зрения управления, система делопроизводства может помогать главам отделов в отслеживании потока информации и лучше им управлять. Система управления делопроизводством может устранить много действий, занимающих большое количество времени и средств, таких, как проведение собраний, телефонные звонки и доставка экспресс-почты. Управление делопроизводством также позволяет пользователям просматривать большие файлы изображений, графиков, звуковые и видеофайлы. Таким образом, оно может сопутствовать правительствам при распоряжении их кассетами, фотографиями и видеозаписями; и это то, что может очень понадобиться в ближайшем будущем.Люди имеют возможность поиска информации по Интернету с разных мест. Этот факт заставил организации поддерживать соответствующий уровень доступа к разным документам для того, чтобы сохранить их целостность и конфиденциальность. Таким образом, система, в которой внедрено управление документами, должна иметь две фундаментальные характеристики:•Широкая доступность. Широкий уровень доступа экономит ограниченные финансовые ресурсы, интеллектуальный капитал и ширину полосы пропускания. Для обеспечения широкой доступности и гибкости в предоставлении доступа, системы управления документами должны соответствовать требованиям офисов сразными потребностями и, возможно, в разных местах. Это часто осуществляется с помощью компакт-дисков, ноутбуков, или пересылкой документов по электронной почте. Доступ к документам на основе браузеров устраняет ограничения, привносимые местонахождением и компьютерной платформой. Также, передача документов через Интернет или локальную сеть позволяет системным администраторам запустить систему управления документами по всей их сети или даже для общественного использования.• Всесторонняя безопасность. Система всесторонней безопасности должна позволять системному администратору контролировать, какие папки или документы может видеть пользователь, и какие действия он может произвести с такими документами. Качественная система доступа открывает доступ для каждого авторизированного работника, как в офисе, так и в другом отдаленном месте или через Сетку, без нарушения безопасности системы.На сегодняшний день существует несколько систем электронного документооборота, сочетающих в себе различные функции:обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.Типовые требования к СЭД. Система электронного документооборота должна:обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;поддерживать технологию HSM;протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;—поддерживать удаленный доступ к информации.Продвинутые системы должны поддерживать:кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;территориально распределенные организации;алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;цифровую подпись.Требования к архитектуре:наличие выделенного сервера приложений;—наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.—кроссплатформенность для обеспечения масштабируемости;Требования к открытости и интеграции с другими системами:интеграция со средствами потокового ввода документов;интеграция с офисными приложениями;интеграция с электронной почтой;наличие развитого программного интерфейса (API);интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для веденияи синхронизации списка пользователей системы;возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;В настоящее время существует множество СЭД [5-6]. Написаны они для множества современных платформ: Microsoft Windows, Unix-подобных, BSD. Имеют различные виды клиентских приложений от толстых и тонких клиентов, также написанных в нескольких различных вариациях под те же платформы до веб-клиентов, поддерживающих «правильную» кроссплатформенность. Но у всех существующих СЭД имеется существенный недостаток, который не позволяет выйти электронному документообороту на глобальный уровень. Недостаток заключается в том, что компании не имеют возможности оперативно обмениваться между собой различными документами в электронном виде. Решение этой проблемы определенно выведет электронный документооборот на качественно новый уровень.Решение заключается в создании единой СЭД, организованной по принципу вебсайта. Организация СЭД в виде веб-приложения имеет ряд преимуществ, присущих всем веб-приложениям [3]:кроссплатформенность;глобальный доступ;централизованное администрирование;высокая степень защищенности от сбоев.Кроме того, компании, используя такие глобальные СЭД, получают большие организационные и экономические преимущества:отсутствие необходимости в квалифицированных специалистах для развертывания и поддержки сложных и громоздких СЭД на рабочих станциях;отсутствие необходимости дорогостоящего оборудования и программного обеспечения для функционирования серверных частей;Архитектуру веб-ориентированной СЭД можно разделить на три функциональных блока:Центральное веб-сервер.Сервер баз данных;Клиентское приложение (веб-браузер).Центральное веб-сервер является сердцем системы и реализует логику работы, механизмы аутентификации, разграничения прав доступа, резервирование данных, правила работы с СУБД и файлами. Сервер баз данных осуществляет хранение, резервирование, в определенной мере контроль доступа, защиту данных.Архитектура предложенного метода показана на рисунке 1.Рисунок 1 - Архитектура предложенного методаДля построения такой архитектуры можно выбрать несколько подходов и средств [4]. Подход 1. Использование популярного средства создания веб-приложений скриптового языка PHP, технологии AJAX, СУБД MySQL и веб-сервера Apache.Из преимуществ языка PHP следует выделить следующие:автоматическое извлечение POST и GET-параметров, а также переменных окружения веб-сервера в предопределённые массивы;взаимодействие с большим количеством различных систем управления базами данных (MySQL, MySQLi, SQLite, PostgreSQL, Oracle (OCI8), Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, ODBC, mSQL, IBM DB2, Cloudscape и Apache Derby, Informix, Ovrimos SQL, Lotus Notes, DB++, DBM, dBase, DBX, FrontBase, FilePro, Ingres II, SESAM, Firebird /InterBase, Paradox File Access, MaxDB, Интерфейс PDO);широкие возможности использования ООП (начиная с версии PHP5)наличие фреймворков, облегчающих разработку крупномасштабного веб-приложения, такого как глобальная СЭД.кроссплатформенность.Для обеспечения полной интерактивности, дружелюбности к пользователю интерфейса веб-приложения является предпочтительным использовать технологию AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). AJAX - подход к построению интерактивных пользовательских интерфейсов веб-приложений, заключающийся в «фоновом» обмене данными браузера с веб-сервером. В результате, при обновлении данных, веб-страница не перезагружается полностью, и веб-приложения становятся более быстрыми и удобными. AJAX базируется на двух главных принципах:—использование технологии динамического обращения к серверу «на лету», без перезагрузки всей страницы полностью, например:с использованием XMLHttpRequest (основной объект);через динамическое создание дочерних фреймов;через динамическое создание тега <script>;—использование DHTML для динамического изменения содержания страницы; Преимущества AJAX:—Экономия трафика;Уменьшение нагрузки на сервер;Ускорение реакции интерфейса.Недостатки AJAX:Отсутствие интеграции со стандартными инструментами браузера;Динамически загружаемое содержимое недоступно поисковикам (если не проверять запрос, обычный он или XMLHttpRequest);Старые методы учёта статистики сайтов становятся неактуальными;Усложнение проекта;Требуется включенный JavaScript в браузере.На рисунке 2 показано отличие в функционировании обычного веб-приложения (слева) и веб приложения, «обогащенного» AJAX(справа).Рисунок 2 - отличие в функционировании обычного веб-приложения (слева) и веб приложения, «обогащенного» AJAX(справа)Выбор СУБД и веб-сервера не является однозначным в данном вопросе, но наиболее предпочтительно использовать связку MySQL - Apache, так как этим средствам схожи общие преимущества, а именно надежность, гибкость, высокий уровень безопасности, быстродействие, масштабируемость [5].Подход 2. Использование технологии Microsoft ASP.NET и фреймворка ASP.NET MVC Framework.ASP.