Совершенствование системы информационного обеспечения управленческой деятельности функциональных служб университета на примере Московского государстве

Совершенствование системы информационного обеспечения управленческой деятельности функциональных служб университета на примере Московского государстве ...

Введение 4
Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения современных систем управления предприятием 6
1.1. Информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия 6
1.2. Понятие и сущность управленческой информации 15
1.3. Принципы и методы формирования информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений 27
2. Анализ эффективности информационного обеспечения систем управления в МГПС «МИИТ» 36
2.1. Общая характеристика объекта 36
2.2. Состав и содержание информационно-аналитической деятельности объекта управления 40
2.3. Классификация основных задач управленческой деятельности 52
2.4 Анализ функционирования электронного документооборота в МПУПС «МИИТ» 60
3. Предложения по совершенствованию информационного обеспечения управленческой деятельности в МГУПС «МИИТ» 65
3.1. Направления формирование комплексной информационной системы МГУПС «МИИТ». Улучшение передачи информационного обеспечения 65
3.2. Совершенствование технологических методов и средств информационного обеспечения систем управления документооборотом 69
3.3. Оценка экономической эффективности использования информационных систем 73
Заключение 79
Список использованной литературы 81

Совершенствование системы информационного обеспечения управленческой деятельности функциональных служб университета на примере Московского государстве

На текущий момент в органах государственной власти всех уровней накоплено значительное количество ИР. Для процесса формирования и использования ИР характерно проявление следующих тенденций:1) прогрессивный рост потребностей органов государственного и муниципального управления в достоверной, объективной и информации о реальном положении дел, как в подведомственных, так и в смежных отраслях, регионах, городах, предприятиях;2) активизация развития и внедрения в повседневную практику современных информационных технологий;3) расширение потребности в обработке информации; если ранее было достаточно только накапливать информацию, то сегодня для принятия эффективных управленческих решений требуется сильная аналитика имеющихся объемов, которая будет позволять делать актуальные прогнозы и вырабатывать оптимальные варианты решений, осуществлять оценку и контроль исполнения;4) увеличение требований государства в области информационной прозрачности органов власти.На решение указанных проблем в основном и направлена реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия», а также аналогичных региональных программ («Электронная Москва», «Электронная Чувашия» и др.).Существует множество классификаций задач принятия решений. Наиболее распространенной является классификация по нижеследующим признакам:1) по степени определенности;2) по коллективности;3) по критериальности.1. Классификация задач принятия решений по степени определенностиПод понятием определенности понимают ситуацию, при которой для каждого варианта решения известен конкретный определенный ряд последствий.Суть данной классификации заключается в выделении задач принятия решений в зависимости от условий, в которых оно принимается. На практике известны три основные степени определенности, а именно:- полная определенность;- рисковая ситуация;- неопределенность.Если речь идет о принятии решения в условиях определенности, то это вызвано тем, что отсутствует точная, полная или структурированная информация. Также зачастую отсутствуют формальные модели, либо если они все же имеются, то сопряжены с рядом сложностей. В таких условиях невозможно определить вероятность наступления тех или иных событий.2. Классификация задач принятия решений по признаку коллективностиСуть классификации заключается в том, что задачи принятия решений подразделяются в зависимости от того принимает их одно лицо или же целый коллектив.3. Классификация задач принятия решений по признаку критериальностиСуть данной классификации заключается в том, что задачи принятия решений подразделяются в зависимости от числа критериев для согласования. Так, базируясь на этом принципе задачи принятия решений подразделяют на:- однокритериальные;- многокритериальные.Если процесс принятия решения характеризуется несколькими критериями, то должен быть способ их согласования. Методы формирования решений создаются в соответствии с их типом. Понятие «метод формирование решений» является многоуровневым и включает в себя сочетания базовых и специфических методов решения разного рода задач. Базовые — это общие методы, предназначенные для решения широкого круга задач, а специфические отражают особенности узкого круга задач. [4,с. 341]2. Анализ эффективности информационного обеспечения систем управления в МГПС «МИИТ»2.1. Общая характеристика объектаОбъектом исследования является ФГБОУ ВПО «Московский Государственный Университет Путей Сообщения «МИИТ», отдел контроля исполнения приказов и поручений (ОКИПП).Бурное развитие железнодорожного сообщения в России, в том числе строительство крупнейшей в мире Транссибирской магистрали (Транссиба), требовали большого количества инженерно-технических кадров. В связи с этим 117 лет назад организовалось сначала Московское Инженерное Училище Императорское, а в дальнейшей ставшее 15.06.1993 Московским Государственным Университетом Путей Сообщения «МИИТ». В Московском Государственном Университете Путей Сообщения «МИИТ» насчитывается более 7000 сотрудников и преподавателей.В настоящее время МИИТ является крупнейшим транспортным вузом страны, в составе которого 37 филиалов в 24 субъектах Российской Федерации. В МИИТе обучаются свыше 118000 студентов, аспирантов, магистрантов, докторантов и слушателей по очной, очно-заочной и заочной формам обучения, в том числе более 1800 человек из 28 стран мира. Обучение проводят 2500 преподавателей, из них 800 профессора и 1700 доцентов.На базе университета действуют:Учебно-методическое объединение по образованию в области транспорта и транспортного строительства;Ассоциация вузов транспорта РФ;Международная Ассоциация транспортных вузов;Совет по образованию и науке Координационного транспортного совещания государств - участников СНГ.В МИИТе выполняется большой комплекс научных исследований по инновационному развитию транспорта России. Только в 2010 г. общий объем научно-технических работ составил 1,45 млрд. руб.Организационная структура руководящего персонала Московского Государственного Университета Путей Сообщения «МИИТ» является линейно-функциональной. «рис. 10». Структура МИИТ является линейно-функциональной. Основа этой системы является рационализацией процесса управления по основным функциям: производственной деятельности учебного заведения, исследование и разработки, снабжения, усовершенствования и улучшения качества образовательного фактора.Основными преимуществами такой организационной структуры являются:- высокий уровень квалификации и компетентности сотрудников;- небольшой временной период принятия решений по технологическим вопросам;- простота управления персоналом в особенности посредством методов административного воздействия;- в коллективе формируется стабильная, доверительная, благоприятная атмосфера для трудовой деятельности;- форма организации труда наиболее эффективна и оптимальная для исполнения дублирующихся, рутинных, неизменных операций и задач, не требующих привлечения множества контактов, частого принятия решений, либо постоянных корректировок в процесс выполняемой работы;Проректор по инновациямПроректор по социально-экономической политике и развитию инновациямУправляющий деламиПроректор по организационно-производственной работеАдминистративные подразделенияПроректор по дополнительному профессиональному образованиюПроректор по научной работе Проректор по среднему профессиональному образованиюРекторПервый проректорПервый проректор-проректор по учебной работеГлавный бухгалтер-начальник управления финансов и бухгалтерского учётаРис. 10. Организационная структура- снижаются расходы в связи с делегированием полномочий по профессиональному принципу.Среди недостатков такой структуры можно отметить такие факторы как:- недостаточная гибкость, что объясняется отсутствием возможности быстрого приспособления предприятия к новым условиям функционирования;- довольно затруднен процесс коммуникаций между функциональными подразделениями (службами), передача информации производится довольно медленно;- система стимулирования труда (материальное поощрение) основывается исключительно на реализации функций собственного подразделения.Управляющий деламиУправление материально-технического обслуживания УМТОУправление информатизации, УИУправление по связям с общественностью СекретариатОтдел охраны труда и техникибезопасности, ООТиТБОтдел документационного обеспечения, ОДОРедакция газеты «Инженер транспорта»Отдел контроля исполнения приказов и поручений, ОКИПП ОКИПП находится в подчинении управляющего делами, также в подчинении находятся, подразделения которые показаны на «рис. 11». Рис. 11. Служебные подразделения управляющего делами Информационно-аналитическая деятельность ОКИПП создавалась с целью информатизации отделов и управлений университета, для упрощения передачи и хранения документов, распоряжений приказов. 2.2. Состав и содержание информационно-аналитической деятельности объекта управленияВ качестве важнейшей обслуживающей управленческой функции любого предприятия на современном этапе выступает делопроизводство или информационно-документационное обеспечение управления.В качестве основного элемента эффективной успешной деятельности современных предприятий, а также одним из наиболее важных ресурсов, которые находятся в их распоряжении, выступают информационные технологии. По этой причине наиболее важное значение приобретает активный управленческий процесс совершенствования, модернизации средств автоматизации документооборота в управлении, который направлен на увеличение скорости принятия управленческих решений, повышение их эффективности на разных уровнях предприятия.Несмотря на то, что повсеместно провозглашается идея перехода от бумажного к электронному документообороту, реализовать ее единовременно невозможно. По этой причине в настоящее время применяется смешанный электронно-бумажный документооборот. Тем не менее, большинством предприятий предпринимаются меры к полному переходу к электронной форме ведения документации. Эта цель юридически значима. К тому же посредством электронного документооборота возможно увеличить скорость принятия решений, ликвидировать управленческие ошибки, либо хотя бы снизить их количество. Множество предприятий в России ежегодно занимаются тем, что дублируют одни и те же документа, тратя на это значительные денежные средства, а также трудовые ресурсы. Несомненно, не каждой организации доступны информационные системы ввиду их дороговизны и потребности в наличии специальных знаний. Однако современные разработчики программного обеспечения предусматривают и более дешевые и простые системы, доступные даже для небольшого предприятия.ОКИПП и ОДО принимает совместное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами в программе «ЕВФРАТ-документооборот», в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Рассмотрим административно управленческие процессы на примере двух отделов:Отдел документационного обеспечения (ОДО).Отдел контроля исполнения приказов и поручений (ОКИПП).Отдел документационного обеспечения - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Функциями Отдела документационного обеспечения являются:1) организационно методические функции:- разработка нормативных документов, которые регламентируют управленческую деятельность в области документационного обеспечения, в частности различных должностных инструкций сотрудников, положения о службе и др.;-121277427346Рис.12. Структура отдела контроля исполнения приказов и поручений - разработка методических и нормативных документов в области делопроизводства, в частности номенклатуры дел, инструкций по документационному обеспечению;- организация процесса документационного обеспечения управления;- разработка и внедрение мероприятий по повышению квалификации сотрудников;2) технологические функции:- прием документов и их первичная обработка;- процесс предварительного рассмотрения документов;- процесс регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних);- организация процесса рассмотрения документов с последующей передачей их ответственным исполнителям;- процесс отправки документов адресатам (посредством электронной почты, внутренней почтовой системы и др.);- создание документов;- копирование и тиражирование документов;- формирование и подготовка дел к передаче в архив;- архивирование документов и др.;3) конструкторские функции:- разработка и создание бланков электронных и бумажных документов;- разработка и создание унифицированных форм документов;- совершенствование, модернизация методов и форм по работе с документами и др.;4) информационно-аналитические функции:- подготовка и корректировка проектов резолюций к документам, которые требуют рассмотрения руководством;- подготовка и корректировка проектов распорядительных и иных документов, служебных писем;- принятие участия в согласовании тех или иных управленческих документов;5) контрольные функции:- осуществление контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в отделениях, филиалах, представительствах;- реализация контроля соблюдения правил и норм работы с документами;- реализация контроля обеспечения сохранности дел, документов и др.В графическом виде функции Отдела документационного обеспечения представлены на «рис.13».Функции отдела документационного обеспечения Организационно-методическиефункцииТехнологические функциифункцииКонструкторские функцииКонтрольныефункцииИнформационно-аналитические функцииРис.13. Функции отдела документообеспеченияОтдел контроля исполнения приказов и поручений (ОКИПП).Основной целью ОКИПП является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководителей университета, внутренних распорядительных документах университета.Функции ОКИППРегистрация РКК (Контрольные поручения)Регистрация РКК (Исходящие документы)Поиск документов (по различным формам)Регистрации Приказов (административные по административно-хозяйственной деятельности)Создание различных отчетов (по формам)Рассылка документов пользователямКонтроль за исполнением контрольных порученийРегистрация РКК (Входящие документы)Рис. 14. Функции отдела контроля исполнения приказов и поручений Отделом контроля реализуются следующие задачи:- формирование базы, в частности, как входящих, так и исходящих документов, организационно-распорядительных документов (приказов, решений), информационных документов, а также тех, что поставлены на контроль исполнения;- реализация мероприятий по проверке входящих документов на дублирование (или вынесения решения);- производство регистрации документов, которые требуют исполнения;- меры по уведомлению и напоминанию о приближении срока исполнения документа или задания; производство возможно как посредством внутренней почтовой службы, так и при помощи внешней электронной почты;- мероприятия по согласованию документов;- формирование версий проектов документов при работе по их согласованию;- передача, перемещение электронных документов внутри университета;- реализация процесса перемещения поручений и документов в филиалы посредством удаленного доступа;- осуществление контроля прохождения документов и их исполнения в отношении согласований и поручений;- реализация массовой или выборочной рассылки электронных документов, производимой посредством как внутренней почтовой службы, так и при помощи внешней электронной почты;- реализация оперативного поиска в системе электронных документов по различным видам запроса;- формирование справок, отчетов по результатам исполнения поручений, документов, заданий;- производство электронной архивации отработанных документов;- передача и получение информации о состоянии задания;- использование для согласования или подписания электронного документа внутрисистемной электронной цифровой подписи;- производство настройки форм регистрационно-контрольных карточек электронных документов;- формирование и использование маршрутов согласований и поручений;- формирование и использование отчетных форм;- осуществление защиты электронных документов в системе, в частности от несанкционированного доступа.Назначение ОКИПП заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единого электронного документооборота «Евфрат-документооборот» и применения современных технических средств в работе с документами. Анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.Анализ состояния информатизации в высших учебных заведениях показывает, что в большинстве вузов, имеющих действующие информационные системы, персонал страдает как от недостатка нужной информации, так и от избытка некорректной или устаревшей информации. Кроме того, многие сотрудники либо не знают, какие ресурсы и сервисы доступны, либо не понимают, как ими воспользоваться, а порой не имеют возможности это сделать. Административные подразделения напрямую связаны с процессом принятия управленческих решений, как в отношении сотрудников вуза, так и в отношении учащихсяАдминистративные подразделения МГУПС «МИИТ» отражены в графическом виде на «рис. 15».Управление кадровУправление материально-технического обеспечения Управление интеграции образования и договорных форм обученияУправление информатизацииУчебно-методическое управлениеЮридическое управлениеУправление финансов и бухгалтерского учетаУправление по организаионно-производственной работе и эксплуатации зданийАдминистративные подразделенияУправление мониторинга лицензионных нормативов и методического обеспечения учебного процессаУправление научно-исследовательской работыУправление международного образования и сотрудничестваУправление по воспитательной работе учащимсяУправление по эксплуатации и содержанию общежитийОтдел по связям с общественностьюУправление безопасностиУправление имущественно -договорных отношений и социально-экономического развитияРис.15 . Административные подразделения МГУПС «МИИТ»Управление информатизации включает в себя следующие отделы, отраженные на «рис. 16».Управление координирует свою деятельность с другими структурными подразделениями в целях обеспечения производственной деятельности университета.Отдел тестирования и документирования АСУ и сопровождение пользователейОтдел технического обслуживанияОтдел Аналитики и системных решенийОтдел разработки и внедрения прикладных систем Отдел системного администрированияМультимедиацентрУправление информатизацииРис. 16. Структура управления информатизации.Управление организует свою работу, исходя из возложенных на него задач и выполняемых функций в соответствии с перспективными и текущими планами работы.Основными задачами управления информатизации являются:Реализация концепции развития информационных систем;Обеспечение бесперебойного функционирования аппаратно-программного оборудования;Обеспечение требуемого уровня информационной безопасности;Обеспечение информационной и технической поддержки средств вычислительной техники и программного обеспечения;Проведение работ по оптимизации использования информационно технических ресурсов.