Анализ новых форм и методов проведения совещаний и конференций

Совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.
К основным условиям эффективности и результативности проведения совещаний в любой организации, в том числе и в органе исполнительной власти, относятся: четкая организация в части заблаговременного планирования совещания, определения его целей, тематики, состава участников; наличие повестки дня совещания; определение (назначение) председательствующего на совещании, секретаря, ведущего протокол и участников, ответственных за вопросы повестки дня; обеспечение заблаговременного информирования участников совещания о дате, времени, месте, повестке дня совещани ...

ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ 8
РАЗДЕЛ II. ПРАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В УПРАВЕ «АКАДЕМИЧЕСКИЙ» МОСКВЫ 29
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ МОСКВЫ 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66

Актуальность темы. Совещания, как форма коллективного обсуждения проблем и выработки путей их решения, имеют важное значение в организации деятельности органов государственной власти, которая по своей специфике зачастую связана с решением сложных межведомственных, межотраслевых задач. Государственное управление предполагает разработку и принятие управленческих решений, которые затрагивают интересы широких слоев населения, множества организаций, различных социальных групп. Кроме того, органы государственной власти сами по себе являются достаточно крупными организациями со сложной внутренней структурой, эффективное взаимодействие элементов которой также требует систематического проведения совместных мероприятий для открытого обсуждения целей и задач, стоящих перед отдельными структурными под разделениями и органом государственной власти в целом, определения способов их достижения, оценки достигнутых результатов.
Органы законодательной (представительной) власти по своей природе и правовому статусу являются коллегиальными органами, принимающими решения на основе коллективного обсуждения путем голосования. Проведение заседаний и рабочих совещаний в таких органах государственной власти достаточно четко регламентировано законодательными и иными нормативными правовыми актами, а также внутренними регламентами их работы. Случаи и процедуры коллективного обсуждения и принятия решений в судебных органах также жестко регламентированы действующим гражданско–процессуальным и арбитражно–процессуальным законодательством. Что же касается органов исполнительной власти, то в подавляющем большинстве случаев такие органы основаны на принципе единоначалия. В результате проведение совещаний в органах исполнительной власти является в большей степени одним из инструментов организации процессов планирования, разработки управленческих решений и контроля за их исполнением, чем формой организации деятельности. Используемые в различных органах исполнительной власти подходы к организации проведения совещаний, определяющие случаи и порядок проведения совещаний, их виды и периодичность, круг участников, тематику выносимых для коллективного обсуждения вопросов, достаточно разнообразны и во многом определяются стилем высшего руководства и сложившимися организационными традициями. При этом недостаточное использование в органах исполнительной власти научно–обоснованного подхода к организации проведения рабочих совещаний, опирающегося на достижения современных исследований в области менеджмента, социальных коммуникаций, технологий разработки и принятия управленческих решений, приводит к низкой эффективности результатов совещаний, негативному восприятию их со стороны государственных служащих.
На современном этапе развития системы государственного управления рабочие совещания в органах исполнительной власти могут и должны быть эффективным инструментом для разработки управленческих решений, получения информации, координации и согласования действий структурных подразделений, анализа результатов их деятельности. Результативность проведения рабочих совещаний на 90 % зависит от правильного алгоритма его организации, чем и определяется актуальность темы дипломного проекта.
Степень изученности темы. Отдельные аспекты проблематики организации совещаний нашил отражение в научных исследованиях отечественных ученых в таких областях науки как менеджмент и социальная психология. Так в работах Ю.М.Козлова, А.В.Морозова, Л.А.Степановой, И.М.Суханова обобщены разработанные в отечественной практической психологии правила организации принятия коллективных решений, которые с успехом могут быть применены при подготовке и проведении совещаний . В исследованиях Д.Н.Бахраха, А.Н.Колесникова, В.С.Кукушина, В.И.Курбатова, О.А.Митрошенко и Н.И. Прокофьева, посвященных вопросам подготовки к деловым переговорам, даются рекомендации по определению докладчиков на коллективных мероприятиях, анализируются требования, которым должен отвечать выступающий на совещании для эффективного восприятия аудиторией его доклада . Вопросы организации эффективного делового общения, коллективного обсуждения проблем и принятия управленческих решений затрагиваются в исследованиях В.Н.Лавриненко, И.В.Липсица, Е.Л.Масловой, А.К.Семенова, Ю.А.Тихомирова . В то же время отдельные комплексные исследования, посвященные вопросам планирования, подготовки, проведения, документального оформления результатов совещаний, как формы внутриорганизационного и межведомственного взаимодействия и коллективной разработки решений, на сегодняшний день фактически отсутствуют.
Таким образом, анализ научной литературы позволяет сделать вывод о недостаточной теоретико–методологической разработке в отечественной науке проблемы эффективной организации совещаний, особенно в органах исполнительной власти с учетом специфики их деятельности по сравнению с коммерческими структурами.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью повышения эффективности и результативности проведения совещаний в органах исполнительной власти недостаточной разработанностью практических рекомендаций по совершенствованию организации проведения совещаний и внедрению современных совещательных практик в деятельность органов исполнительной власти.
В качестве основной гипотезы дипломного исследования выступает предположение о том, что низкая эффективность и результативность проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти связана с отсутствием регламентов проведения совещаний, разработанных на основе современных, научно-обоснованных принципов, методов и технологий организации проведения совещаний.
Объект исследования – внутриорганизационные процессы в органах исполнительной власти.
Предмет исследования – процесс организации проведения рабочих совещаний в Управе «Академический» Москвы.
Цель дипломного проекта - разработать рекомендации по совершенствованию организации проведения совещаний в органах исполнительной власти.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
– изучить теоретические основы проведения рабочих совещаний;
– проанализировать практику проведения рабочих совещаний в Управе «Академический» Москвы;
– определить направления совершенствования организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Москвы.
Теоретико–методологическую основу дипломного проекта составляют системный подход к исследованию социально–экономических явлений и процессов, ключевые положения трудов отечественных и зарубежных ученых в области менеджмента, социальной психологии, теории государственного управления. При проведении анализа практической деятельности органа исполнительной власти Москвы по организации проведения совещаний использовались положения деятельностного, комплексного, сущностного подходов. Также применены общенаучные методы теоретического исследования, такие как абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция, моделирование, и методы эмпирического исследования: опрос, анализ данных, наблюдение. Обработка эмпирических данных осуществлялась посредством методов математической статистики.
Эмпирическую базу исследования составляют:
– официальные документы: законодательные и другие нормативные акты федерального и областного уровней, внутренние регламентирующие документы Управы «Академический» Москвы ;
– научные источники в виде данных и сведений из книг, публикаций в периодической печати, информационных материалов, размещенных в сети Интернет;
– документы и аналитические материалы, предоставленные Управой «Академический» Москвы, в том числе протоколы совещаний, телефонограммы, повестки дня совещаний, доклады и другие документы;
- результаты проведенного среди сотрудников Управы «Академический» Москвы социологического исследования по теме: «Совершенствование организации проведения совещаний в органах исполнительной власти Москвы».
Научно–практическая значимость дипломного проекта обусловлена тем, что содержащиеся в нем выводы, предложения и рекомендации могут быть применены при осуществлении практических мероприятий по совершенствованию организации проведения совещаний в органах исполнительной власти федерального и регионального уровней и органах муниципального управления.
Структура дипломного проекта представлена введением, тремя разделами, заключением, списком источников и литературы.