Организация работы с документами за рубежом (делопроизводство) (Украина , Белоруссия , Казахстан)

В ходе проведенного исследования изучены законодательные и нормативно-методические акты, разработанные и введенные в действие на территории Украины, Республики Беларусь и Республики Казахстан после 2000 года. Данные акты представляют собой систему международного законодательства, направленного на регулирование вопросов, касающихся сферы делопроизводства и архивного дела.
В процессе изучения законодательства стран мы выявили, что Украина и Республика Беларусь используют закон «об информации и информатизации» – о документах на бумажных и электронных носителях, Республика Казахстан – закон «об информатизации», в котором речь идет только об электронных документах. Российские нормативные акты разработаны относительно и бумажного и электронного делопроизводства.
Закон о «нормативно-правовых акт ...

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы законодательной и нормативной базы Украины, Беларуси, Казахстана в сфере организации делопроизводства 6
1.1. Законодательная и нормативная база Украины в сфере организации делопроизводства 6
1.2. Законодательная и нормативная база Республики Беларусь в сфере организации делопроизводства 13
1.3. Законодательная и нормативная база Республики Казахстан в сфере организации делопроизводства 16
Глава 2. Организация работы с документами на предприятии 22
Заключение………………………………………………………………………….40
Список источников и литературы 43

В современном высококонкурентном обществе разработка и внедрение технических нормативных правовых актов (ТНПА) в любой сфере деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и повсеместного распространения наилучших технологий и методов работы. ТНПА необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия международным нормам .
Усиление значения экономических факторов и, как следствие этого, юридической силы документов повышает актуальность данного исследования в сфере управления документами. Ларин М.В. так определяет развитие отрасли делопроизводства: «направленные на отход от примата делопроизводства, от классического деления документации «по системам» и на переход к создани ю высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления» .
В данном исследовании предметом выступают регламентация и управление основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Объектом исследования будут системы управления документацией, повышающие эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления.
Целью исследования является исследование стандартизации в Украине, Беларусии, Казахстане регламентов и процедур управления всеми документами, которые призваны обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.
Для реализации цели данной работы следует решить следующие задачи:
– определить международные ТНПА, которые содержат весь мировой опыт разработки, внедрения и эксплуатации систем управления документами;
– изучить законодательную и нормативно-правовую базу трех государств;
– провести анализ и выявить схожие и различные стороны в законодательной и нормативно-правовой базе государств;
– провести анализ организации делопроизводства в трех государствах.
В последние годы ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что документы стали не только привычными, но и предпочтительными в ходе судебных разбирательств привело росту объема продаж международных систем управления документацией и информационными ресурсами в странах-лидерах в области ИТ.
Так, источниками для данного исследования служат законы в области информации и информатизации в Украине Беларуси и Казахстане, как постсоветские страны СССР. Закон о Национальном фонде страны присутствует в теоретическом исследовании темы. Нормативно-правовая база отражена в типовых положениях о создании экспертно-проверочных комиссий на базе государственных архивов, экспертных комиссий на базе архивов организаций; типовых инструкциях по делопроизводству в государственных органах стран и республик. Рассмотренная литература в работе – это учебные пособия для студентов, научные статьи, авторефераты на соискание научных степеней. Теоретические основы делопроизводства и организации архивного дела и делопроизводства за рубежом отражены в работах авторов таких как Кузнецова Л., Рогожин, Андреева В, Басаков М, Быкова Т, Кирсанова М.
В практической части работы приводятся примеры организации делопроизводства на предприятиях государства Украина, республик Беларусь и Казахстан.
В заключении работы даются выводы сделаны в процессе анализа работы, приводится список источников и использованной литературы, а также примечания.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. Сфера действия настоящего Закона
Настоящий Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, –– граждане), по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее –– Национальный архивный фонд), а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь.
Действие настоящего Закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь (далее –– представительства иностранных организаций), в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Статья 2. Основные термины, применяемые в настоящем Законе, и их определения
В настоящем Законе применяются следующие основные термины и их определения:
http://www.ng.by/ru/issues?art_id=62016
Закон об информации
http://www.pravo.by/main.aspx?guid=3871&p0=h10800455&p2={NRPA}
http://www.ziz.by/publications/17
www.minjust.by/dfiles/stb_arch.doc
Порядок ведения делопроизводства
http://pravo.by/main.aspx?guid=3871&p2=5/35055
типовая инструкция по делопроизводству
otdelkadrov.by/number/2009/3/0320091/
1.3. Казахстан
ГОСТ
www.mikosoft.kz/dox_sub13.html
Типовая инструкция
about.toowto.kz/sites/default/files/e-pravitelstvo/3prikaz.doc
Архивное дело
http://www.cga.kz/index.php?module=zakon
Глава 2. Организация работы с документами на предприятии
Все документы, поступающие в организацию или на предприятие, принимаются централизовано в канцелярии общего отдела (далее - канцелярия).
В случае поступления документов в нерабочее время, они принимаются оперативным дежурным. Почтовая корреспонденция сортируется сотрудником канцелярии, секретарем или помощником руководителя в зависимости от штатного расписания и должностных обязанностей. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям предприятия, передается по назначению. Документы, адресованные директору и его заместителям, остается в канцелярии для регистрации и дальнейшей работы в соответствии с положением об отделе. Пакеты с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресатам.
При вскрытии конвертов проверяется соответствие номеров на документах и конвертах. При выявлении отсутствия документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру документа специалист канцелярии (в соответствии с функциональными обязанностями) уточняет причину. В случае возникновения спорной ситуации составляется акт в 2-х экземплярах за подписью данного сотрудника, один из которых направляется отправителю, второй остается в канцелярии.
Уточнение выявленных несоответствий в документах с пометкой «конфиденциально» / «для служебного пользования» осуществляет работник сектора режимно-секретной службы.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа. Конверты прилагаются также к заказным письмам.
Неправильно оформленные документы (неподписанные, незаверенные), поврежденные присланные не по адресу, возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
С целью обеспечения учета поступивших документов, контроля их исполнения, оперативного поиска и использования имеющей в документах информации осуществляется регистрация документов.
Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от вида документа, автора или содержания согласно утвержденной номенклатуре дел. Например, отдельно регистрируются законы, акты и корреспонденция Президента РФ и Кабинета Министров РФ, распоряжения председателя городской госадминистрации, приказы директора предприятия в зависимости от их содержания (по основной деятельности, о поощрении и наложении взыскания, предоставлении отпуска, командировании сотрудника, т.п.), приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.
Во время регистрации документу присваивается условное обозначение, состоящее из порядкового номера, индекса по номенклатуре дел, индекса картотеки и года регистрации. Для регистрации документов может использоваться журнальная, карточная форма или автоматизированная, путем создания электронной базы данных с применением персонального компьютера.15
При карточной форме регистрации на каждый документ заводится отдельная регистрационная карточка.
Эффективность использования карточной системы определяется следующим: карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их систематизации; создать несколько картотек; заполнять карточки (в отличие от журналов) можно на пишущей машинке; регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного заполнения карточек несколькими работниками (вносить данные в журнал может только один человек).
С применением карточек повышается возможность оперативного нахождения документа или группы документов и одновременно сокращается трудоемкость регистрационных операций.
Законы РФ, постановления Правительства, акты и поручения Президента и Премьер-министра РФ, а также другие документы регистрируются в автоматизированном режиме с занесением в центральный банк регистрационных данных.
Как и при карточной форме регистрации в базе данных ПК на каждый документ заводится регистрационная карточка. В нее вносятся название вида документа, корреспондент, дата и индекс документа, дата и индекс получения, заголовок или краткое содержание, резолюция, ответственный исполнитель, срок исполнения, отметка о выполнении.
Все документы, поступившие в адрес руководителя предприятия, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.
Сотрудником канцелярии в соответствии с функциональными обязанностями осуществляется регистрация и предварительное рассмотрение документов, направленных в адрес руководителя и заместителей.
Документы, адресованные структурным подразделениям предприятия, направляются им без предварительного рассмотрения в канцелярии.
Главная цель предварительного рассмотрения документа – установление лица или подразделения, которым должен быть направлен документ.
В ходе предварительного рассмотрения документов осуществляется: выявление необходимости регистрации документов;
- определение контрольности документа и проставление на нем штампа «Контроль» (при необходимости);
- представление документов на доклад руководителя и его заместителям в соответствии с их функциональными обязанностями.
В процессе предварительного рассмотрения документов также выясняют, нет ли ошибок в оформлении документа, исключающих возможность его исполнения (отсутствие подписи, печати, грифа утверждения и т.п.).
Предварительное рассмотрение документов производится непосредственно после вскрытия корреспонденции и сортировки документов и должно осуществляться в день получения или в первый рабочий день в случае поступления в нерабочее время.
Оно производится, во-первых, путем всесторонней их оценки и, во-вторых, путем установления меры компетентности, необходимых для решения поднимаемых в документах вопросов.
Во время предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться структурой предприятия, приказами директора, установленными схемами прохождения документов. В ряде случаев при распределении документов учитываются специальные указания руководства.
Руководителю предприятия сразу после регистрации передаются акты и поручения Президента, поручения Премьер-министра, запросы и обращении депутатов РФ в папке с грифом «Срочно».
Законы РФ, постановления Кабинета Министров РФ, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления, а также наиважнейшие документы, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия и требуют принятия решения руководством, рассматриваются в первую очередь.
В ходе предварительного рассмотрения выявляются документы с информацией, которую необходимо направлять лицу, ее накапливающему и обобщающему, для дальнейшей подготовки итогового материала к докладу руководству, а также другие документы, которые должны быть направлены в структурные подразделения, исходя из оценки их содержания и в соответствии с функциями и компетенцией этих подразделений.
В этом случае допускается проставление, обычно в правой части верхнего поля первого листа документа, условного обозначения в которое направляется документ, либо фамилии исполнителя, либо и то и другое вместе.
Дальнейшие операции, связанные с предварительным рассмотрением документов (корректировка или уточнение срока исполнения, отметка маркером фразы, наиболее полно выражающей содержание документа, выделение отдельных строк, на которые необходимо обратить особое внимание, предварительная подготовка текста резолюции и исполнителей и т.п.) осуществляют помощники руководителей и заместителей.
На документе, находящемся в делопроизводстве, проставляются следующие отметки:
- о получении (регистрации документа) – на нижнем правом поле первого листа документа;
- о взятии документа на контроль (при необходимости) – в верхнем правом углу документа ставится штамп «Контроль» или буква «К»;
- о выполнении документа – в нижней части первого листа документа.
Она содержит краткую информацию о выполнении документа и направлении его в дело, дата направления документа в дело, наименование и подпись исполнителя.
Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе. На копиях документа этот реквизит дополняется личной подписью исполнителя и датой визирования.
Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления проекта документа, его изготовления, согласования, подписания, утверждения, регистрации и отправки.
Исполнитель составляет проект документа и оформляет его на ПК в соответствии с установленными требованиями (либо передает его для оформления в машинописное бюро в установленном порядке).
Согласование проекта документа производится со структурными подразделениями или сотрудниками, которые в соответствии и их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. На документе, подготовленном структурным подразделением, кроме визы непосредственного исполнителя и начальника подразделения должна стоять виза заместителя руководителя, курирующего данное направление. При необходимости виза ответственного исполнителя может быть дополнена визами соисполнителей.
Ответственность за правильность содержания, составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился, несет ответственный исполнитель. Все материалы передаются заместителю руководителя или руководителю вместе с проектом документа, или же они находятся у исполнителя. Подготовленный проект документа исполнителем направляется в структурное подразделение предприятия, которое отвечает за контроль сроков исполнения данного документа (общий отдел или отдел контроля). Соответствующим структурным подразделением проект документа направляется на визирование и подпись заместителю руководителя и руководителю (в соответствии с резолюцией).
После подписания документов руководителем или его заместителем они передаются в канцелярию для дальнейшей регистрации и отправки по назначению.
Документы, созданные на электронных носителях, отсылаются с сопроводительным письмом в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
В регистрационных карточках (журнале регистрации исходящей корреспонденции) указываются номера исходящих документов, дата регистрации, краткое содержание, номер дела, в котором будет храниться копия исходящего письма или структурное подразделение, в которое она передана для хранения. При формировании электронной базы эти сведения дополняются информацией о подразделении, в котором подготовлено письмо и кем оно подписано.
Механизация и автоматизация делопроизводственных процессов является обязательным условием рациональной организации делопроизводства на предприятии, способом повышения производительности и удешевлении управленческого труда.
Содержание программного обеспечения и используемых средств зависят от конкретных условий работы аппарата управления с документами, в частности от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда сотрудников, количества и содержания документов, потребностей в оперативной и ретроспективной информации, степени централизации работ с документами.
Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ПК, выведение результатов ее обработки в форме распечаток или видеограмм, совместимость с другими информационными системами, а также возможность объединения их в единую систему.
Для правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться индивидуальная номенклатура дел.
Номенклатура – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В данную номенклатуру включаются все документы, создаваемые в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое учреждение должно иметь индивидуальную номенклатуру дел. Сводная индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит, как правило, из номенклатур дел отдельных структурных подразделений и первичных общественных организаций, действующих в учреждении. Один из разделов которой представляет собой номенклатуру дел кадровой службы.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации включает заголовки лишь тех дел, которые ведутся в этой организации.
Таким образом, номенклатура дел обеспечивает единую систему формирования дел, учет и быстрый поиск по их содержанию и видам, отбор документов на государственное хранение. В номенклатуре дел определены сроки хранения документов со ссылкой на номер соответствующей статьи, указанной в Перечне типовых управленческих документов.
Глава 3. Подготовка документов к сдаче в архив