Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информативный бум. Любая организация, так же как и любой человек в отдельности, может быть, лишь обмениваясь информацией. В сегодняшних экономических критериях, когда чрезвычайно скоро изменяются и ситуация, и законодательство, компании могут выжить лишь в том случае, если они впору выяснят, что, где, когда и почем. Другими словами, кто обладает информацией, тот обладает обстановкой.
Носителем информации выступает акт.
Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется огромное внимание. Например, в США принят и действует Закон об акте. В нашей стране принят закон "Об информации, информатизации и охране информации", которым поставлены правовые нормы создания ...

СОДЕРЖАНИЕ
СОДЕРЖАНИЕ 1
ВВЕДЕНИЕ 2
Реквизиты и оформление документов 3
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 17
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 18
 

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы курсовой работы содержится в том, что документирование подразумевает соблюдение поставленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов.
Соблюдение данных правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — качество официального акта, сообщаемое ему работающим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным распорядком его дизайна.
Юридическая сила акта гарантируется установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных частей оформления акта.
Управление предприятием любой формы принадлежности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются указы, ведутся бумаги кадрового учёта, составляютс я протоколы, акты.
Огромный массив документов составляют бумаги по учёту труда и заработной плате, первичные бумаги бухгалтерского учёта.
Деловая переписка позволяет обсуждать и улаживать принципиальные вопросы и трудности. Умение собрать текст официального письма, коммерческое предписание, ответить на запрос во многом описывает эффективность работы организации в целом, определяет ее стиль и культуру.
 

Расположение главных реквизитов (формуляр-образец акта).На данной схеме видно, что любой акт можно поделить на 3 главные части:- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);- главную часть (реквизиты текст и приложения);- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и прибавления).Формуляр-образец — единая модель построения формы акта, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и главные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют непрерывно работающий бланк акта — обычный лист бумаги с воспроизведенной на нем неизменной информацией и помещением, отведённом для переменной.Особенно принципиально верное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают акту юридическую силу.Например, формуляр акта подключает в себя список и распорядок реквизитов, оформляемых в актах:Акт оформляется на общем бланке.Гриф утверждения.Наименование вида акта.Дата составления акта.Место составления акта.Заголовок к тексту.Текст.Отметка о наличии приложения (если нужно).Подписи членов комиссии, составившей акт.Отметка об исполнителе.2. Характеристика реквизита документаЗначение реквизиты документа.В процессе собственного развития у человека возникла таковая функция (потребность + возможность), как документирование информации, которую он приобретает снаружи из окружающего мира и формирует в своем мозге изнутри, которая выражается в действиях по фиксированию данной информации на каком-то материальном носителе.Документом именуется материальный носитель, на который какой-то человек преднамеренно нанес информацию при поддержке доступных ему средств и методик кодирования информации. Понятие документа в широком значении - это все объекты (предметы) материального мира, содержащие информацию в зафиксированном облике и умышленно предназначенные для её передачи во времени и пространстве.Под обширное определение документа подпадают все произведения искусства, письменности и остальные плоды человеческого труда, которые предусмотрены передать информацию в будущее.Значение документа в узком значении — это облеченный в письменную форму обладатель информации, удостоверяющий присутствие фактов определенного смысла. (Сегодня это определение документа расширилось за счет появления электронных документов).Понятие реквизиты акта.Среди большой массы письменных документов можно выделить документы, применяемые в гражданском обороте между людьми. По содержанию такие документы можно разделить на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания). Правовые (распоряжения, указы, уговоры и др.). Управленческие (приказы, директивы), деловые и остальные. Как правило, для данных документов важна хотя бы одна его часть (атрибут), например, имя создателя или дата создания, которая позволяет его определять. Чем важнее документ, тем он должен содержать более частей, позволяющих различать (идентифицировать) его от остальных документов.Задачи реквизитов акта.Для особенно принципиальных документов, как к примеру удостоверения личности или паспорт, количество реквизитов (частей с идентификационной информацией) может быть не только большим, но они, кроме того, должны располагаться в определенной последовательности. К правилу определенной последовательности реквизитов в принципиальных документах люди пришли в силу общественного контракта, выраженного законодательством страны. Такая стандартизация распорядка следования реквизитов упрощает проверку подлинности принципиальных документов.Цель реквизитов документа – создание опознавательных элементов внутри текста документа, определяющих его правоотношения с субъектами и объектами гражданского оборота.Определение реквизиты документа.Каждый основной документ обладает особенностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его определять – то есть отличить от остальных документов. Часть документа, позволяющая его определять, как раз и называется реквизитом документа.Реквизиты документов - (от латинского Requisitum - нужное).1) обязательные данные, сведения, которые обязан содержать акт, документ (к примеру, договор, вексель, чек), чтобы обладать настоящей юридической силой, служить базой совершения операций (к примеру, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон докладывает другой для поддержания связи; располагаются на фирменном бланке организации.Как видим, данное описание реквизиты документа охватывает понятие обязательные реквизиты документа, которые придают акту юридическую силу, так как подходят признанным правилам и муниципальным законам, применимы для оформления принципиальных документов. Для многих принципиальных документов индивидуальный набор реквизитов и количество реквизитов взыскательно ограничено. Отсутствие или неправильное распоряжение какого-либо реквизита в служебном акте делает акт недействительным.Набор обязательных реквизитов официального письменного акта, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр акта.Закон реквизиты акта.Смысл реквизиты акта можно понять из официального определения акта, которое дает Федеральный закон от 29. 12. 1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".Акт/документ - физический обладатель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его определять, и специализирован для передачи во времени и в пространстве в целях публичного использования и хранения.Определение реквизиты акта в законе толкуются как части самого акта, нужные для его идентификации. Термин реквизиты акта употреблен в узком значении, но с учетом современных средств документирования и хранения информации на материальном носителе.Состав реквизитов документов.Создание любого акта складывается из 2-ух взаимосвязанных процессов составления текста:Составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т. п.;И оформления акта с целью придания ему юридической силы.В каждом акте, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, разрешено отметить три составные части:заголовочную;содержательную;оформляющую.Заголовочная часть акта включает сведения об организации - авторе акта и первичные данные о самом акте (к примеру, дата, регистрационный номер). Эти часть акта образуют неизменные реквизиты акта.Содержательная часть акта является главный частью акта, раскрывающей его сущность и предназначение. Как правило, эти части акта персональны для каждого акта, включая дату создания. Они образуют переменные реквизиты акта.Оформляющая часть акта содержатся сведения, подтверждающие подлинность акта и достоверность, имеющейся в нем информации в согласовании с признанным графическим видом акта (образцом). Оформительская часть акта включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (к примеру, номер и серию акта), облегчающие работу с ними.Реквизит является законченным информационным составляющей, т. е. охватывает совершенную информацию по собственной локальной теме, к примеру авторство, вероятность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в главном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть элементарными, состоящими из 1-го - 2-ух слов (вид акта) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередность включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ссылки, адресат и др.). Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она именуется неизменной частью, т. е. неизменные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и иным способом.ГОСТ реквизиты документов.Для удостоверения юридической силы в различных документах состав реквизитов документов обязан быть достаточным и нужным. К числу более юридически важных реквизитов относятся: название организации, код организации, название и код формы акта, дата и регистрационный номер акта, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.