Системы документации

Заключение
Таким образом, знание систем документации способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.
Так, системы документации можно разделить по типам:
- функциональный
- производственно-отраслевому.
По срокам хранения:
- постоянно
- более 10 лет
- менее 10 лет.
Для определения сроков хранения документов важнейшим справочным пособием является перечень документов с определением сроков их хранения.
Существуют специальные системы документирования, те которые входят в перечень типовых управленческих документов – бухгалтерские, кадровые документы. Эти группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.
К ...

Введение 3
Системы документации 5
Заключение 11
Список источников и литературы 12

Введение
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению .
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.
Цель данной работы – определить соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Предмет работы - документ. Объект - система документации, к которой относится совокупность документов и составляет данную систему.
Государственный стандарт определяет орга низационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист¬ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц . Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необ¬ходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и при¬менение средств автоматизации, эффективность их использова¬ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

12. документы по работе общественных и профсоюзных организаций.
Система документации по Перечню типовых документов, построена по функциональному типу, т.е. в документе закреплены направления деятельности и функции.
Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.
Системы документации по ведомственным перечнях построены по производственно-отраслевому типу, т.е. в каждом из них закреплено основное направление деятельности по отрасли. Внутри перечень разделяется на звенья – функциональные виды деятельности в ведомстве.
Проследить системы документации возможно по отраслевым (ведомственным) перечням документов:
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения4;
- Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения5;
- Перечень документов органов прокуратуры РФ с указанием сроков хранения;
- Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России;
- Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ;
- Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ;
- Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения.
У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству - систему организационно-распорядительной документации и т.д.
Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД6.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Организационно-распорядительная документация
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых, специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.
1) Организационные документы – уставы, положения, 
инструкции, штатные расписания и др.