Вход

Система электронного документооборота на примере организации ЗАО РАМЭК-ВС

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Дипломная работа*
Код 279428
Дата создания 09 октября 2014
Страниц 86
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
5 240руб.
КУПИТЬ

Описание

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование и анализ организации электронного документооборота в ЗАО «РАМЭКС-ВС», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
В первой главе была изучена нормативно-правовая основа деятельности компании, ее вид деятельности, структура, в результате чего был сделан следующий вывод.
ЗАО «РАМЭКС-ВС» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе документационного обеспечения управления, так и в других Департаментах. Как правило, документационного обеспечения управления берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хран ...

Содержание


ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО 7
ДОКУМЕНТООБОРОТА 7
1.1. Основные понятия о системах электронного документооборота 7
1.2. Современное состояние систем электронного документооборота 13
в России 13
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «РАМЭК-ВС» 24
2.1. Краткая характеристика организации: история и основные направле 24
2.2. Организация документооборота ЗАО «РАМЭК-ВС» 32
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «РАМОК ВС» 65
3.1. Внедрение автоматизированной системы управления документационного обеспечения в ЗАО «Рамок ВС»» 65
3.2. Оценка эффективности реализации проекта 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 82
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 88
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 89
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 90

Введение

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что на протяжении многих лет деятельности организации складываются определенные способы обработки документов, но в современном мире в данный момент былые прочные позиции бумажного документооборота стали уступать новым пе-редовым технологиям, а именно электронному документообороту.
Современная тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Так, например, подсчитано, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документо в. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.
Там, где проводятся коллективные работы, которые включают в себя различные действия, а именно: многократное копирование, тиражирование, доставка документов между самими структурными подразделениями, проведение различных мероприятий (совещаний, семинаров) стало отнимать в управленческой деятельности немалое количество времени.
В качестве еще одной проблемы, которая стала возникать в управленческой деятельности организаций, – затрудненный поиск необходимой информации по запросу в архивах либо самих организаций, либо в организациях, где находится данный архив, в то время как при работе с электронными документами время поиска документа а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.
Проведенные различными экспертами социологические опросы и расчет экономических показателей о применении электронного документооборота в различных компаниях, показали, что, электронный документооборот оказывает значительное влияние как на рост производительности труда самих сотрудников, где-то на 25— 50%, а так же на время обработки документов. При этом время обработки документов со-кращается более чем на 75%.
Таким образом, в настоящее время тема автоматизация документо-оборота – не новая. Современное состояние автоматизированных систем предлагает различный ряд автоматизированных систем для решения проблем в области делопроизводства.
Потенциальными пользователями таких систем становятся различные организации, муниципальные и государственные учреждения, средние и крупные предприятия, у которых объем документооборота (создание, получение, отправление, визирование, хранение, поиск документов) составляет хотя бы несколько документов в день.
Главная же цель внедрения такого рода системы — создание единого информационного пространства организации, где документы не ассоциированы с местом их хранения и поэтому легкодоступны, а также высвобождение сотрудников предприятия от ручной работы с документами. На основании всего вышесказанного следует, что тема данной дипломного работы сегодня является очень важной и актуальной.
Степень разработанности проблемы. Отечественным документоведе-нием накоплен большой объем информации по автоматизации делопроизводства, который отражен в научных трудах Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Митяева К.Г., Лившица Я.З., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Ларина М.В., Бобылевой М.П.
Бобылева М.П. в своей работе «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» комплексно рассмотрела организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты проблемы перехода к электрон-ному документообороту». Также в книге показан практический опыт внедре-ния и применения систем электронного документооборота в российских учреждениях. Особое внимание уделяется оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота. Приводятся конкретные методические рекомендации.
Автор Логинова А.Ю. в книге «Правда об электронном документообороте» пишет о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
Несмотря на значительное количество исследований в области систем электронного документооборота в организациях, вопрос о применении и внедрении электронного документооборота в организации рассмотрены недостаточно глубоко и полно.
Объектом исследования является ЗАО «РАМЭК-ВС».
Предметом исследования является система документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Цель дипломной работы заключается в подготовке рекомендаций по внедрению электронного документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
 рассмотреть основные понятия о системе электронного документооборота;
 описать современное состояние электронного документооборота в России;
 дать краткую характеристику деятельности рассматриваемого объекта исследования – ЗАО «РАМЭК-ВС»;
 провести анализ организации документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС»;
 разработать и внести рациональные предложения по совершенствованию системы электронного документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Материалом исследования являются нормативно-правовые документы, инструкции, статистическая и оперативная отчетность ЗАО «РАМЭК-ВС», а также автоматизированная система, применяемая в деятельности рассматриваемого объекта исследования. При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала, законо-дательство РФ, правовые акты.
Методы исследования. В качестве основных методов при написании работы применялись методы статистического, системного и структурно-функционального анализа.
Практическая значимость данной работы состоит в том, что предло-женные пути по повышению эффективности системы электронного документооборота получат применение на практике рассматриваемого объекта ЗАО «РАМЭК-ВС». Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к аналогичным компаниям, работающих в той же сфере деятельности, что и организация ЗАО «РАМЭК-ВС».
Цель, задачи и логика исследования позволили определить его структуру. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.



Фрагмент работы для ознакомления

входящие документы, т.е. поступающие в организацию извне.
исходящие документы, т.е. отправляемые различным адресатам.
внутренние документы, движение которых не выходит за рамки ЗАО «РАМЭК-ВС».
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в ЗАО «РАМЭК-ВС» состоит из ряда этапов, которая представлена на схеме 2.2.:
Рис. 2.2. Технологическая цепочка движения и обработки документов ЗАО «РАМЭК-ВС» [15]
Технологически документооборот можно представить как совокупность процессов передвижения различных потоков документов по организации. При этом для каждого потока характерна строго определенная последовательность операций, проводимых над ними.
Рассмотрев структуру документооборота, необходимо также изучить некоторые его количественные характеристики. И в первую очередь к такой характеристике стоит отнести объем документооборота.
Анализ документооборота ЗАО «РАМЭК-ВС» за последние три года, показал его тенденцию к росту (см. табл. 2.1).
Таблица 2.1.
Документооборот ЗАО «РАМЭК-ВС» [16]
Год
Количество входящих документов
Количество исходящих документов
Количество внутренних документов
Итого
2011
5392
3153
4413
12958
2012
5585
3599
6848
16032
2013
6375
4366
6135
16876
Схематично увеличение документооборота отразим на рис. 2.3.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ЗАО «РАМЭК-ВС» за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, постоянным возрастанием количества работников.
Рис. 2.3. Рост документооборота за 2011-2013гг. [16]
На середину 2013 года пришлась реструктуризация компании, которая не могла не отразиться на деятельности ЗАО «РАМЭК-ВС». Именно с этим и связано увеличение общего документооборота в 2013 году. В это время велась очень большая переписка с различными организациями по расширению дилерской сети.
Объем каждого документопотока за 2013 год можно проследить на представленной диаграмме (см. рис. 2.4).
Рис. 2.4. Объем каждого документопотока в ЗАО «РАМЭК-ВС» за 2013г. [16]
Данные диаграммы свидетельствуют о том, что наибольшее количество документооборота ЗАО «РАМЭК-ВС» приходится на исходящий документопоток, а именно переписку со сторонними организациями и ответы данным организациям. В потоке исходящей документации приоритет принадлежит коммерческим письмам.
Регистрация и контроль исполнения документов.
При первичной обработке документов определяющими являются четыре основные характеристики. Это вид документа, автор документа, характер документа как инициативного или ответного, а также требующие исполнения или информационного.
Именно они определяют дальнейший путь документов организации.
Вся поступающая в ЗАО «РАМЭК-ВС» корреспонденция принимается службой документационного обеспечения управления.
В случае поступления в службу документационного обеспечения управления документов такого характера, сотрудниками данного отдела не вскрывается корреспонденция с отметкой «Лично» или «Не вскрывать до ... (передачи адресату, до указанного срока, и т.п.)». Такая корреспонденция вручается адресату лично или его доверенному лицу под роспись [50, c.91].
Остальная корреспонденция вскрывается для последующей регистрации. При вскрытии конвертов работники службы документационного обеспечения управления проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений на документе проставляется соответствующая отметка (Например, «Получено без приложения»).
Корреспонденция, поступающая через курьеров от различных организаций, должна содержать все перечисленные в письмах приложения. При их отсутствии, письма принимаются только после исправлений или внесения курьером соответствующих сведений о наличии приложений, в том числе на возвратной копии документа. Сопроводительные письма без приложений не принимаются.
Копии документов принимаются для регистрации только при их официальном поступлении ЗАО «РАМЭК-ВС» средствами почтовой связи и при обобщенном наименовании адресата (письма по рассылке), с приложением к ним конвертов. При этом цветные копии документов, за исключением приложений, для последующей регистрации в организации обращаются в черно-белые, о чем проставляется соответствующая отметка.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда календарный штемпель на конверте служит доказательством времени отправки или получения данного документа или адрес отправителя указан только на конверте [7]. В обязательном порядке сохраняются конверты с письмами правового и претензионного характера, государственных судебных и фискальных органов, органов правопорядка, а также с обращениями граждан.
В целях оперативной организации работы, принимаются к регистрации копии документов, направленные в адреса генерального директора, заместителей генерального директора, главного бухгалтера, поступившие на центральный факс (факс службы ДОУ) и по электронной почте на центральный электронный адрес ЗАО «РАМЭК-ВС». К регистрации в службе ДОУ принимаются копии подписанных документов с исходящим номером и датой регистрации отправителя, проставленной им не ранее 3-х календарных дней до дня получения их в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Копии других писем, поступившие на центральный факс или центральный адрес ЗАО «РАМЭК-ВС», передаются адресатам без регистрации.
На копиях сопроводительных писем, поступивших в ЗАО «РАМЭК-ВС» по факсу и электронной почте без приложений, проставляется штамп: «Получено без приложений».
Факсы и электронная почта, не связанные с деятельностью организации, уничтожаются.
Сообщение, полученное по электронной почте или иным средствам электронной связи, подписанное электронной подписью или иным электронным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается и не предполагается требование о составлении такого документа на бумажном носителе [4]. При поступлении электронных документов, они распечатываются на бумажном носителе, на них делается отметка «Электронный документ» и они подлежат регистрации в общем порядке.
Корреспонденция на иностранных языках передаются для перевода в порядке, установленном генеральным директором, с последующим вручением адресату. Т.е. сначала документ переводится специалистом, а далее, после перевода и рассмотрения, передается адресату.
Оригиналы документов, подлежащие регистрации в соответствии с вышеуказанными требованиями, поступившие в организацию иным порядком, должны быть переданы в службу документационного обеспечения управления для регистрации незамедлительно.
Не допускается работа с незарегистрированными в ЗАО «РАМЭК-ВС» документами, но подлежащими регистрации в соответствии с вышеуказанными требованиями.
Регистрация документов – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе [24, c.32].
В ЗАО «РАМЭК-ВС» централизованная система регистрации, то есть осуществление всех регистрационных операций в одном месте делопроизводителем и документы регистрируются один раз. Регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам; в бухгалтерии, в департамент управления персоналом, в службе ДОУ.
Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешенных форм организации ДОУ, т.к. внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовать работу с ними, в тоже время иметь централизованную базу данных обо всех документах организации [41, c.27].
Принятые в ЗАО «РАМЭК-ВС» документы, за исключением тех, которые внесены в Перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 2), регистрируются в службе документационного обеспечения управления в день их поступления.
Документы в ЗАО «РАМЭК-ВС» регистрируются в системе электронного документооборота (СЭД) «Ефрат-документооборот» в регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. рис. 2.5.).
Рис. 2.5. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа [16]
В регистрационную карточку включены следующие разделы:
Дата регистрации документа. В этой графе ставится либо дата поступления документа, либо это дата вскрытия письма.
Номер регистрируемого документа. Проставляется в порядковой последовательности в пределах года. Такая система регистрации позволяет воспользоваться возможностями автоматических счетчиков, которые сами проставляют порядковый номер. Для работы ЗАО «РАМЭК-ВС» такая система регистрации является наиболее удобной, поскольку не позволяет наиболее важным документам затеряться в большом массиве входящей документации.
Корреспондент. В данной графе проставляются либо личные сведения об отправителе, если это частное лицо, либо данные об организации - отправителе.
Дата и номер документа, если это официальный документ, полученный от других организаций.
Группа документов. В данном поле заполняется вид документа: входящий либо исходящий
Краткое содержание.
Адресаты.
Способ доставки. Данное поле предназначено для входящей корреспонденции.
Исполнитель.
Номер дела, в которое подшит документ.
Наименование структурного подразделения, в котором исполняется документ.
Количество листов документа и его приложений.
Автоматизированная система регистрации позволяет ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В такие списки вводятся несколько групп сведений: вид документа, структурное подразделение, исполнители и связанные документы.
Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична форме для входящих.
В графе связь с РКК в случае с ответными документами ставится номер входящего документа с указанием даты подписания ответного документа. Также указывается адресат и исполнитель.
Основным принципом регистрации документа является его однократность, т.е. каждый документ регистрируется только один раз.
Исключением являются оригиналы документов, ранее зарегистрированные как копии (в целях оперативной организации работы), поступившие на центральный электронный адрес, центральный факс организации и телетайп на имя генерального директора, заместителей генерального директора, главного бухгалтера. Такие документы после регистрации передаются с карточкой ранее поступившей копии документа (РКК документа, зарегистрированного в СЭД «Ефрат-документооборот») с соответствующими отметками непосредственно в подразделение исполнителя через именные ячейки для объединения их с ранее зарегистрированными копиями документов.
Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном для входящей корреспонденции.
При регистрации проверяется правильность адресования и оформления документов, сверяются их номера с учетными номерами, указанными на конвертах. Ошибочно адресованная корреспонденция подлежит возврату. Документы, поступившие с отметкой «Срочно», регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Также при регистрации документа делается отметка о приложениях к нему и, при необходимости, подбираются соответствующие информативные материалы. Например, когда письмо является дополнением к ранее полученному, или есть какие-либо иные письма, касающиеся общего вопроса. Вся информация собирается воедино для ускорения и упрощения работы с документами. Система электронного документооборота «Ефрат-документооборот» позволяет провести эту операцию без особого труда и быстро.
В системе электронного документооборота дата и регистрационный номер присваиваются документу автоматически, после чего они переносятся на документ в виде регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа, преимущественно в правом нижнем углу.
При регистрации документа в СЭД «Ефрат-документооборот» каждому документу присваивается уникальный порядковый номер (ИД - идентификационный номер документа), который в виде штрих-кода распечатывается на специальной наклейке и клеится на документ. Данный реквизит позволяет идентифицировать документ в системе и моментально его найти.
Документы сканируются на персональных документных сканерах, и их электронные образы присоединяются к РКК.
Документы, отправляемые из организации, регистрируются в службе документационного обеспечения управления. При регистрации исходящего документа, сведения о нем заносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, ему автоматически присваивается регистрационный номер и дата, после чего они переносятся на документ. Исходящие письма также сканируются, и их электронные образы присоединяются к РКК.
Письма за подписью генерального директора, зарегистрированные в службе ДОУ, получают номер 50-01-2013. При регистрации писем в службе ДОУ к номеру добавляется буквенный код, который указывает на лицо, подписавшее документ, например 50-01/ВК-…..
Исходящие письма организации регистрируются в едином общем журнале исходящих писем «Делопроизводство (Исходящие)» с единой для учреждения сквозной нумерацией в исходящем регистрационном номере (см. рис. 2.6.) в день отправления. Регистрировать исходящие письма иным порядком запрещено.
Рис. 2.6. Регистрационно-контрольная карточка исходящего письма [16]
Приказы по основной деятельности и распоряжения генерального директора регистрируются в службе ДОУ (см. рис. 2.7.). Остальные внутренние документы – в структурных подразделениях по принадлежности в день подписания или утверждения.
Рис. 2.7. Регистрационная карточка приказа по основной деятельности [16]
Делопроизводственные индексы должностных лиц, входящие в регистрационный номер документа, соответствуют делопроизводственным индексам руководимых ими структурных подразделений ЗАО «РАМЭК-ВС», которые присваиваются службой документационного обеспечения управления.
При автоматизированной регистрации полностью соблюдается обязательный состав реквизитов: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), дело №. [13].
Таким образом, в ЗАО «РАМЭК-ВС» достаточно эффективно применяется автоматизированная регистрация документов. Однако есть 2 больших «но», на которые хотелось бы обратить внимание.
Первое - ведение журнальной регистрации внутренних документов и второе - ведение бумажных контрольных карточек внутреннего документооборота.
Изучая преимущества электронных регистрационных баз данных, становится ясно, что одними из основных преимуществ является то, что позволяет избежать многократной регистрации документа и позволяет централизованно найти любой документ в организации. Помимо того, они значительно упрощают процесс контроля за сроками исполнения.
Однако в ЗАО «РАМЭК-ВС» эти преимущества не используются в полной мере.
В первую очередь документы, прошедшие регистрацию в службе ДОУ и переданные на исполнение заместителям регистрируются повторно в регистрационном журнале специалистов (секретаря) структурного подразделения.
Второе за счет того, что внутренняя документация регистрируется отдельно от входящей и исходящей, и, во вторую, за счет того, что контроль за сроками исполнения ведется посредством ведения бумажной картотеки внутри структурного подразделения.
В ЗАО «РАМЭК-ВС» регистрацией внутренних документов занимаются специалисты в журнале регистрации. При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Форма регистрационного журнала показана в таблице 2.2.
Таблица 2.2.
Форма регистрационного журнала для внутренней документации [16]
Дата
Регистрационный номер
Департамент
Вид документа
Краткое содержания
исполнитель
1
2
3
4
5
6
При анализе регистрации документов ЗАО «РАМЭК-ВС» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Зарегистрированные документы распределяются на подлежащие передаче начальнику службы ДОУ, для последующего доклада генеральному директору, или заместителям генерального директора для подготовки проекта резолюции, и документы, не требующие доклада.
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам[44, c.6].
Документы, не требующие доклада и корреспонденция, адресованная заместителям генерального директора, руководителям структурных подразделений, направляется службой ДОУ.
Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. 
Резолюция - реквизит документа, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Контроль по исполнению документов в ЗАО «РАМЭК-ВС» также ведется в автоматизированной системе «Ефрат-документооборот», но она все равно не отвечает заявленным требованиям: т.е. отсутствует возможность отсрочки за контролем за исполнения, автоматическая обработка документов, автоматизация приема/ отказа поручений к контролю и исполнению.
Канцелярия вносит резолюцию генерального директора электронную карточку документа (см. рис. 2.8, 2.9).
Рис. 2.8. Внесение резолюции в РКК и постановка документа на контроль [16]
Рис. 2.9. Иерархия задач при отправлении контрольного документа исполнителю [16]
Если документ подлежит постановке на контроль исполнения, на нем ставится отметка о контроле(штамп «Контроль»), также делается необходимая отметка в электронной карточке документа.
Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.
Подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа [32, c.57].
Ответственный исполнитель имеет право приглашать для обсуждения задания (поручения) соисполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить необходимые материалы для исполнения задания (поручения) [26, c.93].
Если, по мнению ответственного исполнителя, для исполнения поручения необходимо получить информацию от неподчиненного ему структурного подразделения, которое не указано в резолюции документа, то он направляет оперативный запрос или служебную записку руководителю неподчиненного ему подразделения с просьбой ответить на конкретный вопрос.
Служба документационного обеспечения управления должна не реже двух раз в день забирать адресованную им корреспонденцию на почте. Принятые службой ДОУ документы незамедлительно передаются на рассмотрение руководству подразделений.
Руководители структурных подразделений рассматривают входящие документы в день их поступления в подразделение, а срочные – незамедлительно и направляют на исполнение непосредственным исполнителям через службу ДОУ, которые фиксируют резолюцию руководителя в СЭД «Ефрат-документооборот».
Руководителю структурного подразделения предоставляется право определять перечень документов, которые могут без его рассмотрения передаваться секретариатом подразделения непосредственно исполнителю.
При передаче подлинника документа от одного исполнителя к другому внутри организации в электронной карточке документа делается отметка с указанием даты передачи документа, фамилии работника, которому передан документ.

Список литературы

1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2038.
3. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
4. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
6. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. № 52 (часть I) ст. 5140.
7. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 19 июля 1999 г. № 29 ст. 3697
8. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. №25. ст.3060.
9. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"// Собрание законодательства РФ. 2009. № 39. Ст. 4614.
10. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
11. Приказ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» зарегистрирован в Минюсте России 28 мая 2012 г. № 24339.
12. ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
13. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
14. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
15. Положение об Управлении документационного обслуживания ЗАО «РАМЭК-ВС»
16. Статистические данные ЗАО «РАМЭКС-ВС»
17. Утвержденная организационная структура службы ДОУ ЗАО «РАМЭК-ВС»»
18. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
19. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
20. Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. – С.8.
21. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Изда-тельство «Март», 2006. - 315с.
22. Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. - № 3. – С. 38-44.
23. Быкова обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304с.
24. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборо-та//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. - № - 3. - С. 32.
25. Быкова Т.А., Вялова Л.В., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364с.
26. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
27. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. - С. 37.Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное
28. Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. – 408с.
29. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.
30. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов (В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.) под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – 3-е изд., перераб., доп. – М.: Проспект, 2011. - 480 с.
31. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие - 3-е изд.,табл - ("Библиотека высшей школы") /Сологуб О.П. Омега-Л. 2008. –207с.
32. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных докумен-тов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
33. Карепина А.В. Искусство делового письма: Законы, хитрости, инструменты. – 3-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 248с.
34. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие : рекомендовано М-вом образования / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента РФ, Сиб. акад. гос. службы. - 6-е изд., испр. и доп. . - М. : Инфра-М, 2010. - 367с.
35. Князева Т.Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т.Н. Князева, "Гильдия Управляющих Документацией", 2010. – 190с.
36. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. – С.10.
37. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - 592с.
38. Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. - № 1. - C. 55-59
39. Кузнецов Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. - № 7. - C. 4-9
40. Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». – 2012. - №1. - С. 7.
41. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
42. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
43. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344с.
44. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. - № 1. - С. 6.
45. Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, - М.: Логос, 2011. - 452 с.
46. Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. – 192 с.
47. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. - 208с.
48. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб: Питер, 2003. – 410 с.
49. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. – № 3.
50. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010. - 178с.
51. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., обнов. – Спб.: Питер, 2011. - 176с.
52. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
53. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16.
54. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. – 6-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2011. - 288с.
55. Тарасова, М. Электронный документооборот: за и против. «Советы бывалых» / М. Тарасова // Секретарское дело. – 2010. – № 2.
56. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. - 463с.
57. Филенко, Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2007. – № 4. С. 35–40.
58. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44.
59. Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.
60. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/
61. Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
62. Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278.
63. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.delo-press.ru/.
64. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
65. Официальный сайт ЗАО «РАМЭКС-ВС» [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.ramec.ru
66. Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.government.ru
67. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
68. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru
69. Термика //[Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/
70. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Элек-тронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00528
© Рефератбанк, 2002 - 2024