Информационные технологии управления бизнес-процессами торгового предприятия с использованием современных CASE- средств на примере «металлургического

Информационные технологии управления бизнес-процессами торгового предприятия с использованием современных CASE- средств на примере «металлургического предприятиязавода» ...

СОДЕРЖАНИЕ

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ, УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И ТЕРМИНОВ......... 3
ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................ 4
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ............................................................................... 7
1.1 Характеристика деятельности ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова».....................................................................................................
7
1.2 Общая характеристика производства...................................................... 8
1.3 Организационная структура управления.................................................. 9
1.4 Основные документы, составляющие документооборот ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова»..................................................
12
1.5 Краткий обзор российских систем электронного документооборота..... 14
1.6 Построение модели «Как есть»................................................................. 16
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.......................................................................................... 19
2.1 Требования к системе электронного документооборота ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова»..................................................
19
2.2 Построение модели «Как должно быть».................................................. 21
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА.......... 23
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности.................................................................................................
23
3.2 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности.................................................................................................
24
3.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта................ 26
3.4 Расчет базовых стоимостных показателей.............................................. 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ....................................................................................................... 32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ.........................................................................
33

 

ВВЕДЕНИЕ

Повышение эффективности функционирования предприятий, их успешная и устойчивая работа вероятно лишь при условии четкого планирования деятельности, сбора и накопления необходимой информации, в том числе и о собственных перспективах и возможностях.
Руководитель как лицо, принимающее решения, должен четко определять и знать все потребности в материальных, трудовых, финансовых, и интеллектуальных ресурсах, возможностях удовлетворения этих потребностей, а также иметь возможность оценки обоснованного использования ресурсов в процессе функционирования предприятия.
При планировании бизнес-процессов предприятия целесообразно использовать CASE-технологии (BPWin и др.) как средств автоматизации.
Эффективность оперативного управления разного рода ресурсами с учетом потребностей рынка возм ожна лишь при включении в процесс управления современных информационных технологий, являющихся одним из самых действенных механизмов развития предприятий.
Грамотное использование информационных технологий способствует значительному повышению эффективности реализации реальных бизнес-процессов и является основой для современных методов практического управления предприятием.
Современные информационные технологии способны кардинально изменить бизнес-процессы и повысить значимые показатели деятельности предприятия.
Не выделяя частностей, можно охарактеризовать информационную технологию как структурированное, выраженное в программной форме сконцентрированное использование данных, знаний и практического опыта, позволяющего наиболее рациональным образом организовать каждый достаточно часто повторяющийся информационный процесс. За счет внедрения автоматизированных информационных технологий значительно сокращаются трудовые затраты, энергозатраты и материальные ресурсы, необходимые для реализации эффективного управления экономическими объектами.
Под понятием информационного ресурса системы управления понимают совокупность информационных технологий, автоматизирующих различные виды деятельности предприятий и необходимые для их реализации технические средства. С его применением происходит обеспечение менеджеров, необходимой для принятия эффективных управленческих решений информацией.
Для эффективного функционирования предприятия необходима интегрированная система информационных технологий, которая взаимосвязана между всеми подчиненными субъектами его деятельности. Другими словами, необходимо создание системы взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.
Как правило, свою систему информационного обмена предприятие частично создает самостоятельно, а частично использует уже созданную на рынке. Очевидно, что информационная система предприятия не может строиться обособленно и должна отвечать определенным требованиям, позволяющим предприятию вписаться в общеотраслевые и общемировые потоки. С этим связана тенденция к стандартизации и унификации внедряемых технологий. Стоит отметить, что внедрение стандартных программных продуктов для автоматизации процессов, как правило, подразумевает необходимость изменения структуры, последовательность и разработка ПО «под себя», существенно ограничивает возможность рационализации деятельности посредством реинжиниринга бизнес–процессов и, таким образом, делает менеджеров «заложниками» используемого программного продукта. Для противодействия возможного возникновения подобной ситуации, организации стараются разрабатывать программные продукты с учетом специфики своей деятельности и индивидуальных особенностей бизнес – процессов. Такой специфический подход является основой тенденции к специализации, которая обеспечивает интеграцию программного продукта в существующую систему процессов предприятия. Но, с другой стороны, в большинстве случаев специализированные программные продукты требуют значительных материальных затрат.
Проанализировав вышесказанное, необходимо определить цели и задачи контрольной работы.
Цель контрольной работы заключается в проведении анализа современных информационных технологий управления бизнес-процессами предприятия с использованием современных CASE- средств на примере «металлургического предприятия».(название.)
В соответствии с поставленной целью, необходимо решить следующие задачи:
­ провести анализ деятельности предприятия;
­ представить организационно-структурную схему управления;
­ реализовать модель «как есть» касательно основных бизнес процессов объекта управления;
­ выявить недостатки и предложить модель деятельности предприятия «как должно быть»;
­ рассчитать эффективность автоматизации.
Таким образом, результатом выполнения контрольной работы будет являться комплекс предложений по реорганизации бизнес процессов на предприятии с учетом современных тенденций развития информационных технологий управления.

А.К. Серова»Наименование подразделенийРуководителиСпециалистыСлужащиеРабочиеИтого РСС и рабочиеФакт на 01.01.20013 гДирекция по импорту4116Дирекция по производству4892323656976454Техническая дирекция4114093824763334Дирекция по закупкам36101173157Дирекция по персоналу15683591Дирекция по маркетингу и сбыту32779118Дирекция по эконом. безопасности 2610768201Дирекция по кап. строительству 315319126229Дирекция по трансп. логистике70122710591258Дирекция по эконом. и финансам3316010203Дирекция по стратег. Развитию417011412534Дирекция по инф. технологиям252116293355ИТОГО:14600Для проведения анализа бизнес-процессов в качестве объекта управления была выбрана дирекция по персоналу.Для наглядного представления места дирекции по персоналу в структуре предприятия, рассмотрим организационную схему управления ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» (Рисунок 1):Рисунок 1 - Место Дирекции по персоналу в структуре управления предприятием ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова»Теперь рассмотрим должностные обязанности и полномочия сотрудников выбранного нами отдела.Заместитель директора по персоналу осуществляет прием, учет, перевод и увольнение работников, контроль за выполнением должностных обязанностей работников дирекции по кадрам, обеспечение составления установленной отчетности по кадровой работе, оформление и ведение личных дел работников завода, учет договоров гражданско-правового характера.Ведущий инженер осуществляет подготовка проектов приказов об отпусках работников, подготовка проектов приказов о командировках, подготовка проекта графика отпусков работников, оформление и ведение личных дел работников подразделений, учет, прием, перевод и увольнение, установление и изменение режимов рабочего времени работников административно-управленческого персонала, вспомогательного и прочего обслуживающего персонала, подготовка проектов приказов о поощрениях, подготовка справок о работе, копий документов, связанных с работой, учет и ведение трудовых книжек работников, осуществление контроля за ведением табелей учета рабочего времени подразделений, оформление и ведение личных дел работников административно-управленческого персонала, вспомогательного и прочего обслуживающего персонала.Инспектор по кадрам готовит и обеспечивает передачу ответов на запросы военных комиссариатов и Пенсионного фонда Российской Федерации о военнообязанных сотрудниках, готовит статистические отчеты установленной формы органов статистики, обеспечивает их своевременную передачу, ведет учет поощрений и награждений работников.1.4 Основные документы, составляющие документооборот ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова»В состав кадровой документации входят следующие документы:Трудовой контракт;приказ о приеме на работу (форма Т-1);личная карточка сотрудника (форма Т-2);приказ о переводе на другую работу (форма Т-5);приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6);приказ о прекращении трудового договора (контракта) (форма Т-8);табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);личные заявления работников предприятия;графики отпусков;докладные записки.Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.Приказ о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма подразумевает учета вновь принятых на работу.Приказ оформляется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых сотрудниках, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Сотрудник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника.Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке.Приказ о переводе на другую работу применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. Приказ о предоставлении отпуска предназначен для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ о прекращении трудового договора применяется при увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и табель учета использования рабочего времени применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.Докладные записки это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.1.5 Краткий обзор российских систем электронного документооборотаНа российском рынке в настоящее время существуют более 50 организаций, предлагающих разного рода системы электронного документооборота (СЭД). 1). Дело. Система обеспечивает как автоматизацию стандартного делопроизводства, так и переход к полноценному электронному документообороту. В ней реализована поддержка полного жизненного цикла документа. Система интегрируется с продуктами таких компаний, как «Крипто-Про», «Сигнал-Ком», «Гарант», Aladdin.2). ЕМС Documentum. Платформа предлагает один из самых богатых функционалов на российском рынке: автоматизацию работы с документами, электронный архив, подсистему безопасности. Для автоматизации согласования и утверждения документов используется механизм workflow. Web-интерфейс позволяет просматривать документ без загрузки программы, с помощью которой он был создан. Для обеспечения ввода больших объемов документов предусмотрена интеграция с промышленными системами массового ввода. Оборотной стороной функциональности платформы является трудоемкость и относительно высокая стоимость внедрения решений, реализованных на ней. Данная платформа ориентирована на предприятия среднего и крупного бизнеса.3).DIRECTUM. Система электронного документооборота DIRECTUM содержит широкий набор сервисов, осуществляющих управление электронными документами, договорами, бизнес-процессами, взаимодействием с клиентами, проектами и т.п. В системе реализована возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между организациями, использующими различные СЭД или не использующими их вообще. Также есть набор механизмов, позволяющих получить доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint. 4).Naudoc. NauDoc – бесплатно распространяемый продукт. Кроме того, что система работает на большинстве платформ, в комплект поставки входит набор исходных кодов. Применение NauDoc будет оправданно для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, подразделений крупных компаний.5). БОСС-Референт. Система «БОСС-Референт», предлагаемая компанией «АйТи», построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Она разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства и позволяет достаточно быстро автоматизировать деловые процессы, реализовать сложные маршруты согласования документов, организовать эффективную работу в распределенных организациях.6).DocsVision. Система является полностью Microsoft-ориентированной, что достаточно комфортно для большинства российских организаций. Это комплекс, позволяющий автоматизировать процессы управления предприятием, контроля качества, согласования и утверждения документов, а также процессы взаимодействия с клиентами и контрагентами, архив документов. Отличительной особенностью СЭД DocsVision является то, что она создана на платформе Windows Workflow Foundation и в ней применяются механизмы разработки активностей низкого уровня в среде Windows Workflow Foundation. 1.6 Построение модели «Как есть»Рассматривая деятельность дирекции по кадрам в рамках организации документооборота, построим модель «как есть». Построение модели «AS-IS» произведем при помощи инструмента BPwin.Мировой лидер в области CASE-технологии, CA Allfusion business process modeler предлагает средство для проведения системного анализа деловой и производственной активности, позволяющее отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, материальных потоков жестким и динамичным требованиям современной экономики.Обладая интуитивно-понятным графическим интерфейсом, BPwin позволяет быстро реализовывать и анализировать модели для оптимизации деловых и производственных процессов. Применение универсального графического языка бизнес-моделирования IDEF0 обеспечивает полноту описания и логическую целостность, требуемую для достижения точных и достоверных результатов. Используя набор графических инструментов BPwin, становится возможным построение схемы процесса, в которой обозначены исходные данные, результаты операций, необходимые для их выполнения ресурсы, управляющие воздействия, связи между отдельными работами.Рисунок 2 - Контекстная диаграмма «Деятельность дирекции по персоналу»Рисунок 3 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Деятельность дирекции по персоналу»К недостаткам и предложениям, направленным на совершенствование существующего документооборота, используемых методов расчета показателей и технологии исполнения бизнес- процессов с позиции внедрения новой или модернизированной автоматизированной информационной технологии необходимо отметить следующие:отсутствие комплексной автоматизации, ведение учета в журналах-ордерах, большой объем документов, низкая оперативность их создания, отсутствие возможности прямой передачи сопряженных документов по подразделениям, в том числе в бухгалтерию, необходимость формирования управленческой отчетности. 2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ2.1 Требования к системе электронного документооборота ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова»Автоматизированная система электронного документооборота должна содержать все необходимые сведения о сотрудниках, их поощрениях, штрафах, предоставленных отпусках, а также данные о сотрудниках, которые расторгли трудовой договор по своему желанию либо были уволены по требованию руководства.Основные цели, для достижения которых необходимо внедрение системы электронного документооборота:обеспечение возможности более оперативного и системного поиска интересующей информации;организация структурированного и систематизированного размещения уже имеющихся, находящихся на хранении и вновь поступающих данных;отслеживание изменений данных;обеспечение полноценной защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа.Автоматизированный учет информации позволяет наиболее правильно, быстро и безошибочно организовывать данные и производить с ними различные операции. Следовательно, внедрение автоматизации позволит качественнее, быстрее и эффективнее выполнять сотруднику обработку документов, не отвлекаясь на дополнительную перепроверку данных.Автоматизированный учет работников завода должен осуществляться на основе структурированных данных из личных дел, а также на основании приказов на уровне руководства предприятия. Эти данные необходимо вводить, и хранить и накапливать в базе данных в течение регламентированного требованиями периода.Данные о сотруднике, т.е. персональные данные, награды, премии, взыскания и информация об отпусках позволят гораздо быстрее и качественнее отслеживать все необходимые моменты в работе сотрудников, а также оперативно составлять отчеты.Следует разработать алгоритм формирования отчетности по сотрудникам, по его премированию, штрафам, взысканиям и очередных отпусках. В данном случае по запросу пользователя должен формироваться отчет, содержащий требуемые актуальные сведения. Для ввода запроса пользователя в диалоге необходимо разработать экранную форму, в которую непосредственно с клавиатуры станет возможным ввести необходимые сведения. Отчет должен выводиться на экран и далее возможна печать с принтера.Для решения поставленной задачи должен производится ввод и накопление оперативной, учетной информации о личных данных сотрудника, согласно личным делам, и премиях, штрафах и т.д., согласно приказам руководителя предприятия. Всю справочную информацию необходимо заранее загрузить в базу данных в соответствующие справочники из соответствующих документов.В соответствии с вышесказанным, методика ввода информации и решение рассматриваемой задачи приведена ниже:Рисунок 4 - Технологическая схема ввода информации и решения задачи составления отчетности2.2 Построение модели «Как должно быть»Далее, используя BPwin, построим модель «TO-BE» (Как должно быть):Рисунок 5 - Контекстная диаграмма «Деятельность дирекции по персоналу» «TO-BE»Рисунок 6 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Деятельность дирекции по персоналу» «TO-BE»Таким образом, основным выводом (рекомендацией) при выполнении контрольной работы является необходимость автоматизации дирекции по персоналу ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» посредством доработки конфигурации 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 с учетом специфики деятельности предприятия.3 Обоснование экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективностиЭффективность – это одна из характеристик качества функционирования системы, а именно её определение с точки зрения соотношения материальных и трудовых затрат и результатов ее функционирования.Базовыми показателями экономической эффективности являются коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, экономический эффект, срок окупаемости вложений.Экономический эффект – результат внедрения какого – либо мероприятия, в нашем случае контроля за работой системы электронного документооборота, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его наличия. Для организаций, которые используют программные продукты, важнейшими источниками экономии являются:повышение ведущих показателей их основной деятельности, происходящее в результате внедрения программного продукта;повышение качества, технического уровня, а также объёмов вычислительных работ;повышение объёмов и уменьшение сроков обработки информации;значительное повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств обработки и передачи информации;сокращение численности кадрового обеспечения, занятого обработкой данных, переработкой и получением запрашиваемой информации;эффективное снижение эксплуатационных затрат.