совершенствование трудовой деятельности секретаря на основе функционально-стоимостного анализа

Главный вывод, который мож℮т быть сд℮лан именно в этой работ℮, - это то, что функционально стоимостной анализ, на основании данных, представленных в работе, подходит н℮ только для анализа д℮ятельности крупных компаний, но и м℮лких (в ООО «Сатурн» вс℮го работает 31 челов℮к). Точность р℮зультатов способствует выявл℮нию основных направл℮ний совершенствования д℮ят℮льности анализируемого подразделения или вс℮й компании в целом.
Н℮обходимо отметить, что задачи, поставл℮нные в начале, были усп℮шно решены в ходе проведённой работы, на фирм℮ уже с℮йчас видны результаты проведённого в работ℮ анализа.



...

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Функционально-стоимостной анализ деятельности секретаря 5
1.1.Подготовительный этап 5
1.2. Информационный этап 5
1.3. Аналитический этап 6
2. Мероприятия по совершенствованию трудовой деятельности секретаря на базе функционально-стоимостного анализа 15
2.1. Творческий этап 15
2.2. Исследовательский этап 17
2.3. Рекомендательный этап 18
2.4. Этап внедрения 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 21

Функционально-стоимостной анализ далеко не новое явление в прак-тической деятельности менеджера. Однако, многие недооценивают его эф-фективность и практическую нужность в работе. Многие просто не разбираются в нем и поэтому предпочитают не использовать, хотя многие подходы данной методики уже оправдали себя на практике.
В данной работе предполагается рассмотреть работу секретаря компании. Проблематика заявленной темы достаточно широка. Многие секретари функционируют, применяя старые методы, без учёта новейших разработок в области финансово-учётной деятельности. Но не стоит забывать и о том, что секретариат в целом и секретарь в частности представляют очень важное подразделение любого предприятия. Совершенствование его деятельности одна из основных задач, стоящих перед руководством.
Под ход, основанный на функционально-стоимостном анализе (ФСА) (в англоязычной транскрипции - Activity Based Costing, ABC), является намного более точным в распределении суммарных фактических затрат на продукты и услуги, которые порождают эти затраты. С точки зрения стратегического управления, ФСА/АВС–анализ является полезным финансовым инструментом.
Метод ФСА/ABC разработан как "операционно-ориентированная" альтернатива традиционным финансовым подходам. В отличие от традиционных финансовых подходов метод ФСА/АВС:
• предоставляет информацию в форме, понятной для персонала пред-приятия, непосредственно участвующего в бизнес-процессе;
• распределяет накладные расходы в соответствии с детальным просчетом использования ресурсов, подробным представлением о процессах и их влиянием на себестоимость, а не на основании прямых затрат или учёта полного объема выпускаемой продукции.
• ФСА/АВС-метод - один из методов, позволяющий указать на возможные пути улучшения стоимостных показателей. Цель создания ФСА/ABC-модели - достичь улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Проведение расчётов по ФСА/АВС-модели позволяет получить большой объем ФСА/АВС-информации для принятия решения. [1, стр. 66]
В настоящее время ФСА/АВС-анализ достаточно редко применяется на российских предприятиях, хотя имеет долгую историю развития, идущую от работ Ю.М. Соболева и Н. А. Бородачева. Компания ООО «Сатурн» разработала и применяет на практике методику проведения работ с использованием ФСА/АВС-методологии для оценки эффективности бизнес-процессов и разработки рекомендаций по их совершенствованию. [5, стр. 3-7]
Для рассмотрения и усовершенствования деятельности секретаря предприятия и будет использован функционально-стоимостной анализ.




 

Теперь разд℮лим эти функции на основные, главные и вспомогат℮льные. Основная функция секретаря – это ведение делопроизводства. Основными функциями из выш℮перечисленных являются: осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; подготовка документов и материалов, необходимых для работы; приём поступающей корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделение или конкретным исполнителям. Все остальны℮ вышеперечисленные функции являются вспомогат℮льными, так или инач℮ способствующими осущ℮ствлению какой-то из основных функций.Посл℮ определения функций нужно произв℮сти расчёт затрат на их выполн℮ние. Данные привед℮ны в табл. 1.     Таблица 1Затраты на осуществление функции «Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия»   Виды документов форм или данных выходящих их отдела в течение года по функцииВходящие, исходящие, а также внутренние документы предприятия     Виды документов поступающих в отдел для обработки или составления данного документаУчётная ведомость, кадровые ведомости, документы из бухгалтерии, приказы и распоряжения руководителей и начальников подразделений предприятия     Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные  Бухгалтерия, контрагенты предприятия, руководство предприятия   Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функцииРуководство предприятия, конечные исполнители, контрагенты предприятия, начальники подразделенийТехнические средства, с помощью которых производиться обработка документовЭВМ, сканер, принтер, факсКоличество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений1 шт. 18 000 руб., 1 шт. – 5000 руб, 1 шт – 4500 руб., 1шт. – 2500 руб. амортизационные отчислении: 700 руб.Должности лиц, участвующих в обработке и составлении документов, месячный оклад в руб.Секретаря – 17 800Затраты труда на обработку или составление документа в течение года (ч)534Затраты труда на обработку документа по функции в течение года с учётом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование6900 руб.    Нет особой необходимости осуществлять полные расчёты по всем функция, мы их просто суммируем в табл. 2 и на основании ее сделаем соответствующие выводы, а именно выявим излишние и несвойственные отделу функции.Таблица 2Формулировка и классификация функций секретаря руководителя№Наименование функцииВид функции (О - основная, В - вспомогательнаяЗатраты на осуществление в течение года (руб.)1.Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятияО6 9002.Приём поступающей корреспонденцииО5 3603.Ведение делопроизводстваО4 0004.Приём документов и личных заявлений на подпись руководителю подразделенияВ2 8005.Подготовка необходимых документов и материаловО1 5006.Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями необходимых документовВ2 0007.Организация проведения телефонных переговоровВ1 0008.Составление писем, запросовО2 0009.Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаниВ1 00010.  Ведение регистрационных журналов предприятияО300011.Осуществление контроля за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряженийВ3 50012.  Обеспечение рабочих места сотрудников предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работеВ1 00013.Выполение отдельных поручений руководстваО4 000           Согласно произведенным расчётам были выявлены следующие излишние и несвойственные отделу функции, а также функции в настоящий момент не выполняемые главным секретарем предприятия: излишней является функция Осуществление контроля за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряжений (трудозатраты составляют 3500 руб. в год).   Функция Обеспечение рабочих места сотрудников предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе в настоящее время не реализуется, хотя и обозначена в должностной инструкции (трудозатраты составляют 1 000 руб. в год). Но, к сожалению одной только классификации функций недостаточно. Нужно еще создать и экспертную группу для определения значимости той или иной функции для всей компании в целом. В состав экспертной группы вошли помимо самого секретаря, генеральный директор ООО «Сатурн» и приглашенный со стороны специалист по проведению ФСА. Были заполнены матрицы попарных сравнений для основных функций. Всего было заполнено 3 матрицы.Ниже мы приводим матрицу попарных сравнений, заполненную секретарем ООО «Сатурн» (табл. 3)Таблица 3Матрица попарных сравнений для основных функций секретаряНаименование функции№ функцииСумма в баллах12345671.Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия-10022162.Приём поступающей корреспонденции1-0002253. Ведение делопроизводства22-200284. Подготовка необходимых документов и материалов220-02065. Ведение регистрационных журналов предприятия0222-1076. Выполение отдельных поручений руководства00201-257. Составление писем, запросов10020--3Теперь сведем все 3 матрицы в одну сводную (табл. 4). Таблица 4Сводная матрица попарных сравнений основных функций секретаряФункция№ функцииСредн. арифм. значениеРанг функций1231.Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия6555,352.Приём поступающей корреспонденции5575,623. Ведение делопроизводства8486,654. Подготовка необходимых документов и материалов6765,645. Ведение регистрационных журналов предприятия7887,636. Выполение отдельных поручений руководства5554,357. Составление писем, запросов3474,63Проверим теперь коэффициент устойчивости экспертного ряда по формуле К = З1/З2, где З1 – максимальная значимость в экспертном ряду, а З1 – минимальная. Нормативное значение коэффициента – 2,0.Проверим этот коэффициент для каждого ряда. Для первого ряда – 2,6, это превышает, коэффициент, следовательно, нужно вычеркнуть одно из значений. Соответственно, вычеркиваем оценку последней 7 функции, тогда коэффициент получим – 1,6. Таким образом, среднеарифметическое будет равно 3,6, но от этого ранг функции не изменится. Для второго ряда – 1,75. Для третьего ряда – 2В результате проведённого анализа были сделаны следующие выводы:Затраты труда на выполнение функции «Ведение регистрационных журналов предприятия» не сбалансированы с их значимостью, тоже самое происходит с функциями «Составление писем, запросов» и «Приём поступающей корреспонденции».В рамках функционально-стоимостного анализа в ООО «Сатурн» представлялось нецелесообразным проводить количественный расчёт уровня качества выполняемых услуг, так как на фирме работает только один секретарь, и, соответственно, высчитать некоторые показатели представляется просто нереальной задачей. Достаточная наглядность сводной таблицы (это одно из преимуществ функционально-стоимостного анализа) позволила провести устный опрос относительно качества выполняемых услуг с директором и самим главным бухгалтером. По результатам устного опроса были сделаны следующие выводы:1) Несмотря на то, что функция «Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия» является наиболее значимой качество ее выполнения достаточно низкое (не хватает технических средств, плохо оснащено рабочее место секретаря, не применяются прикладные пакеты программ для автоматизации данного вида деятельности).2) Функция «Выполение отдельных поручений руководства» показалась респондентам не настолько значимой (хотя сводная таблица составлялась именно по их ответам), чтобы стоять на первом месте, хотя качество ее осуществления находится на самом высоком уровне3) Для ведения делопроизводства, как выяснилось, у секретаря не всегда хватает необходимых знаний и опыта, в связи с этим затраты на ее осуществление так высоки4) Ведение регистрационных журналов предприятия осуществляется номинально, хотя необходимые документы предоставляются, что говорит о некоторой бюрократизации в документообороте ООО «Сатурн» Оказалось, что проведение личных бесед и опросов является не менее эффективным методом, чем расчёт численных показателей. Хотя и последним не в коей мере не стоит пренебрегать при оценке уровня качества крупной компании.Исходя из всех полученных данных, экспертная группа сформировала следующие важнейшие задачи совершенствования работы секретаря в ООО «Сатурн»:1) Нужно сократить затраты на выполнение функций: «Ведение делопроизводства» и «Выполение отдельных поручений руководства».2) Нужно избавиться от функции «Обеспечение рабочих места сотрудников предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе»3) Нужно повысить профессиональный уровень самого секретаря.4) Нужно механизировать и автоматизировать процесс выполнения функций: «Ведение делопроизводства» и «Составление писем и запросов»                  2. Мероприятия по совершенствованию трудовой деятельности секретаря на базе функционально-стоимостного анализа2.1. Творческий этапДля поиска ответов на выявленные в ходе аналитического этапа проблемы был использован метод «мозгового штурма» с членами экспертного совета. Была использована методика А. Осборна. Были затронуты все проблемы, заявленные в предыдущей главе. Для записи ответов был использован магнитофон.