Анализ выполнения плана отгрузки изделий предприятием в стоимостном выражении.

6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов.
Создадим отчет Отклонение с помощью Мастера создания отчетов. Для заказчика ТД «МебельГрад» за 5 месяц отчёт примет вид:

Рисунок 29 - Вид отчета Отклонение
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов.
Чтобы войти в Конструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать.
В примечании отчета под полями Сумма-план, Сумма-факт и Отклонение нужно ввести соответственно: =Sum([Сумма-план]) и =Sum([Сумма-факт]) и =Sum([Отклонение]).
В результате выполненной корректировки отчет, для заказчика ТД «МебельГрад» за 5 месяц, примет вид:

Рисунок 30 - Вид отчета Неполная оплата
6.3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мы ...

Содержание
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 3
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 3
1.2. Перечень входных (первичных документов) 5
1.3. Ограничения предметной области 10
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 11
2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задач 11
2.2. Описание выходной информации 11
2.3. Описание входной информации 12
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 14
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов. 14
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели. 15
3.3. Определение логической структуры базы данных 18
3.4. Разработка физической структуры базы данных. 19
3.5. Контрольный пример 21
4. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 23
4.1. Структура таблиц 23
4.2. Схема данных в Аccess 24
4.4.Ввод данных 27
5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВ 30
6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ 35
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. 35
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. 35
6.3. Вывод отчёта на печать 36
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМ 37
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 38

В ходе исследования предметной области обнаружено, что предприятие производит изделия широкого потребления.
Система управления предприятием состоит из подсистем:
технической подготовки производства (разработка изделия, технологическая разработка),
планирования,
бухгалтерского учёта, материально-технического обеспечения процесса производства,
маркетинга,
финансового управления,
реализации и сбыта готовой продукции,
управление кадрами и другие.
Отделы управления предприятием выполняют выделенные комплексы задач с помощью закреплённых за ними подсистем управления: бухгалтерия - бухгалтерский учёт, плановый отдел - подсистема планирования и так далее. На малых предприятиях несколько подсистем управления с комплексами задач могут быть поручены отдельному специалисту.
В качестве предметн ой области рассмотрим деятельность отдела реализации и сбыта предприятия.
Сотрудники данного отдела выполняют функции контроля и учёта, выполняют функции анализа при решении перечисленных комплексов задач:
• анализ выполнения плана производства продукции,
• анализ выполнения плана отправки продукции заказчикам,
• анализ выполнения финансового плана,
• анализ перемещения продукции на складах,
• анализ обеспеченности плана отгрузки фактически сданной на склад продукцией, и другие.
При выполнении задач анализа обнаруживаются отклонения плановых данных фактическим. Если план реализован, отклонение равно нулю – это норма. Когда фактические данные выше плановых, то происходит превышение плана – образование излишка. Когда фактические данные ниже плановых показателей, план не выполнен – образуется дефицит.
В ходе анализа делается заключение (излишки или дефицит). Сотрудники отдела реализации и сбыта выясняют причины отклонений от плана и вырабатывают решения для удаления этих причин.
В ходе обследования отдела реализации и сбыта проанализированы главные процессы, отвечающие за формирование всех показателей, которые необходимы для выполнения набора задач подсистемы реализации и сбыта.
До начала планируемого года отдел планирования создаёт:
• планы производства продукции всеми цехами предприятия на последующий год с месячной разбивкой,
• план отправки продукции клиентам или список договоров на последующий год с месячной разбивкой.
Цехи отправляют готовую продукцию на склад. Процесс фактического производства изделий и передачи их на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных отображается дата передачи продукции на склад. Исходя из типа производимых изделий, их передача на склад производится несколько раз в месяц или несколько раз в день. Для проведения анализа выполнения плана выпуска продукции фактические данные группируются по месяцам.
Потребителям в соответствии с договорами отправляют со склада готовую продукцию. Факт отправки оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты отгрузки. После получения продукции потребитель должен оплатить полученные товары через банк. Банк составляет платёжные поручения и сообщает информацию о платежах на предприятие.
При анализе работы отдела реализации и сбыта выявлено, какие организационные мероприятия требуется выполнить для получения конечных документов.
1. Проведение анализа выполнения плана выпуска продукции цехами предприятия по месяцам
2. Проведение анализа выполнения плана отправки продукции по месяцам
3. Проведение анализа выполнения финансового плана
Разберем второй случай:
Месяц Номер
склада Наименование
изделия Количество Дефицит
(в руб.)
отгрузка
по договору Фактически
отгружено

Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий; список складов; список договоров, заключённых с заказчиками; список товарно-транспортных накладных.
В списке договоров отгрузка изделий планируется по месяцам. Заказчик может получать заказанные изделия частями. Каждая отгрузка изделий оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты.
Для анализа выполнения плана отгрузки следует, в первую очередь, по товарно-транспортным накладным определить фактическую отгрузку каждого изделия по месяцам (дату перевести в месяц и подсчитать фактическую отгрузку за месяц). Для расчёта дефицита отгрузки в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.
Перечень комплекса задач:
• По товарно-транспортным накладным получить общее количество каждого отгруженного изделия со склада по месяцам.
• Подсчитать отклонение по каждому изделию как разность между планом и фактом отгрузки по месяцам.
• Определить дефицит отгрузки в стоимостном выражении.

В общей части отображается номер договора, номер ТТН, дата отгрузки продукции.Ограничения предметной областиПо предметной области «Деятельность отдела сбыта и реализации готовой продукции предприятия» введём некоторые ограничения:На предприятии имеется несколько цехов, несколько складов. Предприятие выпускает несколько видов изделий, использует несколько единиц измерения. У изделия только одна единица измерения. У разных изделий может быть одинаковая единица измерения. С одним заказчиком можно заключить несколько договоров. Каждый договор заключается с одним заказчиком. Номер договора неизменен и уникален для предприятия. В каждом договоре может быть несколько наименований изделий. Одно и то же изделие может быть указано в одном договоре несколько раз в разные месяцы. Номер документа оботгрузке готовой продукции (ТТН) уникален для предприятия. Каждая ТТН относится только к одному договору. По одному договору может быть несколько отгрузок. ТТН может содержать несколько наименований изделий. Все цены - в рублях. 2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ2.1. Организационно-экономическая сущность решаемых задачОдной из основных проблем в организации бесперебойной отгрузки товара по договорам является анализ выполнения плана отгрузки изделий предприятием по заказчикам за конкретный месяц в стоимостном выражении.Для разрешения этого набора задач необходимы первичные документы: список заказчиков; список выпускаемой продукции; список товарно-транспортных накладных; список договоров, заключенных с заказчиком.Для расчета отклонения отгруженной продукции по договорам и по факту по всем заказчикам на заданный месяц, в первую очередь, по документам Договор получить общее количество каждого изделия запланированного к отгрузке конкретному заказчику за заданный месяц. Что бы определить стоимость запланированного к отгрузке товара, нужна Цена из таблицы Изделия. По товарно-транспортным накладным определить количество отгруженного товара конкретному заказчику за заданный месяц (дату перевести в месяц и подсчитать суммарную отгрузку за месяц). И также определить стоимость отгруженного товара. Отклонение по каждому изделию определить как разность между стоимостью запланированного к отгрузке и уже отгруженного товара. Подсчитать итоговую сумму.Перечень комплекса задач:По документам “Договор” получить общее количество каждого изделия в стоимостном выражении, запланированного к отгрузке заданному заказчику за заданный месяц. По документам “Товарно-транспортная накладная” получить общее количество каждого отгруженного изделия в стоимостном выражении заданному заказчику за заданный месяц. Подсчитать отклонение по каждому изделию в стоимостном выражении. Подсчёт в строке “Итого ” выполнить в отчёте. 2.2. Описание выходной информацииВыходную информацию представим в виде отчетных форм:Анализ выполнения отгрузки за _____месяцзаказчику______________ (Наименование)НаименованиеизделияЕд. измер.Сумма (в руб)Отклонение (в руб.)Отгрузка по договорамФактически отгружено…………Итого???Описание входной информацииВходную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и, на постоянно меняющуюся оперативно-учётную.Список выпускаемых изделий; список заказчиков относят к условно- постоянной информации; список договоров, заключенных с заказчиком; список товарно-транспортных накладных относятся к оперативно-учетной информации.Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления представим в виде таблицы:Таблица 1. Перечень первичных документов№п/пНаимен. документаРеквизитыОт кого поступаетСрок поступления1.Список выпускаемых изделийКод изделияНаименование изделияЕдиница измеренияЦенаНомер складаФинансовые органыДо начала планируемого года2.Список заказчиковКод заказчикаНаименование заказчикаАдресФинансовые органыДо начала планируемого года3.Список договоровНомер договораКод заказчикаМесяц отгрузкиКод изделияКоличество Финансовые органы До начала планируемого года4Список товарно-транспортных накладныхНомер ТТНДата отгрузкиНомер договораКод изделияКоличество по ТТНБанкПо мере перечисления3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.В соответствии с перечисленным выше перечнем входных документов были созданы следующие сущности:Изделие – хранится информация о выпускаемых изделиях.ЕдИзм – хранится информация об единицах измерения выпускаемых изделийЗаказчик - хранится информация о заказчиках производимых изделийДоговор – хранится информация о списке договоров заключаемых с заказчиком СДОГ (спецификация договора) – сведения о месяце отгрузки и количестве продукции, которая должна быть отгружена по договорамТТН (товарно-транспортная накладная) - список документов, которые выписываются заказчикам при отгрузке готовых изделий СТТН (спецификация ТТН) - сведения о виде и количестве отгруженных изделийКаждому объекту соответствуют свои атрибуты:Изделие: Код изделия, Наименование изделия, Единицы измерения, Цена, Склад;ЕдИзм: Код единицы измерения, Наименование ед. измерения;Заказчик: Код заказчика, Наименование заказчика, Адрес;Договор: Номер договора, Код заказчика.СДОГ: Номер договора, Месяц отгрузки, Код изделия, Количество.ТТН: Номер ТТН, Дата отгрузки, Номер договора.СТТН: Номер ТТН, Изделие, Количество по ТТН.Выберем для каждой сущности ключевые атрибуты, однозначно определяющие сущность. Для сущности «Изделие» это будет уникальный код изделия, для сущности «ЕдИзм» это будет уникальный код единицы измерения. Сущность «Заказчик» определяется уникальным кодом заказчика. Для сущности Договор определяется уникальным номером договора, а для сущности СДОГ это будет составной ключ – номер договора, месяц отгрузки и код изделия. Сущность ТТН определяется уникальным номером ТТН, а СТТН составным ключом – номер ТТН и кодом изделия. 3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.При проведении связи между сущностями первичный ключ главной сущности помещается в дочернюю сущность, то есть в сущность «Изделие» будет вставлен первичный ключ сущности «ЕдИзм» - Код единицы измерения. В сущность «Договор» будет вставлен первичный ключ таблицы «Заказчик» - Код заказчика. И в сущность ТТН будет вставлен первичный ключ таблицы «Договор» - Номер договора.В базе данных определены следующие отношения между таблицами:Таблица 2. – Классификация связей№Родительская таблицаДочерняя таблицаКлючиВид связи1ЕдИзмИзделиеКод единицы измеренияКод единицы измерения1:М2ЗаказчикДоговорКод заказчикаКод заказчика1:М3ДоговорСДОГНомер договораНомер договора1:М4ИзделиеСДОГКод изделияКод изделия1:М5ИзделиеСТТНКод изделияКод изделия1:М6ТТНСТТННомер ТТННомер ТТН1:М7ДоговорТТННомер договораНомер договора1:MВыбор таких связей между таблицами «ЕдИзм» и «Изделие» обусловлен тем что, на одной единицей измерения может измеряться несколько изделий. Для таблиц «Заказчик» и «Договор»– с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров. Для таблиц «Договор» и «СДОГ» и «Изделие» и «СДОГ» по одному договору может быть запланировано к отгрузке несколько изделий. Для таблиц «ТТН» и «СТТН» и «Изделие» и «СТТН» по одному товарно-транспортной накладной может быть отгружено несколько изделий. Для таблиц «Договор» и «ТТН» по одному договору может быть несколько товарно-транспортных накладных. Для описания инфологической модели есть несколько способов, однако, применение диаграмм «сущность-связь» (ER – Entity Relationship) [1] в настоящее время является одним из наиболее широко распространенных подходов, используемых при инфологическом моделировании. Предложенная П. Ченом в 1976 г. ER-модель модель, или «сущность-связь», является наиболее широко используемым представителем класса семантических (инфологических, концептуальных) моделей предметной области. ER-модель типично отображается в графическом виде, с применением оригинальной нотации П. Чена, известной как ER-диаграмма, или с применением других графических нотаций.Главные достоинства ER-моделей:модели обеспечивают возможность проектирования баз данных с большим количеством атрибутов и объектов; наглядность;ER-модели очень часто используются в системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERWin).Основные элементы ER-моделей:атрибуты объектов;связи между объектами.сущности (объекты);Сущность — объект предметной области, у которого есть атрибуты.Связь между сущностями определяется:типом связи (N:М, 1:N, 1:1,);классом принадлежности. Класс бывает необязательным и обязательным. Класс принадлежности — обязательный, когда каждый экземпляр сущности принимает участие в связи, в другом случае — необязательный.На рисунке 3 представлена инфoлoгическaя модель базы данных, на которой отображены все сущности БД, отношение между ними и атрибуты.Изделиекод_изделияНаименование изд.Код ед. изм.Цена Номер складаЕдИзм1Код ед. изм.ФИО3ДоговорКоличество по ЦНКод изделияНомер цеховой накл.Номер цехаСДОГДата сдачиНомер цеховой накладнойНомер цехаСТТН5Номер ТТНКод изделияКоличество по ТТНТТН6Дата отгрузкиНомер ТТННомер договора4ЗаказчикКод заказчикаНаименование заказчикаАдрес27Рисунок 3 – Инфологическая модель базы данных3.3. Определение логической структуры базы данныхИнфологическая модель предметной области используется при даталогическом моделировании. В этом случае главной задачей даталогического моделирования будет описание свойств понятий предметной области, их ограничения, накладываемые на данные и взаимосвязь. Начальным прототипом разрабатываемой базы данных является даталогическая модель. Все понятия, определённые в ходе исследования предметной области и их взаимосвязи в дальнейшем будут помещены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных [2].В результате разработки даталогической модели появляется модель, построенная с учетом выбранной модели данных, полученная в результате преобразования инфологической модели с применением определенных правил.Из этого следует, что даталогическая модель отображает структуру базы данных с учетом особенностей модели данных. Реляционная модель данных на сегодняшний день является наиболее популярной. Исходя из этого рассмотрим трансформацию инфологической модели в реляционную даталогическую.На рисунке 4 пpивeдена схема бaзы дaнных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия».Рисунoк 4 – Сxeма бaзы дaнных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»3.4. Разработка физической структуры базы данных.Рассмотрим правила преобразования ER-модели в реляционную [3].Каждой сущности ставится в соответствие отношение реляционной модели данных. При этом имена сущности и отношения могут быть различными, потому что на имена сущностей могут не накладываться дополнительные синтаксические ограничения, кроме уникальности имени в рамках модели.Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. Для каждого атрибута задается конкретный допустимый в СУБД тип данных и обязательность или необязательность данного атрибута (то есть допустимость или недопустимость NULL значений для него).Первичный ключ сущности становится PRIMARY KEY соответствующего отношения. Атрибуты, входящие в первичный ключ отношения, автоматически получают свойство обязательности (NOT NULL).В каждое отношение, соответствующее подчиненной сущности, добавляется набор атрибутов основной сущности, являющейся первичным ключом основной сущности. В отношении, соответствующем подчиненной сущности, этот набор атрибутов становится внешним ключом (FOREING KEY).Для моделирования необязательного типа связи на физическом уровне у атрибутов, соответствующих внешнему ключу, устанавливается свойство допустимости неопределенных значений (признак NULL). При обязательном типе связи атрибуты получают свойство отсутствия неопределенных значений (признак NOT NULL).Исходя из вышеизложенных правил, приведем состав таблиц БД. Для каждого поля таблицы указывается размер поля (количество символов), тип. Для первичных ключей необходимо ввести запрет неопределенных значений. Для остальных полей возможность запрета неопределенных значений определяется семантикой предметной области.Таблица 3. Состав таблиц базы данных «Отдел сбыта готовой продукции предприятия»Названиетаблицы и ИО РеквизитыКлючТип данныхФормат поляИзделиеКод изделияДаТекстовыйНаименование изделияТекстовыйКод единицы измеренияТекстовыйЦенаДенежныйНомер складаТекстовыйЕдИзмКод единицы измеренияДаТекстовыйНаименование ед. измеренияТекстовыйЗаказчикКод заказчикаДаТекстовыйНаименование заказчикаТекстовыйАдресТекстовыйДоговор Номер договораДаТекстовыйКод заказчикаТекстовыйСДОГ (спецификация договора)Номер договораДаТекстовыйМесяц отгрузкиДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличествоЧисловойТТН (товарно-транспортная накладная)Номер ТТНДаТекстовыйДата отгрузкиДата/времяКраткий формат датыНомер договораТекстовыйСТТН (спецификация ТТН)Номер ТТНДаТекстовыйКод изделияДаТекстовыйКоличество по ТТНЧисловойцелое3.5. Контрольный примерПо приведенным исходным данным выполним вручную решение поставленной задачи (контрольный пример).Рассчитаем общее количество каждого изделия в стоимостном выражении, запланированного к отгрузке. Для этого отберем записи из Договор, СДОГ, Заказчик, Изделие. Также сгруппируем данные по наименованию изделия, по наименованию заказчика, и по месяцу отгрузки и просуммируем по произведению Количества и Цены (Сумма-план). По договору с заказчиком ТД "МебельГрад" в пятом месяце запланированы к отгрузке изделия: 123460 количеством 100, 123463 количеством 95, 123466 количеством 110. Чтобы рассчитать количество каждого изделия в стоимостном выражении умножим на цену изделия из таблицы Изделие. Для изделия 123460: 100*6120=612000р. Для изделия 123463: 95*3740=355300р. Для изделия 123466: 110*5610=617100р. Итого 612000+355300+617100= 1584400р.Рассчитаем общее количество каждого отгруженного изделия в стоимостном выражении. Для этого отберем записи из ТТН, СТТН, Заказчик, Изделие. Сгруппируем данные по наименованию изделия, наименованию заказчика и по месяцу отгрузки и просуммируем по произведению Количества и Цены (Сумма-факт). По ТТН заказчику ТД "МебельГрад" в пятом месяце были отгружены изделия: 123460 количеством 95 и 123466 количеством 90. В стоимостном выражении для изделия 123460: 95*6120=581400р. Для изделия 123466: 90*5610=504900р. Итого: 581400+ 504900=1086300р. Изделие 123463 отгружено не было. Это может быть, например, в случае отсутствия транспорта в этом месяце.Для расчета отклонения из результата, полученного в первом пункте, вычтем результат, полученный во втором пункте. Для изделия 123460: 612000-581400=30600р. Для изделия 123463: 355300р. Для изделия 123466: 617100-504900=112200р.И подсчитаем итог. 30600+355300+112200=498100р.В результате получим отчет со следующими данными:Таблица 4. Анализ выполнения отгрузки за 5 месяц заказчику ТД «МебельГрад»Наименование изделияЕд. измер.Отгрузка по договорамФактически отгруженоОтклонениеШкаф угловойшт612 000,00р.