Автоматизация процессов учета персонала в ООО

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, учет кадров представляет собой выполнение кадровым работником следующих функций по учету:
• количества отработанных человеко-часов;
• количества отработанных сверхурочных часов;
• количества оплаченных человеко-часов;
• количества человеко-часов, не отработанных работниками (по сравнению с установленной продолжительностью рабочей недели) в связи с переводом их на работу с неполным рабочим днем по инициативе администрации;
• количества человеко-дней отпусков по инициативе администрации;
• коэффициента сменности рабочих.
Движение работников списочного состава характеризуется изменением списочной численности работников вследствие приема на работу и выбытия по различным причинам:
• численность принятых;
• численность выбывших;
• численность выбывших по собственному ж ...

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 6
1. Характеристика компании ООО «ХММР» 8
1.1 Особенности учета персонала в компании (Устав, ТК РФ, орг. структура предприятия) 8
1.2. Организационная структура кадровой службы (Регламент кадровой службы, структура и функции кадровой службы, схема документооборота при приеме на работу). 22
2. Характеристика SAP ERP и ее модуля HR 36
3 Бизнес-процессы поддерживаемыеинформационной системой.---какие процессы поддерживает SAP ERP (Документация SAP ERP) 39
4 Схемы бизнес-процессов ООО «ХММР 42
4.1 База данных кадровой службы (Структура ERP SAP, функциональная структура модуля HR) 42
4.2 Процедуры работы с информационной системой при приеме на работу 46
5 Технико-экономическое обоснование работы 63
Заключение 66
Список литературы 67

ВВЕДЕНИЕ

Мы живем в эпоху информационного общества, роль информации в котором, несомненно, огромна. Это подтверждает основной закон кибернетики: «Чем больше мы имеем информации о системе, тем эффективнее будет управление этой системой». Основная ценность уже не деньги и капитал, а информация: «кто владеет информацией, тот владеет миром». Также отличительной чертой информационного общества является увеличение темпа развития общества, соответственно темпов развития науки, т.е. идет постоянная гонка между производителями программного обеспечения. Во всем этом многообразии выпускаемых программ, необходимо выбрать тот продукт, который будет наиболее полно удовлетворять все потребности нашей организации.
Использование информационных технологий сегодня позволяет повысить конкурентоспособность п редприятия за счет:
 повышения оперативности выполнения основных производственных операций;
 завышенное время на обработку информации;
 снижения влияния человеческого фактора;
 исключения запаздывание информации.
В отношении специализированных программных продуктов, нацеленных на автоматизацию учета, можно сказать, что программа позволяет систематизировать информацию о кадрах предприятия, кандидатах и соискателях на должность, значительно ускорить поиск информации о соискателях, исключить утерю такой информации. В результате значительно экономится время сотрудника предприятия, и оптимизируется процесс закрытия вакансий.
В данном случае эта тема актуальна именно потому, что дает возможность решения определенных практических задач на основе полученных в исследовании данных.
В исследовании рассматривается проблема автоматизация учета кадров кадровой службой предприятия или организации.
Цель исследования – обосновать возможности автоматизации обработки персональных данных с использованием прикладного программного обеспечения.
Объект исследования – кадровый учет на предприятии.
Предмет – средства автоматизации кадрового учета на современном предприятии.
В исследовании решались следующие задачи:
определение функций управления кадрами на предприятии;
определение понятия и сущности кадрового учета на предприятии.
Хронологические рамки моей работы заключают период с начала 50-х гг. XX в. до настоящего времени. Это объясняется тем, что электроника начала развиваться высокими темпами в это время. Именно тогда были написаны коды первых программ ЭВМ – в 1951 г. Джон фон-Нейман предложил механизм самовоспроизводящихся программ – современных вирусов – которые продолжают совершенствоваться и по сей день.
Данная работа базируется на ряде правовых актов. Они регулируют отдельные правоотношения, касающиеся сферы информационного управления.

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.Мотивацией, наймом, оценкой персонала на предприятии занимается менеджер по персоналу.Менеджер несет ответственность за планирование и управление кадровыми программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования, оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации. Менеджер также ведет кадровое делопроизводство. Главный бухгалтер занимается начислением и выплатой заработной платы.Спецификация рабочего места (рабочего процесса) сотрудника по управлениюперсоналом. 1. Подготовка и опыт работы. Менеджер обладает большим опытом по данной профессии. Рабочий стаж – два года.2. Образование. Высшее, курсы, специализирующиеся на работе с персоналом, управлении делопроизводством.3. Знания, навыки и способности. Менеджер обладает знаниями по теории и практике управления персоналом, включая отбор, назначение на должности и оценку работников.4. Степень ответственности. Руководит отделом, состоящим из одного сотрудника, специализирующегося по управлению персоналом.Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию.При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе сотрудников компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата.Обучением вновь принятого персонала занимаются линейные сотрудники, в чье подчинение поступает работник. Внешнее обучение (курсы повышения квалификации) не проводится. Адаптация работника не проводится.Рассмотрим систему оценки персонала. При найме сотрудника используются: тест на профпригодность и интервью.Один раз в год для сотрудников проводится аттестация. Аттестация проводится аттестационной комиссией, включающей сотрудника по персоналу и непосредственного руководителя. Материалами для аттестации служат характеристика руководителя, наличие взысканий. Комиссия проводит собеседование с сотрудником, по результатам которого выносит решение об оценке сотрудника, соответствии занимаемой должности, направлении на переаттестацию после истечения назначенного испытательного срока.Система стимулирования в организации действует в двух направлениях. 1.Материальное стимулирование Материальные денежные стимулы (оплата труда) Работнику ежемесячно выплачивается оклад согласно Положению об оплате труда и стимулирующих выплатах.Сумма премии согласно итогов выполнения плана выплачивается за выполнение показателей эффективности продаж в соответствии с установленным заданием в плане за месяц (согласно фактически отработанным дням); 3. Прочие условия: если Работник находится в командировке, то за ним сохраняется среднедневной заработок, согласно статье 139 Трудового Кодекса Российской Федерации.Основанием для всех выплат является Положение об оплате труда и стимулирующих выплатах. Менеджеры премируются по индивидуальным результатам труда по итогам квартала. Сумма премии зависит от результата и составляет от 20 до 70% от оклада. Материальные не денежные стимулы. 1) Каждые три месяца в организации проводятся соревнования среди сотрудников (кто больше обслужит клиентов без рекламаций). Лучший специалист награждается ценным подарком. 2)За переработку сотрудники получают оплату в двойном размере фактически отработанного времени или предоставляются дополнительные выходные.3) Организуются корпоративные мероприятия (празднования Нового года, 8 марта, 23 февраля проходят за счет организации)6) Предоставляется материальная помощь в кризисных жизненных ситуациях.2. Нематериальное стимулирование1) Поощрение лучших сотрудников на ежемесячных собраниях (вручение сувениров и объявление благодарностей)2) Социальный пакет (оплата больничных, отпусков (в соответствии с российским законодательством; оплата командировочных расходов, медицинская страховка).Таким образом, на предприятии осуществляется работа кадровой службы по всем основным направлениям.2. ХАРАКТЕРИСТИКА SAP ERP И ЕЕ МОДУЛЯ HRПриведем описание SAP ERP. Так, отличительными чертами системы SAP ERP являются:автоматизация коллективной работы участников процесса учета кадров;возможность удаленной работы с базой данных;поддержка групповой переписки по электронной почте;возможность использования квалификационных вопросников;полная автоматизация раздела «Работа» на корпоративном Web-сайте.SAP ERP представляет собой программный продукт для специалистов по подбору персонала.SAP ERP автоматизирует весь цикл ведения проектов по рекрутменту и решает задачи размещения, хранения, поиска и использования всей информации в одном источнике.Программа позволяет создать и вести базу данных кандидатов, работать с различными типами документов, автоматизировать процесс работы с такими сайтами, как hh.ru, superjob.ru, job.ru, rabota.ru (добавление вакансий на работные сайты из программы и сбор откликов от соискателей непосредственно в программу), совместно работать над проектами, формировать отчеты, собирать аналитику и организовывать рабочий процесс.SAP ERP обеспечивает поддержку процесса учета кадров, начиная от формирования профиля требований к должности и до зачисления сотрудника в штат компании. Руководитель службы персонала может отследить затраты на привлечение персонала и оценить эффективность подбора с учетом этих затрат.Для автоматизации процесса учета кадров SAP ERP предлагает следующие возможности:описание, актуализация и размещение вакансий;ведение оперативной работы с кандидатами;анализ эффективности учета кадров и затрат на привлечение.Рассмотрим один из специализированных программных продуктов подробнее.Программа SAP ERP создана для тех, кто заинтересован в эффективном кадровом учете:Для специалистов по работе с кадрами:удобная база претендентов и вакансийпростое ведение кадрового документооборотахранение неограниченного объема данныхмоментальное получение любых отчетовпомощь в планировании аттестаций и обучений персоналасокращение времени на рутинные операцииДля специалистов планово-экономического отдела, ОТиЗ:удобное ведение структуры организации и штатного расписанияхранение истории изменений штатного расписания, возможность отобразить структуру организации на любую дату в прошлом и будущемДля специалистов ОТиЗ:автоматическое формирование табелей по сотрудникамвозможность загрузки табелей с электронной проходнойДля ИТ-специалистов:простота обслуживания программымаксимально автоматизированная работа пользователейсвязь с любыми программами, установленными на предприятииДля руководителей:комплексная картина состояния организации на любой день в прошлом или будущемоперативное получение любой информации о сотрудникахреализация успешной кадровой политикиОпыт внедрения данной программы:Кыштымский огнеупорный заводГосударственное унитарное предприятие «Свердловское областное объединение пассажирского автотранспорта» (Южный автовокзал)ЕМУП «Екатеринбургский хлебокомбинат»МУ «Комитет по строительству и архитектуре Пуровского района», г. Тарко-Сале, ЯНАОКоммерческий Банк «КОЛЬЦО УРАЛА»ЗАО Коммерческий банк «Драгоценности Урала» (ОАО «Русь-Банк»)Таким образом, нами был приведен перечень основных средств автоматизации учета кадров. К таким программам относится: 1С, E-Staff Рекрутер, Experium, Резюмакс. Кроме того, на предприятиях существуют собственные разработки, которые учитывают специфику конкретной организации, однако не имеют того объема функционала и профессионализма, заключенного в распространенных программах.3 БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ПОДДЕРЖИВАЕМЫЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМОЙ.---КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ПОДДЕРЖИВАЕТ SAP ERP (ДОКУМЕНТАЦИЯ SAP ERP)Так, для автоматизации процесса учета кадров необходимо программное обеспечение – специализированные информационные системы, а также техническое обеспечение – компьютер, сервер и т.д.Для того, чтобы автоматизировать процедуру учета кадров, необходимо дать характеристику прикладного программного обеспечения для учета кадров.Приведем характеристику прикладного программного обеспечения для учета кадров.Программы, разработанные для автоматизации учета кадров, имеют своей целью упрощение деятельности кадрового работника, занимающегося учетом персонала. Прикладное программное обеспечение для учета кадров как специализированная программа, отличающаяся от других программ, предназначена для решение задач в конкретной проблемной области. Такая программа, как правило, предназначается для отделов персонала компаний. Такая программа решает следующие специфические задачи: определение целей и принятия решений о необходимости приема специалиста на должность;описание функциональных обязанностей и разработка формализованных требований к специалисту;учет движения персонала;внесение документов, касающихся сотрудника;обработка поступающих резюме и информации о кандидатах (результатах собеседования);определение методов поиска претендентов;формирование списка претендентов;закрепление информации, полученной в результате анкетирования и тестирования, заключительного этапа собеседования. Все программы, действующие в данном направлении, имеют сходный образ построения, что обусловлено задачами, которые решают данные предприятия. Так, типовая схема работы информационной системы данной сферы представлена на рисунке 3.1.Рис. 3.1. Контекстная диаграмма процесса учета кадров4 СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ООО «ХММР4.1 База данных кадровой службыРешение SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) – это наиболее полнофункциональная и надежная HR-система для оптимизации кадровых процессов. Это решение позволяет объединить в рамках одного информационного пространства все бизнес-процессы службы персонала, направленные на привлечение сотрудников, их удержание и мотивирование, донесение стратегических целей компании до каждого сотрудника и получение эффективной управленческой отчетности по всем направлениям HR.С помощью технологий SAP вы сможете усовершенствовать кадровую политику в соответствии с лучшими мировыми практиками, уменьшить затраты на управление персоналом, привлечь и удержать в вашей компании наиболее талантливых специалистов. Эффективная поддержка со стороны информационных технологий помогает оптимизировать работу служб персонала и, как следствие, повысить лояльность сотрудников и их мотивацию.ФункционалАналитика по персоналу и планирование человеческих ресурсов, включая количественный и качественный анализ состава персонала, планирование будущих затрат компании по различным сценариям и формирование бюджетов.Обеспечение и развитие кадрового потенциала, начиная с подбора ценных кадров (в т.ч. с использованием web-интерфейсов), их удержание и развитие в компании и заканчивая применением различных схем мотивации и построением карьерных лестниц с целью формирования кадрового резерва.Административные функции, такие как расчет заработной платы, учет рабочего времени, управление компенсационными пакетами и формирование всей требуемой отчетности.Информационные сервисы в области управления персоналом, помогающие управлять задачами и контролировать их исполнение.4.2 Процедуры работы с информационной системой при приеме на работу Приведем обзор технологий документирования основных кадровых операций. Рассмотрим основные направления работы кадровой службы предприятия.Порядок приема граждан на работу включает следующие процедуры:обращение гражданина к инспектору по кадрам по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;получение от гражданина необходимых документов и их изучение;собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;заполнение бланка приказа о приеме на работу (форма Т-1);собеседование гражданина с инспектором по кадрам, прохождение инструктажа;составление, согласование и подписание трудового договора;выдача работнику экземпляра трудового договора;заполнение инспектором по кадрам унифицированной формы приказа о приеме на работу;распечатка бумажного экземпляра приказа;визирование приказа;его подписание Генеральным директором;ознакомление работника с приказом;выдача по его просьбе заверенной копии приказа;информирование сотрудников о приеме на работу нового работника и дате начала работы;внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);заполнение личной карточки формы №Т-2;внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.Трудовой договор заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организации и работником. Подпись руководителя заверяется печатью предприятия. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Возможно заключение срочных коллективных трудовых договоров, например, наем ремонтной бригады.Существует возможность оформления договора на электронном носителе. Например, заявление на отпуск может оформляться как электронный документ. Однако, при неисправности СЭДО возникает риск непредоставления отпуска по графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, привлечения к уголовной ответственности должностных лиц организации при неначислении и невыплате «отпускных».Рассмотрим некоторые вопросы, связанные с нарушением документационного обеспечения ведения трудовых книжек.Наиболее часто встречающееся нарушение: задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.Так, например, в литературе описан следующий случай.Суть спора. Гражданин Г. обратился в суд иском к организации о взыскании заработной платы за время задержки выдачи трудовой книжки и компенсации морального вреда.9 августа 2011 г. Г. был уволен. Копия приказа о прекращении трудовых отношений по п. 1 ст. 81 ТК РФ была направлена Г. почтовым отправлением, однако трудовую книжку в день увольнения он не получил. Ее выдача была произведена 26.01.2012, в связи с чем работодатель грубо нарушил трудовые права Г. Таким образом, в результате задержки организацией выдачи трудовой книжки истец был лишен возможности трудиться.Рассмотрим, какие сведения о работнике должны вноситься в трудовую книжку и какие ошибки при этом могут быть допущены.Сведения о работнике вносятся работодателем по первому месту работы сотрудника, впервые устраивающегося на работу.К таким сведениям относятся Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия и специальность. Данные сведения указываются на титульном листе трудовой книжки на основании представленных работником документов: паспорта (иного документа, удостоверяющего личность), документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 9 Правил). Внесенные данные заверяются подписью работника (владельца книжки) и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации или кадровой службы. Все записи в трудовую книжку вносятся без каких-либо сокращений.К документам, заменяющим паспорт гражданина и удостоверяющим его личность, относятся следующие документы:военный билет или временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, либо удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);временное удостоверение личности гражданина РФ;документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому последний осуществляет въезд в РФ в соответствии с данным Законом;справка по форме, утвержденной Распоряжением Минюста России N 292, МВД России N 724, Минобороны России N 1, ФСБ России N 23 от 25.09.2003, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемым и обвиняемым.На основании п. 2.1 Инструкции такими документами также могут быть заграничный паспорт и водительские права.Наиболее распространенная ошибка – это неверное указание сведений о работнике (фамилии, имени, отчества и др.), которые необходимо будет исправить (изменения также придется внести в случае смены работником фамилии, имени или отчества). При этом если ошибка была обнаружена непосредственно при заполнении, испорченный бланк трудовой книжки или вкладыш в нее нужно списать и уничтожить, составив соответствующий акт (п. 42 Правил).Если ошибка была обнаружена спустя какое-то время уже в другой организации, ее может исправить кадровый работник нового работодателя на основании соответствующих документов: паспорта, свидетельств о браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату (п. 2.3 Инструкции). Неверная запись зачеркивается тонкой линией, рядом (снизу) ставится правильная, а на оборотной странице обложки производится запись, образец которой приведен ниже (рис. 1).┌──────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐│ │Трудовая книжка ││Фамилия Селиверстова │ТК N 36925814 ││изменена на фамилию │ -Селиверстова- ││Сильверстова на основании │Фамилия ---------------------------- ││паспорта серии 2204 │ Сильверстова ││N 562478, выданного ОВД │------------------------------------ ││Нижегородского района │____________________________________ ││г. Нижнего Новгорода │ Марина ││20 февраля 2010 г. │Имя -------------------------------- ││ │ Николаевна ││ │Отчество --------------------------- ││ │ 16 октября 1985 г. ││ │Дата рождения ---------------------- ││ │ (число, месяц, год) ││ │ высшее ││ │Образование ------------------------ ││ │ врач-специалист ││Менеджер по персоналу │Профессия, специальность --------------- ││Сорокина │ 13 октября 2010 ││(печать) │Дата заполнения «--» ------------ г. ││ │ Сильверстова ││ │Подпись владельца книжки --------------- ││ │ ││ │ Подпись лица, ответственного ││ │ за ведение трудовых книжек ││ │ Сорокина ││ │ М.П. ------------ ││ │ (разборчиво) │└──────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┘Рис. 4.1. Образец заполнения трудовой книжкиДанная запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица (работника кадровой службы) и печатью организации (печатью кадровой службы).Рассмотрим особенности внесения записей о приеме на работу.